Gestion des Tiers - fournisseurs. 1. Contexte 2. Règles «métier» (rappels) 3. Référentiel «tiers» 4. Outils (RESEDA GESLAB

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1 RESEDA

2 Gestion des Tiers - fournisseurs 1. Contexte 2. Règles «métier» (rappels) 3. Référentiel «tiers» 4. Outils (RESEDA GESLAB 2

3 1 - Référentiel des tiers: le contexte Création du Service Central du Traitement de la Dépense (SCTD ), avec mise en place de la dématérialisation des factures Afin de mener à bien ce projet, centraliser la gestion des tiers est apparu nécessaire afin de fournir un référentiel de qualité Création d une cellule Tiers au SCTD pour valider les demandes de création et de modification des fournisseurs. Mise en place d un nouvel outil RESEDA partagé par tous les acteurs : unités, SFC, et SCTD et qui permet un contrôle automatique des doublons Les utilisateurs auront accès à certaines informations des tiers selon le rôle attribué à chacun (par ex les infos de mode de paiement, tiers divergents ne sont pas visibles par les unités) 3

4 1 - Référentiel des tiers: le contexte L outil permettra une consultation plus fiable que NOUBA (notamment en ce qui concerne les blocages/déblocages), et l accès à un module de recherche plus élaboré et plus complet (recherche textuelle) 1 ère étape préparatoire au chargement RESEDA : en 2013 blocage des fournisseurs n ayant pas eu d écritures depuis le 1 er janvier ème étape dans RESEDA : A partir du fichier des fournisseurs actifs, recherche des doublons, analyse des résultats et blocage des fournisseurs figurant en double 3 ème étape : Mise à jour dans GESLAB (les codes BFC fournisseurs bloqués sont supprimés des fiches fournisseurs de GESLAB et ceux-ci sont invalidés (pas utilisables en saisie commandes). 4

5 1 - Référentiel des tiers: le contexte PERIMETRE Tous les fournisseurs y compris les internes y seront accessibles en recherche et consultation Mais seuls les fournisseurs externes pourront faire l objet de demande de création/modification 5

6 2 - Référentiel des tiers: rappel métier Les fournisseurs et la notion de tiers : Le fournisseur de la commande est celui qui va livrer ou effectuer la prestation Il est caractérisé par sa raison sociale, son adresse, son SIRET, son identifiant, son N TVA Intracommunautaire (ou pas d identifiant si étranger sans N TVA intracommunautaire) Dès sa validation dans BFC, il devient un enregistrement Tiers avec un numéro unique Eventuellement, le paiement peut être dirigé vers un autre tiers ( opération transparente pour l unité) Délégation Côte d Azur Formation Geslab 2013 module dépenses 6

7 2 - Référentiel des tiers: rappel métier Création d un fournisseur dans Geslab: Vérification de la validité de son identifiant Recherche sur couguar Pièces à fournir à la Délégation Régionale (DR) Le fournisseur est un autre établissement CNRS : Identification par code Division Le fournisseur est une association : Pièces à fournir Le fournisseur est un agent : Vérification de l existence de l agent dans Geslab 7

8 2 - Référentiel des tiers: rappel métier Une fiche de procédure détaille les pièces que le laboratoire doit joindre à sa demande, en fonction des fournisseurs (français, UE, hors UE, carte achat) Français : Nom et adresse du fournisseur, Siret sur 14 positions et Coordonnées bancaires complètes Étrangers UE : Nom et adresse du fournisseur, Numéro de TVA intracommunautaire, coordonnées bancaires (IBAN) Étrangers hors UE : Nom et adresse du fournisseur Remarque : les coordonnées bancaires complètes des fournisseur étrangers hors UE (Swift code/bic/numéro compte), le nom et l adresse de la banque doivent être transmises en même temps que la facture Le laboratoire est ensuite averti de la création du fournisseur et peut saisir sa commande dans Geslab 8

9 2 - Référentiel des tiers: rappel métier Le fournisseur est une unité CNRS Pour la création du laboratoire prestataire dans Geslab indiquer dans l identifiant le code division du laboratoire (et non le SIRET) 9

10 2 - Référentiel des tiers: rappel métier Le fournisseur est une association Transmettre tout document émanant de l association : facture, devis, mail, télécopie avec le numéro SIRET et les coordonnées bancaires fiche SIRENE de l association + RIB à la même adresse que la fiche Remarque : Si l association ne dispose pas de SIRET transmettre un extrait du journal officiel des associations relatif à la déclaration des statuts de l association à la préfecture 10

11 2 - Référentiel des tiers: rappel métier La vie d un fournisseur Création dans le référentiel avec toutes ses coordonnées, Modification pour: 1) changement de RIB 2) changement d adresse 3) changement de raison sociale, donc de SIRET 4) liquidation judiciaire 5) absorption, fermeture Tous ces changements sont traduits dans le référentiel, avec un blocage ou non suivant le cas Un fournisseur bloqué ne doit plus être utilisé 11

12 3 - Référentiel «tiers» RESEDA Présentation AVANT Vérifier dans Cougar l existence du fournisseur Demander création/modification du Fournisseur au SFC, avec les coordonnées bancaires Création du Fournisseur dans BFC APRES Vérifier dans RESEDA l existence du fournisseur Saisir les données dans RESEDA Valider les demandes de création dans RESEDA et mise à jour auto de BFC Légende : Groupe d activités relevant du gestionnaire du labo Groupes d activités relevant du SFC Groupes d activités relevant du SCTD Numéro Fournisseur BFC renvoyé vers GESLAB avec la 1 ère commande Créer Fournisseur dans GESLAB (jusqu en juin 2014) 12

13 3 - Référentiel «tiers» En résumé : RESEDA: référentiel tiers fournisseurs unique pour la France entière; il convient de vérifier l existence du fournisseur, afin d éviter toute demande de création inutile Il appartient désormais aux gestionnaires de laboratoires de saisir les données du fournisseur dans RESEDA Le SCTD/TIERS aura pour mission de valider toute demande de création de fournisseur, après vérification des données saisies A réception du n BFC du fournisseur, jusqu au mois de juin 2014, le gestionnaire de laboratoire devra re-saisir les coordonnées du fournisseur dans GESLAB. Il est prévu un flux RESEDA vers Geslab pour mettre à jour automatiquement le référentiel fournisseurs 13

14 5 OUTILS Lien vers l application dans Geslab Web 14

15 5 - OUTILS RESEDA Ecran Demandeur 15

16 5 - OUTILS RESEDA Ecran Demandeur 16

17 5 - OUTILS RESEDA Ecran Demandeur 17

18 Bon à savoir Une fois créé dans Geslab, le fournisseur n a pas encore de numéro BFC C est après un échange commande Geslab/BFC que celui-ci se rattache automatiquement et seulement si le fournisseur est créé correctement (INSEE, Siret, Code division, TVA intracommunautaire ou rien si fournisseur hors U.E) Remarque : ne jamais modifier l identifiant d un fournisseur présent dans Geslab si celui-ci à un numéro BFC Délégation Côte d Azur Formation Geslab 2013 module dépenses 18

19 Référentiel des tiers Les clés du succès : Vérifier systématiquement l existence du fournisseur avant toute demande de création Saisir les données obligatoires ( Nom, Adresse, SIRET, TVA Intracommunautaire ) Joindre les pièces justificatives pour archivage au SCTD Obtention d un référentiel de qualité - blocages, déblocages visibles par tous, - saisies de doublons évitées 19