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1 présentent : Une série de conférences exclusives destinées aux directeurs achats Depuis 2008, l EBG (Electronic Business Group), le premier club d affaires dans le domaine de l Internet, de l innovation et des nouveaux médias, organise des commissions Achats B2B mensuelles rassemblant les directeurs achats des plus grandes entreprises françaises et internationales. Une série de conférences exclusives réalisées en partenariat avec Accenture et Emptoris. L objectif est de permettre aux cadres dirigeants de partager leur expérience et d échanger leurs meilleures pratiques. Dès que possible, le contenu de chaque débat est mis à votre disposition sur notre site. La conférence retranscrite ci-dessous a pour thème l élaboration budgétaire. Elle s est déroulée à Paris en avril Comment renforcer le rôle des achats dans les processus d élaboration budgétaire? Les intervenants : FRANCE TELEVISIONS avec Olivier Debargue, coordinateur des achats de fonctionnement MESSIER DOWTY Jean Pascal de Casanove, directeur des achats hors production Télécharger ici le support visuel diffusé lors de la table ronde

2 Introduction Depuis plusieurs mois, au sein d EBG, un groupe d acheteurs travaille sur les indices d inflation généraux (hors production) et de base (matières premières). Ce groupe de travail a vocation à travailler sur la performance achats. Il se focalise sur la notion d indicateurs en général et plus particulièrement sur les indicateurs de marché permettant d améliorer la performance achats et de travailler en équipe avec les directions financières. Les sujets abordés 1) Les fonctions qui interagissent FRANCE TELEVISIONS Achats et finance sont des fonctions intimement connectées Dans certains groupes, les achats sont compris dans le service finance : au niveau des SI (les ERP intègrent les deux), dans leurs processus clefs (Purchase to Pay) et sur l objectif d amélioration de la performance (bottom line) Finance et achats interagissent sur le terrain du contrôle Sur la transparence du processus achats Sur le pilotage des procédures Sur le volume des engagements (contrôle de gestion des achats) L enjeu des réductions de coûts Les achats ont besoin des chiffres finance et vice versa De multiples zones de coopération : BFR, barter, audit des taxes, suivi des économies.et prévisions budgétaires. S il n y a pas de systèmes achats performants, on utilise le système et les chiffres finance. La collaboration achats et finance peut améliorer le processus budgétaire. 2) Etablir une connexion solide est incontournable FRANCE TELEVISIONS Un constat : les achats sont trop souvent absents du processus budgétaire. Les achats : quelle contribution? Lors de la construction du budget et du plan d affaires : Sur les tendances du marché (indicateurs) Sur les projets achats d importance avec impacts et ROI Sur les changements de données de marché Sur les effets volumes/production Sur les économies engrangées pour l arbitrage budgétaire des économies Quel intérêt pour les Achats? Etre en amont des dépenses au cœur des projet principaux (investissements) Communiquer avec toutes les directions (même celles difficilement accessibles) Identifier les priorités pour les Achats

3 Les achats peuvent et doivent s inscrire dans le processus budgétaire traditionnellement réservé aux finances. 3) Rôle des achats indirects dans le processus budgétaire MESSIER DOWTY Première campagne d intégration des achats dans le processus budgétaire il y a un an et demi. Mise en place de 3 outils permettant de capter et de visualiser les données qui permettent de construire les indicateurs clés: Estimation de la dépense future Enregistrement des gains, estimation des gains année n+1 Suivi des actions Contrôle des dépenses Evaluer les index et limiter l évolution des influences externes Dépense estimée année n+1 Elaboré à partir du fichier estimation de la dépense future: évolution par famille Eléments clés : Nature des coûts : fixes ou variables Code de l index sélectionné pour la famille d achats Evolution de l activité du site année N+1 Evolution contractuelle année N+1 Obtention d un chiffre d affaires prévisionnel par famille, et % d évolution pour le site Suivi des économies prévues : contrôle des budgets, réduction des coûts L enregistrement des économies se fait tout au long de l année. Pour s assurer que ces économies seront faites, un fichier de suivi d actions est mis en place sur les enjeux majeurs. Pendant la phase budgétaire, chaque responsable achats indirects de site évalue avec les financiers le montant des économies des actions récurrentes (année n) à introduire dans le budget de l année n+1. Budgétisation pour l année suivante Communication sur la performance achat de l année écoulée Suivi des actions Il y a ainsi plus de discussion et une meilleure compréhension entre l achat et les finances avec proposition de projets, élaboration de stratégies et identification des actions à mener pour une réduction des coûts. Ces actions ne couvrent pas la totalité de l objectif donné. Toutes les actions ne se décident pas au moment du budget. Mais l avantage ici est d élaborer le budget avec les prévisions des achats. Certaines actions identifiées (les économies prévues par exemple) sont budgétisées et certaines ne le sont pas selon le choix des finances. Le discours vis-à-vis des finances se clarifie. L achat peut expliquer une augmentation des dépenses. Il faut différencier une augmentation en volume et une augmentation liée aux tendances du marché.

4 FRANCE TELEVISIONS Il y a un risque d augmentation des prévisions d inflations pour obtenir une amélioration de la performance. Mais c est ici la crédibilité des achats qui est en jeu. Aspects spéculatifs des achats Il est nécessaire d entrer dans des stratégies de couverture à partir du moment où on fait des prévisions et nécessité d un co-pilotage avec la finance. Segmentation achats et libellés financiers Il est indispensable de faire sa segmentation achats. Grâce aux ERP, on raccroche cette segmentation aux libellés financiers (une segmentation achat correspond à un seul compte comptable). 4) Démarche envisagée et objectifs MESSIER DOWTY Réunir plusieurs directeurs achats ainsi que des experts et définir un certain nombre d indicateurs pertinents (NB : On travaille sur l EBIT, hors investissement). Apports d experts spécialisés pour connaître les facteurs prépondérants dans chaque domaine. Obtenir une base solide pour pouvoir discuter avec les finances, le contrôle de gestion et la production à partir d indices incontestables. On gagne ainsi en crédibilité. Une dizaine de segments ont été choisis parmi la centaine que comporte une segmentation achats avec pour objectif d apporter plus de crédibilité aux indices. On envisage l élaboration de fiches techniques pour chaque indice. Nettoyage IP de production des services aux entreprises pour les marchés français - Nettoyage d'usines et ateliers, locaux classiques La tendance est au gain de productivité par les entreprises Travail temporaire IP de production des services aux entreprises pour les marchés français - Services des agences de travail temporaire Tendance linéaire Le travail temporaire constitue la variable d adaptabilité des entreprises. Véhicule en location longue durée Indice INSEE et indice TEG, prix constructeurs, tendance du marché de l occasion Complexité des facteurs de variation : fluctuation des prix des assurances, négociations, etc Hypothèse : début de reprise en Fin de destockage. Risques inflationnistes. NB: L indicateur n offre pas une solution unique mais une compréhension de la tendance. D où la préférence pour l utilisation de fourchettes de variation.

5 Coûts à la construction Construction logement - Indice du Coût de la Construction - ICC (base 100 au 4ème trimestre 1953) - Indice trimestriel Hypothèse : reprise de la tendance long terme après anomalie 2007/2008 Emballages IP de production de l'industrie pour les marchés extérieurs - Toutes zones - Papier et carton ondulés et emballages en papier ou en carton Hypothèse : reprise de la tendance long terme Service aux entreprises Prestations de manutention, magasinage, acheminement, emballage, stockage Coût de la main d œuvre, indice du coût horaire du travail Tendance long terme Matériel informatique Indice des prix à la consommation - Ensemble des ménages - France métropolitaine - par fonction de consommation - Equipements audio-visuels, photographiques et informatiques Ensemble Hypothèses : Iso périmètre fonctionnel, prise en compte des processus de concentration dans l industrie informatique. Sur la question de l obsolescence du matériel informatique, il faut la mise en place de stratégies de renouvellement du matériel en concertation avec les finances au-delà de la simple logique d amortissement. L achat peut challenger ces économies là. Prestations informatiques Indice Syntec du coût des prestations informatiques software Hypothèse : tendance linéaire Voyages d affaires Indice American Express Pour le budget, ce qui compte ici c est surtout le volume ou la baisse de classe plus que l indice lui-même. 5) Diffusion des indicateurs Les indicateurs devraient être diffusés au niveau de la communauté des acheteurs mais pas au niveau des vendeurs. Ce choix permet de ne pas inciter les fournisseurs à s appuyer sur des indices qui permettraient d institutionnaliser l inflation, avec un risque d effet pervers de création d inflation. Mais la discussion reste ouverte. FIN Merci d avoir consulté la synthèse de ce débat. Nous espérons qu elle vous aura été utile pour mieux comprendre le sujet abordé. D autres retranscriptions sont à votre disposition sur notre site, n hésitez pas à les télécharger. Pour plus d information et pour vous inscrire aux prochaines conférences Achats B2B, rendez-vous sur le site d EBG : en partenariat avec Accenture et Emptoris.

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