CAHIER DES CHARGES. Une base de données juridique pour les archives en Europe JOINT A L'APPEL D'OFFRES N SG/ /PO CONCERNANT

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1 CAHIER DES CHARGES JOINT A L'APPEL D'OFFRES N SG/ /PO CONCERNANT Une base de données juridique pour les archives en Europe

2 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO TABLE DES MATIÈRES I. CAHIER DES CHARGES...3 I.1 Intitulé du marché...3 I.2 Objectif et contexte du marché Objet du marché...4 I.3.1 Exigences relatives à la base de données...4 I.3.2 Caractéristiques conceptuelles de la base de données...5 I.4 Éléments à livrer et calendrier...5 I.4.1 Rôle d EURBICA et de la Direction des Archives de France...6 I.4.2 Réunions...6 I.4.3 Rapports et documents...7 I.4.4 Calendrier de développement de la base de données...7 I.4.5 Formation technique...8 I.5 Date de début du contrat et durée des tâches...8 I.6 Lieu d'exécution des tâches...8 II. CONDITIONS DU CONTRAT II.1 II.2 II.3 II.4 Modalités de paiement...10 Garanties financières...10 Sous-traitance...10 Forme juridique que devra revêtir le groupement de prestataires de services attributaire du marché (le cas échéant)...10 III. Forme et contenu de l'offre III.1 Généralités...12 III.2 Structure de l'offre III.2.1 Proposition administrative...12 III.2.2 Proposition technique...13 III.2.3 Proposition financière...13 IV. PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE IV.1 Étape 1 Application des critères d'exclusion (exclusion de soumissionnaires)...16 IV.1.1 Déclaration...17 IV.1.2 Cas d'exclusion...16 IV.1.3 Justificatifs...17 IV.1.4 Sanctions administratives et financières...17 IV.2 Étape 2 Application des critères de sélection (sélection des soumissionnaires)...17 IV.2.1. Capacité économique et financière du ou des prestataires de services Pièces justificatives requises...18 IV.2.2. Capacité technique et professionnelle du ou des prestataires de services Pièces justificatives requises...18 IV.3 Étape 3 - Application des critères d'attribution (évaluation des offres)...19 IV.4 Information des soumissionnaires...20 IV.5 Attribution du marché...20 ANNEXES 1 Spécifications conceptuelles 22 2 Projet de contrat de service 32 3 Identification du soumissionnaire 56 4 Identification financière Entité légale 60 6 Tableau pour la proposition financière 61 7 Déclaration sur l'honneur du soumissionnaire relative aux critères d'exclusion 63 8 Modèle européen de curriculum vitae 65 2

3 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO I. CAHIER DES CHARGES I.1 INTITULÉ DU MARCHÉ Une base de données juridique pour les archives en Europe La présente invitation à soumissionner fait suite à la publication de: l'avis de préinformation paru au JOUE 2007/ S 114 du l avis de marché au JOUE 2007/S 141 du I.2 OBJECTIF ET CONTEXTE DU MARCHÉ La base de données juridique pour l Europe mettra en place un service paneuropéen d administration électronique qui fournira un accès transfrontalier aisé au droit national et européen sur la gestion des documents et archives et l accès à ces documents et archives. Ce service est destiné à promouvoir les meilleures pratiques, à permettre la surveillance et le suivi de la législation applicable ainsi qu'à faire mieux connaître cette législation. Les archivistes et gestionnaires d archives doivent tenir compte non seulement de la législation en la matière mais aussi de la législation dans des domaines connexes tels que la liberté de l information, la protection des données, les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle. La législation nationale et européenne relative aux archives et aux matières connexes est en outre constamment revue et mise à jour régulièrement. Par ailleurs, le flux croissant d informations et une coopération transfrontalière accrue nécessite une connaissance approfondie de la législation de divers pays. Il existe manifestement un besoin pour un outil qui permettra aux professionnels des archives et de la gestion d archives et à d autres utilisateurs potentiels, comme les administrations publiques, les entreprises et les citoyens, de se tenir informés de la législation applicable et de sa mise en œuvre dans l UE. La base de données contiendra des informations structurées sur l ensemble de la législation en matière de gestion d archives et d archivage. Elle donnera non seulement une vue d ensemble, mais aussi une vision comparative des réglementations européennes. De plus, chaque législation étant intimement liée aux traditions juridiques, administratives et culturelles nationales, la base de données juridique contiendra aussi des informations et une analyse qui tiennent compte de ces traditions. La base de données juridique sur les archives contribuera à mettre en œuvre les mesures prioritaires contenues dans la recommandation 2005/835/CE du Conseil du 14 novembre Le développement de la base de données juridique s'inscrira dans le cadre du programme IDABC JO L 312 du , p. 5. JO L 181 du , p ; décision 2004/387/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 avril 2004 relative à la fourniture interopérable de services paneuropéens d'administration en ligne aux administrations publiques, aux entreprises et aux citoyens (IDABC). Voir: 3

4 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO I.3 OBJET DU MARCHÉ La base de données juridique sur les archives en Europe a pour objectifs : la création et la maintenance d une base de données sur la législation relative aux archives et aux matières connexes, y compris des informations interprétatives et contextuelles, dans l UE et les États membres qui pourra être utilisée par les administrations publiques, les services d archives et les citoyens ; la création d un cadre européen commun pour l échange de ce type d informations ; la fourniture d un accès en ligne transfrontalier à ces informations. I.3.1 Exigences relatives à la base de données La base de données juridique se fonde sur quatre principes : approche analytique et comparative ; collaboration pour la fourniture et l édition du contenu ; système de gestion du contenu basé sur les technologies Open Source ; accès aisé aux textes juridiques dans les langues officielles des États membres de l UE grâce à un index bilingue en français et en anglais. a) Approche analytique et comparative La base de données fera plus que fournir toute la législation applicable en matière de gestion d archives et d archivage, ce qui pourrait être réalisé au moyen de liens vers les sites web juridiques correspondants des États membres. Elle doit également fournir des analyses des textes et des orientations sur la manière dont ils doivent être compris. Cela implique la création de plusieurs sections dans la base de données. L approche comparative suppose qu'un outil de recherche adapté permettra aux utilisateurs de rechercher des documents fournis dans différentes langues. L outil de recherche comprendra un moteur de recherche pour des recherches en texte libre et un système de recherche avancée basé sur un index conceptuel bilingue (français et anglais). Cet index doit permettre à l utilisateur d obtenir des résultats de recherche appropriés, quelle que soit la langue des textes indexés. b) Collaboration Les participants au projet, à savoir les États membres et les institutions européennes, se verront attribuer un espace spécifique dans la base de données qu ils seront chargés de compléter conformément à des lignes directrices et des modèles. Toutes les contributions des membres du projet soumises pour publication dans la base de données seront examinées par un conseil de rédaction qui vérifiera leur conformité aux lignes directrices. Les participants au projet seront responsables de la mise à jour des données et de la fonction de surveillance. Le système doit prévoir les fonctionnalités correspondantes permettant de satisfaire à ces exigences : possibilité de créer un espace de travail pour chaque membre du projet responsable du contenu, bénéficiant d un droit d accès spécifique pour ce seul espace de travail ; procédure d autorisation de la publication par un comité de rédaction : les membres du projet proposent leur contribution à travers le système, mais ils ne peuvent les publier directement sur le web sans l accord préalable du comité de rédaction. 4

5 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO c) Recours aux technologies «Open Source» Un prototype élaboré par la Direction des archives de France a été conçu sur la base de ces technologies. Il utilise le cadre CPS basé sur la technologie ZOPE, mais il n est pas obligatoire d utiliser ce logiciel et cette architecture spécifiques du moment que des technologies Open Source sont proposées. Le contractant proposera pour la base de données un design incluant les logos de l UE et de l ICA. d) Accès aux textes dans leur langue originale par un index bilingue La base de données contiendra un texte explicatif (avec plusieurs sections/chapitres) qui donnera aux utilisateurs les informations contextuelles nécessaires pour comprendre le fonctionnement des lois proprement dites. Les textes explicatifs pour chaque pays seront rédigés en français et en anglais. L index des concepts clés qui fournira des références précises aux éléments correspondants de la législation nationale sera également établi en anglais et en français. Les textes de la législation seront présentés dans la ou les langues officielles du pays concerné, avec une traduction en anglais ou en français au minimum. Dans certains cas, il est possible de fournir les traductions en anglais et en français. De cette manière, la base de données soutient le principe de la diversité linguistique tout en facilitant l accès. Le but est de permettre aux utilisateurs, s ils le souhaitent, de trouver la formulation exacte utilisée dans les lois proprement dites. I.3.2 Caractéristiques conceptuelles de la base de données juridique (annexe 1) La recommandation du Conseil du 14 novembre 2005 fait référence aux travaux déjà réalisés par la branche européenne du Conseil international des archives (EURBICA). Le contractant tiendra dûment compte de ces travaux dans le développement de la base de données. Des caractéristiques conceptuelles ont été définies sur la base d un prototype élaboré par la Direction des Archives de France en coopération avec EURBICA. Ces caractéristiques conceptuelles ainsi que la structure des sections (rubriques) et de l index de la base de données forment un ensemble clair et cohérent et devront être intégralement respectées par le contractant. Elles sont détaillées à l annexe 1. Une fois le contrat exécuté, le Conseil international des archives (ICA) sera responsable de la maintenance continue et de l hébergement de la base de données. Il est impératif que le contractant utilise des logiciels «Open Source» gratuits. Par ailleurs, le contractant se familiarisera avec les outils existants sur le système de l ICA de manière à garantir une compatibilité technique maximale. I.4 ÉLÉMENTS À LIVRER ET CALENDRIER Le contractant développera la base de données juridique conformément aux exigences et aux caractéristiques conceptuelles mentionnées à la section I.3 ci-avant et assurera la formation technique à son utilisation conformément au point I.4.5 ci-après. 5

6 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO Les langues de travail du projet seront l'anglais et le français. Toutes les communications entre le contractant et la Commission s effectueront en anglais et/ou en français. Le contractant désignera un gestionnaire de projet qui sera responsable, en son nom, de l'exécution du marché. Dans leur offre, les soumissionnaires devront fournir une première version du plan de gestion du projet détaillé. Ce dernier prendra en considération tous les aspects nécessaires à la réalisation du projet dans les délais, notamment une planification des tâches et une feuille de route détaillée pour la production des éléments à livrer et pour la réalisation des activités décrites dans le présent cahier des charges. Il précisera également l organisation du projet du soumissionnaire et la manière dont le soumissionnaire entend réaliser le projet. Le plan sera examiné lors de la réunion de démarrage (voir ci-dessous) et une version finalisée devra être présentée au plus tard deux semaines après cette réunion. Le plan de gestion de projet sera mis à jour en tant que de besoin pendant toute la durée du contrat. I.4.1 Rôle d EURBICA et de la Direction des Archives de France La base de données juridique pour les archives en Europe sera développée en étroite coopération avec la branche européenne du Conseil international des archives (EURBICA), une organisation partenaire représentant de nombreuses archives en Europe, et la Direction des Archives de France (DAF) qui a réalisé le projet pilote (cf. I.3.2). Pendant le développement de l application, la Commission demandera à EURBICA ou un de ses sous-groupes et à la DAF de fournir des conseils sur la base de leur expérience dans le domaine concerné. Cela impliquera également qu EURBICA et la DAF participeront à l examen et à l essai des éléments à livrer intermédiaires conçus par le contractant. Il convient néanmoins de souligner que l'approbation et l'acceptation de tous les éléments à livrer, des rapports, etc. relèvent de la compétence de la Commission européenne. I.4.2 Réunions Une réunion de démarrage sera organisée à Bruxelles, au plus tard deux semaines après la signature du contrat par la Commission, pour examiner le projet de plan de gestion. Lors de cette réunion, le prototype sera présenté en tant que base possible pour un développement ultérieur. Une deuxième réunion sera organisée, probablement en avril 2008, pour examiner la progression du projet et évaluer la première version complète de la base de données. Une réunion finale sera organisée dans les trente jours suivant la présentation de la version finale, probablement en octobre Un ou plusieurs représentants d'eurbica et de la DAF participeront à ces réunions. Le contractant sera chargé d'établir les comptes rendus de ces réunions. En principe, les réunions se dérouleront dans les locaux de la Commission à Bruxelles. I.4.3 Rapports et documents 1. Plan de gestion du projet (voir ci-dessus) Le projet de plan de gestion, remis dans le cadre de l offre, sera examiné lors de la réunion de démarrage et une version finalisée en sera présentée au plus tard deux semaines après cette réunion. Le plan de gestion de projet sera mis à jour en tant que de besoin pendant toute la durée du contrat. 6

7 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO 2. Comptes rendus des réunions Le contractant établira les comptes rendus de la réunion de démarrage et des réunions de gestion du projet ultérieures dans les dix jours suivant ces réunions. 3. Rapports mensuels Le contractant présentera des rapports de suivi mensuels, pendant toute la durée du contrat. Ces rapports présenteront de manière concise les progrès réalisés par rapport aux étapes définies pour une période donnée et exposeront les principaux problèmes rencontrés et les solutions mises en œuvre ou proposées. Ils aborderont aussi les éventuelles questions contractuelles ou liées à la gestion. Ces rapports présenteront : l'état d'avancement du projet, une liste et une analyse des problèmes éventuellement rencontrés, ainsi que les mesures correctives mises en œuvre ou proposées pour y faire face, les facteurs favorisant ou freinant la réalisation des objectifs arrêtés, toute action à mettre en œuvre par la Commission. I.4.4 Calendrier de développement de la base de données Le contractant présentera la solution proposée sous l angle technique et en démontrera la fonctionnalité en termes de fourniture et d édition de nouveaux contenus conformément au calendrier ci-après. Le représentant de la Direction des Archives de France (DAF) sera tenu informé de manière détaillée de l'avancement du projet. En particulier, les questions relatives aux caractéristiques conceptuelles et à la structure de la base de données devraient lui être adressées. Un nouveau prototype comprenant un index, une interface utilisateur et un dispositif amélioré pour l ajout de nouveaux contenus sera réalisé par le contractant pour la fin du mois de février Une première version doit être réalisée et présentée par le contractant lors d une réunion de suivi intermédiaire à la fin du mois d avril Cette version doit comporter toutes les fonctionnalités «d arrière-guichet» permettant aux utilisateurs autorisés d éditer les nouveaux contenus et de gérer l application. Des instructions écrites facilement applicables pour les aider dans cette tâche doivent aussi être fournies à ce stade. Une deuxième version terminée devrait être remise au plus tard fin juin 2008 et proposer une interface et une présentation conviviales. Des instructions écrites facilement applicables permettant aux utilisateurs publics de localiser les informations utiles dans la base de données doivent également être fournies à ce stade, en même temps que la documentation technique relative à la base de données proprement dite. Le contractant apportera des modifications à la base de données en fonction des observations qui lui seront transmises. La version finale doit être prête pour son lancement public au plus tard à la fin du mois de septembre Les fonctionnalités précises de la base de données que doit livrer le contractant pour chaque étape définie ci-dessus seront déterminées lors de la réunion de démarrage sur la base du projet de plan de gestion du projet soumis par le contractant dans le cadre de son offre. 7

8 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO I.4.5 Formation technique La formation technique doit permettre à au moins un représentant de chaque État membre de charger des entrées indexées dans la base de données, de les publier et de les corriger si nécessaire. À la fin de la formation, les représentants doivent être en mesure d exécuter ces opérations sans assistance et d expliquer les procédures à leurs collègues. La formation n a pas pour objet la préparation du contenu destiné à la base de données, qui constituera une opération distincte réalisée par EURBICA. Le contractant devra organiser au minimum quatre sessions de formation avec un maximum de dix participants à chaque session. La formation sera assuré au minimum en anglais et en français. Le contractant illustrera l utilisation et la manipulation de la base de données à l aide d exemples pratiques. Le contractant fournira également la documentation technique en trois langues au minimum (anglais, français, allemand) de manière à permettre aux participants d approfondir leurs connaissances, puis d expliquer les procédures à leurs collègues dans leur pays. Dans cette perspective, les sessions seront de type «formation des formateurs». Les sessions de formation auront lieu dans un centre de formation informatique mis à disposition par le contractant dans une ou plusieurs villes européennes, facilement accessibles à partir de toute l Europe. Les participants à la formation prendront en charge leurs frais de déplacement et de séjour. Le projet de plan de gestion du projet contiendra une description précise de la formation. Le contractant mettre en place une assistance téléphonique ou un service d assistance qui permettra aux participants de poser des questions complémentaires pendant une période prenant fin quatre semaines après le dernier cours de formation. I.5 DATE DE DEBUT DU CONTRAT ET DUREE DES TACHES Le contrat entre en vigueur à la date de la dernière signature. Il devrait être signé avant la fin de l'année La durée des tâches ne doit pas dépasser douze mois à compter de la signature du contrat. Cette période est calculée en jours calendrier. La période d'exécution des travaux ne pourra être étendue que moyennant l'accord écrit des parties contractantes avant la fin de la période initialement prévue au contrat. L'exécution des tâches ne peut en aucun cas commencer avant la signature du contrat. I.6 LIEU D'EXÉCUTION DES TÂCHES Les tâches seront exécutées dans les locaux du contractant. Les sessions de formation auront lieu dans un centre de formation informatique mis à disposition par le contractant dans une ou plusieurs villes européennes, facilement accessibles à partir de toute l Europe. Des réunions entre la Commission et le contractant pourront avoir lieu dans les locaux de la Commission à Bruxelles. 8

9 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO II. CONDITIONS DU CONTRAT L'offre sera rédigée en tenant compte des dispositions du projet de contrat de services annexé au présent appel d'offres (annexe 2). Toute restriction, modification ou refus des conditions contractuelles entraînera l'exclusion automatique du soumissionnaire de la procédure de passation du marché. La Commission peut, avant la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. II.1 MODALITES DE PAIEMENT Les paiements sont effectués conformément aux dispositions figurant dans le projet de contrat de services (annexe 2). II.2 GARANTIES FINANCIERES Non applicable II.3 SOUS-TRAITANCE S'il prévoit de sous-traiter une partie du service, le soumissionnaire doit indiquer dans son offre quelle partie du marché sera sous-traitée et dans quelles proportions (% de la valeur totale du marché). L'offre doit clairement identifier le ou les sous-traitants et établir qu'ils acceptent d'exécuter les tâches conformément aux conditions visées au point 5 de l'appel d'offres, en particulier l'article II.17 du modèle de contrat de services. Le soumissionnaire doit informer le ou les sous-traitants de l'application à leur égard de l'article II.17 du modèle de contrat de services (annexe 2) et l'indiquer dans les documents de sous-traitance. Une fois le contrat signé, l article II.13 du contrat de services précité régit la sous-traitance. II.4 FORME JURIDIQUE QUE DEVRA REVETIR LE GROUPEMENT DE PRESTATAIRES DE SERVICES ATTRIBUTAIRE DU MARCHE (LE CAS ECHEANT) Les groupements, quelle que soit leur forme juridique, peuvent soumettre une offre. Des soumissionnaires peuvent, après avoir formé un groupement, soumettre une offre commune, sous réserve que les règles de concurrence soient respectées. Ces groupements (ou consortiums) doivent désigner l'entreprise ou la personne qui assumera le rôle de chef de projet et fournir également une copie du mandat autorisant cette entreprise ou cette personne à soumettre une offre. En cas d'attribution, le contrat sera signé par l'entreprise ou la personne qui assumera le rôle de chef de projet, et qui sera, vis-à-vis de la Commission, la seule partie contractante responsable de l'exécution du contrat. Les offres présentées par des consortiums d'entreprises ou des groupements de prestataires de services, de contractants ou de fournisseurs doivent préciser la fonction, les qualifications et l'expérience de chaque membre du consortium ou du groupement. Chaque membre doit fournir tous les documents nécessaires à l'évaluation de l'ensemble de l'offre 9

10 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO au regard des critères d'exclusion, des critères de sélection (dans leur totalité) et des critères d'attribution. 10

11 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO III. FORME ET CONTENU DE L'OFFRE III.1 GÉNÉRALITÉS Les offres doivent être rédigées dans une des langues officielles de l'union européenne. Les offres doivent être claires et concises. Les pages seront numérotées en continu et assemblées de façon cohérente (par exemple, reliées ou agrafées, etc.). Le soumissionnaire étant jugé sur le contenu de son offre écrite, celle-ci doit faire clairement apparaître que le soumissionnaire est en mesure de satisfaire aux exigences du cahier des charges. III.2 STRUCTURE DE L'OFFRE Toute offre doit comprendre trois parties: une proposition administrative, une proposition technique et une proposition financière. III.2.1 Proposition administrative Cette partie doit contenir les informations suivantes, mentionnées sur les formulaires types joints au cahier des charges du présent appel d'offres (annexes 3, 4 et 5): Identification du soumissionnaire (annexe 3) Tout soumissionnaire est tenu de fournir une preuve de son inscription, selon les modalités applicables dans le pays d'établissement, dans un registre professionnel ou commercial ou de fournir une déclaration ou un certificat attestant de cette inscription. Si le soumissionnaire est une personne physique, il doit fournir une copie de sa carte d'identité, de son passeport ou de son permis de conduire, ainsi que la preuve de sa couverture sociale en tant que travailleur indépendant. Tout prestataire de service (y compris les sous-traitants ou tout membre d'un consortium ou d'un groupement) doit remplir et signer le formulaire d'identification figurant dans l'annexe 3 et fournir les documents susmentionnés. Toutefois, les sous-traitants sont dispensés de remplir ou de fournir ces documents lorsque leurs prestations représentent moins de 20 % du marché. Identification financière (annexe 4) Un formulaire d identification bancaire doit être rempli et signé par un représentant mandaté du soumissionnaire ainsi que par son banquier. Un formulaire type est joint dans l'annexe 4 et un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l'adresse suivante: Dans le cas d'un groupement, ce formulaire ne doit être fourni que par la personne assumant le rôle de chef de projet. 11

12 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO Entité légale (annexe 5) Le formulaire Entité légale joint dans l'annexe 5 doit être rempli et accompagné d'un certain nombre de justificatifs (dont la liste figure dans le formulaire). Il existe un formulaire pour les personnes physiques, un autre pour les sociétés privées et un troisième pour les entités de droit public. Des formulaires spécifiques à chaque État membre sont disponibles à l'adresse suivante: Dans le cas d'un groupement, ce formulaire ne doit être fourni que par la personne assumant le rôle de chef de projet. La Commission se réserve le droit de requérir la production, dans un délai qu elle précisera dans sa requête, de tout document additionnel relatif à l offre introduite à des fins d évaluation et de vérification. III.2.2 Proposition technique Cette partie revêt une importance essentielle pour l'évaluation des offres, pour l'attribution du marché ainsi que pour l'exécution future du contrat éventuel. Certaines lignes directrices sont indiquées ci-dessus, au point I du présent cahier des charges, mais l'attention des soumissionnaires est aussi attirée sur les critères d'attribution, qui définissent les parties de la proposition technique auxquelles ils devront être particulièrement attentifs. La proposition technique doit aborder tous les aspects figurant dans le cahier des charges. Le niveau de détail de l'offre sera extrêmement important pour l'évaluation. Les offres doivent contenir des propositions concernant la méthodologie, la planification et l'organisation des travaux à effectuer ainsi que le projet de plan de gestion du projet mentionné au point I.4. La proposition technique doit répondre aux spécifications techniques détaillées au point I cidessus et contenir, au moins, toutes les informations nécessaires à l'attribution du marché. III.2.3 Proposition financière Toutes les offres doivent contenir une proposition financière (annexe 6). L attention des soumissionnaires est attirée sur les points suivants: les prix doivent être libellés en euros; les prix seront indiqués hors taxes, droits et autres charges, c'est-à-dire également hors TVA, les Communautés en étant exonérées dans l'ue en vertu des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril 1965 (JO L 152 du 13 juillet 1967). Cette exonération est accordée à la Commission par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur présentation de pièces justificatives et a posteriori, soit par voie d'exonération directe. Pour les pays dans lesquels la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. En cas de doute quant au régime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact 12

13 Cahier des charges Appel d offres SG/ /PO avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l exonération de TVA dont bénéficie la Communauté européenne; les prix sont fermes et non révisables; le budget maximum disponible (montants a et b ci-dessous) pour le présent projet s'élève à euros; le prix servant de référence à l'attribution du marché comporte deux montants : a) le montant rémunérant la totalité des tâches à exécuter, qui est spécifié au point I.3.1 du contrat. L'offre doit faire apparaître, pour chaque catégorie de personnel participant à la réalisation du projet: le coût total de la main-d'œuvre; les taux journaliers ainsi que le nombre total de jours (jours/homme) que chaque membre du personnel consacrera au projet; les autres catégories de coûts, à l'exception des coûts spécifiés au point b) cidessous, en précisant la nature du coût, le montant total, le prix unitaire et la quantité. b) le montant correspondant aux frais remboursables. Ce montant, qui figure au point I.3.2 du projet de contrat de services (annexe 2), correspond aux frais de voyage et aux indemnités journalières qui seront supportés par le contractant en liaison directe avec l'exécution des tâches au titre du contrat. En tout état de cause, ce montant constitue le maximum remboursable pour les frais encourus. Sont remboursables les frais de voyage et les indemnités journalières énumérés dans le cahier des charges conformément aux règles fixées à l'article II.7 du projet de contrat de services (annexe 2). Les barèmes journaliers applicables aux indemnités journalières figurent à l'article I.3.2 du projet de contrat de services. Ce montant sera estimé sur la base des articles du projet de contrat de services précités, ainsi que des données fournies au point I.3 ci-dessus. Il sera obligatoirement séparé du montant mentionné au point a) dans l'offre soumise. Conformément au point I.3.1. du cahier des charges, le contractant sera tenu de participer à 3 réunions dans les locaux de la Commission à Bruxelles : une réunion de démarrage, une réunion de suivi complémentaire et une réunion finale après la remise du produit final. Les offres impliquant plusieurs prestataires de services doivent détailler, pour chacun de ces prestataires, les montants visés aux points a) et b). Pour formuler leur proposition financière, les soumissionnaires utiliseront le tableau figurant dans l'annexe 6. 13