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1 Nous vous souhaitons une bonne lecture du Manuel de l Exposant à LaboramaLux. Par le biais de ce document, nous souhaitons vous procurer des informations complémentaires concernant votre participation à LaboramaLux. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de toutes les informations pratiques dont vous avez besoin pour la préparation de votre participation à LaboramaLux. La 2e édition de LaboramaLux se déroule le 13 octobre 2015 à l Alvisse Parc Hotel. Alvisse Parc Hotel Route d Eternach Luxembourg (G.D. Luxembourg) Parking L Alvisse Parc Hotel met son vaste parking gracieusement à la disposition des exposants et des visiteurs. Et cela, aussi bien pendant le montage que lors de la journée du salon. Construction des stands Les sociétés participantes peuvent opter pour un stand de 9 m² ou de 18 m². Chaque module de 9 m² comprend: - Stand de 3 x 3 m - Parois en mélaminé gris clair de 2,5 m de hauteur - Eclairage du stand - Frise reprenant le nom de l exposant et le numéro de stand - Mention LABORAMA Member - Mention Quality Service Label (si d application) - L électricité - Une table et 2 chaises Afin de pourvoir tous les stands d une capacité électrique suffisante, il est nécessaire que vous nous communiquiez à l avance quels appareils vous comptez exposer au salon ainsi que leur consommation électrique (Volts et Ampères). Nous vous prions d utiliser à cette fin la liste ci-jointe. Attention: les percolateurs ne sont pas admis dans les stands. Du café est disponible sur place.

2 Montage et démontage Montage: Lundi Mardi 12 octobre de 15h à 19h30 13 octobre de 08h à 09h45 Démontage: Mardi 13 octobre de 17h00 à 19h30 Lors du montage et du démontage, les portes de secours de la salle peuvent être utilisées pour amener ou enlever du matériel. Ces portes se situent à gauche, passé le coin de l entrée principale de l hôtel. Restauration Du café et de l eau sont à disposition des exposants et visiteurs. A l heure du midi, nous offrons gratuitement à tous les exposants un lunch composé de sandwiches. Nous clôturons le LaboramaLux avec un drink de l exposant qui se tiendra de 16h à 17h dans la salle d expositions. Les visiteurs sont également les bienvenus à ce drink. Dîner des exposants après le montage 12/10/2015 : Afin de réduire le coût de location de la salle, nous avons conclu un accord avec l Alvisse Parc Hotel pour dîner en date du 15/10 à leur restaurant, avec un minimum de 50 participants. Nous vous proposons donc de dîner ensemble le soir du montage. Laborama vous offre l apéritif et le café. Le coût du menu ( 37 p.p.) et le forfait boissons ( 10 p.p.) vous seront facturés par l Alvisse Parc Hotel Nous espérons vous y voir nombreux! Les inscriptions peuvent s effectuer jusqu au 1er octobre par le biais du formulaire en annexe. Réservation de nuitées L Alvisse Parc Hotel (****) dispose de 320 chambres. Les exposants peuvent profiter d un tarif avantageux de: 89 p.p./nuit en mentionnant lors de leur réservation qu ils logent dans le cadre du salon. Réservez vos chambres à temps: le mois d octobre accueillant de nombreux congrès, réunions européennes

3 Actions de Marketing En organisant le LaboramaLux pour ses membres, Laborama désire leur offrir une plateforme où ils peuvent présenter leurs produits et services au marché luxembourgeois. Laborama invitera les visiteurs en envoyant des mailings électroniques et postaux aux adresses de sa base de données. Le nombre d adresses dont Laborama dispose reste limité. Afin d assurer la réussite de LaboramaLux, il est donc indispensable que toutes les sociétés participantes contribuent à cette campagne en contactant et invitant elles-mêmes leurs clients et/ou prospects. Nous mettons à votre disposition des invitations gratuites. Vous pouvez en commander un nombre illimité par à

4 Règlement Ce règlement est d application pour le LaboramaLux qui se tiendra le 13 octobre 2015 à l Alvisse Parc Hotel au Grand-Duché de Luxembourg. 1. L inscription de participation au LaboramaLux est contraignante. En vous inscrivant, vous marquez votre accord sur les clauses de ce règlement ainsi que sur toute nouvelle disposition que l organisateur prendrait dans l intérêt de LaboramaLux. 2. La participation à LaboramaLux est réservée aux membres de Laborama. L inscription peut se faire par le biais du formulaire qui vous a été envoyé ou par le formulaire que vous pouvez télécharger à partir de la page d informations générales de LaboramaLux, que vous trouverez sur le site web. 3. Par leur participation à LaboramaLux, les exposants s engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur du laboratoire. 4. L organisateur se réserve le droit de refuser ou d accepter une demande de participation à LaboramaLux, à tout instant et pour quelque raison que ce soit. 5. Le prix d'un stand est facturé en 1 fois. La facture pour la réservation de stand est redevable à la date d échéance et, au plus tard, 2 semaines avant le début du salon. 6. Le prix forfaitaire par module de 9 m ² pour un stand à LaboramaLux est de: 800 (hors TVA 21%) 7. Les sociétés qui optent également pour une présentation paieront pour ce faire un complément de 150 (hors TVA 21%). L attribution des plages horaires des présentations se fait sur la base du «premier inscrit, premier servi». Un exposant peut donner au maximum 1 présentation. Une liste d attente sera créée si les demandes excèdent le nombre de plages horaires. L attribution se fera à nouveau sur la base du «premier inscrit, premier servi». 8. En cas d annulation par l exposant, les frais suivants seront en tous cas redevables au Laborama : - plus de 60 jours avant l évènement: 10% du montant total - de 60 jours à 30 jours avant l'évènement: 30% du montant total - de 30 à 14 jours avant l'évènement: 50% du montant total - moins de 14 jours avant l évènement: 75% du montant total 9. Les stands de LaboramaLux sont composés de modules de 9 m². Chaque stand est équipé comme suit: Parois gris clair, frise reprenant le nom de l exposant (lettrage standard) et le numéro de stand.

5 L éclairage, 1 raccordement électrique, 1 table et 2 chaises. L organisateur du salon offre également les services suivants : invitations imprimées pour les visiteurs, mention du nom de la société et du numéro de stand sur la liste en ligne des exposants. 10. La superficie minimale des stands mise à disposition des exposants est de 9 m² (=1 module). La superficie maximale étant de 18 m² (= 2 modules) 11. Les stands ont une hauteur maximale de 2,50 m et sont montés comme décrit dans l article 12. La décoration intérieure du stand, telle qu'établie par l exposant, ne peut en aucun cas excéder les limites du stand ni en hauteur, ni en surface. De plus, l exposant ne peut pas enlever de sa propre initiative, quelconque partie du stand qui lui a été fournie par Laborama ni pendant le montage, le démontage ou durant toute la durée du salon. Les exposants ne peuvent pas (faire) suspendre d objets, pour quelque raison que ce soit, au plafond du hall d exposition. Tout dommage causé au matériel mis à disposition de l exposant doit être dédommagé par ce dernier. 12. La direction de Laborama détermine l implantation du salon et attribue les emplacements de stands. 13. Montage: Lundi 12 octobre: de 15h à 19h30 Jeudi 13 octobre: de 08h à 09h Heures d ouverture du salon: Le 13 octobre 2015: visiteurs : de 09h30 à 17h00 exposants: de 08h à 19h30 Une présence sur le stand est exigée pendant les heures d ouvertures prévues pour les visiteurs. 15. Démontage: Les exposants libèrent entièrement leur stand de tout leur matériel à la fin de la journée du salon. Si le stand n est pas complètement libéré à temps ou si celui-ci n est pas rendu dans l état initial, l organisateur est en droit de prendre les mesures nécessaires aux frais de l exposant. 16. L organisateur (Laborama) assure le matériel de construction des stands. Laborama souscrit une police d assurance en responsabilité civile couvrant son organisation vis à vis des tiers, pour ce qui est des parties communes, hors stands. Chaque exposant est tenu d assurer son propre matériel. Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance exploitation qui le couvre contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, provoqué par une erreur personnelle, par une erreur commise par son personnel ou par des personnes travaillant pour lui ou sous sa

6 responsabilité. Les exposants font abandon de recours vis-à-vis de l'organisateur, les propriétaires ou les locataires de l immeuble, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction du stand, etc., pour quelque raison que ce soit. L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de vol, dégât, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d autre biens qui se trouvent dans les halls d'exposition. Afin d éviter les risques de vols, l organisateur demande de ne pas laisser des objets de valeur à un endroit visible et/ ou facile d accès. 17. LaboramaLux établira un fichier d adresses des visiteurs après chaque salon. Ce fichier ne pourra être mis qu à la disposition des sociétés qui ont effectivement participé en tant qu exposant au salon en question. 18. Pour toutes situations non décrites dans ce règlement, la décision finale appartient à l organisateur. 19. Litiges. Les exposants s engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige en rapport avec le LaboramaLux est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique).

7 Informations pratiques concernant l exposant Prière de renvoyer cette page dûment complétée avant le 15 septembre 2015 à Laborama (). Nom de la société : Nom/ noms du personnel présent(s) dans le stand:.... Numéro de téléphone:. Adresse électronique:. Liste des appareils que vous exposerez au salon + mention de leur puissance:... Serez-vous présent(s) au Drink de l exposant : 0 Oui 0 Non

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