Liste de vérification de la mise en œuvre d une équipe de santé familiale

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1 Équipes de santé familiale Améliorer les soins de santé familiale Liste de vérification de la mise en œuvre d une équipe de santé familiale Juillet 2009 Version 2.0

2 Table des matières Introduction...3 Rôle des équipes de santé familiale...3 Appui offert aux nouvelles équipes de santé familiale...4 Utilité de la présente liste de vérification...4 Première étape : demande de subvention...5 Deuxième étape : formation...7 Troisième étape : planification stratégique et planification des programmes...8 Quatrième étape : soumission du plan d activités et du plan opérationnel...9 Cinquième étape : préparation à la mise en œuvre...10 Sixième étape : étape opérationnelle...12 Où puis-je obtenir plus de renseignements?...12 Appendice 1 : Les six étapes de l élaboration et les activités correspondantes...13 Appendice 2 : Liste de vérification de la mise en œuvre d une équipe de santé familiale

3 Introduction La mise sur pied d équipes de santé familiale (ESF) fait partie de la stratégie gouvernementale visant à offrir des soins de santé familiale à tous les Ontariens en améliorant l accès à une gamme complète de soins de santé familiale. Le modèle des ESF a permis d améliorer efficacement l accès à des soins de santé familiale à plus de 1,9 million d Ontariens, dont plus de n avaient auparavant pas de médecin de famille. Le gouvernement demeure déterminé à améliorer l accès aux soins de santé familiale à tous les Ontariens et prend des mesures pour la création de 50 nouvelles ESF. Les ESF permettent d établir un lien durable entre les patients et les fournisseurs de soins de santé familiale; les patients ont ainsi accès à une gamme complète de soins près de chez eux. Travaillant de façon collaborative, ces équipes mettent l accent sur la promotion de la santé et une meilleure prise en charge des maladies chroniques en offrant des traitements et en effectuant un suivi. Elles aident également leurs patients à mieux se prendre en charge. Pour réduire le nombre de visites en salle d urgence, il est essentiel de veiller à ce que les patients demeurent en santé et de mieux prendre en charge les maladies chroniques. Les ESF sont des organismes de prestation de services aux familles à l échelle locale qui comptent des médecins de famille, des infirmières praticiennes, des infirmières et une diversité d autres professionnels de la santé qui s engagent à collaborer pour offrir des soins de santé familiale complets, accessibles et coordonnés à une certaine population, y compris des patients qui ne disposent actuellement pas d un fournisseur de soins de santé familiale (p. ex., patients sans médecin désigné). Cette façon de faire permet aux médecins de travailler avec une équipe comptant d autres professionnels de la santé dont l objectif est de maintenir la santé des patients. Les médecins, infirmières praticiennes et autres membres de l équipe travaillent ainsi de concert dans un milieu positif, mettent leurs connaissances en commun et tirent profit du savoir et des aptitudes complémentaires de leurs collègues. Les nouvelles ESF contribueront à d autres initiatives du ministère, dont la prise en charge des patients sans médecin désigné, le dépistage intégré du cancer ainsi que la prévention et la prise en charge des maladies chroniques, l accent étant mis sur le diabète, à l appui de la Stratégie ontarienne de lutte contre le diabète. Rôle des équipes de santé familiale 1. Améliorer l accès aux soins de santé familiale pour les patients qui actuellement ne disposent pas d un fournisseur de soins de santé familiale (p. ex., patients sans médecin désigné). 2. Fournir une gamme complète de services de santé familiale par l intermédiaire d une équipe composée de médecins de famille, d infirmières praticiennes, d infirmières autorisées et d une diversité d autres professionnels de la santé œuvrant chacun dans leur domaine de spécialité. 3. Stimuler la création de nouveaux programmes communautaires complets de prise en charge des maladies chroniques et de soins autonomes. 4. Promouvoir la santé, la prévention de la maladie ainsi que le dépistage et le diagnostic précoces. 3

4 5. Aiguiller les patients au sein du système de santé et les mettre en lien avec d autres secteurs du système, comme les services de soins actifs, de soins de longue durée, de santé publique, de santé mentale et de toxicomanie ainsi que des programmes et services communautaires. 6. Fournir des soins axés sur le patient, ce dernier constituant un membre clé de l équipe et utilisant l information et le soutien reçus pour prendre des décisions éclairées sur la prise en charge de ses besoins. 7. Communiquer avec d autres organisations communautaires de soins de santé et, globalement, s adapter aux besoins de la collectivité ciblée. 8. Utiliser la technologie de l information comme structure centrale de l intégration du système afin d apparier les dossiers des patients dans les divers établissements de santé et de donner aux fournisseurs un accès rapide aux résultats des tests et à d autres données importantes. Appui offert aux nouvelles équipes de santé familiale Une fois approuvée, toute nouvelle ESF aura accès à des ressources qui l orienteront dans le processus de mise sur pied et de mise en œuvre. Ces outils sont conçus pour aider les nouvelles ESF à traverser la phase de démarrage avec efficacité et à devenir opérationnelles rapidement. Voici les ressources qui seront mises à leur disposition : subvention pour l embauche d un expert-conseil qui aidera l ESF à devenir opérationnelle; liste d experts-conseils habitués à travailler avec des ESF (accessible par l intermédiaire du site Web du Partenariat de l amélioration de la qualité et de l innovation); guides qui aideront à l élaboration des plans; mentorat offert par le Partenariat de l amélioration de la qualité de l innovation, pour aider les ESF à adopter un nouveau modèle de soins; équipe de spécialistes du ministère formés pour la mise en œuvre. Utilité de la présente liste de vérification Le document Liste de vérification de la mise en œuvre d une équipe de santé familiale a été créé pour aider des groupes comme le vôtre à comprendre ce que suppose la mise sur pied d une ESF. Il vous guidera à travers les six étapes de la planification et de la mise sur pied d une ESF pleinement opérationnelle. Selon le stade atteint dans la constitution de votre groupe, il se peut que vous ayez pris de l avance dans la planification et soyez en mesure d omettre une ou plusieurs étapes. Nous vous recommandons toutefois de communiquer d abord avec votre personne-ressource au sein du ministère. Un ensemble de guides a été préparé pour vous aider à traverser chacune des étapes, de la planification à la mise sur pied. La liste des guides correspondant à chaque étape est fournie à l appendice 1, en page 13. Les guides sont accessibles sur le site Web du ministère à 4

5 Première étape : demande de subvention La première étape consiste à déterminer si votre groupe souhaite devenir une ESF. Pour obtenir un complément d information sur les ESF et le rôle qu elles jouent pour offrir en collaboration une gamme complète de soins aux Ontariens, veuillez visiter le site Web du ministère à ou communiquer avec le ministère en composant le ou le Une fois que vous saurez que votre groupe souhaite participer à un projet de mise sur pied d une ESF, la première étape consiste à présenter une demande. Les demandes sont acheminées au ministère en réponse à un appel de demandes officiel. Depuis avril 2005, 150 ESF ont été mises sur pied. Il y a eu trois vagues de création d équipes en régions urbaines et rurales : 69 en avril 2005 (première vague); 31 en décembre 2005 (deuxième vague); 50 en mars 2006 (troisième vague). L appel de demandes en vue de la quatrième vague a été lancé le 22 juin Une fois l appel de demandes lancé, vous trouverez sur le site Web du ministère tout ce dont vous avez besoin pour présenter une demande. Vous y trouverez notamment une trousse de demande contenant la formule de demande de même que des outils qui vous aideront à la remplir. Voici les cinq critères d évaluation des demandes dans le cadre de la quatrième vague. Il s agit des éléments de base à prendre en compte pour préparer une demande aussi complète que possible. 1. Gouvernance : Toute ESF doit être constituée en société à but non lucratif. Voici les modèles de gouvernance qu il est possible d adopter : i. gouvernance assurée par les fournisseurs de soins : société à but non lucratif régie par un conseil d administration composé de médecins; ii. gouvernance assurée par la collectivité : société à but non lucratif régie par un conseil d administration auquel siègent des représentants de la collectivité; iii. modèle de gouvernance mixte : société à but non lucratif régie par un conseil d administration réunissant des fournisseurs de soins et des représentants de la collectivité. 2. Ressources humaines : Les ESF sont multidisciplinaires et comptent des médecins de famille et une gamme d autres professionnels de la santé œuvrant chacun dans leur domaine de spécialité. La constitution de ces équipes doit correspondre à la taille de la population servie et à ses besoins en matière de soins de santé. Les équipes doivent comprendre des médecins de famille ainsi que d autres professionnels de la santé comme des infirmières praticiennes, des infirmières autorisées et d autres professionnels qui s engagent à collaborer pour offrir des soins de santé familiale complets, accessibles et coordonnés à une certaine population, y compris des patients qui actuellement ne disposent pas d un fournisseur de soins de santé familiale (p. ex., patients sans médecin désigné). 5

6 Elles doivent disposer de l engagement de médecins actuellement rémunérés selon un modèle admissible 1 pour une équipe de santé familiale ou disposés à adopter un tel modèle et prêts à accepter des patients actuellement sans médecin désigné. 3. Locaux : Pour favoriser la collaboration, le personnel, y compris les médecins, les divers professionnels de la santé et le personnel administratif, doit partager un espace sur un ou plusieurs emplacements. Le fait de trouver un lieu pouvant accueillir l équipe proposée et requérant peu de réaménagements ou de rénovations accélère le processus de mise en œuvre de l ESF. 4. Intégration des services de soins de santé familiale dans la collectivité et connaissance de la collectivité : il faudra montrer que vous connaissez le nombre de patients sans médecin désigné au sein de la population de la zone qui sera desservie par l équipe que vous proposez de mettre sur pied et l état de santé de la population (prévalence des maladies chroniques) et que les services de soins de santé familiale s intègrent ou s intégreront aux services déjà offerts au sein de la collectivité (ne pas offrir les mêmes services que les hôpitaux, les centres de santé communautaire, les cliniques dirigées par des infirmières praticiennes, les centres d accès aux soins communautaires, les foyers de soins de longue durée, les bureaux de santé locaux, etc.). 5. Technologie de l information : La mise en place d un système de gestion des services cliniques avec dossiers médicaux électroniques constitue un atout. Plus vous serez avancés dans la planification de ces cinq critères clés, plus le processus de mise sur pied d une ESF pleinement opérationnelle sera efficient, efficace et rapide. La formule de demande doit être soumise au plus tard le jour de l échéance clairement indiquée dans l appel de demandes. La trousse de demande comprend notamment la formule Demande d aide financière (subvention de démarrage). Une subvention de démarrage ponctuelle d au plus 2000 $ peut être fournie pour l embauche d une personne qui vous aidera à remplir la demande. La formule doit être soumise en même temps que la demande complète. La subvention ne peut être accordée avant le dépôt de la demande. À l étape de la demande de subvention, l ESF potentielle doit : soumettre une formule de demande de financement dûment remplie; présenter une demande de subvention de démarrage (facultatif). Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la première étape) la liste du matériel de référence Si votre groupe est retenu, vous recevrez du ministère une lettre de confirmation autorisant conditionnellement votre ESF à entreprendre l étape de la formation. On vous attribuera également une personne-ressource au sein du ministère qui vous aidera à franchir les étapes nécessaires pour mettre en œuvre votre ESF. 1 Voici les modèles de rémunération admissibles des médecins d une ESF : modèle de rémunération complémentaire combiné (accords du Groupe de médecins en milieu rural et dans le Nord), modèle de rémunération par capitation combiné (réseau de santé familiale ou organisation de santé familiale) et modèle de salaire combiné. 6

7 Deuxième étape : formation À ce stade, vous avez été invité par le ministère à entreprendre la mise sur pied de votre ESF. À chaque étape de la mise en œuvre, vous devrez accomplir du travail supplémentaire et vous bénéficierez du soutien et des conseils de votre personne-ressource au sein du ministère. À l étape de la formation de l équipe, vous établirez la structure de gouvernance qui précisera les responsabilités qui permettront d assurer la gestion de votre ESF. Le cadre de gouvernance comprend les dispositions relatives à la gestion financière. Ce cadre est essentiel pour que le ministère puisse vous accorder une aide financière et pour veiller à la mise sur pied d une solide structure de reddition de comptes et d établissement de rapports. Vous devrez alors : consulter le Guide de gouvernance et de reddition des comptes publié par le ministère; analyser les structures de gouvernance possibles et déterminer celle qui convient le mieux à votre organisation; mettre sur pied un comité de mise en œuvre de l ESF (celui-ci devrait comprendre d autres organismes sanitaires et communautaires qui participeront, avec l ESF, à l étape de la création ou à l étape opérationnelle); communiquer avec la personne-ressource au sein du ministère; veiller à ce que tous les guides et toutes les trousses à jour sur les ESF soient à la disposition de votre groupe; examiner les étapes et les échéanciers du processus de création (les rôles et les responsabilités du ministère et des proposants de l ESF); consulter le Guide de demande d une subvention pour la création d une équipe de santé familiale et remplir l Entente relative à une subvention pour la création d une équipe de santé familiale. Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la deuxième étape) la liste du matériel de référence Subvention pour la création d une équipe de santé familiale La subvention pour la création d une équipe de santé familiale vous permettra d embaucher les ressources nécessaires pour préparer votre plan d activités et votre plan opérationnel ainsi que pour réaliser les activités liées à la gouvernance et à la constitution en personne morale. Pour obtenir cette subvention, vous devrez signer un contrat ou une entente avec un gestionnaire de projets, un expert-conseil ou un spécialiste en la matière. Les titulaires de la subvention doivent exercer toute la diligence voulue et faire preuve de prudence dans l utilisation des fonds. Les fonds non utilisés devront être restitués au ministère. Voici les étapes à suivre après la réception des fonds : Ouvrez un compte bancaire distinct au nom de l ESF, dans lequel les fonds de démarrage et la future aide financière opérationnelle seront déposés, et fournissez les renseignements bancaires pertinents à votre personne-ressource au sein du ministère. 7

8 Embauchez un expert-conseil qui vous aidera à élaborer votre plan d activités et votre plan opérationnel. Vous trouverez une liste d experts-conseils habitués à travailler avec des ESF sur le site Web du Partenariat de l amélioration de la qualité et de l innovation à Consultez les diverses sources mentionnées dans les guides du ministère afin de vous aider à prendre une décision concernant les modalités de gouvernance appropriées. Si votre groupe est dirigé par des médecins, vous pouvez aussi consulter le conseiller juridique de l Ontario Medical Association, qui vous fournira des conseils et des modèles d entente relative à la gouvernance. Adoptez des mesures appropriées afin de confirmer le caractère juridique de votre structure de gouvernance, dont la constitution en personne morale dans le cas de groupes sans but lucratif ou de groupes de professionnels. Élaborez des règlements administratifs et établissez une mission qui vous aideront à prendre vos décisions. Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la deuxième étape) la liste du matériel de référence Troisième étape : planification stratégique et planification des programmes La planification stratégique est l aspect de la gouvernance qui consiste à prévoir les objectifs de votre ESF. Le processus de planification stratégique permettra d établir la vision de votre équipe, de fixer des objectifs à long terme, d élaborer des plans et procédures visant à atteindre ces objectifs et d évaluer si les objectifs ont été atteints. La planification à long terme aide les ESF à préciser leur vision relative aux services, notamment les moyens à mettre en œuvre pour répondre aux besoins en matière de santé de la population et pour déterminer s ils ont été comblés. À ce stade : Consultez le Guide de planification stratégique et de planification des programmes publié par le ministère pour obtenir un complément d information [ce guide contient un lien vers le Profil statistique des communautés canadiennes mis à jour par Statistique Canada pour aider à définir les caractéristiques démographiques des collectivités]. En collaboration avec le comité de création de votre ESF, déterminez la vision, la mission et les objectifs de l équipe dans le but de définir le rôle que celle-ci jouera dans la collectivité. Au fur et à mesure que de nouveaux membres se joindront à votre équipe, faites en sorte que tous les membres comprennent et partagent la vision, la mission et les objectifs de votre ESF. Précisez la population que vous desservirez en cernant ses caractéristiques démographiques et ses besoins en matière de santé et en déterminant la façon dont vous entendez répondre à ses besoins (pour obtenir un complément d information, consultez le Guide de gestion et de prévention des maladies chroniques et le Guide de promotion de la santé et de prévention des maladies). 8

9 Dressez la liste des programmes et des services que votre ESF a l intention d offrir pour répondre aux besoins de votre clientèle en matière de santé, en établissant des objectifs réalistes visant l amélioration de la santé. Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la troisième étape) la liste du matériel de référence Votre liste de programmes et de services doit tenir compte du fait qu il faudra 12 mois avant que votre équipe soit pleinement opérationnelle. Quatrième étape : soumission du plan d activités et du plan opérationnel À cette étape, vous devrez élaborer un plan d activités et un plan opérationnel pour votre équipe, avec l aide d un gestionnaire de projets ou d un expert-conseil. Ces plans porteront peut-être d abord sur des questions d ordre général. Au fur et à mesure que vous disposerez de ressources additionnelles, que vous cernerez davantage les besoins en matière de programmes et que vous poursuivrez les consultations avec la collectivité et les partenaires de la prestation des services de santé, il évoluera et se précisera. Vos prochaines démarches : Consultez le Guide d élaboration du plan d activités et du plan opérationnel publié par le ministère. (À ce stade, vous devrez également élaborer des plans de dotation et déterminer les modèles de rémunération des fournisseurs de services. Consultez les guides suivants : Guide de rémunération des médecins, Guide des méthodes de collaboration de l équipe, Guide de rémunération des fournisseurs interdisciplinaires et Guide sur les rôles et responsabilités des équipes multidisciplinaires. Le ministère surveillera de près les prévisions et les projections établies dans le plan d activités et le plan opérationnel.) Préparez un plan d activités et un plan opérationnel détaillés. (Ces plans énonceront les besoins en personnel et en locaux de votre ESF et indiqueront le soutien en ressources qui proviendra de la collectivité. Pour obtenir un complément d information, consultez les guides suivants : Guide des partenariats de financement communautaires et d intégration des programmes et des services et Guide sur le financement transitoire.) Lorsque le ministère aura approuvé votre complément de personnel, établissez et présentez les éléments suivants : un budget détaillé des coûts indirects, le plan des locaux (y compris les frais de rénovation), ainsi que les derniers coûts ponctuels concernant les programmes et l équipement médical, les appareils de traitement de l information, le mobilier de bureau et le matériel connexe. Vous devrez préparer une demande spéciale de financement de transition (amélioration des locaux, ameublement et équipement) en fonction du complément de personnel approuvé pour votre ESF, dès que votre plan d activités aura été approuvé par le ministère. Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la quatrième étape) la liste du matériel de référence 9

10 Le plan d activités et le plan opérationnel que vous aurez soumis seront évalués par le ministère. Votre personne-ressource au sein du ministère vous rencontrera pour discuter de votre demande; elle pourrait vous demander d y apporter des modifications. Cinquième étape : préparation à la mise en œuvre À ce stade, vous aurez terminé l élaboration de tous vos plans, et vous aurez tenu des discussions au sein de votre collectivité et avec d autres fournisseurs locaux. Vous commencerez à embaucher les ressources et à trouver l espace nécessaire au fonctionnement de votre ESF. Le ministère aura examiné votre plan d activités et votre plan opérationnel et approuvé un complément de fournisseurs de services multidisciplinaires et de personnel administratif. Vous aurez rencontré votre personne-ressource au sein du ministère pour discuter de l approbation de votre plan d activités et de votre plan opérationnel, ainsi que des principales tâches à accomplir pour mettre en œuvre les services de votre équipe. Chaque ESF devra préparer un plan de mise en œuvre axé sur sa situation particulière. Voici en gros les mesures clés à prendre pour que votre ESF devienne opérationnelle : Votre ESF devra présenter une nouvelle demande de budget pour les coûts indirects et les coûts ponctuels de la première année de fonctionnement, révisée en fonction du complément approuvé de fournisseurs de services multidisciplinaires et de personnel administratif. Votre ESF devrait recruter et embaucher rapidement un responsable administratif pour mener à bien ou diriger les principales activités à entreprendre pour rendre l équipe opérationnelle. Il pourrait s agir notamment de recruter des ressources humaines ou de servir de personne-ressource principale pour les communications avec les intervenants internes et externes de votre ESF, y compris le ministère. Votre ESF devra prévoir des locaux adéquats pour accueillir votre complément de personnel approuvé pour la première année. Consignez et documentez votre plan concernant les locaux et les coûts d amélioration des installations s y rapportant à l aide de la liste de vérification pour l amélioration des installations (phase 1) figurant dans le Guide sur le financement transitoire. (Ces deux outils vous aideront à préparer les plans d étage et les schémas d utilisation des locaux et à consigner le détail du bail relatif à chaque emplacement que l équipe occupera dans l exercice de ses fonctions. Votre personne-ressource au sein du ministère sera à votre disposition si vous avez besoin d aide dans cette démarche.) Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la cinquième étape) la liste du matériel de référence Certaines ESF devront prendre des dispositions temporaires relativement aux locaux pendant la préparation d un plan détaillé d expansion ou d amélioration des installations. Votre personne-ressource au sein du ministère pourra répondre à vos questions, discuter des différentes solutions possibles et vous dire quels renseignements vous devrez lui fournir pour lui permettre d évaluer et d approuver des dispositions concernant l acquisition provisoire de locaux adéquats pour votre équipe. Une fois vos activités et votre complément de personnel approuvés pour la première année, votre personne-ressource au sein du ministère préparera une entente de financement. Cette entente sera adaptée au modèle de gouvernance de votre ESF. Elle comprendra un plan de services précisant le nombre actuel de patients ainsi qu une cible concernant le nombre de patients à inscrire au 10

11 cours du premier exercice. Le budget préliminaire comprend généralement les salaires et les avantages sociaux du complément de personnel approuvé pour votre équipe. Une aide financière ponctuelle est également prévue pour couvrir les frais liés au recrutement de ressources adéquates. Lorsque l entente sera en place, le financement pourra être versé à votre équipe afin d appuyer vos projets de recrutement et de vous permettre de payer les divers professionnels de la santé et le personnel administratif. Un financement supplémentaire pour les coûts indirects et les coûts ponctuels sera approuvé et versé à votre ESF par modification du budget prévu dans l entente de financement, ceci lorsque le ministère aura examiné et approuvé votre demande révisée de financement pour les coûts indirects et les coûts ponctuels de la première année de fonctionnement. Si l utilisation d un modèle d inscription des patients est un concept nouveau pour les médecins et le personnel de soutien de votre ESF, vous pourriez demander à votre personne-ressource au sein du ministère d organiser une séance d information sur l inscription des patients, la facturation et les paiements. Si vous avez pu recruter un ou plusieurs nouveaux médecins au sein de votre ESF, vous devrez obtenir les formules et les documents nécessaires à l inscription des patients. Consultez le Guide d inscription des patients et le Guide du service téléphonique d aide médicale (STAM) pour obtenir des précisions à ce sujet. Autres activités préparatoires à la mise en œuvre : Choisissez et mettez en place un ensemble adéquat d avantages sociaux. Veillez à établir les politiques et les procédures régissant le personnel. Planifiez et organisez une formation qui répondra aux besoins du personnel. Faites l acquisition des fournitures et du matériel approuvés par le ministère. Si ce n est déjà fait, déterminez vos besoins en matière d information clinique et choisissez votre système de gestion des services cliniques. (Pour obtenir un complément d information, consultez le Guide de la technologie de l information et reportez-vous au troisième point figurant en retrait de la marge, sous la rubrique «étape opérationnelle» présentée plus loin.) Une fois que votre équipe aura sélectionné un système de gestion des services cliniques, faites parvenir à votre personne-ressource au sein du ministère une demande détaillée de financement de la technologie de l information non destinée aux médecins. Après avoir mené un processus concurrentiel de recherche d assurance, faites parvenir à votre personne-ressource au sein du ministère une preuve d assurance et un état des coûts s y rapportant. Demandez à un vérificateur externe autorisé de vérifier vos états financiers et leur conformité aux ententes en vigueur. Vous êtes tenus de présenter au ministère des états financiers vérifiés. Établissez des systèmes et des processus permettant aux médecins et aux autres membres du personnel clinique de consigner les renseignements nécessaires à la présentation des rapports exigés du ministère et aux fins de paiement. Envisagez la possibilité de former : 11

12 (a) un comité consultatif communautaire qui pourrait conseiller votre ESF; (b) une structure de comités internes afin de favoriser la communication et la prise de décisions au sein de votre équipe. Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la cinquième étape) la liste du matériel de référence Sixième étape : étape opérationnelle À ce stade, votre ESF aura recruté ses fournisseurs de soins de santé et établira une équipe qui travaillera en collaboration. Voici les principales activités à effectuer à cette étape : élaborer et mettre en œuvre des programmes ciblés à l intention des patients en fonction de besoins précis; veiller à ce que les programmes s accompagnent d objectifs définis et mesurables qui permettront à votre équipe d en évaluer les résultats et, au besoin, de les adapter; veiller à ce que les systèmes de prestation des services et les activités administratives soient pleinement conformes aux dispositions de votre entente relative à la création de l ESF; présenter à intervalles réguliers au ministère les états financiers et les rapports utiles, notamment sur les services, conformément aux calendriers présentés dans les ententes signées. Vous trouverez à l appendice 1 (section portant sur la sixième étape) la liste du matériel de référence Où puis-je obtenir plus de renseignements? Chaque ESF potentielle ayant reçu l autorisation conditionnelle de passer à l étape de la formation de l équipe se verra attribuer une personne-ressource au sein du ministère. Cette personne vous servira de guide dans les diverses tâches menant à la formation d une ESF. Si aucune personne-ressource au sein du ministère ne vous a été attribuée, veuillez consulter le site Web du ministère pour communiquer avec nous : 12

13 Appendice 1 : Les six étapes de l élaboration et les activités correspondantes Étapes de l élaboration et activités c orrespondantes Étape Activité correspondante et matériel de référence pertinent 1. Demande de subvention Obtenir les renseignements nécessaires pour soumettre votre demande initiale au ministère Introduction aux équipes Santé familiale Formulaire de demande relatif à la création d équipes Santé familiale vague 4 Instructions pour remplir le formulaire de demande relatif à la création d équipes Santé familiale Demande d aide financière (fonds de démarrage) 2. Formation de l équipe Établir la structure de gouvernance de votre ESF 3. Planification stratégique et planification des programmes 4. Soumission du plan d activités et du plan opérationnel 5. Préparation à la mise en œuvre Guide de gouvernance et de reddition des comptes Guide de demande de subvention pour la création d une équipe de santé familiale Planifier une méthode durable de prestation des services et les mesures que votre ESF prendra pour répondre aux besoins de la population en matière de santé Guide de planification stratégique et de planification des programmes Guide de gestion et de prévention des maladies chroniques Guide de promotion de la santé et de prévention des maladies Guide des méthodes de collaboration de l équipe Élaborer le plan d activités et le plan opérationnel de votre ESF Guide d élaboration du plan d activités et du plan opérationnel Exemples de plans d activités et de plans opérationnels Operational Plan Funding Application Template (Budget/Service Plan Schedules) Guide de rémunération des médecins Guide des méthodes de collaboration de l équipe Guide de rémunération des fournisseurs interdisciplinaires Guide sur les rôles et responsabilités des équipes multidisciplinaires Guide d intégration des services de santé en français à l intention des équipes Santé familiale Guide des partenariats de financement communautaires et d intégration des programmes et des services Guide de la technologie de l information Guide des communications Directives révisées sur l identité visuelle des équipes Santé familiale (lettre de présentation) Family Health Team Visual Identity Guidelines Commencer à embaucher les ressources et à trouver l espace nécessaires au fonctionnement de l ESF après approbation de votre plan d activités et de votre plan opérationnel Guide de rémunération des médecins Guide de rémunération des fournisseurs interdisciplinaires Designing Channels for Health Guide sur le financement transitoire Guide de la technologie de l information 13

14 Étapes de l élaboration et activités c orrespondantes Élaborer et mettre en œuvre des programmes ciblés pour les patients selon les besoins 6. Étape opérationnelle définis, après le recrutement des fournisseurs de soins de santé qui composeront votre ESF Guide d inscription des patients Guide du service téléphonique d aide médicale Guide d obtention d un permis d établissement de santé autonome Guide de la technologie de l information Designing Channels for Health Guide sur le financement transitoire 14

15 Appendice 2 : Liste de vérification de la mise en œuvre d une équipe de santé familiale ISBN , n o de cat Juillet 2009 Imprimeur de la Reine pour l Ontario 15

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