PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE LA LETTRE DU SERVICE PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE DU CRÉDIT MUTUEL. Un logiciel comptable Pour faire quoi?

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1 NOVEMBRE 2013 PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE LA LETTRE DU SERVICE PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE DU CRÉDIT MUTUEL Un système d information comptable et financier adapté à votre CE : le choix du logiciel, les pièges à éviter Le pilotage de votre comité s appuie sur des outils que l on regroupe sous le vocable de «système d information». Tout récemment encore, nous distinguions trois types d organisations informatiques selon la taille des CE. Suivi de la trésorerie à partir du relevé bancaire et de «tableaux Excel». Traitement comptable sur une installation informatique complexe exigeant le recours à un personnel salarié expérimenté. Entre les deux, pour les CE de 300 à salariés, des solutions mixtes souvent mal adaptées aux besoins des CE concernés. Aujourd hui, des solutions informatiques innovantes sont proposées notamment pour couvrir les besoins des CE de taille moyenne en termes de supports techniques : offre web ou sur serveurs, intégration des traitements des activités. Ainsi, la mise en place d un outil informatique performant au service de la gestion des activités des CE de taille petite et moyenne s inscrit très souvent dans les chantiers «phares» décidés par les élus. Cette forte tendance à l informatisation ou au changement du système informatique que nous constatons actuellement va être «boostée» par l évolution des obligations comptables relatives aux CE dans le cadre de la prochaine parution des décrets relatifs à la loi Perruchot. Consultez l encadré page 3. Un logiciel comptable Pour faire quoi? C est à vous, élus de CE et utilisateurs, de répondre à cette question en recourant à une méthodologie de travail et de réflexion : comment rédiger «le cahier des charges»? Evitez la tentation de passer immédiatement à l action en assistant à des démonstrations de logiciels sans avoir, au préalable, réfléchi et défini vos principaux besoins. La consultation des sociétés de services informatiques sera ainsi facilitée et vous gagnerez en temps et en qualité des réponses à examiner. La dernière phase de prise d informations complémentaires, démonstrations, contacts avec des utilisateurs vous permettra de valider les meilleures offres techniques qu il conviendra de rapprocher avec les budgets financiers en découlant. La rédaction d un cahier des charges est le moyen de mener une réflexion collective de manière organisée et de mobiliser les élus sur le projet informatique qui constitue un engagement fort à moyen et long terme. Le cahier des charges va constituer la base de la conduite du projet informatique. Sa rédaction est nécessaire que ce soit lors d une première informatisation ou lors d un changement. C est la première étape incontournable du processus de choix d un système d information comptable et de gestion. Il est utile de dresser l inventaire de l existant pour mieux définir les besoins qui évoluent avec la taille du CE, le développement de l entreprise, les prestations offertes aux salariés. Page 1 Un logiciel : pour faire quoi? Page 2 Un appel d offre : comment s y prendre? Page 3 Les pièges à éviter Page 4 Actualité juridique et sociale

2 PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE Le cahier des charges L objectif est de formaliser par écrit l expression des besoins du CE, les volumes d opérations à traiter, les particularités et les contraintes liées à l organisation, mais aussi d améliorer la qualité des offres des sociétés de services informatiques consultées. La désignation d un élu en qualité de «chef de projet» est le point de départ de la méthodologie. Celuici devra réunir un groupe de travail dont l objectif, à travers le partage d expériences et de compétences, est de proposer au bureau du CE une ou plusieurs offres répondant le mieux possible à l expression des besoins. Méthodologie de rédaction du cahier des charges Description de l organisation informatique actuelle : il s agit de faire l inventaire actuel du système en termes de : matériel : description de l équipement et de son niveau de vétusté ; logiciels utilisés : désignation du ou des logiciels utilisés et des contrats en cours (licences, maintenance ) ; note sur l organisation comptable et de gestion en mettant en évidence les domaines couverts par le logiciel. Formalisation des besoins : ce travail est essentiel pour mener une réflexion commune au sein du CE et constitue une étape fédératrice. Après avoir recensé les besoins en termes de traitement des données et des éléments de gestion, il convient de les classer selon trois niveaux de priorité. Cela permettra, le cas échéant, de guider les meilleurs choix en cas de non réponse à tous les besoins exprimés. Quantification des volumes : cette évaluation des volumes d opérations à traiter permettra de vérifier le bon dimensionnement du logiciel et la capacité du matériel nécessaire, c estàdire quantifier l investissement informatique. Les principaux volumes à quantifier concernent : les opérations de trésorerie ; le nombre de salariés, d usagers ; le nombre de factures fournisseurs ; le volume de facturation des prestations aux salariés. Identification des moyens de paiement : il est important de préciser, par activité, quels sont les moyens de paiement offerts aux usagers : espèces ; chèques ; prélèvements ; cartes bancaires. Il est aussi possible d automatiser les règlements des fournisseurs. Calendrier : il devra être compatible avec les obligations d établissement des comptes du CE et avec le temps disponible pour le personnel du CE. L exploitation des offres Généralement, deux à trois offres sont à confronter afin de faire émerger la plus satisfaisante et la mieux adaptée à la taille de votre CE et aux besoins exprimés. Au cours de cette phase de consultation, vous pouvez être amenés à corriger votre cahier des charges. Cette étape est normale car la démarche de consultation suscite toujours des échanges d informations de nature à modifier la vision initiale du système d informations. Le choix est encore une affaire de méthode et se construit autour de deux axes : la meilleure adéquation aux besoins exprimés ; le coût de l investissement. Une évaluation de chaque proposition en fonction des réponses aux besoins exprimés dans le cahier des charges permet de noter les dossiers sur le plan qualitatif. Mettez en place un système simple de notation du type : Besoin non couvert N Besoin insuffisamment couvert C Besoin couvert... en rapprochant votre cahier des charges et chacune des offres. N oubliez pas de distinguer les priorités car vous devrez faire des concessions et arbitrer certains rapprochements. Sur le plan financier, il conviendra de ventiler le budget suivant : matériel ; logiciel, licences ; maintenance, tout en s assurant que la charge annuelle est compatible avec les ressources du CE. Attention de bien vérifier les modalités de reprise des données actuelles sur le nouveau système : automatiques ou manuelles? C Besoin bien couvert C+ Attention : la mise en place d un système comptable et de gestion exige le recours à un salarié du CE ayant les qualifications requises. La démarche de consultation Cette démarche consiste à identifier les sociétés de services informatiques opérant sur le secteur des CE afin de les contacter en leur remettant votre cahier des charges. Des réunions devront alors être organisées avec les prestataires candidats afin d affiner la compréhension des besoins du CE, mettre en évidence certaines contraintes ou faire surgir d autres besoins. Des démonstrations sont généralement une bonne manière d appréhender l outil proposé sachant que nous vous recommandons de demander des références... Ne pas hésiter à demander la visite d un CE équipé du logiciel envisagé car rien ne vaut un échange entre utilisateurs!

3 Les pièges à éviter La plupart des logiciels répondent aux obligations comptables et présentent une fiabilité satisfaisante. Nous vous recommandons de vous orienter essentiellement vers un logiciel spécialisé CE car les besoins à traiter sont très spécifiques. Le développement d un logiciel standard pour traiter les activités d un CE sera coûteux et probablement difficile à trouver sur le marché. Les besoins de votre CE sont plutôt complexes car vous devez répondre aux obligations comptables, c estàdire utiliser un logiciel traitant la comptabilité générale conformément aux règles du code de commerce : journaux comptables ; grand livre des comptes ; balance comptable. En fin d exercice, ce système permet d établir les comptes annuels, c estàdire le bilan, le compte de résultat et l annexe. Ce sont exclusivement ces documents qui feront probablement l objet d une publication et d une certification par un commissaire aux comptes, le cas échéant (future loi Perruchot). La seule tenue d une comptabilité générale légale, bien que permettant de respecter les obligations légales, ne permet pas pour autant de fournir des informations de gestion sur le suivi des activités du CE. Il est donc nécessaire de retenir un logiciel offrant, en liaison avec la comptabilité générale, la possibilité de tenir en parallèle une comptabilité analytique. L organisation de cette comptabilité analytique consiste à prévoir des comptes de recettes et de dépenses détaillés pour chacune des activités du CE. Vous pourrez ainsi suivre les réalisations de toutes vos rubriques budgétaires relatives d une part au fonctionnement, et d autre part aux activités culturelles et sportives. Cette comptabilité analytique constitue l outil de pilotage indispensable à la gestion du CE en permettant un contrôle budgétaire. Elle enrichira l établissement du bilan des activités souvent rédigé au sein du CE et communiqué aux salariés de l entreprise. En fonction de la taille de votre CE, un choix est à faire en ce qui concerne le système comptable : comptabilité de trésorerie (partie simple) ; ou comptabilité d engagements (partie double). Si votre CE ne dispose pas d un salarié comptable ou d un trésorier expérimenté, un système de comptabilité de trésorerie est à préférer. La comptabilité sera le reflet des relevés bancaires. Dans le cas contraire, optez pour un système de comptabilité par engagements. Ce choix de système comptable est essentiel comme contrainte à inscrire prioritairement dans le cahier des charges. Les problèmes peuvent aussi venir d ailleurs... Avonsnous un(e) comptable confirmé(e) pour gérer le projet en relation avec le prestataire informatique? Trésoriers, ne restez pas seuls, faitesvous accompagner par votre expertcomptable! Votre prestataire informatique doit vous garantir sa pérennité et sa disponibilité localement. La reprise automatique des fichiers existants est une source de gain de temps et de fiabilité. La qualité de la formation des utilisateurs : une nécessité pour exploiter les nouveaux outils. La communication est indispensable pour desserrer les freins aux changements. En effet, un projet fédérateur peut se transformer en une situation conflictuelle. Tout changement peut générer des comportements de stress, de résistance, voire d opposition. Prendre le temps d expliquer les motifs de la refonte du système informatique, les objectifs recherchés et surtout les bénéfices associés pour les utilisateurs, contribuera à faire partager le projet et associer le plus grand nombre à sa mise en œuvre. La peur du changement est l une des premières causes de difficultés dans le déploiement d un nouveau logiciel. L absence de clients référents réduit la capacité à valider certaines options. L échange avec des utilisateurs éclairera votre choix! Le point sur les futures obligations comptables de la loi Perruchot pour les CE Aujourd hui, c est l article R du code du travail qui indique que tout CE doit faire «un compterendu détaillé» de sa gestion financière. Pour faire suite à la loi du 20 août 2008 relative à la mise en place par les syndicats de la publication de leurs comptes, la loi Perruchot, adoptée le 26 janvier 2012 par l Assemblée Nationale, a pour objectif d assurer une transparence des comptes des CE qui seraient ainsi publiés et réglementés. Les conséquences de l application de cette loi sont multiples : respect des obligations comptables et de publication légale des comptes, certification des comptes par un commissaire aux comptes, mise en place de procédures «achats». Le décret d application qui fixera notamment les seuils des CE concernés par la loi devrait être finalisé fin Nous ne manquerons pas alors de revenir vers vous sur le sujet. Dossier réalisé par In Extenso Expertscomptables

4 PARTENAIRE COMITÉS D ENTREPRISE POUR VOUS AIDER À SUIVRE CHAQUE TRIMESTRE L ACTUALITÉ JURIDIQUE et sociale, NOUS AVONS RELEVÉ POUR VOUS LES INFORMATIONS SUIVANTES Loi sur la sécurisation de l emploi L accord national interprofessionnel (ANI) a été transcrit par la loi n du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l emploi, JO du 20 juin, applicable depuis le 1 er juillet Les règles de consultation des CE sont modifiées (voir la lettre horssérie de septembre 2013). Nouvelle procédure de licenciement économique La loi précitée a modifié les règles d élaboration des PSE pour les entreprises de plus de 50 salariés qui envisagent un licenciement collectif pour motif économique d au moins 10 salariés sur une même période de 30 jours. Désormais le PSE peut résulter soit d un accord majoritaire, soit d un acte unilatéral de l employeur. Il doit être validé ou homologué par la Direccte. Un décret précise les modalités de la procédure concernant les délais d informationconsultation du CE et le contenu des échanges entre l entreprise et la Direccte. Si l expert du CE ne remet son rapport dans le délai imparti, cela n entraîne pas le report des délais de consultation. Décret n , 27 juin 2013, JO du 28 Instance de coordination des CHSCT Le décret n du 26 juin 2013 (JO du 24) précise les modalités de mise en œuvre de l instance temporaire de coordination des CHSCT issue de la loi de sécurisation de l emploi. Celleci organise le recours à une expertise unique par un expert agréé (qui peut aussi rendre un avis). Le texte fixe les modalités de composition de cette instance, de désignation des membres et de fonctionnement. L initiative de la mise en place de cette instance revient à l employeur, les CHSCT ne pouvant pas en décider de manière unilatérale. Liste des experts pour les CHSCT Un arrêté ministériel du 1 er juillet 2013 fixe la nouvelle liste des experts agréés auprès desquels les CHSCT peuvent faire appel, pour un ou deux ans selon le cas. Nouveau régime de l activité partielle Le nouveau régime de l activité partielle issu de la loi relative à la sécurisation de l emploi est précisé par le décret n du 26 juin 2013 (JO du 28) et la circulaire DDEFP n du 9 juillet Cela concerne le contenu de la demande préalable d autorisation d activité partielle et de la demande d indemnisation au titre de l allocation d activité partielle, les engagements de l employeur, le remboursement des sommes perçues au titre de l allocation d activité partielle en cas de nonrespect par l entreprise, sans motif légitime et des engagements notifiés dans la décision d autorisation, les règles de calcul de la nouvelle allocation (7,74 e par heure chômée pour les entreprises de 1 à 250 salariés et de 7,23 e par heure chômée pour celles de plus de 250 salariés) et l indemnité horaire versée aux salariés placés en activité partielle (70 % du salaire horaire brut et 100 % du salaire net horaire en cas de formation pendant les heures chômées). Documents demandés par l expertcomptable Si le juge ne peut contrôler l utilité concrète des documents demandés par l expertcomptable du CE, il peut en revanche vérifier que ceuxci étaient nécessaires au regard de la mission confiée et sanctionner tout abus de droit caractérisé. Cass. soc. QPC 12 septembre 2013, n Tracts syndicaux La Cour de cassation a saisi le Conseil constitutionnel à propos de la conformité de l article L du code du travail qui soumet la diffusion de ces tracts sur la messagerie de l entreprise à un accord d entreprise ou à un accord de l employeur. La question est de savoir si, compte tenu de l usage généralisé d Internet, cette obligation est de nature à affecter l efficacité de l action des syndicats dans l entreprise ainsi que la défense des intérêts des salariés. A suivre Cass.soc. QPC, 10 juillet 2013, n INDICES 2013 Bons d achat limite d exonération de cotisations sociales 154 e Titres restaurant limite d exonération de cotisations sociales 5,29 e Primes de crèche, nourrice, garde d enfants limite d exonération de cotisations sociales e Plafond mensuel de la sécurité sociale e SMIC horaire 9,43 e Minimum garanti 3,49 e Valeur du point ARRCO 1,2513 e Valeur du point AGIRC 0,4352 e Prix à la consommation avec tabac août ,41 LE SERVICE DE CONSEIL JURIDIQUE DÉDIÉ AUX CE Pour consulter ce service et vous procurer ainsi les textes d actualité cités ou poser des questions juridiques, fiscales, sociales, administratives ou financières à notre avocat conseil, rendezvous dans votre Caisse locale. Un service exclusif pour les CE clients du Crédit Mutuel! EXPERTS In Extenso, acteur majeur de l expertise comptable en France et spécialiste de l accompagnement des CE. expertscomptables La lettre du Service Partenaire Comités d entreprise est éditée par la Confédération Nationale du Crédit Mutuel 88, rue Cardinet Paris Tél Directeur de la publication : Martine Gendre Rédactrice en chef : Nicole Deyhérassary Comité de rédaction : Eric Anglade, JeanBernard Auder, Chantal Béato, Christelle Caillette, Christel Clargé, Dorothy Dal Pio Luogo, Hervé Frioud Chatrieux, Soazig Gallais, MarieAnne Lafaye, Christelle Ryckeboer, Stéphanie Guimard, Kathleen Manson, Ronan Marrec, Delphine Spanhove, JeanPhilippe Tatu, Stéphane Vequeau. Réalisation : Zest en plus ISSN :

5 VIREMENTS ET PRÉLÈVEMENTS SEPA : ÊTESVOUS PRÊT? A partir du 1 er février 2014, les virements et prélèvements nationaux ne pourront plus être émis! Par souci d harmonisation avec l Europe, ils seront remplacés par les nouveaux moyens de paiement «SEPA». Cette migration SEPA est une source de nombreux avantages pour votre organisme. Elle va d abord faciliter vos éventuelles opérations d achat et de vente en Europe. Désormais, traiter avec un fournisseur européen se fera sans frais bancaires supplémentaires et avec la même rapidité qu avec un fournisseur national. La norme SEPA s accompagne également d une sécurisation et d une fiabilisation renforcées des moyens de paiement et des flux bancaires, et elle autorise le traitement automatisé des opérations de prélèvement, pour plus d efficacité et moins d erreur. Enfin, grâce à l enrichissement des références liées à chaque opération, elle facilite le rapprochement comptable, avec plus de lisibilité et une meilleure analyse de votre activité. Le SEPA impacte la plupart des fonctions de votre organisme : comptabilité, paie, achats, ventes, juridique... Demandez conseil! Pour éviter tout blocage de vos moyens de paiement et anticiper l adaptation de vos logiciels et la formation de vos salariés, contactez votre conseiller bancaire, votre expertcomptable, l éditeur de vos logiciels de gestion... Ils sont là pour vous accompagner et vous proposer des solutions clés en main. à RETENIR Que veut dire SEPA? Single Euro Payments Area ou Espace Unique de Paiement en Euros. Le Relevé d Identité Bancaire (RIB) disparaît au profit du couple BIC/IBAN : le BIC (Bank Identifier Code) et l IBAN (International Bank Account Number) deviennent obligatoires pour identifier les comptes de vos bénéficiaires et prélevés. Le virement devient virement SCT (SEPA Credit Transfer). Vous virez des fonds d un compte à l autre dans tout l espace SEPA aussi facilement que pour un virement en France. Le prélèvement devient prélèvement SDD (SEPA Direct Debit). L autorisation de prélèvement devient le mandat de prélèvement SEPA. Qui est concerné? Tous les acteurs économiques : banques, entreprises, professionnels, associations, comités d entreprise, particuliers sont concernés, même s ils ne réalisent que des opérations en France, car les formats nationaux disparaîtront définitivement. Quel est le périmètre d application? La zone SEPA regroupe 33 pays : les 28 pays de l Union européenne, ainsi que l Islande, le Liechtenstein, Monaco, la Norvège et la Suisse. Quelles sont les étapes préalables? 1 Convertir les RIB en BICIBAN 2 Adopter les nouveaux formats SEPA LE VIREMENT SCT Tous les virements ordinaires en euros, à destination d un compte domicilié dans la zone SEPA, seront obligatoirement émis sous forme de virements SEPA à partir du 1 er février 2014 : règlements fournisseurs, virements de salaires, cotisations sociales, remboursements de frais Ses principales caractéristiques sont les suivantes : virement en euros, entre deux comptes de la zone SEPA ; pas de limite de montant ; coûts et délais identiques aux virements nationaux ; IBAN et BIC obligatoires, au lieu du RIB ; application mode de frais partagés (share) ; libellé ou motif de paiement : 140 caractères ; fichiers établis sous format XML respectant la norme ISO

6 VIREMENTS ET PRÉLÈVEMENTS SEPA : ÊTESVOUS PRÊT? LE PRÉLÈVEMENT SDD Après le 1 er février 2014, vous ne pourrez plus émettre de prélèvements nationaux : cotisations, paiements échelonnés des activités Vous devez d ici là les remplacer par des prélèvements SEPA appelés prélèvements SDD, afin de pouvoir émettre dans tous les pays de la zone SEPA. C est le changement le plus marquant. En tant que créancier (émetteur du prélèvement), vous devez obtenir une autorisation préalable du débiteur (destinataire du prélèvement), appelée mandat qu il conviendra de conserver. Ce qui change : L IDENTIFIANT CRÉANCIER SEPA (ICS) Pour pouvoir émettre des prélèvements SEPA, tout créancier doit posséder un Identifiant Créancier SEPA, appelé ICS, en remplacement du Numéro National d Emetteur. En France, cet identifiant est attribué par la Banque de France : si vous possédez déjà un Numéro National d Emetteur, celuici sera repris dans votre ICS ; si vous en possédez plusieurs, vous devrez choisir celui qui sera repris dans votre ICS. CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE Adressezvous à votre conseiller Crédit Mutuel pour obtenir votre ICS. Il vous fera signer à cette occasion la convention d émission de prélèvements SEPA, nécessaire avant toute opération. LE MANDAT DE PRÉLÈVEMENT L autorisation de prélèvement devient le mandat de prélèvement SEPA. Ce document est sous votre responsabilité, vous devez désormais en assurer la gestion et la conservation. En tant que futur émetteur d un prélèvement SEPA, vous devez faire signer au destinataire un mandat de prélèvement SEPA qui autorisera sa banque à débiter son compte. Au niveau de la forme, vous êtes libre de présenter le mandat à votre convenance. En revanche, certaines mentions sont obligatoires et doivent être rédigées dans la langue du pays du destinataire, ou à défaut en anglais. CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE Rédigez un modèle de mandat. Votre conseiller Crédit Mutuel peut vous fournir un modèle que vous pourrez personnaliser (logo, présentation, couleurs ). Faites signer le mandat à vos nouveaux prélevés qui vous le retourneront, dûment complété. Important : vous n êtes pas obligé de faire signer un nouveau mandat pour les prélèvements actuellement en place, il y a continuité des autorisations. Assurez la gestion et la conservation des mandats (cela ne sera plus assuré par la banque). LA RÉFÉRENCE UNIQUE DE MANDAT (RUM) L identification du mandat est assurée par la RUM, une référence qui est librement choisie par l émetteur de prélèvements et qui comporte 35 caractères au maximum. Elle est unique par mandat et est expressément communiquée au destinataire. Elle est transmise, ainsi que l ICS, dans chaque prélèvement SEPA émis, ce qui permet d identifier l origine et l objet de chaque prélèvement. CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE Affectez une RUM à chaque mandat en définissant une méthode cohérente avec votre activité et votre relation avec la personne prélevée. Ainsi, vous pouvez faire signer un mandat pour chaque contrat, ayant chacun sa propre RUM. Par exemple, un opérateur téléphonique pourrait affecter une RUM par ligne téléphonique. Le titulaire de plusieurs lignes pourra mettre fin à un mandat sans modifier les autres. Ne prenez pas le nom du destinataire du prélèvement comme RUM afin d éviter les risques d homonymie. De façon générale, évitez l utilisation de données personnelles. Choisissez par exemple la référence associée au contrat. LA PRÉNOTIFICATION Cette prénotification peut se faire par tout moyen à votre convenance (facture, échéancier, avis ). Elle indique notamment : l ICS au titre duquel le prélèvement sera effectué ; la RUM affectée à la créance ; le montant et la date d échéance du prélèvement SEPA. CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE Vous devez adresser au destinataire une prénotification au moins 14 jours calendaires avant le 1 er prélèvement SEPA émis.

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