MISE EN GESTION D'UNE PARTIE DU PATRIMOINE IMMOBILIER COMMUNAL

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1 VILLE D'AMIENS MISE EN GESTION D'UNE PARTIE DU PATRIMOINE IMMOBILIER COMMUNAL CAHIER DES CHARGES - 1

2 ARTICLE I NATURE ET OBJET DE LA CONSULTATION La Ville d'amiens est propriétaire d'un patrimoine immobilier locatif. Afin que la gestion en soit assurée dans des conditions optimales, la Ville d'amiens souhaite confier la gestion d'une partie de celui-ci à un prestataire sélectionné après un appel d offres au titre des dispositions des articles 33 et 58 à 60 du Code des marchés publics. ARTICLE II MISSIONS DU PRESTATAIRE II.1 Gestion locative ll.1.a Attribution des immeubles et fixation du montant des loyers Les immeubles seront attribués par la Ville d'amiens suite à une proposition formulée par le prestataire (notamment sur le montant des loyers) selon les dispositions législatives ou réglementaires en vigueur, concerté et validé par la Ville d'amiens. II.1.b Libération des immeubles Les immeubles pourront être repris à tout moment par la Ville d'amiens dans le cadre de l'évolution de ses projets d'aménagement. A cet effet, le prestataire devra prendre toutes dispositions pour libérer et reloger les locataires dans un délai compatible avec la réalisation du projet et les conditions du contrat de location. ll.1.c.le prestataire sera chargé de: élaborer tout dossier de mise en location d un logement (désignation de l immeuble, fiche d identification de l occupant, revenus et aides au logement ) et d une manière générale établir et tenir à jour un cahier de gestion locative technique et administrative retraçant la vie de l immeuble (état de l immeuble, travaux, maintenances, sinistres ), établir les contrats de location et avenants, aux fins de signature par la Ville d'amiens, vérifier, au moment de la signature du contrat de location ou au plus tard le jour de la prise de possession des lieux loués, que le locataire remplit toutes les obligations prévues notamment, la fourniture d'une attestation d'assurance multirisques auprès d'une compagnie notoirement solvable et la justification de l'acquittement des primes, préparer les avis d'échéance aux termes prévus dans les contrats de location et assurer la transmission de ces avis à la Ville d AMIENS, - 2

3 vérifier auprès de la Trésorerie d AMIENS Municipale le suivi du paiement des loyers et des éventuelles aides au logement pour le compte de la Ville d'amiens, contrôler la validité juridique des congés signifiés à la Ville d'amiens par les locataires, arrêter les conditions de départ des locataires (date et conditions de libération des locaux), organiser les états des lieux d'entrée et de sortie, y assister en présence de la Ville d'amiens et rédiger les documents y afférant, proposer à la Ville d'amiens les suites à donner à l'état des lieux de sortie (notamment visa préalable au remboursement des cautions aux preneurs), assurer la veille juridique en fonction de l évolution de la réglementation applicable en matière de gestion de logement. II.1.c Gestion de l'aide au logement Le prestataire sera chargé de faire toutes démarches auprès des organismes susceptibles d'accorder des aides aux locataires (A.P.L., ). Il. 2 - Gestion technique Le prestataire sera chargé de tenir les immeubles ci-dessus désignés dans un état d'habitabilité correspondant aux normes en vigueur. A ce titre, il sera chargé pour le compte de la Ville d'amiens de: effectuer une visite régulière de chaque immeuble à titre préventif notamment pour les logements non occupés et/ou murés au titre de la sécurité, gérer les demandes de réparation et d'amélioration formulées par les locataires dans le respect des dispositions des baux conclus par la Ville d'amiens et, à cette fin, effectuer une visite sur place, déterminer l'origine des désordres ou la nature de la demande en vue de la suite à donner, établir un diagnostic préalable à l acquisition d un logement, à la demande de la Ville d AMIENS, pour déterminer sa future utilisation, transmettre à la Ville d'amiens, au titre des travaux d'entretien courants incombant au bailleur et supérieurs à 1000 euros hors taxes, les demandes de travaux aux fins d'émission de bons de commande par la Ville d'amiens, exécuter les travaux et traiter le paiement des dépenses d'exploitation pour les dépenses inférieures à 1000 euros hors taxes par intervention, par immeuble et par exercice budgétaire. suivre l'exécution des prestations commandées par la Ville d'amiens (calendrier d'intervention des entreprises et/ou des chantiers d insertion en relation avec les locataires, réception des prestations), vérifier les bons d'exécution émis par les entreprises et certifier les travaux effectués avant paiement par la Ville d'amiens, veiller à la bonne exécution des contrats de maintenance souscrits pour les immeubles et formuler toute proposition pour les contrats à venir, assurer la veille juridique en fonction de l évolution de la réglementation applicable en matière d habitation, - 3

4 participer à l élaboration des marchés publics en liaison avec les services municipaux qui lancent les appels d offre. Il.3 - Gestion financière Le prestataire sera chargé de: préparer le compte prévisionnel de gestion de l'exercice à venir (1 er janvier au 31 décembre) en recettes et en dépenses, celui-ci incluant sa rémunération, qu'il devra remettre au plus tard le 1 er septembre de l'année en cours à la Ville d'amiens et pour la 1 ère fois dans le mois qui suivra la notification du marché, présenter avant le 31 mars de chaque année le compte de gestion arrêté au 31 décembre de l'année précédente, tenir à jour et transmettre à la Ville d'amiens le suivi des recettes et des dépenses, ces dernières devront s'inscrire dans les limites d'un budget, proposé par le gestionnaire et décidé chaque année par la Ville d'amiens établir par immeuble le calcul des charges et leur répartition, préparer les appels de fonds (loyer + charges provisionnelles) pour transmission à la Ville d AMIENS, informer la Ville d'amiens, rédiger et envoyer une lettre de rappel aux locataires dès constat du non respect des échéances prévues au bail, effectuer la régularisation annuelle des charges auprès de chaque locataire, produire à la Ville d'amiens une balance semestrielle appuyée des pièces justificatives prévues par les règlements administratifs pour la régie d'avance. ARTICLE III REGIES Il sera créé une régie d avance conformément aux dispositions du décret n du 28 mai Le prestataire sera nommément désigné régisseur en tant que personne physique. ARTICLE IV REMUNERATION DU PRESTATAIRE La rémunération du prestataire sera effectuée trimestriellement à terme échu au vu d un état des sommes dues, établi par le prestataire, au titre du marché. IV.1 Gestion courante Le prestataire sera rémunéré sur la base de prix unitaires hors taxes par mois tenant compte de toutes les missions évoquées ci dessus dans le cadre d'une régie d'avance pour un : * logement loué * logement à louer - 4

5 * logement fermé non louable * garage La remise de l'offre se fera à partir de ces prix unitaires en fonction de l'occupation de l'immeuble. IV.2 Prestations spécifiques Le prestataire sera rémunéré sur une base forfaitaire hors taxes pour : * établir un diagnostic préalable à l acquisition d un logement * une opération de relogement telles que prévues à l article II.1.b * remettre à jour, réactualiser un dossier de location (bail ) ARTICLE V CONTENTIEUX Le prestataire prendra les initiatives et arrêtera les mesures nécessaires à la conservation des biens de la Ville d'amiens, à la sécurité, à la tranquillité des occupants, d'une manière générale à la défense des intérêts de la Ville d'amiens. En ce sens, il proposera le cas échéant d'entreprendre toute procédure contentieuse nécessaire. ARTICLE VI ASSURANCES Le prestataire contractera auprès d'une compagnie notoirement solvable toutes assurances le couvrant pour tout contentieux qui pourrait survenir du fait de l'exécution de travaux commandés par lui-même ou par la Ville d'amiens. ARTICLE VII CONTROLE PAR LA VILLE D'AMIENS VII 1 Fonctionnement général L'ensemble de l'exploitation, objet des présentes, est placé sous le contrôle de la Ville d'amiens dont les agents accrédités pourront procéder à toutes vérifications sur les plans technique, administratif, et comptable. Chaque année dans le cadre de l'élaboration des budgets, une réunion de travail aura lieu avec le prestataire afin de débattre des demandes de travaux d'entretien et de grosses réparations, la décision finale, en tout état de cause, étant prise par la Ville d'amiens. VII 2 Régie d'avance Il est ici précisé qu'une provision, dans le cadre de la régie d'avances, sera versée par la Ville d'amiens en début de chaque exercice. Cette provision sera fixée par la Ville d'amiens, après avis du Receveur d'amiens Municipale. - 5

6 Cette avance est reconstituée à la demande du prestataire dès que celle-ci est consommée sans pour autant pouvoir être supérieure au montant budgété. Obligation pour le titulaire du contrat de produire à la Ville d'amiens une balance semestrielle appuyée des pièces justificatives prévues par les règlements administratifs pour les régies d'avance. En toute hypothèse, le prestataire s'oblige à la fin de chaque exercice, à verser au receveur municipal, toute la part des provisions qui n'aurait pas été employée au règlement des dépenses dudit exercice. VII 3 Compte de gestion Le prestataire tiendra, pour les dépenses et les recettes afférentes aux présentes missions, une comptabilité entièrement distincte et indépendante de la sienne propre et de celle de ses propres exploitations ou services. Ce compte de gestion devra être accompagné de tous justificatifs nécessaires. Le titulaire inscrira au débit de ce compte, les paiements effectués comme il est dit ci dessus. Au crédit du compte figurera le détail des sommes perçues par la Ville d AMIENS. Le compte de gestion devra être présenté, pour approbation par la Ville d'amiens, avant le 31 mars de chaque année, et arrêté au 31 décembre de l'année précédente. Cette approbation sera réputée acquise faute de notification d'un désaccord dans les trois mois de la remise du compte de gestion. ARTICLE VIII DUREE DE LA MISSION Le contrat est conclu pour une durée maximale de 5 années à partir de la date de notification du marché jusqu au 31 décembre Il pourra être dénoncé expressément par la Ville d AMIENS ou le contractant chaque 31 décembre avec un préavis de six mois. - 6

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