CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES

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1 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES DEFINITION D UN TERRITOIRE DE COMMUNICATION OU PLATE- FORME DE MARQUE ET REALISATION D UNE CHARTE GRAPHIQUE, ACCOMPAGNEMENT CREATIF POUR LA DEFINITION DE PRODUITS ICONIQUES POUR LA MARQUE CAP COTENTIN Pouvoir adjudicateur Office de Tourisme de La Hague Place de la Madeleine BP BEAUMONT-HAGUE Tél. : Courriel : direction@lahague.org Procédure Procédure adaptée (article 28 du Code des Marchés Publics) 1

2 ARTICLE 1. OBJET DE LA CONSULTATION DISPOSITIONS GENERALES 1.1. Objet du Marché Le présent Cahier des Clauses Particulières (CCP) concerne un marché public de Prestations Intellectuelles (PI) dont l objet est la définition d un territoire de communication ou plate-forme de marque et la réalisation d une charte graphique et un accompagnement créatif pour la définition de produits iconiques pour la marque CAP COTENTIN. 1.2 Contexte et enjeux En 2015, dans le cadre de l élaboration de la stratégie touristique pour son territoire, l Office de Tourisme de La Hague a affirmé CAP COTENTIN comme nom de territoire touristique. Avec CAP COTENTIN, l Office de Tourisme ambitionne de doter son territoire d une image de marque touristique, avec davantage de lisibilité, une plus grande valorisation de ses attraits, une affirmation de ses différenciations. Le positionnement marketing de cette marque étant stabilisé (voir note en annexe), l enjeu est de créer un territoire de communication fort, original et pertinent pour CAP COTENTIN et les futures actions menées sous cette marque. Pour cela, il s agit à présent de traduire le positionnement marketing de CAP COTENTIN en positionnement de communication, incarné par une signature et une identité visuelle, de définir le territoire de communication (univers graphique, accroches publicitaires, déclinaisons) et la charte graphique (conditions d exploitation de l identité visuelle, charte éditoriale / édition / affiches ). L Office de Tourisme de La Hague souhaite les conseils et le travail de création d un prestataire spécialisé pour faire émerger les fondamentaux de la communication de la marque CAP COTENTIN, avec la pertinence créative nécessaire à l élaboration d un positionnement de communication et de son territoire, ainsi qu avec la capacité de réaliser les outils pour la mise en œuvre de cette communication : charte graphique et produits iconiques. Le contenu de ces prestations est détaillé à l article 5 du présent cahier. D une façon générale, il est attendu d une part que ces prestations donnent une valeur ajoutée aux actions futures de la marque CAP COTENTIN, notamment en termes d innovation, de créativité, voire d originalité. D autre part, que ces prestations «sécurisent» la mise en œuvre de ces actions avec des propositions réalistes (en cohérence avec nos moyens techniques et financiers), concrètes et tournées vers l'opérationnel Lots Ce marché comporte un seul lot. Le candidat doit répondre à l ensemble du lot. Il doit donc rassembler toutes les compétences nécessaires lui-même ou en se groupant avec un ou plusieurs autres prestataires (les dispositions relatives au groupement d entreprises sont détaillées dans l Acte d Engagement) Variantes Les variantes sont autorisées par le pouvoir adjudicateur sous réserve que celles-ci ne modifient pas la mission générale décrite dans le présent CCP. Les variantes peuvent porter sur l offre technique, la méthodologie et les livrables, dans la limite d une proposition de base et d une proposition de variante par candidat Formes de notifications et informations 2

3 Les notifications des informations émanant du pouvoir adjudicateur seront adressées directement au titulaire du marché, ou à son représentant désigné, soit par courrier contre récépissé soit par courriel avec accusé de réception. ARTICLE 2. MAITRISE D OUVRAGE - PILOTAGE 2.1. Maitrise d ouvrage La maîtrise d ouvrage est assurée par l Office de Tourisme de La Hague représenté par sa directrice Madame Gwenaelle LEHMANN, sous l autorité du Comité de Direction présidé par Madame Martine DELSERIES Pilotage de la mission Le Comité de Direction est l instance décisionnaire de la mission, il est sollicité pour validation finale des travaux, notamment de l identité visuelle et de la signature, des accroches. Le Bureau, composé de la Présidente et de 3 Vice-présidents, est en charge du suivi de la mission. Au sein de l équipe de l Office de Tourisme, le pilotage de la mission est assuré par la directrice et les chargés de communication (3 personnes), dont un graphiste qui sera plus particulièrement en charge de suivre la réalisation de la charte graphique Equipe et partenaires associés Pour l accompagnement créatif à l émergence de produits iconiques, toute ou large partie de l équipe de l Office de Tourisme peut être sollicitée. Cette partie du travail doit également permettre d associer les prestataires du territoire partenaires de l Office de Tourisme. ARTICLE 3. DOCUMENTS CONTRACTUELS 3.1. Pièces particulières l acte d engagement fourni par le pouvoir adjudicateur l offre technique fournie par le candidat dans une note détaillant la méthodologie et les moyens humains envisagés, le planning prévisionnel (précisions supplémentaires dans le Règlement de Consultation) l offre financière fournie par le candidat dans un bordereau de prix ou Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) ou devis (précisions supplémentaires dans le Règlement de Consultation) le présent cahier des clauses particulières (CCP) Pièces générales le cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés publics de Prestations Intellectuelles (CCAG-PI) approuvé par un Arrêté du 16 septembre Ce document non joint au dossier de consultation, est réputé connu du titulaire et les parties contractantes lui reconnaissent expressément un caractère contractuel Ordre de priorité En cas de contradiction entre les stipulations des pièces contractuelles du marché, elles prévalent dans l ordre ci-après : l acte d engagement et ses éventuelles annexes, dans la version résultant des dernières modifications éventuelles, opérées par avenant ; 3

4 le cahier des clauses particulières (CCP) et ses éventuelles annexes ; le cahier des clauses administratives générales (CCAG) applicable aux prestations objet du marché, si celui-ci vise ce cahier ; les actes spéciaux de sous-traitance et leurs avenants, postérieurs à la notification du marché ; l offre technique et financière du titulaire Passations d avenants Les candidats sont informés que le maître d ouvrage se réserve le droit de recourir à la passation d avenants au sens de l article 20 du Code des marchés publics, notamment lorsqu il est dans une situation telle que décrite à l article 118 du Code des marchés publics. Le maître d ouvrage pourra intervenir par ordre de service écrit et dûment signé par la directrice. ARTICLE 4. MODALITES D EXECUTION DU MARCHE 4.1. Représentant du pouvoir adjudicateur La personne habilitée à signer le présent marché est Madame Gwenaelle LEHMANN, Directrice de l Office de Tourisme de La Hague Comptable assignataire Le comptable assignataire des paiements est Madame la Trésorière de BEAUMONT- HAGUE Lieu d exécution Les prestations nécessiteront des déplacements, des réunions et des rencontres sur le territoire de l Office de Tourisme de La Hague (50). Les frais liés à ces déplacements doivent être intégrés dans l offre financière du candidat et supportés directement par lui. ARTICLE 5. CONTENU DE LA PRESTATION Les objectifs de communication de la marque CAP COTENTIN sont de fédérer les attraits touristiques du territoire autour d une promesse commune, d affirmer l image touristique du territoire afin d émerger face à la concurrence, d être plus lisible et identifiable auprès du grand public. La promesse CAP COTENTIN c est les sensations fortes d être en osmose avec un littoral et une mer dont le caractère sauvage est unique en France. C est ICI et NULLE PART ailleurs! Les SENSATIONS provoquées par la MER constituent le socle de la promesse publicitaire à développer ; une mer à fort caractère que néanmoins des infrastructures adaptées permettent d appréhender, en vélo, à pied, en toute sécurité. Les caractéristiques des produits de CAP COTENTIN c est, outre des paysages naturels d une rare beauté, une diversité d activités permettant de découvrir en toute sérénité une mer et son littoral par la randonnée en vélo ou à pied sur le sentier des douaniers, les activités nautiques (char à voile, planche à voile, surf, voile Kit surf) et toute la gastronomie liée aux produits de la mer. 4

5 Le ton de la communication doit être interpellant, impliquant, les accroches de la communication devront susciter l EMOTION, à la hauteur de la découverte la première fois du littoral cotentin. Positionnement de communication et territoire de communication de la marque CAP COTENTIN : Il s agit tout d abord de définir le positionnement de communication de la marque CAP COTENTIN : évocation de «Mer Sensation» ses valeurs, ses différenciations Il s agit ensuite de définir l ensemble des éléments de la marque constitutifs de son univers, et qui accompagnent sa représentation : traits de personnalité et éléments récurrents ; de son exécution publicitaire qui font qu on la reconnaît. Le territoire de communication doit se matérialiser par un concept de communication faisant référence à un univers original, des codes graphiques, une signature... Les 4 filières produits du territoire (randonnée pédestre et VTT, activités nautiques et balnéaires, gastronomie et terroir) se déclineront en toute cohérence avec ce territoire de communication. Ce territoire de communication se matérialisera par un cahier ou une plate-forme de marque présentant le storytelling de la marque. Livrables : - positionnement de communication, - territoire de communication ou plate-forme de marque, - storytelling de marque. Méthodologie et timing : le prestataire pourra appuyer son travail créatif sur les éléments existants suivants : plan marketing, verbatims d une table-ronde consommateurs, cahier des charges créatif, travail sur les produits iconiques, qui lui seront remis en début de mission. Ce travail sur les fondamentaux que sont le positionnement et le territoire de communication, ainsi que le storytelling, doit être enclenché dès le début de la mission et stabilisés fin octobre Ces éléments seront présentés dans un cahier ou une plate-forme de marque (voir ci-dessous). Signature et identité visuelle L exécution publicitaire de la représentation de la marque se concrétisera par une signature dont la promesse illustrera le positionnement de communication (évocation de «Mer Sensation», ses valeurs, ses différenciations ) en quelques mots. Cette signature accompagnera la marque Cap Cotentin. L identité visuelle CAP COTENTIN déclinera les codes couleurs et la typographie en cohérence avec le territoire de communication défini. L univers maritime et le caractère naturel du littoral du Cotentin sont des éléments à prendre en compte lors de la réflexion créative de cette identité visuelle. Des déclinaisons sont à prévoir : logo accompagné de sa signature, logo intégrant sa signature et un lieu géographique (La Hague et Les Pieux par exemple) Livrables : - une signature illustrant le positionnement, - une identité visuelle intégrant la signature (comprenant une charte d exploitation). Méthodologie et timing : le prestataire travaillera avec l équipe technique de l Office de Tourisme pour aboutir 2 à 3 propositions de signature et d identité visuelle, qui devront être prêtes au plus tard mi-novembre Ces propositions devront être présentées par le 5

6 prestataire et la Directrice au Comité de Direction le 23 novembre, pour validation du choix final. Produits et visuels iconiques La stratégie pour CAP COTENTIN repose sur la mise en avant de produits iconiques, en lien avec les thèmes retenus pour le positionnement marketing. Il s agit à présent de les faire émerger et de les matérialiser. Un travail est déjà engagé par l équipe de l Office de Tourisme, il sera ensuite enrichi par les partenaires socio-professionnels lors d un atelier spécifique, au moment du bilan de fin de saison (le 15 octobre prochain). Il est demandé au prestataire d accompagner ce travail et de favoriser un «saut créatif», qui permettra de faire de ces produits des vecteurs puissants d image et de notoriété. A partir des assemblages possibles de l offre, le prestataire proposera des titres et des accroches pour 3 à 5 produits iconiques. Il fera des recommandations sur les visuels appropriés pour les illustrer. Dans le prolongement du travail sur les produits iconiques, le prestataire se chargera de la création d une collection de visuels iconiques qui, par leur style graphique et par les accroches, seront les premiers supports d expression du territoire de communication. Ces visuels doivent nous identifier, renforcer notre territoire en cohérence, être le fer de lance de notre communication. Ils sont destinés à être déclinés en affiches, en cartes postales, ou diaporama sur internet. Si les visuels actuels de l Office de Tourisme ne sont pas adaptés au projet, le prestataire créera des modèles sans illustration ou avec une illustration factice en attendant l acquisition prochaine par l Office de Tourisme de visuels adaptés. Livrables : - Les titres et accroches de 3 à 5 produits iconiques, des recommandations sur les visuels appropriés pour les illustrer. - Une collection de visuels iconiques des 4 filières «produits» du territoire : randonnée pédestre et VTT, activités nautiques et balnéaires, gastronomie et terroir, avec leurs accroches et leurs règles de présentation graphique. Méthodologie et timing : le prestataire collaborera avec l équipe technique de l Office de Tourisme pour proposer 7 à 8 produits iconiques, affinés avec les socio-professionnels partenaires au cours d un atelier que le prestataire co-anime le 15 octobre. A l issue de ce travail, le prestataire finalisera les titres et les accroches de 3 à 5 produits iconiques et donnera ses recommandations sur les visuels appropriés pour les illustrer. Il remettra également la collection de visuels iconiques (ou modèles) avec leurs accroches et leur règles de présentation graphiques. Les travaux finalisés sont à remettre en décembre Charte graphique Une charte graphique organisera les éditions, les campagnes de communication visuelles et sonores tout en précisant un principe de déclinaison des localisations géographiques de chaque entité du territoire. Elle organisera la communication des différents supports de communication de l Office de Tourisme et plus particulièrement les couvertures des supports. La charte graphique devra préciser les éléments techniques suivants : Le choix des typographies, de la taille et les aspects des polices de caractère, La définition des couleurs, La mise en page, Les principes du choix des images et illustrations, Le guide d utilisation de la charte graphique. Pour la communication touristique : 6

7 Un guide touristique format A5 en version française comprenant une présentation éditoriale du territoire dans un «esprit magazine» et les informations pratiques sous forme de carnet ou listing (avec pictogrammes). Un guide touristique format A5 en version langues étrangères (Anglais, Allemand, Néerlandais) présentant les informations pratiques (version française/ version anglaise) Une présentation des hébergements format A5 sous forme de carnet ou listing (avec pictogrammes), destiné à être tiré à part en langues étrangères et / ou intégré dans la version française (choix non arrêté à ce jour) Une carte du territoire Un flyer d appel Un agenda de l été en version française Pour la communication administrative : papier à en-tête, carte de visite, carte de correspondance, carton d invitation, enveloppes Pour la communication commerciale : fiches produits, documents contractuels Pour la communication évènementielle : affiches, kakémonos, objets publicitaires, autocollants, signalétique... Pour la communication presse : encarts publicitaires, communiqués, déclinaison pour dossiers de presse Déclinaison pour la communication numérique : , sites internet, newsletter, écrans dynamiques, application mobile L Office de Tourisme réalise des supports en partenariat avec des associations et autres institutions, ou leur apporte un soutien à la mise en œuvre d actions en termes de logistique ou de communication. Il convient donc de prévoir une déclinaison de la charte pour marquer l implication de l Office de Tourisme. Nous apposerons nous-mêmes cette déclinaison sur les supports que nous créons : flyers, affiches ou nous mettrons ces éléments à disposition à travers une charte d utilisation. Pour cela, il faudra prévoir un bandeau en bas de page qui comprendra l identité visuelle «Cap Cotentin», le nom éventuel du Bureau de l Office de Tourisme le plus proche (Beaumont-Hague, Les Pieux, Goury, Diélette). La déclinaison de le charte graphique devra clairement identifier qu il s agit d une communication signée par Cap Cotentin. Il faut également prévoir la présence dans ce bandeau de logos de partenaires. Nous souhaitons également partager la marque Cap Cotentin avec les socio-professionnels du territoire, afin de leur permettre de s approprier cette marque et de la porter à leur tour. Il conviendra donc de prévoir une déclinaison de la charte dont nous mettrons les éléments à disposition à travers une charte d utilisation. Ces éléments peuvent être simplement le logo ou un fil d Ariane, ou autre déclinaison de la charte. Livrables : - Une charte graphique des supports de communication, consignée dans un document de présentation, remis en version numérique - L ensemble des fichiers graphiques nécessaires à l utilisation de cette charte, au format suite graphique Adobe CC Méthodologie et timing : le prestataire collaborera étroitement avec le chargé de communication / graphiste de l Office de Tourisme. Ils s assureront notamment ensemble que les caractéristiques techniques des éléments graphiques proposés sont compatibles avec les logiciels et le savoir-faire de l équipe de l Office de Tourisme, en vue de leur 7

8 utilisation postérieure. La charte graphique complète et finalisée est à remettre au plus tard en décembre Cahier ou plate-forme de marque A partir d éléments existants (plan marketing, verbatims d une table-ronde consommateurs, cahier des charges créatif, travail sur les produits iconiques) et des éléments créés dans le cadre de son travail, le prestataire formalise dans un cahier ou plate-forme de marque : - nos missions et notre vision stratégique ; - le positionnement et le territoire de communication ; - le storytelling : son «ADN», valeurs, ses différenciations, le vocabulaire associé ; - la signature et l identité visuelle ; - les produits et visuels iconiques ; - l univers graphique et ses conditions d exploitation. Livrable : un cahier de marque ou plate-forme de marque, sous forme d un document synthétique de présentation, pédagogique et communiquant, remis en version numérique. En externe, ce document est destiné à être diffusé auprès des élus ou des prestataires touristiques. En interne, ce document de guider les actions relatives à la marque et de cadrer les différents prestataires intervenants à nos côtés pour ces actions. Méthodologie et timing : Le travail sur le cahier ou plate-forme de marque doit être enclenché dès le début de la mission en posant les fondamentaux que sont le positionnement et le territoire de communication, ainsi que le storytelling. La finalisation et la remise du document lui-même ne peut logiquement intervenir qu à la fin de la mission, à partir de l ensemble des éléments créés, soit en janvier ARTICLE 6. DELAIS D EXECUTION PENALITES RETENUES 6.1. Délais et calendrier Il est souhaité que les travaux commencent à partir du 7 octobre 2015 et se terminent au plus tard en janvier Le prestataire devra prévoir une journée de travail sur le terrain le jeudi 15 octobre (impératif), ainsi qu une séance de travail avec l équipe de l Office de Tourisme la veille (14 octobre après-midi) et / ou le lendemain (16 octobre matin). Le prestataire devra également être disponible le 23 novembre 2015 pour une présentation au Comité de Direction. Le calendrier détaillé d exécution est proposé par l entreprise à la remise de son offre. Ce calendrier prévoira un échéancier de réalisation prenant en compte les différentes étapes présentées dans le présent CCP, incluant les temps de validation des différentes instances et les travaux réalisés en interne par l équipe de l Office de Tourisme Prolongation des délais d exécution La prolongation du délai d exécution ne peut résulter que d un avenant. L importance de la prolongation ou du report est décidée par le représentant du pouvoir adjudicateur qui la notifie au titulaire Pénalités pour retard Les retards dans l exécution ou la transmission de documents demandés en cours d opération font l objet de pénalités telles que prévues au CCAG-PI. 6.4 Pénalités pour absence aux convocations du maître d ouvrage 8

9 En cas d absence à une réunion à laquelle l entreprise aura été convoquée, cette dernière encourt, sans mise en demeure, une pénalité forfaitaire de 75 HT. ARTICLE 7. DISPOSITIONS FINANCIERES 7.1. Prix Le prix est exprimé en EURO ( ) et précise s il est Hors Taxe (HT) ou Toutes Taxes Comprises (TTC). Les prix sont fermes et non révisables Délai de paiement Le délai de paiement ne peut excéder trente (30) jours. En cas de dépassement du délai de paiement, des intérêts moratoires au taux d intérêt légal, majoré de deux (2) points, sont dus au titulaire Acomptes Un acompte de 30 % maximum pourra être versé au commencement des prestations de chaque lot, le solde à l achèvement. Si le lot comporte des phases ou tranches, un acompte de 30 % maximum pourra être versé au commencement de chacune, le solde à l achèvement de la phase ou tranche. Si le prestataire fait le choix d un acompte par phase ou tranche, il ne peut également prétendre à un acompte pour l ensemble du lot. ARTICLE 8. RESILIATION Le pouvoir adjudicateur peut, à tout moment, qu il y ait ou non faute du titulaire, mettre fin à l exécution des prestations faisant l objet du marché avant l achèvement de celles-ci par une décision de résiliation du marché, selon les modalités définies au CCAG-PI. ARTICLE 9. LITIGES En cas de litige, la Loi française est seule applicable. Le pouvoir adjudicateur et le titulaire s efforceront de régler à l amiable tout différend éventuel relatif à l interprétation des stipulations du marché ou à l exécution des prestations d'accompagnement à la définition d'une stratégie touristique pour le territoire de l'office de Tourisme de La Hague. En cas d impossibilité entre les parties de régler un éventuel litige à l amiable, ou grâce à une médiation externe, seul le Tribunal administratif de Caen sera compétent pour juger le litige. Il est convenu entre les parties que seules les pièces contractuelles détenues par l administration feront foi en cas de litige, ou d interprétation portant sur le contrat ou sur les prestations. 9