Guide d'organisation de Microsoft Office Live Meeting

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1 Guide d'organisation de Microsoft Office Live Meeting Démarrage Cette section fournit des instructions pour accéder à votre compte et pour configurer vos options de réunion par défaut. ACCES A VOTRE COMPTE Pour accéder à votre compte Live Meeting Accédez à votre site Live Meeting Saisissez votre identifiant de connexion. Saisissez votre mot de passe. Cliquez sur Ouverture de session. Votre page d'accueil s'affiche. CONFIGURATION DE VOS OPTIONS DE REUNION Avant de commencer à utiliser Conférence maintenant ou Réunions planifiées, vérifiez la configuration de vos options pour les réunions et les réunions instantanées. Configuration des options de réunion Vous pouvez personnaliser l'expérience Live Meeting en configurant les options des réunions individuelles. Par exemple, vous pouvez contrôler l'accès des participants à une réunion, ou activer/désactiver des fonctions telles que l'enregistrement. Remarque : Dans la plupart des environnements de Live Meeting, l'administrateur du compte Live Meeting configure la plupart ou la totalité des options de réunion. Ne modifiez pas ces configurations, à moins de comprendre parfaitement comment chaque option devrait être configurée dans votre environnement. Les options sont configurées séparément pour les réunions instantanées et les réunions planifiées. Pour configurer vos options de réunion instantanée, cliquez sur "Détails de la réunion immédiate" et sur Options de la réunion immédiate dans le menu Actions. Pour configurer les options de vos Réunions planifiées, cliquez sur Options de réunion sur la page Organiser une réunion. Dernière modification le : 6/8/2010

2 Options de réunion pour les réunions instantanées Options de réunion pour les réunions planifiées

3 Le tableau suivant liste les options apparaissant sur la page des options de réunion. Détails de la réunion Inscription détaillée Expiration du contenu Contrôle d'accès Salle d'attente Audio Heure d'accès à la réunion Fonctionnalités supplémentaires Enregistrement Pour de meilleurs résultats, configurez toutes ces options avant d'utiliser Live Meeting pour la première fois. Si l'administrateur de votre Live Meeting a déjà configuré les options, parcourez-les et modifiez-les si nécessaire. DETAILS DE LA REUNION L'option Détails de la réunion contrôle les informations utilisées par Live Meeting pour générer des invitations à la réunion, configurer l'espace de réunion et vous aider avec l'aspect comptable, si votre organisation utilise des codes de facturation pour contrôler les coûts de Live Meeting. Configuration des détails de la réunion Dans la section Détails de la réunion des pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions, configurez les options suivantes : (Réunions planifiées seulement) Dans la case ID de la réunion, saisissez l'id de la réunion. Dans la liste des langues, cliquez sur la langue que vous souhaitez utiliser pour les invitations à la réunion, ainsi que la langue utilisée pour toutes données descriptives pour les enregistrements de Live Meeting. (Facultatif) Dans la case textuelle Code de facturation, saisissez le code de facturation associé à votre utilisation du service Live Meeting au sein de votre organisation. Dans la case Taille de la réunion, saisissez le nombre maximal de personnes pouvant participer à une réunion. (Conférence maintenant seulement) Dans la liste Durée de la réunion, sélectionnez la durée maximale de la réunion. OPTIONS DE CONTROLE D'ACCES Vous pouvez configurer les contrôles d'accès pour : Contrôler qui participe à une réunion.

4 Etendre une réunion à un auditoire plus large. Différencier les participants des présentateurs. HEURE D'ACCES A LA REUNION Vous pouvez empêcher les participants d'accéder à votre réunion avant que vous ne soyez prêt. Les présentateurs peuvent toujours accéder à la réunion à tout moment. INSCRIPTION DETAILLEE Vous pouvez demander aux participants de préciser leur adresse électronique et le nom de leur entreprise lorsqu'ils tentent de rejoindre une réunion. C'est ce que l'on appelle l'inscription détaillée. SALLE D'ATTENTE La salle d'attente est un espace où les individus non conviés désirant rejoindre votre réunion peuvent demander l'accès à votre réunion. Vous pouvez configurer les options de la salle d'attente pour vos réunions instantanées ou toute réunion planifiée que vous organisez. Vous pouvez préciser aux utilisateurs une adresse URL de la salle d'attente lorsqu'il est impossible d'envoyer une invitation à la réunion. Les présentateurs peuvent utiliser la salle d'attente pour contrôler qui accède à la réunion et l'heure d'accès.

5 FONCTIONNALITES SUPPLEMENTAIRES Les options listées sous Fonctionnalités supplémentaires en pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions sont utiles pour intensifier l'expérience des participants, limiter leur champ d'action dans certaines circonstances et présenter des fonctionnalités de la console Live Meeting avec lesquelles les participants pourront se familiariser. EXPIRATION DE LA REUNION Utilisez cette option pour configurer le laps de temps avant d'effacer la réunion et son contenu. Tous les documents téléchargés ou créés pendant la réunion, y compris les fichiers Office (PPT, Word, etc.), les documents MODI, PNG, les diapositives de sondage, textuelles, les tableaux blancs, le partage d'applications, les annotations et les enregistrements non publiés seront effacés avec la réunion. Les rapports et les fichiers log ne seront pas effacés. La réunion n'expire pas en temps réel. La réunion et son contenu à effacer sont programmés immédiatement pour un effacement une fois la réunion terminée et passé le laps de temps précisé par l'administrateur ou l'organisateur. La durée d'effacement varie selon le nombre de demandes d'effacement et la charge du serveur. La configuration d'une durée d'expiration peut être importante si :

6 Vous ne souhaitez pas qu'un contenu confidentiel demeure sur les serveurs de Live Meeting. Vous souhaitez effacer des informations désormais inutiles. Configuration des options d'expiration : Dans la section Expiration des pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions, configurez les options suivantes : Pour effacer des réunions et leurs contenus en fin de réunion, cochez la case de configuration de la durée d'attente avant effacement de la réunion et de son contenu. Pour préciser la durée pendant laquelle Live Meeting devra conserver une réunion et son contenu avant de les effacer, saisissez un chiffre dans la case et cliquez sur une unité de temps dans la liste voisine. EXPIRATION DES ENREGISTREMENTS Les enregistrements créés et publiés pour une réunion seront effacés selon la durée d'expiration mentionnée. Cette configuration ne s'applique qu'à un nouvel enregistrement. Pour modifier l'expiration pour un enregistrement existant, vous pouvez utiliser Editer enregistrement. L'enregistrement n'expire pas en temps réel. L'enregistrement à effacer est programmé immédiatement pour un effacement après sa création et passé le laps de temps précisé par l'administrateur ou l'organisateur. La durée d'effacement varie selon le nombre de demandes d'effacement et la charge du serveur. Pour effacer un enregistrement en fin de réunion, cochez la case de configuration de la durée d'attente avant effacement des enregistrements publiés. Pour préciser la durée pendant laquelle Live Meeting devra conserver les enregistrements avant de les effacer, saisissez un chiffre dans la case et cliquez sur une unité de temps dans la liste voisine. ENREGISTREMENT Vous pouvez choisir d'enregistrer une réunion ou de permettre à d'autres présentateurs de l'enregistrer et vous pouvez contrôler l'accès des participants à l'enregistrement. Configuration des options d'enregistrement : Dans la section Enregistrement des pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions, configurez les options suivantes : 1 Dans la section Enregistrement par le serveur, cliquez sur l'une des options suivantes : - Pour vous permettre à vous seul (en tant qu'organisateur) d'enregistrer la réunion, cliquez sur Inactiver pendant la réunion ; l'organisateur peut cependant procéder à l'enregistrement lorsqu'il accède à Live Meeting.

7 - Pour permettre aux présentateurs d'enregistrer la réunion, cliquez sur l'option Présentateur autorisé à enregistrer la réunion. 2 Dans la section Accès aux enregistrements par le serveur, cliquez sur l'une des options suivantes : - Pour vous permettre, ainsi qu'à l'administrateur de votre compte Live Meeting, d'accéder aux enregistrements, cliquez sur Administrateur et organisateur seulement autorisés à visualiser les enregistrements. Ces derniers peuvent autoriser l'accès à des utilisateurs individuels. - Pour permettre à tous les participants et présentateurs de la réunion de visualiser les enregistrements, cliquez sur Tous les participants autorisés à visualiser les enregistrements en utilisant leurs informations d'accès à la réunion. 3 Dans la section Participant enregistrant sur son ordinateur local, sélectionnez l'option suivante : - Présentateurs seulement autorisés à enregistrer. Pour désactiver l'option autorisant les participants à enregistrer sur leur ordinateur local, sélectionnez : Désactiver enregistrement sur ordinateur local. Pour permettre aux présentateurs d'enregistrer la réunion localement, cliquez sur l'option Présentateurs seulement autorisés à enregistrer. Pour permettre au présentateur d'autoriser les participants à initier un enregistrement personnel, cliquez sur Présentateurs peuvent enregistrer et autoriser les participants à enregistrer. Remarque : L'enregistrement personnel sera archivé localement et son auteur pourra toujours y accéder. ENREGISTREMENT DE VOS OPTIONS Lorsque vous avez terminé la configuration de vos options de réunion, vous pouvez cliquer sur Configuration par défaut pour enregistrer les mêmes configurations pour toutes vos réunions futures ou cliquer sur OK pour ne les enregistrer que pour la réunion que vous êtes en train de créer. Vous retournerez alors à la page Détails de la réunion, où vous pourrez accéder à des informations détaillées sur votre réunion, rejoindre votre réunion en tant que présentateur ou participant, importer un document dans votre réunion ou commencer l'enregistrement en utilisant le panneau d'enregistrement. Toutes ces options sont disponibles dans le menu Actions en page Détails de la réunion. Organisation d'une réunion Vous pouvez utiliser Live Meeting pour organiser des réunions et inviter des participants, tout comme vous le feriez pour une réunion en salle de conférence réelle. ORGANISATION D'UNE REUNION EN UTILISANT LE GESTIONNAIRE DES REUNIONS DE LIVE MEETING Pour organiser une réunion avec le Gestionnaire des réunions de Live Meeting

8 1 Sur l'écran Ma page d'accueil, dans la zone Réunion, cliquez sur Organiser une réunion. 2 Saisissez les adresses électroniques des participants que vous souhaitez inviter à la réunion Live Meeting. 3 Saisissez les adresses électroniques des présentateurs que vous souhaitez inviter à la réunion Live Meeting. 4 Saisissez l'objet de la réunion et le lieu, le cas échéant. 5 Sélectionnez les dates et horaires de début et fin de réunion et réglez le fuseau horaire, le cas échéant. 6 Dans la case Occurrence, cliquez sur Réunion unique (pour une seule réunion), Périodique (pour un programme régulier avec une date finale précise) ou en cours (sans date finale précisée). 7 Sélectionnez votre préférence audio pour la réunion : Audio Teleconference ou One Way Computer Audio*. 1 Pour modifier les options par défaut des réunions planifiées pour cette réunion seulement, cliquez sur Options de la réunion et procédez aux modifications nécessaires. Pour de plus amples informations, reportez-vous à Configurer vos options de réunion. 2 Dans la case Message, saisissez le message personnel que vous souhaitez voir apparaître sur l'invitation. 3 Sélectionnez l'option pour envoyer vos invitations : Envoyer des invitations via le client de messagerie ou Envoyer des invitations Live Meeting. Cliquez sur Envoyer des invitations pour envoyer ces dernières aux invités. Remarque : Si vous choisissez d'envoyer les invitations en utilisant votre client de messagerie électronique, vous serez renvoyé à une page vous permettant d'envoyer les invitations avec Outlook ou de copier et coller les informations d'invitation dans

9 votre calendrier personnel pour envoyer les invitations aux invités. Vous obtiendrez différentes invitations pour les présentateurs et les participants. Les invitations à la réunion prendront plusieurs minutes pour arriver à la boîte de réception de chaque invité. Live Meeting envoie une invitation séparée à chacun des présentateurs et participants invités. L'invitation contient votre message personnel, le cas échéant, le texte d'accueil de Live Meeting composé par l'administrateur de votre compte Live Meeting et les informations nécessaires pour permettre à chaque participant de rejoindre la réunion. Les invités reçoivent également un élément de calendrier qu'ils peuvent ajouter à leur calendrier. ORGANISER ET REJOINDRE UNE REUNION TEST Pour vous familiariser avec le processus d'organisation de Live Meeting et vérifier les options par défaut que vous aurez configurées pour les réunions planifiées, vous pouvez organiser une réunion test avec vous-même. Cette procédure de vérification peut vous aider à comprendre le fonctionnement de l'organisation des réunions Live Meeting avant d'inviter un groupe important de personnes à votre première réunion planifiée. Pour de plus amples informations sur les options de configuration pour les réunions planifiées, veuillez consulter Configuration de vos options de réunion. Organisation d'une réunion test en utilisant Outlook 1 Suivez les étapes ci-dessus pour organiser une réunion. 2 Planifiez la réunion pour l'heure actuelle à l'aide des listes Heure de début et Heure de fin. 3 Dans le champ A, saisissez votre adresse électronique complète (par exemple, monsieur@entreprise.com). Live Meeting vous enverra ainsi une invitation à la réunion. 4 Dans la case Objet, saisissez l'objet de la réunion (par exemple, "Réunion test"). 5 Facultativement, dans la zone de message, saisissez un message à l'attention des personnes que vous invitez (par exemple, "Message test"). Ce message sera ajouté en début du texte d'invitation standard de Live Meeting. 6 Cliquez sur Envoyer. REMARQUE : L'invitation à la réunion peut prendre plusieurs minutes pour arriver à votre boîte de réception. A réception de l'invitation à la réunion, ouvrez celle-ci et assurez-vous qu'elle contient bien les informations escomptées. Si vous utilisez une téléconférence pour vos réunions, vérifiez que votre invitation contient le numéro de téléphone de la conférence et le code des participants corrects. En cas d'informations erronées ou

10 absentes, répétez les étapes d'organisation d'une réunion Live Meeting, cliquez sur Options de réunion, corrigez les configurations le cas échéant et cliquez sur Sauvegarder comme défaut. Dès que vous aurez terminé, organisez une nouvelle réunion test. Pour rejoindre la réunion que vous aurez organisée 1 Ouvrez le message électronique d'invitation à la réunion. 2 Dans l'invitation de la réunion, cliquez sur le lien Joignez la réunion. 3 Sur l'écran Rejoindre la réunion, saisissez votre nom et cliquez sur Rejoindre la réunion. 4 Live Meeting démarre la console Live Meeting et votre réunion planifiée s'affiche. NOTES COMPLEMENTAIRES La configuration du service Live Meeting est particulière et peut différer de votre version Live Meeting locale. Veuillez noter les points suivants : Les participants ne peuvent pas imprimer les fichiers téléchargés au format PDF sans les droits du présentateur. La restauration est désactivée. Vous ne pouvez pas restaurer les réunions ou enregistrements supprimés. La messagerie instantanée, Easy Assist, le partage de bureau et la création de carnets d'adresses sont désactivés. ASSISTANCE Pour une aide à l'installation de Live Meeting, contactez votre service d'assistance local. Si vous avez des questions sur le service ou l'utilisation de Live Meeting, contactez l'assistance d'intercall : Les Amériques - Numéro vert US : Numéro US : +1 (706) Asie du Pacifique - Numéro Australie : Numéro Singapour : Europe - Numéro R.-U. : +44(0)

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