M A R C H E D E S E R V I C E S. Création d'une liste de Notaires. Cahier spécial des charges n. Pouvoir adjudicateur : Personne de contact :

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1 D.A.U. Département de l'aménagement Urbain RÉGIE FONCIÈRE M A R C H E D E S E R V I C E S Création d'une liste de Notaires Cahier spécial des charges n Pouvoir adjudicateur : Personne de contact : Mode de passation procédure négociée sans publicité Adresse d envoi des offres Remise des offres Au plus tard

2 Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES... 4 I.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ... 4 I.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR... 4 I.3 MODE DE PASSATION... 4 I.4 DÉTERMINATION DES PRIX... 4 I.5 SÉLECTION QUALITATIVE... 5 I.6 FORME ET CONTENU DES OFFRES... 5 I.7 DÉPÔT DES OFFRES... 6 I.8 OUVERTURE DES OFFRES... 6 I.9 DÉLAI DE VALIDITÉ... 6 I.10 CRITÈRES D ATTRIBUTION... 6 I.11 VARIANTES LIBRES... 7 I.12 CHOIX DE L OFFRE... 7 II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES... 8 II.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT... 8 II.2 CAUTIONNEMENT... 8 II.3 RÉVISIONS DE PRIX... 8 II.4 DURÉE... 8 II.5 DÉLAI DE PAIEMENT... 8 III. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES... 9 III.1 PRESTATION FAISANT L OBJET DU MARCHÉ... 9 III.2 EXÉCUTION DES PRESTATIONS... 9 ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE ANNEXE B INVENTAIRE P. 2

3 Pour toute information concernant le présent cahier des charges, contacter: Réglementation en vigueur 1. Loi du 24 décembre 1993 (MB du ) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications ultérieures; 2. Arrêté royal du 8 janvier 1996 (MB du ) relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, et ses modifications ultérieures; 3. Arrêté royal du 26 septembre 1996 (MB du ) établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ainsi que l annexe à cet Arrêté royal concernant le Cahier Général des Charges, et ses modifications ultérieures; 4. Règlement général pour la protection du travail (RGPT); 5. Loi hypothécaire du 16 décembre 1851; 6. Loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat; 7. Arrêté royal du 16 décembre 1950 portant le tarif et honoraires des notaires; 8. Circulaire du Ministre des Pouvoirs locaux relative aux ventes d'immeubles ou acquisitions d'immeubles par les communes, les provinces et les CPAS, et l'octroi de droits d'emphytéose ou de superficie. Dérogations, précisions et commentaires Néant P. 3

4 I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation d'attribution d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 24 décembre 1993 et à l arrêté royal du 8 janvier 1996 et ses modifications ultérieures. I.1 Description du marché Objet des services: Création d'une liste de Notaires. Commentaire: L'objectif de ce marché est la constitution d'une liste de 3 notaires (par le biais s'un accord-cadre) chargés du conseil, de la rédaction d'actes et de la passation de ceux-ci. I.2 Identité du pouvoir adjudicateur Le Collège communal de la I.3 Mode de passation Conformément à l article 17, 2, 1 a (montant du marché HTVA inférieur au seuil de ,00 ; catégorie de services 21) de la Loi du 24 décembre 1993, le marché est passé par procédure négociée sans publicité. I.4 Détermination des prix Les frais et honoraires seront déterminés selon les règles applicables à la profession. P. 4

5 I.5 Sélection qualitative Le formulaire d offre doit être accompagné des pièces suivantes: Situation juridique du soumissionnaire - références requises (critères d'exclusion) * Une déclaration sur l'honneur attestant que le soumissionnaire : - n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude ou le blanchiment de capitaux - n'est pas en état de faillite ou de liquidation; - n'a pas fait l'aveu de sa faillite et n'a pas fait l'objet d'une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire; - n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; - est en règle quant aux paiements des cotisations de sécurité sociale; - est en règle quant aux paiements de la TVA et de ses impôts; - en matière professionnelle, n'a pas commis de faute grave; - ne s'est pas rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant ces renseignements. * Une attestation prouvant que le soumissionnaire est en règle quant au paiement de ses cotisations de sécurité sociale. Capacité économique et financière du soumissionnaire - références requises (critères de sélection) La preuve d'une assurance couvrant les risques professionnels. Capacité technique du soumissionnaire - références requises (critères de sélection) *la preuve que le soumissionnaire a obtenu la licence/le master en droit et en notariat, *la preuve d'avoir accomplit un stage d'au moins trois ans, dans une étude notariale; *la preuve que le soumissionnaire est notaire; *tout document permettant au pouvoir adjudicateur d'apprécier la qualité et l'expérience du soumissionnaire. I.6 Forme et contenu des offres Le soumissionnaire établit son offre en français en double exemplaire et complète le métré récapitulatif ou l inventaire sur le modèle annexé au cahier des charges le cas échéant. Si le soumissionnaire établit son offre sur d autres documents que le formulaire prévu, il atteste sur chacun de ceux-ci que le document est conforme au modèle prévu dans le cahier spécial des charges. Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés par celui-ci. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. Le prix de l'offre sera exprimé en EURO. Les éventuelles réductions doivent toujours être décomptées du prix unitaire et ne sont pas indiquées séparément. P. 5

6 I.7 Dépôt des offres L'offre établie sur un support papier est remise par lettre ou par porteur au pouvoir adjudicateur. Elle est glissée sous pli définitivement scellé, portant l'indication de la référence au cahier spécial des charges (2011 désignation notaires). En cas de dépôt, l'offre doit parvenir au service de la En cas d'envoi par la poste, ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme indication l'adresse indiquée dans le cahier spécial des charges et la mention " OFFRE ". Cette seconde enveloppe doit être adressée à: L offre doit parvenir à l administration au plus tard le 04/05/12, que ce soit par envoi normal ou recommandé ou par dépôt à l adresse susmentionnée. I.8 Ouverture des offres Il n y a pas d ouverture des offres en séance publique. I.9 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours calendrier, prenant cours le lendemain du jour de l'ouverture des offres. I.10 Critères d attribution Les critères qui suivent sont d application lors de l attribution du marché: N Description Poids 1 disponibilité 40 -heures d'ouverture de l'étude -facilité des contacts -continuité des activités de l'étude 2 méthodologie opérationnelle et relationnelle 40 -délai de rédaction des documents et délai de transmission de ceux-ci; -gestion personnelle ou non des dossiers qui lui sont confiés; -mesures de sauvegarde des données; -contact avec le client. 3 présentation et complétude de l'offre 20 - L'offre répond à la demande formulée dans le cahier spécial des charges; - elle est formulée de manière claire et précise. Une certaine valeur a été attribuée à chaque critère. Sur base de l évaluation de tous ces critères, tenant compte de la valeur attribuée à chacun, le marché sera attribué au soumissionnaire présentant l offre la plus avantageuse suivant cette évaluation. P. 6

7 I.11 Variantes Aucune variante libre, obligatoire ou facultative n est autorisée. I.12 Choix de l offre L administration choisit l offre régulière économiquement la plus avantageuse (en tenant compte des critères d attribution). Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte sans conditions toutes les clauses du Cahier spécial des Charges et renonce à toutes les autres conditions, y compris ses propres conditions de vente même lorsque celles-ci sont annexées à son offre. Toute réserve ou non respect de ces engagements concernant ces clauses ou dispositions engendre l irrégularité substantielle de l offre. P. 7

8 II. Dispositions contractuelles Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l exécution du marché. Pour autant qu il n y soit pas dérogé, l Arrêté royal du 26 septembre 1996 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics est d application, de même que les dispositions de l annexe à cet arrêté royal relative au cahier général des charges, et ses modifications ultérieures. II.1 Fonctionnaire dirigeant L exécution des services se déroule sous le contrôle du Collège communal, représenté par le fonctionnaire dirigeant: II.2 Cautionnement Aucun cautionnement ne sera exigé pour ce marché. II.3 Révisions de prix Il n y a pas de révision de prix pour ce marché. II.4 Durée L'accord-cadre est conclu pour une durée de 4 années prenant cours le lendemain de la notification. Si au terme du délai de 4 ans, un des adjudicataires est toujours en charge d un dossier en cours, celui-ci poursuivra sa mission concernant ce dossier uniquement. II.5 Délai de paiement Les paiements sont effectués dans un délai de 50 jours calendrier à compter de la réception de la déclaration de créance. P. 8

9 III. Description des exigences techniques III.1 Prestation faisant l objet du marché Les adjudicataires devront assister le service de la Régie foncière lors de la rédaction et la passation d actes authentiques. Ils devront également assurer une mission du conseil à l égard du Pouvoir adjudicateur. Le présent marché consiste en une prestation de services de réception, rédaction et authentification d'actes translatifs ou déclaratifs de droits réels immobiliers, destinés à être transcrits au bureau de la conservation des hypothèques, lorsque le pouvoir adjudicateur est propriétaire du bien qui fait l'objet de la vente ou du démembrement du droit de propriété. Le présent marché est conclu pour une durée de 4 ans à compter de la date de sa notification à l'adjudicataire. La prestation comprend notamment et le cas échéant: 1 les conférences, conseils, consultations, correspondances, examens de dossiers, projets; 2 les recherches préalables à la confection de l'acte ou à la délivrance des copies; 3 la rédaction des affiches ou insertions; 4 la rédaction du cahier des charges, de l'acte instrumentaire et de l'état des biens y annexé, des procès-verbaux, notamment des procès-verbaux d'enchères quand l'adjudication se réalise; 5 l'inscription au répertoire; 6 l'apposition du sceau; 7 l'apport à l'enregistrement; 8 la garde de la minute; 9 la communication, l'apport ou le dépôt du projet ou de l'acte aux administrations, au greffe ou au juge, quand la loi l'impose au notaire; 10 l'avertissement légal donné aux bénéficiaires d'une libéralité; 11 la délivrance du certificat prévu par l'article 74 de la loi du 15 août 1854 sur l'expropriation forcée; 12 la délivrance de l'état de frais de l'acte et de la quittance. III.2 Exécution des prestations Les demandes d intervention de l adjudicataire faisant partie de la liste seront faites par écrit (courrier ou courriel). L adjudicataire faisant partie de la liste décline tous les dossiers dans le cadre desquels un conflit d intérêt pourrait apparaître spontanément et dans les délais les plus courts. L adjudicataire accomplira toutes les missions qui lui seront confiée avec diligence et en respectant les règles de déontologie. Les dossiers seront répartis de manière équitable entre les membres de la liste suivant les disponibilités de ceux-ci. P. 9

10 ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHE AYANT POUR OBJET ESSAI CRÉATION D'UNE LISTE DE NOTAIRES Procédure négociée sans publicité Important : ce formulaire d offre doit être complété dans son entièreté, et signé par le soumissionnaire. Tous les montants doivent être complétés en chiffres ET en toutes lettres. Personne physique Le soussigné (nom et prénom): Qualité ou profession: Nationalité: Domicile (adresse complète): Téléphone: Fax: OU (1) Société La firme (dénomination, raison sociale): Nationalité: ayant son siège à (adresse complète): Téléphone: Fax: représentée par le(s) soussigné(s): (Les mandataires joignent à leur offre l acte authentique ou sous seing privé qui leur accorde ces pouvoirs ou une copie attestant la conformité de leur procuration à l original. Ils peuvent se borner à indiquer les numéros des annexes au Moniteur belge qui a publié leurs pouvoirs.) OU (1) Association momentanée Les soussignés en association momentanée pour le présent marché (nom, prénom, qualité ou profession, nationalité, siège provisoire): S'ENGAGE(NT) (SOLIDAIREMENT) SUR SES/LEURS BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES À EXÉCUTER LE MARCHÉ CONFORMÉMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES DU MARCHÉ PUBLIC SUSMENTIONNÉ: aux prix unitaires mentionnés dans l'inventaire ci-annexé. Informations générales Numéro d immatriculation à l ONSS: Numéro de TVA (en Belgique uniquement): Paiements P. 10

11 Les paiements seront effectués valablement par virement ou versement sur le compte... de l institution financière... ouvert au nom de.... Documents à joindre à l offre Les documents requis par le cahier des charges, datés et signés, sont annexés à l offre. Fait à... Le... Le soumissionnaire, Signature:... Nom et prénom:... Fonction:... Note importante Les soumissionnaires ne peuvent se prévaloir des vices de forme dont est entachée leur offre, ni des erreurs ou omissions qu'elle comporte (article 99 de l Arrêté royal du 8 janvier 1996). (1) Biffer les mentions inutiles P. 11

12 ANNEXE B INVENTAIRE ESSAI CRÉATION D'UNE LISTE DE NOTAIRES N Description Type Unité Qt PU en chiffres Prix unitaire en lettres HTVA HTVA (ajoutez les postes!) Total HTVA %TVA Total TVAC : Vu, vérifié et complété avec les prix unitaires, les totaux partiels et le total global qui ont servi à déterminer le montant de mon offre de ce jour, pour être joint à mon formulaire d offre. Fait à... le... Fonction:... Nom et prénom:... Signature: P. 12