Missions Pharmacie des HUG

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1 Missions Pharmacie des HUG Approvisionner en médicaments l ensemble des services de soins des HUG (achat, production, distribution) Assurer la qualité de la production et de la préparation des médicaments dans les HUG Assurer la qualité de la distribution et de la dispensation des médicaments dans les HUG Développer et entretenir une activité académique (recherche & enseignement) dans les différents domaines de compétence Pharmacie des HUG, projets de service, 1997

2 Activités de la Pharmacie des HUG Achat, stockage et distribution des médicaments Production en masse et personnalisé Analyse des matières premières et des produits fabriqués, essais de stabilité Assistance pharmaceutique depuis la pharmacie et sur site Matériovigilance Gestion des essais cliniques Assurance-qualité Recherche et enseignement Consultant GMP (cyclotron)

3 Flux du médicament à l hôpital Spécialités Fabrications (production/analyse) CHOIX DE MEDICAMENTS Achat, Stockage, Distribution Unités de soins Patient Assistance pharmaceutique (Pharmacie clinique)

4 Nombre de médicaments En Suisse (Pharma information 2001) env médicaments enregistrés env unités de vente différentes Pharmacie des HUG articles dans la liste des médicaments des HUG articles en stock

5 Commission des médicaments Principales missions (HUG, 1995) Sélectionner les meilleurs médicaments Etablir et tenir à jour annuellement la liste des médicaments admis à la prescription Choisir un petit nombre de médicaments au sein d une classe thérapeutique, afin de permettre un enseignement de pharmacothérapie raisonné et efficace Emettre des directives Procéder à des contrôles d utilisation

6 Intérêts d une liste restrictive Permettre un enseignement de la pharmacothérapie aux médecins Limiter le risque d erreurs de dispensation en limitant la gamme disponible Faciliter une gestion optimale des stocks Obtenir des conditions d achat avantageuses

7 Critères de choix des médicaments 1. Efficacité 2. Tolérance, Sécurité 3. Coût

8 Evolution des activités Contribuer à assurer la sécurité d utilisation des médicaments: circuit du médicament performant productions individualisées services d assistance logistique et pharmaceutique enseignement et recherche

9 Sécurité de dispensation Approvisionnement et stockage à la pharmacie Fabrication de médicaments prêt à l emploi Qualité du «packaging» Approvisionnement des unités de soins Information/renseignements pharmaceutiques Stockage dans les unités de soins Préparation des médicaments Administration des médicaments

10 Du fabricant au patient Fournisseur Pharmacie centrale Unité de soins Prescription Transcription Stockage Stockage Stockage Préparation Administration Suivi traitement

11 Intérêts de l assurance-qualité à l hôpital Optimisation des prestations en fonction des besoins des clients Gestion des risques Sécurisation des processus de production des médicaments cours 2 Sécurisation de la dispensation des médicaments cours 3

12 Concept de gestion de la qualité GSASA Principes satisfaire aux exigences formulées dans le concept qualité H+ basé sur l amélioration continue de la qualité définit le cadre général, ne se restreint pas à une méthode spécifique de gestion de la qualité chaîne de valeur («value chain»): chaque activité de la pharmacie doit avoir comme objectif unique d ajouter de la valeur aux produits/services (Porter M, 1985) GSASA, 2001

13 Concept de gestion de la qualité GSASA Objectifs (concept qualité H+) Qualité des processus bonne collaboration interdisciplinaire assistance pharmaceutique compétente, efficace et efficiente prévention des erreurs de traitement et de médication Qualité des résultats optimisation de la sécurité de la prescription médicale, de l administration et de la pharmacoéconomie GSASA, 2001

14 Concept de gestion de la qualité GSASA Eléments structuraux Mission Organisation Tâches et responsabilités Politique de qualité Système de gestion de la qualité GSASA, 2001 Eléments fonctionnels Approvisionnement Respect des lois et des directives officielles Gestion de l entreprise Fabrication Pharmacie clinique Documentation Information Formation post-graduée et continue Tâches écologiques Contrôles

15 Concept de gestion de la qualité GSASA Système d évaluation Création d un référentiel qualité spécifique à la pharmacie hospitalière Audits internes Audits externes, organisme neutre Certains choisissent une certification ISO ICHV (Valais) Berne Vaud CHUV (pas encore obtenu) HUG (pas encore obtenu)

16 Formation post-graduée Pharmacien d hôpital FPH Formation pratique Organisation, gestion (3 mois) Fabrication (6 mois) Analyse et assurance-qualité (2 mois) Usage du médicament, logistique (17 mois) Domaines spéciaux (2 mois) Formation théorique (min. 360 h) Travail de diplôme GSASA, 1999

17 Pharmacie des HUG L engagement de la direction La direction s engage à promouvoir une politique qualité permanente au sein du service, dans une volonté: d assurer des conditions de travail qui permettent de satisfaire les besoins des collaborateurs, partenaires et clients; de garantir la sécurité de dispensation des médicaments aux patients.

18 Pharmacie des HUG L engagement de la direction Objectifs Répondre aux exigences légales (BPF, LAMal, LPT, etc ) Instaurer un management basé sur l amélioration continue de la qualité, basé sur la participation active de chaque collaborateur.

19 Pharmacie des HUG Les 5 piliers de la qualité Orientation client Formaliser l existant Vérifier l application Amélioration continue Formation continue

20 Orientation client Enquêtes de satisfaction (2000, 2002) Mesurer la satisfaction des unités de soins Faire évoluer les activités vers les besoins exprimés Améliorer la qualité des prestations Suivre l évolution du degré de satisfaction au cours du temps

21 Orientation client Enquête de satisfaction (2000) Points positifs Points à améliorer Satisfaction générale et accueil ( /10) Renseignements pharmaceutiques ( /10) Reconstitution des cytostatiques prêts à l emploi (8.3/10) Procédure de retour des médicaments (5.5/10) Information sur les modifications d articles (5.6/10) Délai de livraison des produits sur ordonnance (5.8/10)

22 Orientation client Enquête de satisfaction (2000) Points mitigés Horaires de commandes et de livraison: 7.0/10, mais grande variabilité inter-sites Qualité de la présentation des fabrications HUG: 7.1/10, mais souvent cité comme source de confusion Site intranet: 1/3 le consulte min. 1x/mois; contenu et ergonomie: /10 Nouvelles prestations Visite d un pharmacien dans les unités de soins (76%): 2/3: 1x/an 1/3: visite plus régulière Bulletin périodique d informations pharmaceutiques (69%)

23 Formaliser l existant Processus Activité 1 Activité 2 Activité 3 Procédure 1 Procédure 2 Procédure 3 Formulaire 1 Formulaire 2 Formulaire 3

24 Formaliser l existant

25 Formaliser l existant

26 Formaliser l existant

27 Formaliser l existant

28 Formaliser l existant Utilité d une procédure écrite (SOP) Réfléchir à la meilleure manière d effectuer une activité Savoir ce que l on fait Transformer un savoir individuel en savoir collectif Favoriser l intégration de nouveaux collaborateurs

29 Formaliser l existant Processus Achat/Distribution Activité Distribution aux unités Procédures Préparation d une commande Chaîne du froid

30 Gestion de la documentation VDoc

31 Vérifier l application Audit interne vérifier l application des procédures vérifier l adéquation des procédures Audit externe nécessaire pour la certification

32 Amélioration continue Roue de Deming Plan Do Check Act Réagir Prévenir Planifier Vérifier Agir

33 Amélioration continue Fiches de déclaration d incidents Exemple: erreur d étiquetage préparation d une chimiothérapie de doxorubicine erreur de voie d administration sur l étiquette: intrathécal au lieu d intraveineux (erreur de sélection dans la base de donnée) erreur non détectée lors de 2 contrôles erreur détectée par l infirmière avant administration (check-liste) produit administré par iv sans problèmes

34 Amélioration continue Analyse des causes racines AMDEC (analyse des modes de défaillances, de leur effet et de leur criticité) Modes de défaillance Possibilité de sélectionner «intrathécal» pour tous les produits (seuls 2 sont parfois administrés ainsi) «Intrathécal» et «intraveineux» proches alphabétiquement Inefficacité des contrôles à la pharmacie Efficacité de la check-liste infirmière Effet Niveau de risque: mortel!

35 Amélioration continue Analyse de risque AMDEC (analyse des modes de défaillances, de leur effet et de leur criticité) Criticité Score Max Fréquence Modéré 5 10 Sévérité Mort possible 9 9 Détectabilité Haute 3 9 Bonne possibilité de détection avant administration Index de criticité Williams E, Hosp Pharm 1994;29:331-7

36 Amélioration continue Mesures correctives Exemple: erreur d étiquetage Informatisation du processus en cours, suppression des resaisies Modification immédiate de la base de donnée: impossible d attribuer la voie intrathécale, sauf pour les 2 produits parfois administrés ainsi limitation à une dose maximale pour ces 2 produits Démarrage d une réflexion sur les méthodes de contrôles

37 Amélioration continue Analyse de risque AMDEC (analyse des modes de défaillances, de leur effet et de leur criticité) Criticité Avant Après Fréquence Isolé, lointain 5 1 Sévérité Mort possible 9 9 Détectabilité Haute 3 3 Bonne possibilité de détection avant administration Index de criticité Williams E, Hosp Pharm 1994;29:331-7

38 Culture de l erreur Approche négative INDIVIDUELLE infaillibilité et omniscience faute / culpabilité silence problème individuel Approche positive SYSTEMIQUE faillibilité, savoir limité erreur / victime publicité problème collectif L analyse d une erreur ne doit pas conduire à la recherche d un coupable, mais d une solution corrective permettant d éviter qu elle se reproduise

39 Traitement des non-conformités Exemple: retrait de lot Annonce, découverte d une non-conformité Blocage provisoire de l article (si nécessaire) Cellule de crise (si nécessaire) Décision du niveau de risque Information Retrait du lot

40 Traitement des non-conformités Exemple: retrait de lot Niveau Critères Mesures 1 Risque direct pour le patient Retrait unités de soins et pharmacie 1a Risque potentiellement grave Echange direct 1b Risque bénin ou Rappel de lot Risque de confusion majeur 2 Absence de risque direct Retrait uniquement Arrêt de distribution nécessaire pharmacie 3 Non conformité jugée tolérable Aucune mesure

41 Infovigilance Exemple: Valtrex

42 Infovigilance Exemple: Valtrex

43 Formation post-graduée DESS en pharmacie hospitalière Formation hospitalo-universitaire de 3 ans (pratique, théorique, travail de diplôme) Titre de pharmacien d hôpital FPH Formation complète, pharmaciens polyvalents Connaissance de grands centres hospitaliers Capacité à conduire des projets Esprit critique Approche académique

44 Formation continue Elément essentiel au maintien et au développement des connaissances utiles au travail à l acquisition de connaissances plus générales (curiosité) à la motivation Domaines variés pharmaceutique développement personnel Obligatoire pour tous les collaborateurs

45 Formation continue Profession Nombre de crédits annuels Pharmacien 200 Préparateur 150 Aide en pharmacie 100 Laborant 100 Personnel administratif 100 Garçon de pharmacie 50 1 jour = 50 crédits Pharmaciens: pts formation personnelle Production: programme de qualification obligatoire

46 Rôle du responsable assurancequalité (RAQ) Spécialiste de l assurance-qualité Certificat de RAQ dans le domaine de la santé (H+) Organisation et coordination du système Mise à disposition des outils Suivi mais la qualité est l affaire de tous

47 Conclusions La qualité n est pas seulement applicable aux produits, mais également aux services et à l ensemble de l entreprise La gestion de la qualité permet d améliorer la performance et de limiter les risques La participation de chaque collaborateur est indispensable L officine et l hôpital ont lancé des démarches assez similaires, basées sur les processus et l amélioration continue

48 Conclusion Ceux qui s attaquent aux coûts baissent la qualité, Ceux qui s attaquent à la qualité baissent les coûts

49 Conclusion «On a toujours les défauts de ses qualités, rarement les qualités de ses défauts; toutes les roses ont des épines, toutes les épines n ont pas des roses.» H. G. Wells, The Outlook for Homo Sapiens, 1938

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