Plan de nommage du domaine «notaires.fr»

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1 Plan de nommage du domaine «notaires.fr» (exception CINP) 1 Sommaire I. Dispositions générales... 2 II. Adresses de messagerie ) Adresses individuelles ) Offices ) Services ) Organismes de la profession... 4 III. Sites Internet (URL) ) Offices ) Organismes de la profession ) G.I.E. de notaires ou réseau de notaires ) Groupement de négociation... 8 IV. Rôle des Chambres... 9 V. Annexes ) Annexe 1 : Créer une boîte aux lettres pour un nouveau collaborateur ) Annexe 2 : Transfert d adresse 12 3) Annexe 3 : Procédure d agrément des sites internet des offices Le plan de nommage ne s applique pas à la CINP du fait de l antériorité de la création de ce sous-domaine 1

2 I. DISPOSITIONS GENERALES Depuis le 22 juillet 1997, date à laquelle le plan de nommage de la profession a été adopté par le Bureau du Conseil supérieur du notariat, tout site Internet ou adresse de messagerie créés par un notaire ou une structure de la profession doit s y conformer en adoptant le nom de domaine «notaires.fr». Après vérification initiale de la conformité à ce plan par l organisme gestionnaire du nom de domaine «notaires.fr» retenu par la profession, le Registre Promopixel, aucune adresse de messagerie ou de site internet ne sera délivrée par le Bureau d enregistrement de votre choix sans validation préalable par le Conseil supérieur du notariat. Ce plan de nommage a été actualisé et devient applicable à partir du 30 juin Le respect du plan de nommage de la profession est vérifié par les Chambres des notaires qui délivrent un numéro d agrément et effectuent des contrôles voir Chapitre IV). Que ce soit pour les adresses de sites Internet (URL) ou de messagerie, la règle du "premier arrivé, premier servi" sera appliquée conformément aux standards techniques en vigueur sur les réseaux de communication numérique. Ainsi, si un office a déjà enregistré l adresse ou l URL «officedulac.notaires.fr», un office qui adresserait ultérieurement une demande similaire devra adopter une autre dénomination pour l adresse messagerie ou de site internet de son étude. Note : dans tous les cas, l interdiction d adresse de messagerie ou de site comportant exclusivement le nom d un lieu doit être respectée. Par exemple, «[nom de la commune].notaires.fr» est strictement prohibé. 2

3 II. ADRESSES DE MESSAGERIE La création et la suppression d adresses de messagerie s effectue via «Mon espace Real» du accessible depuis le Portail Real, rubrique tils > Liens directs vers les sites Métiers > Mon Espace REAL ou Elle est réservée aux personnes habilitées (disposant des droits administrateur). 1) Adresses individuelles Notaires et notaires salariés Exemple : Observations : Les cas d homonymie seront traités au cas par cas (1 à 2 par mois sur environ 700 demandes). Nota : Départ de l étude et prise de fonction dans une autre étude. L utilisation par un tiers d une adresse patronymique est interdite. L adresse de messagerie étant attachée à l office, elle devra être supprimée lors du départ de la personne dans un délai d un mois, et ne pourra être recréée pendant une période d un an ; sauf accord exprès des 2 parties, notifié au fournisseur de messagerie voir Annexe 2 «Transfert d adresse En cas d accord, il est préconisé de prévoir dans le traité de cession que le cédant est autorisé à conserver son adresse mais qu il s oblige à informer ses clients du changement d office. En cas de changement d adresse de messagerie, la nouvelle adresse pourra prendre l une des formes suivantes : - - prénom.nom[chiffre ou nombre (celui du département par - [initiales du sous réserve de l approbation du CSN Collaborateurs [prénom.nom].[n CRPCEN de l Nota : En cas de départ de l office, l adresse de messagerie d un collaborateur sera supprimée par le notaire disposant des droits administrateur de Mon espace Real dans un délai d un mois. Rappel : Le code CRPCEN comprend le numéro du département et est composé de 5 caractères, ex. : Notaires honoraires 3

4 2) Offices Le plan de nommage est assoupli concernant la création des adresses des offices permettant désormais de positionner - le nom de l office : *nom de l Note : s il inclut un «indice» géographique (nom de rue, de place, lieu-dit ) il devra obligatoirement être suivi du nom de la ville ou du code postal [nom de - plusieurs noms ou initiales de notaires : ou Exemples : ou ou ou office.[nom du ou de plusieurs Exemple : ou office.*nom d un Exemple : officen CRPCEN.nom de la Exemple : office.*nom d un notaire+et associes-[nom de la Exemple : Nota : Il est possible de remplacer le terme «office» par «etude» ou «scp» ou «sel». Il est possible de remplacer les «points» par des «tirets». Nous vous conseillons de ne pas créer d adresses mail trop compliquées ou trop longues afin de privilégier la mémorisation de l adresse par les clients, d éviter d'engendrer des erreurs de frappe et par conséquent la non-réception des s. 3) Services [nom du service].[n Exemple : 4) Organismes de la profession Conseil supérieur du notariat * Institution elle-même: 4

5 * Personne : Exemple : Observations : En cas d homonymie les mêmes règles que pour les notaires et collaborateurs des offices s appliquent. Conseils régionaux de notaires * Institution elle-même: cr.[nom de la cr.conseilregional.[nom de la Exemple : ou * Personne : prenom.nom.cr.[nom de la prenom.nom.conseilregional.[nom de la Exemple : ou Chambres de notaires *Institution elle-même : chambre.[nom du chambre.[n du Exemple : ou Chambres interdépartementales *Institution elle-même : chambre-interdep.[formulation des départements au choix du président de la Cas particulier lorsque la chambre interdépartementale recouvre la cour d appel : ci.[nom de la ville siège de la cour d ci.ca.*nom de la ville siège de la cour d ci.[n de chaque département séparé par un Possibilité d utiliser aussi les abréviations «cd.» suivie du nom du département et «ci.» suivie du nom du département. * Personne : prénom.nom.chambre.[nom du Exemples : ou ou Voir le paragraphe ci-dessus pour les cas particuliers des chambres interdépartementales. 5

6 Centres de formation des notaires *Institution elle-même: cfpn.[nom de la ville du centre de Exemple : * Personne : prenom.nom.cfpn.[nom de la ville du centre de Exemple : Instituts des métiers du notariat * Institution elle-même: imn.*nom de la ville de l Institut des métiers du Exemple : * Personne : prenom.nom.imn.*nom de la ville de l institut des métiers du Exemple : Organismes rattachés au C.S.N. * Institution elle-même : [nom complet ou abréviation du nom de l Exemples : * Personne : prenom.nom.*nom complet ou abréviation du nom de l Exemples : Congrès des notaires * Personne : Exemple : C.R.I.D.O.N. * Institution elle-même : cridon-[ville ou * Personne : [prénom.nom].cridon-[ville ou 6

7 III. SITES INTERNET (URL) La création d une adresse URL s effectue auprès d un bureau d enregistrement, action pouvant être sous-traitée au prestataire développeur du site. Dans le cas des sites PRISME, Media.not, filiale du Groupe ADSN se charge de l enregistrement de l URL. Le libellé avant le nom de domaine «.notaires.fr» ne peut pas dépasser 63 caractères pour des contraintes techniques. 1) Offices Le choix de l URL des sites internet des offices est libre dès lors que l adresse respecte les règles de déontologie de la profession dans sa dénomination et qu elle se termine en «.notaires.fr» [nom au choix].notaires.fr Exemples : office-perruchon.notaires.fr [Nom des associés].notaires.fr *Nom d un associé+et*associés+.notaires.fr *nom d un associé+et*associés+-[nom de la commune].notaires.fr Nota : Il est possible de remplacer le «et» par un tiret. Il est possible de faire précéder les adresses par [office-], [etude-] ou [scp-] ou [sel]. Toute adresse de type [nom de la commune].notaires.fr est strictement prohibée, comme pour les adresses de messagerie. 2) Organismes de la profession Conseils régionaux de notaires cr-[nom de la Cour].notaires.fr conseilregional-[nom de la Cour].notaires.fr Exemple : cr-rennes.notaires.fr ou conseilregional-rennes.notaires.fr Chambres de notaires chambre-[nom du département].notaires.fr chambre-[n du département].notaires.fr Exemples : chambre-loiret.notaires.fr ou 7

8 Chambres interdépartementales chambre-interdep.[formulation des départements au choix du président de la CI].notaires.fr Possibilité d utiliser aussi les abréviations «cd-» suivie du nom du département et «ci-» suivie du nom du département. Cas particulier lorsque la chambre interdépartementale recouvre la cour d appel : ci-*nom de la ville siège de la cour d appel+.notaires.fr ci-ca-*nom de la ville siège de la cour d appel+.notaires.fr ci-[n de chaque département séparé par un tiret].notaires.fr Centres de formation et Instituts des métiers URL des sites internet : *initiales de l organisme+-[ville ou région].notaires.fr Exemples : cfpn-lille.notaires.fr ou imn-rouen.notaires.fr C.R.I.D.O.N. L URL des sites internet des C.R.I.D.O.N. respecte le présent plan de nommage de la profession : cridon-[ville ou région].notaires.fr Exemple : cridon-lyon.notaires.fr 3) G.I.E. de notaires ou réseau de notaires Ces groupements se conforment au plan de nommage : [nom du GIE ou réseau].notaires.fr 4) Groupement de négociation L URL du site d un groupement immobilier respecte le présent plan de nommage de la profession : [nom du groupement].notaires.fr 8

9 IV. ROLE DES CHAMBRES Conformément à l article du Règlement National, «Toute adresse électronique utilisée par un notaire dans le cadre de sa profession doit être conforme au plan de nommage approuvé par le Conseil Supérieur du notariat». L ouverture du site internet est conditionnée par l attribution d un numéro d agrément délivré par le président de la chambre après vérifications de la conformité de ce site à l ensemble des exigences décrites dans le document «Déontologie notariale pour l utilisation d internet» et au présent plan de nommage du CSN. La procédure d agrément des sites internet des offices est décrite en Annexe 3. Rappel des points de vigilance Concernant les URL et adresses de messagerie choisies, la Chambre : contrôle, en premier lieu, le respect du nom de domaine «.notaires.fr» s assure que l interdiction d utiliser un nom de lieu (commune, lieu-dit, département, région..) sans autre attribut est respectée. La Chambre effectue également des contrôles ponctuels sur les sites existants. En cas de non-respect des dispositions du présent plan de nommage, des sanctions disciplinaires pourront être prises par les Chambres. 9

10 V. ANNEXES 1) Annexe 1 : Créer une boîte aux lettres pour un nouveau collaborateur 10

11 11

12 2) Annexe 2 : Transfert d adresse 12

13 3) Annexe 3 : Procédure d agrément des sites internet des offices Procédures d agrément des sites internet des offices Site Prisme 1 Information de la Chambre Le notaire crée son site via la plateforme Prisme Office. Quand le site est prêt à être mis en ligne, un mail d alerte est adressé au correspondant Prisme Site hors Prisme Le Notaire saisit la Chambre, par courrier électronique ou postal, pour l informer de son souhait d ouvrir un site Internet et lui communiquer les éléments suivants : Les références du centre d hébergement. Les modalités d accès au site : adresse URL du site et Bureau d enregistrement. Le contenu ou lien vers la maquette html du site. Les documents relatifs à la CNIL Les copies des autorisations de publication de documents multimédia (photos, vidéos ) 2 Validation du site internet de l office Le correspondant PRISME utilise les Délibération de la Chambre sur les points liens hypertextes précisés dans l' du suivants service PRISME reçu par la Chambre pour L URL de l office doit être en.notaires.fr (en valider les rubriques : respect du plan de nommage) o Rubrique «L'office» : présentation de La conformité du site aux règles éditées au l'office et pages relatives à chaque notaire Code de déontologie et le Règlement et collaborateur ; national o Pavé «Nos coordonnées» ; Les contenus o Rubrique «L'office vous informe» de la o Coordonnées et modalités de contact page «Les Actualités», si l'option est o Pages administrables : description de retenue. l office, présentation des notaires et o Page «Liens utiles». collaborateurs, domaines de o «Mentions légales» : vérifier que les compétences, informations d actualités, numéros de TVA intracommunautaire et etc. de SIRET sont renseignés pour les offices o Liens hypertextes proposés qui pratiquent la négociation immobilière. o Si le site propose une Newsletter, vérifier le respect des procédures CNIL d abonnement /désabonnement o Les Mentions légales où doivent s afficher les numéros de TVA intracommunautaire et de SIRET si l office a une activité de négociation immobilière le nom et les coordonnées du Directeur de la publication (au moins un des notaires de l office), 13

14 responsable des contenus publié sur le site les clauses relatives à la propriété intellectuelle et aux droits d utilisation les clauses relatives à la Loi Informatique et Libertés les crédits notamment pour les photos achetées sur des banques d images ou réalisées par des photographes ou graphistes o Les autorisations de publication des éléments multimédia mis en ligne (cf. CNIL). Autorisations de diffusion de données à caractère personnel pour toute personne dont le site fait mention Autorisation d exploitation de photos/vidéos concernant chaque bien immobilier présenté sur le site Autorisations de publication des documents multimédia (photos issues de banques d image, viédos) o L engagement du Notaire à actualiser son site régulièrement. 3 Attribution d un numéro d'agrément Format : Code CRPCEN de l office + date de validation (AAMMJJ) + N d ordre Le numéro d'ordre permet de déterminer s'il s'agit d'une délibération initiale ou faisant suite à un contrôle de conformité Cas n 1 Le site est conforme Envoi au service PRISME d un de confirmation de l'agrément. Le service Prisme se charge d intégrer le numéro dans les Mentions légales du site. La Chambre renseigne le registre Cas n 2 Le site n est pas conforme Le correspondant Prisme envoie au service PRISME un avec le détail des modifications à apporter. Le service Prisme contacte l office afin de l aider à se mettre en conformité et renvoie un au correspondant Prisme pour validation du site suite aux modifications demandées 4 Contrôle annuel Envoi à l office d un courrier ou de confirmation de l'agrément. L office se charge d intégrer le numéro dans les Mentions légales du site. La Chambre signifie à l office le détail des modifications exigées afin d obtenir l agrément. L office procède aux corrections, seul ou avec le prestataire concerné (éditeur, hébergeur, Bureau d enregistrement), et renvoie les éléments à la Chambre qui procède à la validation lors d une prochaine délibération. La Chambre vérifie la présence du numéro d agrément du site dans les Mentions légales, et sa conformité au registre qu elle tient. Elle vérifie également les évolutions du contenu du site. 14

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