Marché à procédure adaptée Passé en application de l article 28 du code des marchés publics. Cahier des charges Matériel de reprographie

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1 Marché à procédure adaptée Passé en application de l article 28 du code des marchés publics Cahier des charges Matériel de reprographie Date limite de réceptions des offres Le 18 mars h00 Pouvoir adjudicateur : Monsieur François BONNEAU, Président

2 Ce document a pour objet de décrire les clauses techniques particulières concernant le marché de matériel d impression/reproduction multifonctions du syndicat mixte interrégional Mission Val de Loire. 1 - Présentation de la Mission Val de Loire Le Val de Loire est inscrit sur la Liste du patrimoine mondial de l UNESCO depuis le 30 novembre 2000 au titre des «Paysages culturels vivants». Ce site, s étend sur 280 km, de Sully-sur-Loire à Chalonnes-sur-Loire. Il concerne la région Centre et la région Pays de la Loire soit 160 communes et plus d un million d habitants. Cette reconnaissance internationale porte une ambition, celle d une démarche d excellence dans la valorisation durable d un territoire. Il s agit de faire vivre et partager la valeur universelle de ce paysage culturel avec ses habitants et l ensemble de la communauté internationale des sites Patrimoine mondial de l UNESCO. Un dispositif de gestion du site a été créé, en 2002, à l initiative de la région Centre et la région Pays de la Loire dont la Mission Val de Loire (Syndicat Mixte Interrégional) constitue l organisme opérationnel de coordination. Elle met en œuvre le programme d actions validé par l Etat et les collectivités locales et territoriales du site. 2 - Objet de la consultation Il concerne le renouvellement de deux photocopieurs situés à TOURS, 81 rue Colbert, siège de la Mission val de Loire 3 - Contexte La Mission Val de Loire reste vigilante face à la croissance continue des coûts engendrés par le parc impression. A la veille de l échéance du contrat du parc reprographie, La Mission Val de Loire a décidé de lancer cette consultation pour recueillir les offres les plus pertinentes. 4 - Objectifs Les objectifs de la Mission Val de Loire sont les suivants : Réduire les coûts relatifs à l impression, Adapter les solutions aux besoins des utilisateurs, Réduire l empreinte écologique de l impression. Cette consultation constitue l expression des besoins suivants : Fourniture de matériels en mode location, Utilisation des matériels en réseau, Fourniture de services de maintenance (coût/page). 5 - Informations techniques 5.1 Composition du parc La composition actuelle du parc et les volumes produits sont les suivants : Constructeur Modèle Volumes pages/mois Etage RICOH AFICIO MPC RdC RICOH AFICIO MPC er étage Total Infrastructure informatique OS postes clients Les équipements doivent être au moins compatibles avec les OS suivants : 2

3 10 postes fixes 3 portables : Windows 7 Pro et Windows XP Pro Serveur : Windows 2008 R2 standard Drivers d impression Les pilotes d impression devront être fournis pour chaque système d Exploitation cités au paragraphe et pour les langages d impression suivant : Postscript (pour le photocopieur à l étage) Administration Un logiciel d administration et de configuration sera fourni afin de configurer, superviser et administrer les équipements à distance. Cet outil devra être relié au réseau, relever compteur et commande de tonner automatique, passage préventif régulier des techniciens. 6 - Instructions au soumissionnaire 6.1 Remarques sur les informations communiquées Tous les chiffres présentés dans le présent document donnent une image la plus fidèle et la plus représentative de l existant des moyens mis à disposition de la Mission Val de Loire. 6.2 Indépendance de la Mission Val de Loire Il est précisé que la transmission du présent document au soumissionnaire n implique aucune obligation pour La Mission Val de Loire de confier à ce dernier la fourniture des matériels et services de maintenance, objet du présent document. Les dispositions contenues dans cette consultation sont transmises exclusivement au soumissionnaire à titre d information. Le soumissionnaire et la Mission Val de Loire restent strictement indépendants et aucune disposition du présent document ne peut être interprétée comme créant entre eux un mandat, une société, une filiale ou une relation contractuelle quelle qu elle soit. La Mission Val de Loire n a aucune obligation d accepter l offre du soumissionnaire remise en réponse à l appel d offres. La Mission Val de Loire est libre de ne pas poursuivre les discussions et/ou négociation avec le soumissionnaire pour quelque raison et à quelque moment que ce soit, avant la signature du contrat de fourniture et prestations notamment si l intérêt du projet est remis en question. Dans ce cas, la Mission Val de Loire et le soumissionnaire doivent supporter leurs propres coûts engendrés par l étude et la négociation qui s en suit, le cas échéant. 6.3 Propriété et confidentialité Ce document ne peut être copié ou reproduit sans l accord écrit de la Mission Val de Loire. Les informations présentées sont communiquées au soumissionnaire pour l élaboration de sa réponse. 6.4 Déroulement de la consultation La Mission Val de Loire se réserve le droit de demander un complément d informations. Les réponses doivent nous parvenir au plus tard le 18 mars 2016 à 12h00. Aucun report de la date ne sera accepté. Les propositions devront être envoyées par courriel uniquement à : Mme Catherine BESNARD, besnard@mission-valdeloire.fr 3

4 6.5 Présentation de la réponse Les dossiers de réponse à l appel d offres doivent comporter les éléments suivants : La description détaillée des réponses, Les avantages de l offre, Le coût de location, Le coût copie. Concernant la maintenance et les services, le dossier doit également comporter les niveaux d engagements de service et les pénalités proposées en cas de non-respect du contrat et les actions correctives envisagées. Il est important de souligner que la lisibilité sur les coûts est un facteur déterminant quant au choix du prestataire. 7 - Présentation des profils matériels Les profils des matériels présentés ci-après ont été déterminés en partant : Des besoins des utilisateurs, Du volume et de la nature de la production. Profil Type Qté Capacité technique (nbre de pages par mois) Caractéristiques Matériels MFP multifonctions NB & C A3 + A pages/mn N&B et C RoVo automatique Connexion réseau Numérisation réseau Finition et agrafage 2 points Unité de pliage et piqure «à cheval» Driver Postscript pour 1 matériel Le soumissionnaire doit se positionner sur l ensemble du lot. 8 - Expression des besoins 8.1 Matériels Le volume des pages est une simulation réalisée sur un an de production en partant des volumes constatés par la Mission Val de Loire. La Mission Val de Loire souhaite que les matériels soient simples et conviviaux à l utilisation. Il est à noter que le respect de l environnement est un critère majeur. A ce titre, le matériel proposé devra accepter le papier recyclé. 8.2 Maintenance L offre proposée doit intégrer une garantie pièces et main d œuvre avec intervention sur le site. La réponse doit présenter : 4

5 Le nombre de techniciens de la structure du soumissionnaire, Les procédures d assistance, Les modalités d intervention, Les engagements de délais d intervention pour chaque catégorie de périphérique comme suit : Déplacement sur site Garantie de rétablissement Matériels sous 8 heures Sous 8 heures Le soumissionnaire doit ainsi indiquer l organisation pressentie pour la maintenance et l assistance aux utilisateurs en indiquant les tâches incombant à la Mission Val de Loire. Les délais d intervention, les garanties de temps de rétablissement, le taux d indisponibilité de chaque type de périphérique doit être précisé, ainsi que les pénalités ou compensations proposées en cas de manquement aux engagements (100 /matériel/jour de retard) L offre de maintenance (coût/page) doit intégrer la totalité des consommables sans limite de taux de couverture (hors papier) pour chaque périphérique. Et sans engagement volumétrique. Le soumissionnaire doit indiquer : Le principe de fonctionnement de l approvisionnement en consommables ainsi que les engagements associés, Une solution d approvisionnement automatique, grâce à l envoi d une demande par le périphérique. L offre proposée doit intégrer une garantie pièces et main d œuvre avec intervention sur site sur durée de 60 mois, décomposés comme suit : Matériel prix de vente hors taxe Services : Partie fixe éventuelle Prix page N&B Prix du A4 Prix du A3 Formule de calcul des dédits, sur le contrat de maintenance, en cas de résiliation anticipée La formule d augmentation des prix. Ne pourra excéder 2% par an. La facturation sera trimestrielle et la Mission Val de Loire réglera la première facture du contrat le trimestre suivant la mise en place opérationnelle de la solution. 9 - Attribution du marché Toute offre qui ne respectera pas le présent cahier des charges ne sera pas prise en compte. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui présentera l offre la plus économiquement avantageuse compte-tenu des critères d évaluations, avec leur pondération respective, listés ci-après : Critères de pondération : Ecologie : 5 Capacités techniques : 25 Capacité de maintenance et d assistance : 30 Cout de la prestation : 40 La totalité de l évaluation est effectuée sur un total de

6 Les parties seront liées dès la signature de l acte d engagement auquel sera joint le présent cahier des charges visé par la Mission Val de Loire et le prestataire retenu. La signature du prestataire sur ce document induit sa parfaite connaissance des droits et obligations des deux parties et son acceptation de tous les paramètres de son engagement. Tout différend découlant du contrat qui n aurait pu être réglé à l amiable sera soumis au Tribunal administratif d Orléans. Toute modification au présent document ne sera réputée valable que constatée par écrit et signé par les deux parties. La Mission Val de Loire 6