SOMMAIRE. Quelles sont les fonctions disponibles en Suivi de Tiers Payant? p. 4 Comment accéder au contrôle manuel des dossiers? p.

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1 SOMMAIRE Généralités Quelles sont les fonctions disponibles en Suivi de Tiers Payant? p. 4 Comment accéder au contrôle manuel des dossiers? p. 4 Le contrôle des dossiers Le contrôle par le retour NOEMIE p. 6 Dans quels cas, des dossiers doivent-ils faire l objet d un contrôle manuel? p. 6 Comment accéder au contrôle d une ou plusieurs factures? p. 6 Quelle est la signification des options proposées lors du contrôle de facture? p. 7 Comment contrôler la totalité d un relevé? p. 8 Comment ne contrôler que quelques factures d un relevé? p. 9 Comment contrôler tout un relevé hormis quelques dossiers? p. 9 Comment contrôler la totalité d une part Obligatoire? p. 9 Comment contrôler la totalité d une part complémentaire? p.10 Comment contrôler la totalité d un dossier? p.10 Comment visualiser un dossier lors de son contrôle? p.10 Comment contrôler une part obligatoire partiellement payée? p.10 Comment contrôler une part complémentaire partiellement payée? p.11 Comment visualiser un TP impayé reporté sur le compte client? p.12 Comment visualiser un TP impayé reporté sur le compte Pertes&Profits? p.12 Traitement des Réclamations lors du contrôle de dossier Quand utilise-t-on ce type de réclamation? p.14 Comment réclamer une part obligatoire totalement impayée? p.14 Comment réclamer une part complémentaire totalement impayée? p.14 Comment réclamer les 2 parts d un dossier à l organisme principal? p.15 Comment contrôler partiellement une part obligatoire et réclamer le reste dû? p.15 Comment contrôler partiellement une part complémentaire et réclamer le reste dû? p.15 Quelle est la différence entre «Relance» et «Nouvelle réclamation»? p.15 Comment contrôler une part obligatoire déjà réclamée? p.16 Comment contrôler une part complémentaire déjà réclamée? p.16 Comment relancer une part obligatoire déjà réclamée? p.17 Comment relancer une part complémentaire déjà réclamée? p.17 Comment contrôler partiellement une part obligatoire déjà réclamée et relancer le reste dû? p.17 ALLIADIS FORMATION Page 1/35

2 Comment contrôler partiellement une part complémentaire déjà réclamée et relancer le reste dû? p.17 Comment reporter le reste dû d une part obligatoire déjà réclamée au compte client ou pertes&profits? p.18 Comment reporter le reste dû d une part complémentaire déjà réclamée au compte client ou pertes&profits? p.19 Comment supprimer une réclamation? p.19 Traitement des Relances Quel est l intérêt de ce traitement? p.21 Comment réclamer plusieurs dossiers d un même organisme? p.21 Comment réclamer plusieurs dossiers d organismes différents? p.22 Quelle est l utilité du «nbre de relances Maxi»? p.23 Calcul des Impayés Vous ne gérez pas les rapprochements bancaires Vérification du paramétrage p.26 Quelques précisions de vocabulaire p.26 Fonction impayés Edition détaillée des impayés p.27 Edition globale des impayés p.27 Liste des factures contrôlées /non contrôlées p.27 Vous gérez les rapprochements bancaires (Pharmabanq) Vérification du paramétrage p.28 Quelques précisions de vocabulaire p.28 Fonction «Impayés» Date de contrôle / Date de règlement p.28 Edition détaillée des impayés p.29 Edition globale des impayés p.29 Liste des factures contrôlées /non contrôlées p.30 Liste des factures rapprochées /non rapprochées p.30 Rejets/dossiers non trouvés p.31 Recycler un dossier p.32 Divers Connaître l état d une facture client en Espace de Travail p.35 Les éditions en Télétransmission p.35 ALLIADIS FORMATION Page 2/35

3 Généralités ALLIADIS FORMATION Page 3/35

4 Quelles sont les fonctions disponibles en Suivi de Tiers Payant? Bordereaux Impayés Paiement Pour contrôler et éventuellement rapprocher (hors Pharmabanq) : Les parts de dossiers qui n auraient pas été traités lors du retour Noémie pour cause : de rejet, d écarts de règlement, ou de dossier non trouvé. Les parts de dossiers non télétransmises. Pour éditer les impayés, enregistrer des réclamations concernant plusieurs dossiers d un même organisme ou pour enregistrer des réclamations pour plusieurs caisses. Tous les rejets, en retour de télétrans, non encore traités ou en cours de recyclage, sont également disponibles à l écran ou sur imprimante. La liste des dossiers non trouvés qui nécessitent un contrôle manuel. Utilisée dans le cadre de Pharmabanq, cette fonction permet de traiter le rapprochement bancaire. Comment accéder au contrôle manuel des dossiers? Au menu général, se déplacer sur Gestion par xou z S Suivi Tiers-payant. A la rubrique Bordereaux, sélectionner une des options : contrôle par Organisme contrôle par Facture contrôle par Client contrôle par Montant ALLIADIS FORMATION Page 4/35

5 Le Contrôle des Dossiers ALLIADIS FORMATION Page 5/35

6 Le Contrôle par le retour NOEMIE Les dossiers Télétransmis sont pour la plupart, automatiquement contrôlés et réglés lors du traitement de «Pointage des règlements» au cours de la télétransmission. Les dossiers ainsi traités ne seront plus considérés comme impayés bien que le paiement ne soit pas véritablement effectif.. Il est donc impératif d éditer la liste de ces paiements afin que vous puissiez effectuer,manuellement, vos rapprochements bancaires à l aide des bordereaux de banque. Si vous utilisez Pharmabanq : Après le pointage des règlements, les dossiers sont contrôlés ; ils ne seront réglés ou soldés, qu après le traitement de rapprochement bancaire via le logiciel Pharmabanq. Les dossiers contrôlés ne seront plus considérés comme impayés. Dans quels cas, des dossiers doivent-t-ils faire l objet d un contrôle manuel? Les organismes pour lesquels il n y a pas de retour NOEMIE. Les dossiers stipulés sur le listing des écarts de règlement. Les dossiers stipulés sur le listing des dossiers non trouvés. Des parts rejetées qui ont été traitées manuellement par l organisme. Des dossiers pour lesquels le retour NOEMIE s est mal passé, mais le paiement a bien été effectué. Comment accéder au contrôle d une ou plusieurs factures? Au menu général, se déplacer sur Gestion par xou z S Suivi Tiers-payant. Si vous sélectionnez «contrôle par organisme» : Le programme vous propose une fiche organisme sur laquelle vous devez identifier, par son nom ou son numéro, l organisme à contrôler. Une fois identifié, valider par f. 2 possibilités : - Un relevé a été édité pour cet organisme, d où la possibilité d effectuer un contrôle par relevé. - Organisme sans relevé, d où l unique possibilité de contrôler facture par facture. Toutes ses factures impayées sont listées à l écran. ALLIADIS FORMATION Page 6/35

7 Si vous sélectionnez «contrôle par Facture» : Après saisie du numéro de facture : Si la facture est la seule impayée pour l organisme, le programme n affichera que celle-ci. Si la facture existe parmi d autres impayées du même organisme, elle sera affichée en première ligne. Si la facture n existe pas, ou si déjà soldée, le programme affichera la liste des dossiers impayés dont la numérotation est immédiatement supérieure et faisant référence au même organisme que celle recherchée. Si vous sélectionnez «contrôle par Client» : Le programme affichera toutes les factures impayées du client identifié. Si vous sélectionnez «contrôle par montant» : Vous pouvez saisir un montant mini et maxi, le programme affichera alors tous les dossiers dont le montant de l une des parts (principale ou mutuelle) est compris dans cette fourchette. Quelle est la signification des options proposées lors du contrôle de facture? Pour contrôler une facture, vous devez vous positionner sur sa ligne, en utilisant youw. Les options de contrôle sont affichées au bas de l écran, ci-dessous, détail de chacune : Part oblig PPermet de solder la part obligatoire. Le montant dû est alors proposé ;il suffit de valider par f, pour que la part soit contrôlée. Si le montant réglé par la caisse est différent du dû, il est possible de saisir la somme réglée et d affecter le différentiel soit au compte du client, soit au compte Pertes et profits, soit au compte des arrondis. part Mutuelle M Permet de solder la part complémentaire ; fonctionnement identique à l option précédente. part Complt2 C Permet de solder une deuxième part mutuelle ; fonctionnement identique aux options précédentes. réclam.rég oblig A Permet d enregistrer et d éditer une lettre de réclamation à l attention de l organisme principal, tout en ayant la possibilité de solder partiellement. ALLIADIS FORMATION Page 7/35

8 réclam mutuel. U Permet d enregistrer et d éditer une lettre de réclamation à l attention de l organisme complémentaire, tout en ayant la possibilité de solder partiellement. réclam globale B Permet d enregistrer et d éditer une seule lettre de réclamation à l attention de l organisme principal, lorsque la part principale et la part complémentaire sont totalement impayées. Total factu. T Permet de contrôler la totalité de la facture (part principale et complémentaire). Ces deux dernières options ne peuvent fonctionner que pour les organismes de type 5 dont la zone «Réclamation / RO» (fichiers/organismes) est à O (Oui). Détail fact. D Permet d afficher à l écran, le détail du dossier : les produits, l identité du client, la ventilation des parts. Global fact. G Permet d afficher à l écran, l identité du client, la ventilation des parts, l état de chacune, le restant dû par organisme, le n lot, Autres options disponibles au bas du tableau : $ Appel direct, permet de saisir le numéro d un dossier à contrôler, mais non affiché sur la page écran. Comment contrôler la totalité d un relevé? /contrôle par Organisme Identifier l organisme par son nom ou son N <Contrôle par relevé> confirmer par f l, pour obtenir la liste des relevés de votre organisme, et sélectionner le relevé en valider le choix vous positionnant sur la ligne, à l aide des touches y ou w et par f. <A régler en totalité> confirmer par f. Par f, valider le montant total proposé Edition des pointages, option facultative, le choix par défaut étant Non. ALLIADIS FORMATION Page 8/35

9 Comment ne contrôler que quelques factures d un relevé? /contrôle par Organisme Identifier l organisme par son nom ou son N <Contrôle par relevé> confirmer par f l, pour obtenir la liste des relevés de votre organisme, et sélectionner le relevé en vous positionnant sur la ligne, à l aide des touches y ou w et valider le choix par f. C <Contrôle par facture> A l aide des touches y ou w, se positionner sur la facture à solder et sélectionner une des options du Bas de l écran, pour contrôler comme il se doit. Confirmer le montant par f, et se déplacer sur une autre facture si besoin. Dès que vôtre contrôle est terminé, activer *, et confirmer le montant total proposé par f. Comment contrôler tout un relevé, hormis quelques dossiers? /contrôle par Organisme Identifier l organisme par son nom ou son N <Contrôle par relevé> confirmer par f l, pour obtenir la liste des relevés de votre organisme, et sélectionner le relevé en vous positionnant sur la ligne, à l aide des touches y ou w et valider le choix par f. R <Réglé sauf > Le programme liste alors toutes les factures du relevé et considère que tout contrôlé. A l aide de y ou w vous devez vous positionner sur chaque facture qui n est effectivement pas réglée, activer P ou M selon la part qui est impayée. Le montant impayé est alors déduit du montant total initial. * dès lors que votre contrôle est terminé, et confirmer par f. Comment contrôler la totalité d une part obligatoire? Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) Pour contrôler : A l aide de y ou w, se positionner sur la facture Activer P (Part oblig) Confirmer le montant contrôlé par f ALLIADIS FORMATION Page 9/35 est

10 Comment contrôler la totalité d une part complémentaire? Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) Pour contrôler : A l aide de y ou w, se positionner sur la facture Activer M (part Mutuelle) Confirmer le montant contrôlé par f Comment contrôler la totalité d un dossier? Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) Pour contrôler : A l aide de y ou w, se positionner sur la facture Activer T (Total factu.) Confirmer le montant contrôlé par f Cette option ne peut fonctionner que pour les organismes de type 5 dont la zone «Réclamation / RO» (fichiers/organismes) est à O (Oui). Comment visualiser un dossier lors de son contrôle? Quelque soit le mode de contrôle choisi, la procédure est toujours la même : A l aide de y ou w, se positionner sur la facture Activer D Détail fact. pour visualiser le dossier ou G Global fact. pour visualiser l état de chacune des parts Comment contrôler une part obligatoire partiellement payée? 2 possibilités : Soit vous voulez réclamer l impayé à l organisme Soit vous souhaitez imputer le montant impayé au compte du client ou au compte pertes & profits. ALLIADIS FORMATION Page 10/35

11 1ére possibilité : Réclamation de l impayé auprès de l organisme Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) A réclam. reg oblig Saisir le montant réglé Le programme calcule alors le reste dû l pour éventuellement rechercher le n de centre Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui, afin que votre contrôle soit enregistré 2éme possibilité : impayé à charge du client ou en pertes & profits Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) P Part oblig Saisir le montant effectivement réglé Affecter le différentiel par C Sur compte du Client ou O Sur compte p&profits NB : le compte des arrondis n est autre que le compte pertes & profits. Comment contrôler une part complémentaire partiellement payée? 2 possibilités : Soit vous voulez réclamer l impayé à l organisme Soit vous souhaitez imputer le montant impayé au compte du client ou au compte pertes & profits. 1ére possibilité : Réclamation de l impayé auprès de l organisme Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) U réclam mutuel. Saisir le montant réglé Le programme calcule alors le reste dû Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui, afin que votre contrôle soit enregistré 2éme possibilité : impayé à charge du client ou en pertes & profits Se positionner sur le dossier (cf. procédure habituelle) M part Mutuelle Saisir le montant effectivement réglé Affecter le différentiel par C Sur compte du Client ou O Sur compte p&profits NB : le compte des arrondis n est autre que le compte pertes & profits. ALLIADIS FORMATION Page 11/35

12 Comment visualiser un TP impayé reporté sur le compte client? Comment visualiser un TP impayé reporté sur le compte Pertes&Profits? On peut visualiser les n d organismes concernés. ALLIADIS FORMATION Page 12/35

13 Traitement des réclamations lors du contrôle de dossier ALLIADIS FORMATION Page 13/35

14 Quand utilise-t-on ce type de réclamation? Ce type de traitement permet de ne réclamer qu un dossier à la fois. S il est nécessaire de réclamer, à un même organisme, plusieurs factures totalement impayées, il sera plus pratique et rapide d utiliser l option «Relances» de la fonction «Impayés» du «Suivi Tiers-Payant. La réclamation dossier par dossier est donc surtout utilisée lorsque l organisme ne règle que partiellement le montant dû, ou lorsque l on veut annuler une réclamation (report sur compte client ou pertes&profits), ou supprimer une réclamation Comment réclamer une part obligatoire totalement impayée? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Pour éditer et enregistrer la réclamation : A l aide de y ou w, se positionner sur la facture Activer A réclam.rég oblig «montant proposé par la caisse» saisir 0 (zéro) lpour éventuellement rechercher le n de centre Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui Comment réclamer une part complémentaire totalement impayée? Sélectionner le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer U réclam mutuel. «montant proposé par la caisse» saisir 0 (zéro) Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui ALLIADIS FORMATION Page 14/35

15 Comment réclamer les 2 parts d un dossier à l organisme principal? 1) Pour cela, il faut vérifier la fiche de l organisme complémentaire : Fichiers O Organismes O Organismes Identifier la mutuelle par son N ou son nom M Modification «Réclamation/RO» doit être positionné à O (Oui), dés lors que cette complémentaire est toujours réglée par le Régime Obligatoire. 2) Pour éditer la réclamation : Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Pour éditer et enregistrer la réclamation : A l aide de y ou w, se positionner sur la facture Activer B réclam globale «montant proposé par la caisse» saisir 0 (zéro) lpour éventuellement retrouver le n de centre Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui Comment contrôler partiellement une part obligatoire et réclamer le reste dû? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) A réclam. reg oblig Saisir le montant réglé Le programme calcule alors le reste dû lpour éventuellement retrouver le n de centre Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui, afin que votre contrôle soit enregistré ALLIADIS FORMATION Page 15/35

16 Comment contrôler partiellement une part complémentaire et réclamer le reste dû? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) U réclam mutuel. Saisir le montant réglé Le programme calcule alors le reste dû Valider les zones suivantes par f Confirmer l édition de la réclamation par O Oui, afin que votre contrôle soit enregistré Quelle est la différence entre «Relance» et «Nouvelle réclamation»? Lettre relance Cette option vous permettra de rééditer une lettre de réclamation qui spécifiera le montant déjà contrôlé et le montant restant dû tels qu ils avaient été indiqués sur la dernière lettre de réclamation. Vous êtes donc toujours dans l attente de paiement. Nouvelle Réclamation Cette option est utilisée lorsque l organisme ne règle qu une partie du restant dû déjà réclamé ; il sera alors possible d éditer une nouvelle lettre pour réclamer le nouveau montant dû. Comment contrôler une part obligatoire déjà réclamée? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer P Part oblig Contrôler le reste dû en activant la lettre C (Contr.reste dû) Confirmer le montant par f Comment contrôler une part complémentaire déjà réclamée? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer M part Mutuelle Contrôler le reste dû en activant la lettre C (Contr.reste dû) Confirmer le montant par f ALLIADIS FORMATION Page 16/35

17 Comment relancer une part obligatoire déjà réclamée? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer P Part oblig Activer L Lettre relance Comment relancer une part complémentaire déjà réclamée? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer M part Mutuelle Activer L Lettre relance Comment contrôler partiellement une part obligatoire déjà réclamée et relancer le reste dû? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer P Part oblig Activer N Nouvel.réclam Saisir le montant qui vous est réglé Le programme calcule alors le nouveau montant impayé Confirmer l édition de la lettre, afin que cette nouvelle réclamation soit enregistrée. Comment contrôler partiellement une part complémentaire déjà réclamée et relancer le reste dû? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer M part Mutuelle Activer N Nouvel.réclam Saisir le montant qui vous est réglé Le programme calcule alors le nouveau montant impayé Confirmer l édition de la lettre, afin que cette nouvelle réclamation soit enregistrée. ALLIADIS FORMATION Page 17/35

18 Comment reporter le reste dû d une part obligatoire déjà réclamée au compte client ou pertes&profits? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer P Part oblig Si l organisme règle une partie : Contrôler le reste dû en activant la lettre C (Contr.reste dû) Saisir le montant effectivement réglé le programme vous propose alors de basculer l impayé : Affecter le différentiel par C Sur compte du Client ou O Sur compte p&profits Si l organisme ne règle rien : Annuler la réclamation par A Annul.réclam Affecter le différentiel par C Sur compte du Client ou O Sur compte p&profits ALLIADIS FORMATION Page 18/35

19 Comment reporter le reste dû d une part complémentaire déjà réclamée au compte client ou pertes&profits? Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer M part Mutuelle Si l organisme règle une partie : Contrôler le reste dû en activant la lettre C (Contr.reste dû) Saisir le montant effectivement réglé le programme vous propose alors de basculer l impayé : Affecter le différentiel par C Sur compte du Client ou O Sur compte p&profits Si l organisme ne règle rien : Annuler la réclamation par A Annul.réclam Affecter le différentiel par C Sur compte du Client ou O Sur compte p&profits Comment supprimer une réclamation? Différence entre suppression et annulation de réclamation Annuler une réclamation revient à contrôler la part en litige, en reportant l impayé soit au compte du client soit au compte pertes & profits. Par contre, la suppression supprime le litige ; la part principale ou complémentaire retrouve alors son état initial et reste impayée. Se positionner sur le dossier (cf. procédure ci-dessus) Activer P Part oblig ou M part Mutuelle Activer S Supp.réclam. Au bas de l écran à droite, vous devez sélectionner <Réclam cpam> ou <Réclam mutuelle >, en activant la barre d espaces, et valider votre choix par f On perd alors toute trace de la réclamation, la facture retrouve son état impayé. «Réclam cpam» signifie réclamation part obligatoire et rien d autre. ALLIADIS FORMATION Page 19/35

20 Traitement des Relances ALLIADIS FORMATION Page 20/35

21 Quel est l intérêt de ce traitement? Ce traitement vous permet d enchaîner l édition de plusieurs lettres de réclamation pour différents organismes, ou de regrouper plusieurs dossiers impayés d un même organisme sur un seul courrier. L accès : Gestion /Suivi tiers payant/impayés R Relances Le montant impayé des organismes de type 5 dont «réclamation sur RO» est à Oui, est cumulé au montant dû de l organisme principal ; ce cumul n est proposé que lors du traitement des «relances Organisme(s)». Comment réclamer plusieurs dossiers d un même organisme sur un même courrier? Gestion /Suivi tiers payant/impayés R Relances O «relances Organisme(s)» «Impayés jusqu au» JJ/MM/AA le logiciel vous listera tous les dossiers impayés, dont la date de facturation est antérieure ou égale à celle saisie. «Nbre de relances maxi» «9» proposé par défaut, mais possibilité de le modifier ; le logiciel ne considèrera alors que les dossiers dont le nombre de relances est strictement inférieur à celui saisi. «Type de relance» «Liste» proposé par défaut, ou «Lettre». Il est conseillé d utiliser «Liste», qui permet de regrouper sur un même courrier, tous les dossiers impayés d une caisse ; l autre option éditant une lettre par dossier. «Organisme» saisir le nom ou le numéro souhaité, ou l pour choisir parmi une liste Après avoir Confirmé le choix de l organisme, on obtient alors la liste de tous les dossiers répondant aux critères de sélection. ALLIADIS FORMATION Page 21/35

22 Détail des options disponibles : f Pour sélectionner ou désélectionner une à une les factures à relancer. S Permet d afficher la situation du dossier sur lequel on est positionné. T Permet de sélectionner tous les dossiers. Permet de désélectionner tous les dossiers sélectionnés Z * Pour confirmer le choix «Suite du traitement» f permet de lancer l édition. R «Retour sélection» permet de revenir à l écran précédent A «Abandon» permet d abandonner le traitement. Comment réclamer plusieurs dossiers d organismes différents, tout en éditant un courrier par caisse? Avant de commencer, repérer les dossiers qui auraient fait l objet d un rejet et pour lesquels il n est pas logique de faire une réclamation. Attention, le traitement «relances organisme(s)» calcule et affiche le total des impayés par organisme ; de ce fait, sur la lettre éditée, on retrouvera tous les dossiers impayés, qu ils soient déjà en litige ou rejetés. Gestion /Suivi tiers payant/impayés R Relances «Impayés jusqu au» JJ/MM/AA le logiciel cumulera par caisse, tous les dossiers partiellement ou totalement impayés, dont la date de facturation est antérieure ou égale à celle saisie. «Nbre de relances maxi» «9» proposé par défaut, mais possibilité de le modifier ; le logiciel ne considèrera alors que les dossiers dont le nombre de relances est strictement inférieur à celui saisi. Type de Relance <Liste> f cette option permet de regrouper sur un même courrier, tous les dossiers impayés d une caisse. <Lettre> cette option permet d éditer une lettre par dossier impayé. Le programme calcule alors le montant d impayés pour chaque organisme, et liste le résultat à l écran. Par f, sélectionner les organismes un par un. ALLIADIS FORMATION Page 22/35

23 Les autres options disponibles : T permet de sélectionner toutes les lignes Z permet de désactiver votre sélection * permet de valider votre choix et de lancer l édition qui sera alors confirmée par f. ATTENTION : si vous avez édité à tort une lettre de réclamation, il faudra supprimer la réclamation dossier par dossier. Quelle est l utilité du «nbre de relances maxi»? Cette notion permet un traitement global des dossiers dont le nombre de relances seraient supérieur ou égal au chiffre saisi. Le principe : Après l édition des lettres de relance, le logiciel vous liste alors la liste des dossiers dont le nombre de relance est supérieur à 2 (selon notre exemple) ; vous pouvez alors sélectionner les dossiers un à un ou tous, pour basculer ces impayés soit au compte du client soit au compte pertes & profits. ALLIADIS FORMATION Page 23/35

24 Après édition des lettres de relances, on obtient ce type d écran : ALLIADIS FORMATION Page 24/35

25 Calcul des Impayés ALLIADIS FORMATION Page 25/35

26 Vous ne gérez pas les rapprochements bancaires sur ALLIANCE Vérification du paramétrage Divers/R coordonnées/o Options d utilisation/ m options libres/f «Choix»/ S Suivi du tiers-payant «Interdire la gestion des règlements organismes» O (Oui) «Liste des factures soldées/non soldées» N (Non) Quelques précisions de vocabulaire Une part RO ou RC est dite «contrôlée» dés lors qu elle a fait l objet d un retour noémie ou d un contrôle par bordereau qui a soldé la totalité du dû. Elle sera également «contrôlée», après un report du restant dû, vers pertes&profits ou vers le compte du client. Une part RO ou RC est dite «Réglée» dès lors qu elle a fait l objet d un retour noémie ou d un contrôle par bordereau qui a soldé la totalité du dû. Remarque : Une part impayée, transférée vers pertes&profits ou au compte client,ne sera pas considérée comme «réglée», mais seulement contrôlée (cf situation d un dossier). Toute part RO ou RC en état «contrôlée» n est plus considérée comme impayée. Fonction impayés Le Principe Par cette option vous obtiendrez tous les dossiers non contrôlés et en litiges (réclamation en cours), dont la date de facturation est comprise dans l intervalle de dates que vous déterminerez, à la date souhaitée «situation au» Par ce type de requête vous pouvez être informé, rétroactivement, de ce qu était votre situation d impayés à une date antérieure à la date du jour. Et vous pouvez également prendre connaissance de vos impayés à la date d aujourd hui. Par exemple : votre fin d exercice est le 31 mars, et courant avril, vous souhaitez éditer les impayés tels qu ils étaient au 31/03.Bien évidemment, des dossiers auront été contrôlés depuis le 31 mars, mais ils étaient bien impayés au 31/03. ALLIADIS FORMATION Page 26/35

27 Edition détaillée des impayés Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/I calcul des Impayés Factures du au Identifier ici la période de facturation pour laquelle vous souhaitez éditer les factures impayées Situation au Indiquer ici soit la date du jour, soit une date antérieure. «pour un organisme» ou activer k«tous les organismes» On obtient alors la liste des dossiers impayés, et leur cumul par organisme. Par défaut l impression se fait à l écran, mais par m, elle peut être différée sur imprimante. Edition globale des impayés Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/I calcul des Impayés Factures du au Identifier ici la période de facturation pour laquelle vous souhaitez éditer les impayés Situation au Indiquer ici soit la date du jour, soit une date antérieure. «pour un organisme» ou activer la barre d espaces «Tous les organismes» On obtient alors la liste des dossiers impayés, et leur cumul par organisme. l permet d obtenir le récapitulatif à l écran, puis m,pour l imprimer. Liste des factures contrôlées / non contrôlées Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/F Factures contrôlées/non contrôlées Liste des factures contrôlées : Ce type d édition permettra de retrouver les dossiers qui ont fait l objet d un contrôle sur la période que vous aurez sélectionnée. Les dates renseignées sont donc des dates de contrôle et non de facturation, contrairement à la liste des impayés. Liste des factures non contrôlées : Ce type d édition se rapproche de la liste des impayés, sans le cumul par organisme et une présentation différente. ALLIADIS FORMATION Page 27/35

28 Vous gérez les rapprochements bancaires sur ALLIANCE (Pharmabanq ou manuellement) Vérification du paramétrage Divers/R coordonnées/o Options d utilisation/ m options libres/f «Choix»/ S Suivi du tiers-payant «Interdire la gestion des règlements organismes» N (Non) «Liste des factures soldées/non soldées» O (Oui) Quelques précisions de vocabulaire Une part RO ou RC est dite «contrôlée» dés lors qu elle a fait l objet d un retour noémie ou d un contrôle par bordereau qui a soldé la totalité du dû. Elle sera également «contrôlée», après un report du restant dû, vers pertes&profits ou vers le compte du client. Une part RO ou RC est dite «Rapprochée» dès lors qu elle a fait l objet d un rapprochement bancaire. Remarque : Une part impayée, transférée vers pertes&profits ou au compte client, ne sera pas considérée comme «réglée», mais seulement contrôlée (cf situation d un dossier) et ne figurera dans aucune liste d impayés, que ce soit sur date de contrôle ou de règlement. Date de contrôle/date de règlement Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/I calcul des Impayés Le principe C sur date de contrôle Par cette option vous obtiendrez tous les dossiers non contrôlés et en litiges (réclamation en cours), dont la date de facturation est comprise dans l intervalle de dates que vous déterminerez, à la date souhaitée «situation au» Par ce type de requête vous pouvez être informé, rétroactivement, de ce qu était votre situation d impayés à une date antérieure à la date du jour. Et vous pouvez également prendre connaissance de vos impayés à la date d aujourd hui. Par exemple : votre fin d exercice est le 31 mars, et courant avril, vous souhaitez éditer les impayés tels qu ils étaient au 31/03.Bien évidemment, des dossiers auront été contrôlés depuis le 31 mars, mais ils étaient bien impayés au 31/03. ALLIADIS FORMATION Page 28/35

29 R sur date de Règlement Par cette option, vous obtenez la liste de tous les dossiers non contrôlés, en litiges (réclamation en cours), ainsi que tous les dossiers contrôlés mais non encore rapprochés d un paiement. De ce fait, cette liste correspond à tous les dossiers dont la date de règlement n était pas encore renseignée à la date sélectionnée pour votre requête Edition détaillée des impayés Que vous accédiez par date de contrôle ou date de règlement, vous obtiendrez pour un organisme ou tous, la liste écran des dossiers impayés, et leur cumul par organisme. Par défaut l impression se fait à l écran, mais par m, elle peut être différée sur imprimante. Edition globale des impayés Que vous accédiez par date de contrôle ou date de règlement, vous obtiendrez pour un organisme ou tous, la liste écran des dossiers impayés, et leur cumul par organisme. l affiche à l écran, le montant global d impayés par organisme, m permet d éditer cette liste. Signification des intitulés de colonne Colonne «montant non envoyé» : montant non contrôlé Colonne «montant envoyé sans litige» : montant contrôlé mais non encore rapproché d un paiement Colonne «montant en litige» : montant réclamé ALLIADIS FORMATION Page 29/35

30 Liste des factures contrôlées /non contrôlées Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/F liste des Factures C Contrôlées/non contrôlées Liste des factures contrôlées : Le type d édition permettra de retrouver les dossiers qui ont fait l objet d un contrôle sur la période que vous aurez sélectionnée. Les dates renseignées sont donc des dates de contrôle et non de facturation, contrairement à la liste des impayés. Liste des factures non contrôlées : Ce type d édition se rapproche de la liste des impayés, sans le cumul par organisme et une présentation différente. Liste des factures Rapprochées /non Rapprochées Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/F liste des Factures R Rapprochées/non rapprochées Liste des factures non rapprochées au : Ce type d édition permet de retrouver par organisme, tous les dossiers qui n ont toujours pas été contrôlés, ainsi que ceux qui ont été contrôlés mais non rapprochés d un paiement. Liste des factures rapprochées au : Ce type d édition permet de retrouver par organisme, tous les dossiers ayant fait l objet d un rapprochement bancaire de date antérieure ou égale à la date indiquée. ALLIADIS FORMATION Page 30/35

31 Rejets/dossiers non trouvés Gestion/S Suivi tiers-payant/i Impayés/J rejets / dossiers non trouvés Ce type de requête vous aidera à retrouver sur support écran ou listing : Des Dossiers non trouvés : Dossiers pour lesquels le retour NOEMIE n a pu être effectué mais pour lesquels vous percevrez un paiement ; il faut donc les contrôler manuellement par le contrôle des Bordereaux afin qu ils ne figurent plus dans les impayés Des Dossiers rejetés recyclés ou pas : Cette liste vous permettra de retrouver plus facilement les dossiers ayant fait l objet de rejet, pour lesquels il faudrait éventuellement envisager un recyclage. Elles sera également utile pour vérifier quels sont ceux pour lesquels le recyclage a bien été fait, mais qui sont toujours en attente de contrôle. Lorsque ces dossiers sont contrôlés, ils sont purgés de cette liste. Avant de vous lancer dans une procédure de réclamation, après avoir édité les impayés, il serait bon d éditer ce type de listes pour recycler ou pour contrôler des dossiers qui seraient toujours en impayés. ALLIADIS FORMATION Page 31/35

32 Recycler un dossier Recycler un dossier consiste à le reprendre en modification en Espace de Travail. Il faut veiller à respecter certaines règles selon que le rejet concerne une part obligatoire ou une part complémentaire. Rejet sur la part complémentaire : Le recyclage est possible sans notification papier de la part de la mutuelle. Si vous ne comprenez pas le motif, contacter la caisse. Si le recyclage n entraîne aucune modification du contenu du dossier, il sera alors possible de ne re-télétransmettre que la part RC. Si le recyclage entraîne une modification du contenu du dossier (n Adhérent, n CETIP, changement de prix, ), il y a obligation de recycler les 2 parts et de retransmettre les 2, si la mutuelle est de type 5. Dans ce dernier cas de figure, il n est pas possible de changer l état d un dossier pour ne transmettre que la part RC ; ce type d action ne pouvant être envisagé que pour des mutuelles de type 4 (mutuelles transmises indépendamment du RO, sur un autre concentrateur) Une mutuelle de type 5 ne peut être télétransmise que si la part RO est transmise ; le seul cas où elle peut être traitée seule, c est lorsque le recyclage ne modifie pas le contenu du dossier ; la part RC ainsi télétransmise n apparaît que dans l édition des messages. ALLIADIS FORMATION Page 32/35

33 Rejet sur la part Obligatoire : Attendre la pièce justificative avant de recycler, voire contacter la caisse ; si recyclage en l absence de ces pièces, risque de rejet du RO, pour absence de pièces. Par ailleurs, si vous recyclez un dossier sans avis de rejet de la part de l organisme, le concentrateur rejettera pour dossier déjà en traitement. Bien que vous puissiez être obligé de recycler les 2 parts d un dossier, il sera cependant possible de changer l état du dossier pour la part RC (uniquement pour les mutuelles de type 4), afin qu elle ne soit pas retransmise ; et si besoin, penser à la contrôler si au préalable, elle avait déjà fait l objet d un contrôle. ALLIADIS FORMATION Page 33/35

34 Divers ALLIADIS FORMATION Page 34/35

35 Connaître l état d une facture client, en Espace de Travail Ventes / Espace de travail / facturation Non SESAM-Vitale Identifier le client par ses nom et prénom m rep. Fact Au menu déroulant qui vous est proposé, sélectionner : F liste des Factures d un client La colonne «*» vous informe de l état de la facture : S Contrôlée P Partiellement payée (la part réglée apparaît en blanc sur fond noir) I Impayée Les éditions lors de la Télétransmission Edition provisoire : Utile pour le tri des dossiers, sinon l édition des messages peut suffire Edition des messages : Préconisée, au moins en consultation écran, car seul état permettant de visualiser les rejets du concentrateur (ex : une mut inconnue, nouvelle mut mal codifiée) ; ils sont édités en fin des messages. Edition des rejets : Disponible lors de la télétrans, mais également en suivi de tiers-payant, et en vrac dans l édition des messages. ATTENTION avant de recycler des parts rejetées surtout en RO. Edition des dossiers non trouvés : Ce sont des dossiers réglés qui doivent être contrôlés manuellement car n de facture inconnu, ou dossier mal éclaté entre RO et RC ; (par ex : règlement du montant équivalent au RC, mais dossier traité en ALD) ; on y trouve aussi les règlements FSE sécurisées. Edition définitive : A joindre aux doubles d ordo Edition des règlements : Très utile pour le rapprochement bancaire. Edition des écarts de règlement : Dossiers à contrôler manuellement, le paiement annoncé par l organisme étant > ou < au montant facturé. Edition des dossiers déjà pointés : Dossiers ayant déjà fait l objet d un contrôle. ALLIADIS FORMATION Page 35/35