Vue d'ensemble des interfaces

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1 Vue d'ensemble des interfaces Sage 50

2 Vue d'ensemble des interfaces /9 Contenu 1. Logiciel Sage 50 un système ouvert... 3 Vue d'ensemble des interfaces Connexion On-Line via SOK Automation Server (comptabilités) Adresses Les comptes tiers Offre, Commande, Facture Statistiques Paiements anticipés Gestion des rappels Connexion off-line via Sage 50 BeamNT (comptabilités) Format TAF (Tagged Format) Format Beam CSV (format séparé par la virgule) Connexion en temps réel via OLE Server (Gestion commerciale) Connexion off-line via l'interface Sage (Gestion commerciale)... 9

3 Vue d'ensemble des interfaces /9 1. Logiciel Sage 50 un système ouvert Dans SAGE 50, il y a de nombreuses possibilités d'intégration pour des applications de tiers. Il y a, de base, la possibilité d'une intégration "offline via BeamNT (interface pour la comptabilité) ou INTERFACE (interface pour la gestion commerciale) et la connexion "on-line" via Sage 50 SOK Automation Server (Comptabilité) ou OLE-Server (Gestion commerciale). La connexion "on-line" (en temps réel) est généralement préférable, car de cette façon on réalise une intégration beaucoup plus poussée. Les expériences avec SOK et OLE-Server ont indiqué que cette technique est très facile à appliquer et garantit une intégration sécurisée et soignée. Vue d'ensemble des interfaces Comptabilités : Gestion commerciale : SOK: BeamNT: Adress-Interface: OLE-Server: INTERFACE: Ensemble comptable (Compta, Débit, Crédit, Options de paiement) Gestion des ventes et des achats Utilise dans votre logiciel les objets et les procédures des comptabilités. Importation de fichiers ASCII (comptabilités). Utilisation d'adresses externes à la place des adresses internes (comptabilités). Utilise dans votre logiciel les objets et les procédures de la gestion commerciale. Importation de fichiers ASCII (gestion commerciale).

4 Vue d'ensemble des interfaces /9 2. Connexion On-Line via SOK Automation Server (comptabilités) À l aide de SOK Automation Server (SOK), vous pouvez utiliser les objets et les procédures des comptabilités dans vos programmes et ainsi réaliser facilement une intégration des produits Sage 50. La documentation, l'aide et les exemples pour la programmation avec les objets des comptabilités OLE se trouvent dans le SOK. Vous trouvez les renseignements complémentaires, respectivement l'énumération de tous les objets dans la documentation : fibusdk.doc La distinction entre une application de tiers et Sage 50 se trouve le plus souvent d'une part, entre les adresses et les comptes tiers et, d autre part, entre des commandes et les postes ouverts. Voici un tableau de ces distinctions : Application de tiers Sage 50 Adresse Offre, Commande, Facture Paiement anticipé Rappels avec frais de rappels Statistiques fondées sur les articles Comptes tiers Postes ouverts Note de crédit Rappels sans frais de rappels. Statistiques sur le chiffre d affaires. 2.1 Adresses Une solution de tiers sert principalement à la gestion des adresses ou des clients. Celle-ci doit être adaptée aux besoins spécifiques de la branche d'activité et de l'application. Sage 50 utilise des adresses uniquement limitées et gère toutes les données comptables dans un compte tiers (CT). Ce CT a seulement une référence à une adresse. Les adresses sont gérées soit dans la gestion interne des adresses ou dans une application externe. Sage 50 affiche l'adresse lors du traitement des CT et l'utilise dans l'impression des rappels et des relevés de compte. Intégration des adresses Dans la comptabilité Sage 50, il est possible de définir par mandat, si c'est la gestion interne ou externe des adresses qui doit être utilisée. Une gestion externe des adresses est "connectée" au travers d'une interface appelée "Adress-Integration". Différentes intégrations d'adresses peuvent être utilisées comme modèles dans Sage 50. Sage 50 met à disposition deux différentes DLL pour intégrer les adresses externes. La nouvelle AdrSQL.dll permet d'accéder aux adresses de bases de données de type SQL, et l'ancienne Adress32.dll uniquement à celles de MS-Access. L'Adress-Integration peut également être intégrée directement dans le SOK. Cette variante est particulièrement intéressante, s'il existe déjà une interface OLE pour la comptabilité Sage 50. Pour obtenir davantage de détails concernant "Adress-Integration", nous vous renvoyons aux documents suivants : Adress-Integration.doc: Adress-Integration externe au travers d'ado pour l'accès aux bases de données SQL avec les fournisseurs d'accès OLE-DB. Avec cette interface, les données d'adresses peuvent être réparties sur plusieurs tables. Adrint.doc: Adress-Integration externe au travers de DAO3.6 pour accéder à MS-Access. Les données d'adresses doivent se trouver dans une seule table.

5 Vue d'ensemble des interfaces /9 2.2 Les comptes tiers Un compte tiers est considéré dans la comptabilité Sage 50 comme un sous compte débiteur-collectif (ou créancier-collectif). La somme des soldes des comptes tiers raccordés à un compte collectif, produit le solde du compte collectif. Toutes les écritures concernant le client X sont gérées sur le compte tiers de ce client. Lorsque l'adresse devient un client, un compte tiers doit être ouvert pour ce dernier. Il peut auparavant sans autre être géré comme une simple adresse. L'application tierce ouvre via SOK, selon sa propre logique de programme, un compte tiers qui convertit cette Adresse en Client. À ce stade, des données complémentaires du CT peuvent également être définies (conditions de paiements, relation bancaire, etc.). Un CT est géré sous un numéro de CT - une notion numérique. Souvent des numéros sont également attribués pour des adresses. Ces deux numéros sont indépendants l'un de l'autre. Cependant, il s'est souvent avéré judicieux, lors de l'ouverture d'un CT, d'utiliser le même numéro que celui de l'adresse en tant que numéro de CT. Remarques : Le numéro de CT n'est pas une notion alphanumérique, mais un chiffre. Le numéro d'adresses de l'application tierce est enregistré dans la comptabilité de Sage 50 comme une notion de 13 positions au maximum, qui peut également contenir des caractères. Le CT est, comme nous l'avons mentionné, raccordé à un compte collectif de la comptabilité, dans lequel la devise du CT est également déterminée. Si est une adresse (client) doit gérer plusieurs devises, plusieurs CT doivent également être ouverts pour ce client/adresse. Si maintenant, dans l'application tierce, l'adresse est affichée à l'écran, les informations comptables peuvent également être reprises et affichées via SOK. Il s'agit alors de : limites de crédit, montants ouverts, d'informations de PO, de relation bancaire, d'extrait de compte, etc. Il est effectivement important, avant l'ouverture d'une nouvelle commande ou lors d'un contrôle du statut d'un client, de pouvoir faire appel à de telles informations. SOK offre ici toutes les possibilités. 2.3 Offre, Commande, Facture Cela est le plus souvent au cœur de l'application tierce. Dans la pratique, une commande passe par différentes phases jusqu'à ce qu'une facture soit générée. La comptabilisation des factures représente la liaison essentielle entre une application tierce et la comptabilité Sage 50. À ce stade, un poste ouvert (PO) est généré dans la comptabilité par la facturation. Il en va de même via SOK. Dans Sage 50, il en résulte un PO avec numéro PO = numéro de facture et toutes les écritures qui documentent l'origine du PO. Les écritures importantes pour la TVA sont également générées ici. Les paiements anticipés ou les acomptes peuvent aussi immédiatement être pris en compte. Ce processus sera directement généré pour chaque facture ou transféré dans une procédure depuis laquelle toutes les factures en suspens seront comptabilisées. En même temps, les mouvements de stock seront le plus souvent également effectués - avec la date et le numéro de facture. Ceux-ci servent aux statistiques ultérieures dans l'application tierce. Les PO sont, pour leur part, gérés dans Sage 50 CT comme sous comptes des CT respectifs. Il est possible de gérer un nombre illimité de PO pour un client (un CT). Attention : Sage 50 continue de gérer l'enregistrement comme PO bien que la facture soit déjà payée et ne soit plus ouverte. Si l'on travaille avec les bulletins de versement bleus, une autre liaison importante a lieu lors de l'impression de la facture. L'identification dans la ligne de référence du BVR bleu doit également être enregistrée, car Sage 50 l'utilise plus tard pour la comptabilisation au moment de la réception du fichier de paiement, pour trouver le PO dans le système. À la comptabilisation du PO, tout le numéro de référence de 16 ou 27 chiffres peut être transmis à la comptabilité pour que ce processus soit assuré. L'identification peut être exécutée dans la comptabilité également sur le numéro de facture (numéro PO), mais elle doit cependant, dans ce cas, être enregistrée toujours à la même place dans la ligne de référence.

6 Vue d'ensemble des interfaces /9 2.4 Statistiques Les statistiques générées sur la base des articles vendus sont l'affaire de l'application tierce. Si celles-ci doivent se fonder sur les "factures payées, l'application tierce doit aller chercher périodiquement quelles factures sont payées via SOK depuis Sage 50, et reprendre cette information dans les données statistiques correspondantes. Sage 50 permet d'obtenir sous différentes formes des statistiques sur le chiffre d'affaires. Les sélections des chiffres d'affaires à prendre en compte doivent être gérées depuis le code CT. Dans ce code, l'application tierce peut retenir les différentes informations qui peuvent être exploitées au moment de la création de la liste de chiffres d'affaires. Ce sont : les codes représentant, les codes de rayon, etc. Le code CT peut être également activé et modifié via SOK par l'application tierce. 2.5 Paiements anticipés Le plus souvent, le problème n'est pas le processus d'écriture en lui-même, mais au contraire la gestion des paiements anticipés déjà pris en compte. Comment sait-on, au moment de l'écriture de la facture, que ce client a déjà effectué un paiement anticipé? C'est-à-dire que, si uniquement la comptabilité Sage 50 est utilisée, la gestion des paiements anticipés doit être gérée manuellement, par exemple avec Excel. Mais il n'est pas toujours garanti que l'on pense qu'éventuellement un paiement anticipé a déjà été effectué. Une gestion de tels paiements anticipés devrait idéalement se trouver dans la facturation ou dans la gestion commerciale utilisée. Le client aimerait pouvoir immédiatement voir que son paiement anticipé est déjà déduit de la facture. Un paiement anticipé doit ainsi pouvoir être saisi dans la facturation sur une adresse déterminée. Le comptable décide de son côté, selon le mode de décompte de TVA, si c'est avec ou sans TVA. Le paiement anticipé est alors inséré dans un fichier et la comptabilisation a lieu directement dans la comptabilité via SOK. Les paiements anticipés ou les acomptes éventuels peuvent être ainsi gérés par client. Exemple d'écriture : Exemple d'écriture via SOK (au choix avec ou sans TVA, voir également l'entrée 2104): Banque / Paiements anticipés des clients 20'000.- Dès qu'une facture est saisie sur une adresse pour laquelle un paiement anticipé a déjà été comptabilisé, un message correspondant devrait apparaître. Deux possibilités devraient alors être à disposition. Tout d'abord la compensation directe du paiement anticipé avec la facture (avec ou sans TVA, en partant du code TVA qui a été utilisé lors de la comptabilisation du paiement anticipé). Les postes ouverts correspondants et l'écriture lui appartenant en résultent via SOK dans la comptabilité des débiteurs : Débiteurs (PO) / 106'500.- / Produit de marchandises 100'000.- / Impôt sur le chiffre d'affaires (TVA). 6'500.- Pmt. anticipés clients/ 18' Impôt sur le chiffre d'affaires (TVA). 1' Si le paiement anticipé devait cependant être plus élevé que le montant de la facture (par exemple pour une facture partielle), la totalité du paiement anticipé ou bien une partie devrait être imputée. Ce décompte devrait être effectué via SOK directement dans la comptabilité et la facture déclencher le poste ouvert et l'écriture lui appartenant dans la comptabilité des débiteurs. L'utilisateur détermine quel montant d'un paiement anticipé est pris en compte dans la facture et est ainsi compensé et combien doit être imputé. Seule la fonction de payer un paiement anticipé doit encore exister et être en conséquence équilibrée via SOK avec la comptabilité. 1 ère écriture : => imputation du paiement anticipé, comptabilisation via SOK dans la comptabilité. Pmt. anticipés clients/ Débiteurs 18' ème écriture: => écriture de la facture, comptabilisation via SOK dans la comptabilité débiteurs Débiteurs (PO) / 106'500.- Produit de marchandises 100'000.- Impôt sur le chiffre d'affaires (TVA). 6'500.-

7 Vue d'ensemble des interfaces /9 2.6 Gestion des rappels La gestion des rappels est en règle générale gérée dans la comptabilité. Mais si le rappel doit être relié à la répétition de la commande ou à l'utilisation de frais de rappel, il est préférable de réaliser la solution à l'aide de la gestion commerciale. Les formulaires correspondants sont déjà implémentés et peuvent également être utilisés dans ce but. 3. Connexion off-line via Sage 50 BeamNT (comptabilités) La connexion off-line d'une application tierce aux comptabilités Sage 50 est réalisée avec l'outil BeamNT. BeamNT traite les fichiers ASCII créés par l'application tierce (nommés fichiers de transactions). La solution de branches d'activité enregistre séquentiellement toutes les transactions dans un ou plusieurs fichiers. Ils contiennent les adresses, les CT et les PO à créer. Si l'on démarre BeamNT, ce fichier est copié (fichier de Backup) et rebaptisé (fichier de travail). Il existe donc ainsi deux fichiers qui portent les noms BEAMNT.WRK et BEAMNT.BAK et qui se trouvent dans le répertoire du mandat. Cela est géré de cette façon afin que la solution de branches d'activité externe génère immédiatement des transactions. Le fichier BEAMNT.BAK n'est plus alors utilisé, il sert de copie de sécurité. Le fichier BEAMNT.WRK est lu et traité par BeamNT. S'il y a des erreurs, elles sont enregistrées dans un protocole d'erreur. Les transactions erronées sont enregistrées dans un fichier (transactions rejetées) afin que l'on puisse les relire en cas de besoin. Comme le fichier de transaction est traité séquentiellement, les adresses doivent être créées avant les comptes tiers et ceux-ci avant les PO (naturellement, uniquement si l'adresse ou le compte tiers n'existe pas encore). La comptabilisation des fichiers ainsi générés peut être traitée en permanence ou à la demande par BeamNT. Le flux des données de BeamNT fonctionne uniquement dans un sens, c'est-à-dire depuis l'application externe vers l'ensemble comptable Sage 50. Le maniement de BeamNT Tools est décrit en détail dans le document BeamNT- Tool.doc. BeamNT supporte trois formats différents de données. les formats TAF, Beam et CSV. Il est recommandé d'utiliser le format TAF. Selon le format de données sélectionné, diverses informations peuvent être importées dans les comptabilités Sage 50. Seuls les types de données d'adresse, de CT, de PO et de détails de PO (écritures) peuvent être importés à l'aide du format Beam. Plus d'informations (décrits dans les documents détaillés) peuvent être importées avec les formats CSV et TAF). 3.1 Format TAF (Tagged Format) Le format TAF : a été développé grâce aux expériences acquises du format CSV est un format orienté objet. peut contenir, déplacer plusieurs objets dans le même fichier. permet d'écrire des données dans la comptabilité générale, dans celle des débiteurs et dans celle des créanciers. Les fichiers TAF sont structurés par blocs, identifiés par un champ bloc. Un ou plusieurs champs (dénommés Tags) sont générés avec une valeur dans ces blocs. Les blocs sont séparés par des {accolades} '{ }'. {Block-Tag Tag=Wert [Tag=Wert] [ ]} Block-Tag identifie le bloc, par exemple, "Adr" pour un objet d'adresses

8 Vue d'ensemble des interfaces /9 Tag détermine la valeur que l'on veut utiliser, p. ex. "AdrId" pour le numéro d'adresses. Wert, le texte ou le numéro du tag. Exemple : {Blg BlgNr=47 Date= Orig=0 MType=2 {Bk AccId=1000 ValNt= Text= Ecriture de test} {Bk AccId=6000 ValNt=93.90 ValTx=6.1 TaxId=TVA80 Text= Ecriture de test} {Bk AccId=2016 ValNt=6.10 ValTx=93.90 Text="8.0% de 9260"} Vous trouverez des informations plus complètes et des cas spéciaux de format TAF dans la documentation : BeamNT-Tool.pdf Vous pouvez consulter la description des champs dans la documentation suivante : TAFFormat.pdf 3.2 Format Beam Das Beam-Format: fonctionne de façon similaire au format CSV, mais différentes données peuvent être transmises dans un fichier. permet uniquement les données adresses, CT, écritures, pièces et PO. permet uniquement des écritures pour les comptabilités des débiteurs et des créanciers. est petit à petit remplacé par le format TAF. Exemple de sfbbeam.txt (présent dans chaque mandat Westlox) : ADRESSE,WRITE,00001,ABEGGZUERI,,Abegg Immobilien AG OP,WRITE,971112,00001,,, ,R,,Lieferung Park Hotel DETAILOP,WRITE,971112,3200,,111.00,,TVA80,TRUE Vous trouverez des informations plus complètes sur le format Beam dans la documentation : BeamNT-Format.pdf 3.3 CSV (format séparé par la virgule) Le format CSV : contient dans la première ligne les champs dans l'ordre dans lequel ils doivent être lus. contient dans la deuxième, et dans les lignes suivantes, les données proprement dites. une ligne représente un record. permet d'écrire des données dans la comptabilité générale, dans celle des débiteurs et dans celle des créanciers. 4. Connexion en temps réel via OLE Server (Gestion commerciale) A l'aide du server OLE de la gestion commerciale Sage 50, vous pouvez utiliser les objets et les procédures de cette dernière dans vos programmes, et ainsi réaliser facilement une intégration des produits Sage 50. La documentation, les outils et les exemples pour la programmation avec les objets OLE de la gestion commerciale se trouvent dans le server OLE de cette dernière. Pour plus d'informations détaillées reportez-vous à la documentation : OLE-Server QuickGuide.doc et OLE-Server.doc

9 Vue d'ensemble des interfaces /9 5. Connexion off-line via l'interface Sage (Gestion commerciale) La connexion off-line d'une application de tiers à la gestion commerciale Sage 50 est réalisée avec l'outil INTERFACE. INTERFACE est un outil performant, fiable et efficace pour l'importation de données externes dans la gestion commerciale. Les composants des adresses et des données d'article ainsi que les documents avec détail des positions sont d'abord préparés dans un tableau Excel et sont enregistrés en format DIF (Date Interchange Format). Ces fichiers peuvent ensuite être repris, directement et facilement dans la gestion commerciale à l'aide d'interface. Vous pouvez à tout moment décider quels enregistrements doivent être repris dans quels champs de la base de données de la gestion commerciale et être, si requis, immédiatement modifiés. Tous les réglages peuvent être enregistrés pour qu'ils soient immédiatement à votre disposition lors de la prochaine importation de données. Par exemple, les données d'un server peuvent à tout moment être automatiquement lues avec l'interface. En outre, à l'aide de l'interface, des données de la gestion commerciale peuvent être facilement échangées entre différentes stations de travail qui ne sont pas connectées en réseau.

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