Expérimenter et maîtriser les techniques de conduite de réunion,

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1 CONTEXTE L Agence Régionale de Santé de Basse-Normandie souhaite mettre en place dans le cadre de son plan de formation 2013, une formation sur «la conduite de réunion». En effet, aujourd'hui les réunions sont nombreuses et, qui plus est, souvent infructueuses. C est pourquoi il est important de mettre en application des méthodes et des techniques éprouvées. Notre formation propose précisément d accompagner les agents afin de leur permettre d'optimiser les réunions pour les rendre efficaces, constructives et, surtout, suivies d'effets. OBJECTIFS DE LA FORMATION A l issue de la formation les participants seront capables de : Expérimenter et maîtriser les techniques de conduite de réunion, Comprendre les mécanismes psychologiques et sociaux qui régissent le fonctionnement d'un groupe, Définir les stratégies de communication adaptées au contexte et aux objectifs des réunions (réunions d'information, réunions de résolution de problèmes, réunions de négociation), Préparer et conduire efficacement une réunion, Optimiser leurs pratiques de manager en développant leur capacité d écoute afin d évaluer et motiver leurs collaborateurs et de faciliter le dialogue au sein des différentes réunions. Gérer un groupe en s adaptant à chaque type de situation, y compris les situations difficiles, groupe peu réactif, contre-leader, situation conflictuelle, résistance au changement PUBLIC Cette formation s adresse à tout agent amené à conduire une réunion. Cette formation sera ouverte en interministériel. ORGANISATION PEDAGOGIQUE Préambule Une réunion téléphonique permettra de préparer et de cadrer, préalablement, la formation avec le responsable de formation.

2 En amont de la formation, un questionnaire préliminaire sera envoyé aux participants afin de mieux connaître leurs expériences et leurs attentes pour cette formation. Pré-requis Aucun pré-requis. Organisation de la Formation (et méthodes pédagogiques) Cette formation se déroulera sur 2 journées consécutives. Pour favoriser les échanges et le mode participatif, nous alternerons les apports méthodologiques et les cas pratiques issus des expériences des participants et d exercices prévus et conçus par le formateur. Chaque participant appliquera les méthodes et techniques de conduite de réunion grâce à des études de cas et des exercices pratiques. Grâce aux outils et exercices, les participants pourront concrètement s entraîner aux : Techniques d'expression orale, Techniques de gestuelle, Techniques de gestion du groupe, Méthodes de présentations interactives. Moyens pédagogiques Le formateur aura besoin d un paperboard ou un tableau blanc et un vidéoprojecetur. Nombre de participants Pour garantir une certaine qualité pédagogique, le nombre de candidats ne devra pas excéder 15 stagiaires. Supports de la formation SIC Formation s engage à fournir un support pédagogique reprographié en autant d exemplaires que de participants. Un exemplaire supplémentaire sera remis au responsable de formation.

3 DEROULEMENT PEDAGOGIQUE ET CONTENU DE LA FORMATION 1ère séquence Durée 3 heures Méthodes pédagogiques : Apports théoriques et pratiques, échange avec les participants, tour de table. 1. Prise de contact Créer les conditions favorables à l apprentissage et à l expression de chacun Le contexte général de la formation Les objectifs de la formation Les attentes des participants Le plan des deux jours L organisation de la formation 2. Ateliers d échanges Créer les conditions favorables à l apprentissage et à l expression de chacun D après l expérience des participants : Quels types de réunions sont-ils amenés à animer dans le cadre de leurs fonctions? Quel est leur rôle dans ces différents types de réunions? D'après cela, classer les réunions par "type" Voir pour chaque type de réunion quel est le rôle de l'animateur de réunion 3. Les différents types de réunion Mise en commun et Expérimentation Appréhender les différents types de réunion La réunion d information Utiliser les outils de l'écoute active afin que les participants s'approprient les messages clés La réunion de résolution de problèmes Utiliser des pédagogies interactives et notamment la méthode Brown Paper (appelée aussi méthode des "post-it") La réunion de négociations Utiliser les techniques de négociation gagnant/gagnant et, si nécessaire, de gestion de conflits La réunion de réflexion La réunion de régulation La réunion de décision

4 2ème séquence Durée : 4 heures Méthodes pédagogiques : Apports théoriques, Echange avec les participants, Travail individuel et en sous-groupe Mises en situation - Ateliers 4. Préparer sa réunion Bien préparer sa réunion et faciliter son déroulement Définir préalablement les objectifs et communiquer l ordre du jour Choisir une pédagogie adaptée à l'objectif de la réunion Choisir une méthode d'animation adaptée à la population cible : subordonnés, collègues, supérieurs, clients Anticiper sur les éléments à apporter à la réunion et en informer les participants Préparer la logistique Le choix du cadre, la salle, les équipements La convocation, le lieu, le plan de table (si nécessaire) 5. Le déroulement de la réunion Maitriser les différentes phases d une réunion et son animation Accueillir les participants Rappeler les objectifs de la réunion (ordre du jour), les étapes et le timing Susciter l'attention des participants dès les premières minutes Définir les rôles Lancer la discussion Utiliser les questions directes Faire progresser la réunion et recentrer la discussion Utiliser des outils d animation adéquats Faire émerger des idées Créer une dynamique de groupe Le profil des participants Les étapes de la vie d'un groupe Interprétation des signes non verbaux du groupe Obtenir le silence Se faire des alliés Éviter les apartés Susciter la participation et favoriser la créativité Utiliser les outils et techniques de la conduite de réunion Utilisation des outils de la négociation coopérative Adaptation de son expression orale à son auditoire Accroître son impact par l'utilisation des techniques de gestuelle 6. Point sur la 1 ère journée Identifier le niveau de satisfaction des participants. Tour de table Chacun exprime son ressenti sur cette 1ère journée.

5 3ème séquence Durée 3 heures Méthodes pédagogiques : Apports théoriques, Echange avec les participants, Travail individuel et en sous-groupe Mises en situation - Ateliers 7. Rappel des contenus de la veille Réactiver les notions identifiées la veille Réactivation ludique permettant un ancrage des contenus de la veille. 8. Savoir gérer les incidents en réunion Savoir gérer les incidents en réunion Gérer le groupe et, en particulier, les participants "difficiles" Gérer son stress Assumer la directivité Faire respecter le timing de la réunion Susciter l'adhésion du groupe Traiter et répondre aux objections Gérer les retards, les arrivées inopinées, les départs impromptus Rompre le silence, le rétablir, l utiliser Faire face à l agression, à un blocage, à une forte émotion, un événement inattendu. 9. Conclure une réunion Gérer les tensions et les conflits Savoir en identifier les causes Utiliser les techniques de communication Détendre l atmosphère et créer un climat de confiance et de respect Proposer une issue gagnant/gagnant Conclure une réunion Rédiger le compte-rendu de la réunion sous une forme synthétique et le diffuser Reformulation des points clés Rappeler ce qui a été défini (qui fait quoi pour quand?) Annoncer la prochaine rencontre (date, thème, détails pratiques, ) Le compte-rendu : qui et sous quelle forme (intégral/relevé de décisions/tableaux de bords/ ) Le plan d'actions partagé Gestion et suivi de la réunion Outils et techniques Utilisation des outils de la gestion de projets pour le suivi des actions

6 4ème séquence Durée 4 heures Méthodes pédagogiques : Mises en situations Travail en sous-groupes Temps individuel avec le formateur. 10. Mises en situation Appropriation des contenus de la formation à la conduite de réunion par des mises en situation d'application réelle Méthode fondée sur une dynamique interactive reliant les connaissances, les compétences et les objectifs de performances qui sont spécifiques aux participants. Mettre en pratique les apports méthodologiques Elle permettra aux agents : de prendre conscience de leurs points forts et de leurs points faibles face à un groupe, de prendre du recul et d apprendre sur eux à travers la façon dont ils sont perçus et dont ils perçoivent les autres, de maîtriser les différentes étapes de la conduite de réunion et renforcer leurs capacités à apaiser les dissensions. 11. Le plan d action personnalisé Les différences personnelles des participants deviennent alors un gisement de performance. Déterminer des points faibles à travailler en situation professionnelle Durant environ une demi-heure/trois-quarts d heure, à l aide d un questionnaire autodiagnostic, les participants fixeront les objectifs de progression à atteindre en fonction de leurs missions. Il leur sera remis un plan d action à compléter au regard de leur propre difficulté. 12. Bilan de la formation Evaluer son parcours de formation pendant ces deux jours Point sur les attentes communiquées en J1, Les points forts et les axes de progrès, Les impressions générales sur les deux jours de formation.

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