FSC TM CERTIFICATION SYSTEM

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1 FSC TM CERTIFICATION SYSTEM CHAIN OF CUSTODY CERTIFICATION AUDIT REPORT Address: Avenue du Général de Gaulle - Bonanjo Postal code: BP City: Douala - Country: Cameroon Contact Person: Mr Camille SIMO (c.simo@wijma-cm.com) BUREAU VERITAS CERTIFICATION 67/71 Boulevard du Château Neuilly-sur-Seine FRANCE Contact Person for HUB EMEA (rubia.almeida@fr.bureauveritas.com) Contact Person for BV Local Office (christele.mafogang@cm.bureauveritas.com) Main audit Surveillance audit (3) Re-certification audit Pre-audit Complementary audit Extension audit Report finalization date: (Last Updated) CoC Certificate code: BV-COC Certificate (re-)issue date: Report version: 1

2 CONTENT 1 - Description of Scope General presentation FSC Products Group Scope of audit Composition of audit team Reference to the FSC normative documents used Summary of previous certification audits Observations of the audit team Chain of custody control system implemented by the company Other practical dispositions (identification of critical control points) Systematic presentation of observations demonstrating conformity or nonconformity with each element of all applicable FSC normative document(s) used for the evaluation are recorded in the checklist(s) provided by auditor(s) with this report Documents review Interviews of key personnel Description and review of complaints, disputes or allegations Outsourcing The Organization Control Process for high risk outsourcing Proposals regarding the decision of certification Major Non Conformities Minor Non Conformities Observations & review of previous audit results Proposal of audit team conclusion Appendices decision (by the technical Reviewer ) SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 2 of 13

3 Scope Item 1 - Description of Scope Check all that apply to the Certificate Scope Certificate Type: Single Trader System of Control : Outsourcing: Transfer Percentage Credit Not Applicable FSC-certified Subcontractors Non-certified Subcontractors Change since previous audit (N/A for Main audit) Trademark Use: Not Used FSC On-Product Label FSC Promotional Panel scope: Négoce de grumes sur liste FSC 100%. Production de débités sur liste FSC 100%, et FSC mixte. Comments (where applicable): Pas de changement depuis le dernier audit. SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 3 of 13

4 1.1 - General presentation Company Name: Address: City: Douala Postal code: BP 1616 Country: Operation address Bidou (if different from registration address) Avenue du Général de Gaulle - Bonanjo Cameroon Telephone: / Fax: Web site: Contact person (Responsible for FSC certification): M. Camille SIMO KAMDEM wijma.douala@wijma-douala.com Company Activity: L activité de s inscrit dans la première et deuxième transformation. Company description: est titulaire de l UFA installée dans la région du Sud Cameroun et une Scierie installée à Bidou 19 km sud-est de Kribi.. Employees number: 213 FSC turnover class*: Class 4 *For FSC turnover Class, Choose 1 of 4 following options: 1. Single COC class X (X=1 to 10, or ) 2. Trader Single class X (X=1 to 10, or 10+) SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 4 of 13

5 REF : SF03 FSC CoC Site Sub code A FSC Products Group Input Material(s) Annual Input Product Type[1] & FSC Claim W1.1 FSC 100% Volume/Weight/ Unit 23082,235 M3 FSC Product(s)prod uct Type[1] W5.2; W5.3; 5.4; W5.5; W.5.6; W6.1 W6.2 W11.12, W11.14; W13.4; W13.5; Specie(s) Scientific name Petersianthus macrocarpus, khaya anthotheca,khaya Ivorensis, Canarium schweinfurthii, Desbordesia glaucescens, Gambeya beguei (=Chrysophyllum beguei), Gambeya lacourtiana (=Chrysophyllum lacourtanatum), Monopetalanthus microphyllus, monopetalanthus letestui, Antrocaryon klaineanum, Aningeria altissima, Aningeria robusta, Triplochiton scleroxylon, Lophira alata, Mitragina ciliata Lovoa trichilioides, Nauclea diderrichii, Guibourtia ehie, Fagara heitzii (=Fagara brieyi), Guarea cedrata, Guibourtia tessmannii, Piptadeniastrum africanum, Afzelia pachyloba, Afzelia bipindensis, Tetra berlinia bifoliolata, Didelotia africana, Didelotia unifoliolata, Alstonia boonei, Klainedoxa gabonensis, Eribroma oblongum (=Sterculia oblonga), Dialium bipendensis, Daniellia ogea, Terminalia superba, Terminalia ivorensis, Ceiba pentandra, Pycnanthus angolensis, Milicia excelsa, Entandrophragma candollei, Pterygota bequaertii (=Pterygota aubrevillei=sterculia thompsonii),gilbertiodendron dewevrei, Gambeya africana (=Chrysophyllum africanum), Detarium macrocarpum, Distemonanthus benthamianus, Brachystegia cynometrioides, Brachystegia mildbreadii, Staudtia kamerunensis, Mamea africana, Cylicodiscus gabunensis, Sacoglottis gabonensis, Zanthoxylum heitzii, Dacryodes buettneri, Guibourtia ehie, Pterocarpus mildbraedii, Pterocarpus soyauxil, Swartzia fistuloides, Entandrophrama cylindricum, Entandrophragma utile, Erythrophleum ivorense, Entandrophragma angolense, Millettia Laurentii, Berlinia bracteosa, Baillonella toxisperma, Amphimas ferrugineus, Berlinia grandiflora, Ongokea gore, Piptadeniastrum africanum, Gilbertiodendron dewevrei, Anopyxis klaineana, Tetraberlinia bifoliolata, Anthonotha fragrans, Julbernardia pellegriniana FSC claim(s) COC control system(s) FSC 100% FSC Mix Transfert ; Annual Production Volume/Weight/ Unit 18301,599M3 (01/01/ /12/2014) Total 1] According to FSC-STD a: FSC Product Classification. [2] Options according to the FSC-Database are: Logging, primary processor, secondary processor, trader with physical possession, trader without physical possession, wholesaler, printer, publisher, and retailer. Annual Sales Volume/Weight/ Unit 10953,266M3 (01/01/ /12/2014) SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 5 of 13

6 2 - Scope of audit Audit Date(s) From 06 to 07 Avril, 2015 Total on site auditing time 2 Man day(s) Composition of audit team Lead auditor: Auditor: Observer/Translator: Joël LINKIO, Auditeur chaîne de contrôle qualifié pour Bureau, salarié de Bureau. Yves KOKAM, Auditeur chaîne de contrôle qualifié pour Bureau, salarié de Bureau. NA Reference to the FSC normative documents used For this audit, we referred to the checklist(s) below: SF03 FSC CoC Checklist version 2-1 DIR, extracted from FSC international standards: FSC-STD V2-1 EN; FSC-DIR EN (advices 8, 10 & 11) and FSC-STD V1-2 EN (Clauses: 1.16 & 7.1) Summary of previous certification audits [If this is main audit and the organization has not been an FSC certificate holder during last 12 months]. [If this is a re-certification audit, a transfer audit, a takeover audit or if the company has been an FSC certified holder during the last 12 months]. Preceding COC code: BV-COC La revue des résultats de l'audit précédent nous a permis de constater que des actions correctives appropriées ont été mises en œuvre pour répondre à la non-conformité majeure et aux deux non-conformités mineures qui avaient été relevées lors de l audit de surveillance N Observations of the audit team Chain of custody control system implemented by the company Brief description of the system by which The Organization maintains control over the Chain of Custody for all products included on The Organization s FSC product group list, covering: SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 6 of 13

7 Quality management requirements (Procedures and documentation) Responsabilité : Le responsable de la chaîne de contrôle est monsieur Camille SIMO qui est Responsable Audits et au sein de la Direction de Gestion Durable et basée à douala. Le personnel clé a été identifié dans les schémas de processus. Les procédures sont parfaitement maîtrisées. Procédure : Les procédures sont adaptées à l'organisation, et couvrent l'ensemble des exigences du référentiel. Elles sont accompagnées de procédures opérationnelles pour la mise en œuvre de la séparation physique. Formation : le personnel clé est soit habitué à la mise en œuvre de la procédure de chaîne de contrôle, soit formé à «la carte» en fonction de l implication dans le processus. Archives : les documents importants restent dans le service concerné : la liste des documents à archiver ainsi que le responsable sont définis dans le protocole de traçabilité. L'archivage des documents est prévu pour 5 ans Material sourcing Les bois FSC proviennent de l UFA appartenant à CFK et des UFA , , qui sont également certifiées FSC. L entreprise approvisionne aussi des grumes non certifiées de en provenance de MMG SA CFK s approvisionne également en bois débités provenant de SCIEB SARL. Les débités approvisionnées sont certifiées ou non et sont en général destinés au séchage ou au rabotage Material receipt and storage A l'arrivée des grumes, elles sont vérifiées sur la base de la lettre de voiture (contrôle qualitatif et quantitatif), et un numéro interne de scierie est attribué (avec un marquage à la peinture de couleur du label d'origine, soit vert pour FSC). Chaque grume fait l'objet d'un enregistrement sur une "fiche grume". Le registre "entrée grumes" est renseigné. Le stockage des grumes se fait sur le parc à grumes par essence Volume control and applied FSC system of control Avant une production FSC à l usine principale, une purge de la ligne de sciage est effectuée (ou un changement d'essence est assuré entre deux productions). Lors d'une production contrat FSC (sous la responsabilité du responsable de production), les grumes FSC sont tronçonnées, et le n de bille et de billon est reporté avec la couleur Correspondant au FSC (verte). La fiche de tronçonnage est alors renseignée. Les billons entrent sur la scie de tête et le n du billon est relevé sur la feuille de sciage (carnet entrée sciage). Les colis non complets sont identifiés par un marquage à la peinture (2 carrés verts) et stockés dans la zone des produits intermédiaires. Ces colis peuvent être utilisés lors d'une autre campagne de sciage FSC. Les colis de récupération ou les produits intermédiaires sont cerclés, et marqués également à la peinture par 2 carrés verts, et stockés dans une zone identifiée "récupération FSC". SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 7 of 13

8 Les déchets à récupérer suivent la même procédure, mais sont marqués de 2 croix vertes. Les produits finis sont coalisés et partent la zone de marquage. Registre des quantités de matière : L'entreprise utilise le logiciel GESFOR à cette fin. Chaque étape de production est renseignée, et toutes les données quantitatives sont saisies, et le logiciel permet d'éditer les états demandés par le référentiel, à tout moment. Les données concernant les grumes, la production et l'expédition pour Douala sont saisies à Bidou. La base est transmise régulièrement à Douala ou peut être importée à tout moment pour la saisie des informations de facturation Sales and delivery La labélisation des produits est prévu dans la procédure de chaîne de contrôle. Il est également prévu une utilisation promotionnelle de la marque FSC sur divers supports (facture de vente, papier entête, calendrier, autres documents de promotion de l entreprise..). L utilisation du logo FSC ainsi que tous les textes d accompagnement ont été validés par Bureau. Le marquage du label sur le produit est fait sur le parc colisage de l usine. L interview des travailleurs impliqués dans le marquage a montré que les procédures sont maîtrisées Labelling Control Afin de préparer la facturation, une spécification est établie. Les spécimens de facture et de spécification présentés sont conformes. Lors de l'expédition pour le port, les colis sont chargés sur camion et sont accompagnés d'une lettre de voiture qui reprend les références de tous les colis. Le dossier export est préparé, et les produits sont chargés sur bateau par le transitaire Other practical dispositions (identification of critical control points) L entreprise a mis sur pied une procédure de monitoring qui assure un contrôle mensuel sur tous les points critiques identifiés. A la suite de ces contrôles, un rapport est établit et des actions correctives /corrections sont mises en œuvre. Les approvisionnements sont pris en charge au niveau du parc de rupture de Bidou pour les grumes ou du parc débité de l usine pour les débités. Les produits destinés à l export sont vendus FOB. Les produits destinés à la vente locale sont selon le cas vendus plage (enlèvement par le client) ou transportés chez le client Systematic presentation of observations demonstrating conformity or nonconformity with each element of all applicable FSC normative document(s) used for the evaluation are recorded in the checklist(s) provided by auditor(s) with this report. SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 8 of 13

9 3.4 - Documents review List of documents reviewed during the audit -Protocole de surveillance de la qualité de l eau de forage du site Bidou Compte rendu CHST du 25 Mars 2015, 27/02/2015, 28/01/2015 -Rapport de traitement des déchets 25/03/2015 -Fiche récupération des déchets 23/03/2015 -Manifeste de traçabilité des déchets 21/03/2015 -Fiche de tronçonnage -Fiche entrée grumes -Spécification pour le transport des Grumes 03/04/2015 -Rapport d analyse des statistiques liées aux maladies péri-fécales Mars Rapport d accident du travail 24/03/2015 -Rapport d évaluation du fournisseur SOFOCAM 23/07/2014 -Rapport de l accident de travail survenu le 15/05/ Rapport de l accident de travail survenu le 25/09/ Rapport de l accident de travail survenu le 12/03/2015 -Liste des fournisseurs de bois CFK usine de Bidou 23/03/2015 -Manuel de procédure marquage CE CFK 16/05/2014 -Rapport d accident du 22 mars Lettre de voiture N /04/2015 -Protocole opérationnel hygiène, sécurité et environnement dans les sites industriels CAFECO S.A, SCIEB S.A et CFK S.A Janvier Courrier n JA/YP/W/B/1178/2012 du 06/09/2012 de CFK au DDFOF relatif au ramassage des billes (04) appartenant à un tiers ; -Note de service du 01/09/2012 portant instruction relative aux billes (04) ramassées sur l axe AKOM-BIDOU et présent sur le parc Bidou ; -Rapport de mission RM/02/MINFOF/DRS/DDOC/SF/BS du 31/10/2013 relatif à la constatation des billes (04) ramassées par CFK et déchargés dans le parc à bois de Bidou ; -Décharge courrier de relance n LM/YP/W/B/031/2015 du 26/03/2015 de CFK au DRFOF du Sud ; -Rapport d audit environnemental de la scierie de Wijma à Bidou II de janvier 2010 ; -Rapport de sensibilisation du 10/09/2014 et liste de présence ; -Contrat finalisé entre CFK et TFB (Tropical Foundation on biodiversity) du 08/09/2014 pour la collecte, le transport et la valorisation des déchets de CFK ; -Protocole de monitoring CoC FSC/OLB/SW-VLC Version juillet Autorisation d ouverture d un parc de rupture de bois 18/12/2014Others SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 9 of 13

10 3.5 - Interviews of key personnel Personnel interviewed during the audit Comments - M Laurent MONTANE, Directeur du site de Bidou - M Louis-Martin NDEMBE, DGA - M Camille SIMO, Responsable gestion durable et certification - Mme Gladis NJEUTEU, Responsable scierie. - M Richard Désiré TIDI TITI, Responsable Environnement - M Olivier MAVINA, Responsable grume - Mme Marcelle MVONDO, Responsable monitoring - M Nobert NARNA, Agent de sécurité G4S - M Jean-paul KAIN, Agent de sécurité G4S - M Jacques MILLMILL, Agent de sécurité G4S - M Daniel EDOUNG, Agent de sécurité G4S - M Pilate KUM, Agent de sécurité G4S - Dr BOUGANG (Médecin) - M Jules SIMO, Cubeur - M NGWAJAIRUS, Mécanicien - M Louis DONGO, Tronçonneur - M Chamberlin CHATOUWE, Marqueur - M Pierre BIKECK, Scieur M Louis DIFFO, Préparateur Dimensionneur - M Angelbert KOUFANA, Scieur tête - M Joseph EVENGUE, Coliseur - M Gabriel TOMBO, Coliseur - M Victor MJAKA (Responsable logistique) - M Jacques NDEMA (Marqueur) - Parfait KOUNA (Responsable ressources humaines) If applicable Description and review of complaints, disputes or allegations The company and/or Bureau Ceritication did not receive any complaint, disputes or allegations since previous audit. 4 - Outsourcing The company does not use any contractor whose might have an impact on the traceability implemented and described in this report. The contractors included in the chain of custody are listed below: SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 10 of 13

11 Contractor s name Address Outsourcing Process COC code (if the contractor is FSC Certificate Holder) Contractor s agreement signed Risk level* (Low / High) Contractor audited during this audit * Provide a justification according to FSC-STD V2-0, e.g. 8.2.a)-g) not apply or 8.3.a) apply etc The Organization Control Process for high risk outsourcing Not applicable 5 - Proposals regarding the decision of certification Major Non Conformities No Major Non Conformities has been raised. See the resume on the chart below and the completed information on the SF02 form(s) in annex to this report Minor Non Conformities No minor corrective action request has been raised. See the resume on the chart below and the completed information on the SF02 form(s) in annex to this report. N Grade Major/Minor 01 Minor 02 Minor Description of nonconformity La mention de certification FSC adoptée par le référentiel n est pas toujours utilisée dans le protocole de traçabilité CFK, CAFECO S.A et SCIEB. Les conditions de stockage de l acétylène ne sont pas conformes aux prescriptions du fabricant. Timeline of conformance Status Open/Closed 07/04/2016 Open 07/04/2016 Open 03 Minor Le repos hebdomadaire n est pas toujours respecté. 07/04/2016 Open Observations & review of previous audit results Description of observation The management system documentation demonstrated conformity with the requirements of the audit standard and provided sufficient structure to support Auditor s response SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 11 of 13

12 5.3 - Observations & review of previous audit results implementation and maintenance of the management system. The organization has demonstrated effective implementation and maintenance of its management system. Throughout the audit process, the management system demonstrated overall conformance with the requirements of the audit standard. Has the company taken possession of certified material FSC Trademark use is accurate and in accordance with appropriate standard and guidance. All nonconformities identified during previous audits have been corrected and the corrective actions implementations were effective. N/A The management system has not adequately addressed nonconformity identified during previous audit activities and the specific issue has been redefined in the nonconformity section of this report. Not Used N/A Proposal of audit team conclusion CFK a mis en place un système simple du suivi de sa production, associé à un système d'enregistrement adapté à la taille des activités. L'ensemble du personnel rencontré a montré une réelle et forte implication dans cette organisation à travers une parfaite maîtrise des procédures ainsi que dans le suivi de la chaîne de contrôle. Les procédures sont adaptées à un suivi satisfaisant de la traçabilité. Les outils mis en place au sein de l entreprise assurent la conformité de l entreprise aux exigences du référentiel. L auditeur recommande donc le maintien du certificat FSC CoC de l entreprise. Complementary audit request No complementary audit is necessary 6 - Appendices I.e.: A. Checklist(s) B. Copy of the form(s) of non-conformities C. List of sites participating in the multisite Issued the 27/04/2015, reviewed the 23/07/2015 FSC Technical Reviewer, Lead Auditor, Rubia ALMEIDA Joel LINKIO SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 12 of 13

13 7 - decision (by the technical Reviewer ) maintenance of the FSC certificate is recommended. SF36_SV3+FSC_CoC_CFK_rev+RAL Page 13 of 13