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1 OIT Transcription numérique Matériel - PC connecté sur le réseau d entreprise - convertisseur A/N Octacapture - laptop (opérateurs) - X PCs pour la transcription Logiciels - VRS Recording System Enterprise - application.net développée en interne pour le déclanchement des enregistrements - application MS Access développée en interne pour la transcription - ExpressScribe pour la transcription - Modèles de document sous Word - Une application.net développée en interne pour la copie des fichiers audio sur le réseau - Une basse de données SQL pour le stockage des informations relatives aux enregistrements Déroulement On considérera que le matériel/logiciel de conversion A/N est installé et configuré pour récupérer 4 canaux : original+anglais+français+espagnol. Côté enregistrement Le système d enregistrement fonctionne en local (hors réseau entreprise) permettant ainsi de palier à d éventuelles coupures. Dans un processus normal, le PC connecté au réseau d entreprise pour le transfert des fichiers audio et le stockage des informations dans la base SQL. Les fichiers audio s enregistrent en local au format mp3 échantillonnés à 32kbps. 4 canaux sont déclenchés simultanément par l opérateur à chaque orateur pour une durée maximale de 0 minutes avec un overlap de 0 secondes entre les enregistrements. 4 canaux (sessions) sont déclenchés simultanément en début de séance pour une durée de 0 minutes avec un overlap de 0 secondes entre les enregistrements et ce durant toute la séance. Une application copie régulièrement les fichiers mp3 sur le réseau d entreprise pour être traités. Les informations relatives aux enregistrements sont transférées dans la base de données SQL à intervalles réguliers.

2 Côté opérateur Un laptop est installé avec l application.net développée en interne permettant de faire le démarrage/pause/arrêt des enregistrements pour une réunion donnée. Chaque enregistrement génère une ligne dans l application signalant une entrée. 3 2 L opérateur associe les informations relatives à l orateur 2. Ces informations sont tirées de différentes listes : accréditation, orateurs. L opérateur rentre également d autres informations relatives au discourt lui-même à savoir la ou les langues utilisées ainsi que d autres informations qui pourraient être utiles aux équipes de transcription. Les orateurs intervenant fréquemment, peuvent être placés dans une liste temporaire 3 évitant ainsi de devoir faire la recherche à chaque fois.

3 Côté transcription Une application MS Access développée en interne permet de gérer la répartition du travail ainsi que la transcription elle-même. 3 rôles peuvent être attribués pour une réunion : Meeting management - Création des réunions - Management des personnes - Constitution des équipes - + rôles du Distributor - + rôles du Pool Distributor - Attribution du travail - Suivi du travail - Impression des rapports - Compilation des documents - + rôles du Pool Pool - Transcription Création des réunions Une des 3 équipes déclare la réunion pour les 2 autres. Celle-ci contient les informations qui lui sont propre : nom, date, période, salle, emplacement des fichiers retranscrits.

4 Gestion des équipes Pour chaque réunion, une ou plusieurs équipes lui sont assignée comprenant une date et une période pour lesquelles les équipes de transcription vont travailler. Une ou plusieurs personnes de ces équipes ont le rôle de Distributor pour assigner le travail, les autres (transcription) ont le rôle de Pool 2. 2 Attribution du travail Seules les personnes ayant le rôle de Meeting Management ou de Distributor pour la réunion pourront assigner le travail

5 2 Les informations relatives aux enregistrements proviennent de la base de données SQL et sont regroupées dans une liste croissante des enregistrements. En plus des informations classiques, nom, prénom, durée etc un code couleur est placé devant chaque enregistrement reflétant la ou les langues comprises dans cet enregistrement : Anglais / Français / Espagnol / Autre, permettant ainsi au distributeur de chaque langue de prendre ou de ne pas prendre l enregistrement. La liste des personnes de la transcription est affichée 2 regroupant les informations sur le travail de chacune des personnes : à faire, en cours, fait. Ceci permet au distributeur de répartir le travail équitablement entre les personnes. Le distributeur assigne alors un enregistrement à une personne de son équipe 2. Le distributeur a également la possibilité de séparer (partager) en deux un travail suivant les besoins.

6 Transcription Les personnes de la transcription gèrent leur travail en fonction de ce qui leur a été attribué. Ils peuvent voire ce qu ils ont à faire, ce qu ils sont en train de faire 2 et ce qu ils ont fait Lors de la prise d un travail, un document Word, basé sur un modèle de document, est généré comprenant divers informations sur le fichier audio.

7 Dans le même temps, l application ExpressScribe est ouverte avec le fichier audio correspondant. Si la personne de la transcription, pour divers raisons, à besoin, elle a la possibilité de charger dans ExpressScribe le fichier audio qui précède, la/les sessions de 0 minutes dans lesquelles se trouve la partie qu elle doit retranscrire et la langue originale. Une fois le travail terminé, la personne de la transcription, prend un nouveau travail et ainsi de suite. Le distributeur est constamment informé sur l évolution du travail de chaque personne via son écran d attribution. Compilation des documents Un rapport peut être imprimé permettant de vérifier que tout est en ordre avant de faire la compilation mais peut également servir de base de vérification pour la compilation ainsi que pour effectuer un suivi de l avancement des travaux. Pour chaque attribution (enregistrement), un symbole lui est affecté : - Pas encore assigné Assigné En traitement Terminé La compilation se fait en deux étapes : Pré-compilation par langue / compilation finale par langue ou trilangue suivant la réunion.

8 La pré-compilation permet de regrouper les fichiers d un même orateur dont on aurait partagé le travail ou dont le temps de parole aurait dépassé les 0 minutes maximales d un enregistrement. La compilation finale regroupe alors tous les fichiers de pré-compilation.

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