Intervention de Jacques Pons, Directeur des archives départementales

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1 ARCHIVES DEPARTEMENTALES DES LANDES L ARCHIVAGE ELECTRONIQUE 2 e RENCONTRES LANDESPUBLIC ORGANISEES PAR L ALPI Jeudi 29 septembre 2005 Intervention de Jacques Pons, Directeur des archives départementales «Avant toutes choses, je tiens à remercier le directeur de l ALPI, Renaud Lagrave, pour avoir associé le monde des archives à l objet de notre rencontre. Bien plus encore, je tiens à insister sur la capacité qu il a eu, après nous avoir écouté, - à comprendre ce que les archivistes essayaient d exprimer (alors que nous ne sommes pas des professionnels de la communication), - à nous faire comprendre ses propres enjeux, - et à mesurer toute l ampleur de la problématique, en écartant la solution facile qui aurait consisté à voiler une partie de celle-ci. Une telle attitude est rare et mérite donc d être souligné. Il nous a paru utile de consacrer un tout petit peu de temps à faire un état des lieux en matière d archivage en général, avant que Madame Françoise Banat-Berger, conservateur général du patrimoine, nous expose la situation en matière d archivage électronique (elle a semblé l une des mieux à même pour le faire en tant que chef du Département de l innovation technologique et de la normalisation à la direction des Archives de France). Les objectifs de mon propos sont donc de : - Rappeler : - la finalité des archives en général et des archives publiques en particulier, - les obligations auxquelles sont légalement soumis leurs responsables (nous tous ici présents c'est-à-dire, aussi bien les élus de collectivités territoriales, responsables d établissements publics intercommunaux ou d autres services publics, voire d organismes de droit privé chargés d une mission de service public, que moi, en tant que directeur des Archives départementales, c est à dire d un service du Conseil général investi d une responsabilité légale envers vos archives comme nous allons le voir). - Enoncer (sinon vous convaincre) que la différence de forme prise par les documents que vos services produisent (documents bureautiques, souvent ensuite imprimés, fichiers informatiques, pas forcément objets d un tirage sur papier, télé procédures qui ne laisseront bientôt plus de traces sur papier, etc) sont indubitablement des archives et donc soumises au mêmes règles que les «vieux papiers» auxquels les Archives sont toujours associées. 1

2 QUE SONT LES ARCHIVES? «Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute physique et morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité» C est la définition donnée par le Code du patrimoine de 2004, article L L épreuve du temps, - plus de 25 ans puisque cette définition reprend très exactement celle donnée par une loi de 1979, est un argument pour prouver sa validité. Deux éléments doivent retenir notre attention car ils nous rapprochent de notre propos : - En écrivant «quelle que soit leur date» le législateur indique clairement que les archives ne sont pas uniquement des «vieux papiers» (certes des documents anciens peuvent être archives, mais les documents les plus contemporains ne le sont pas moins). - En précisant «quels que soient [ ] leur forme et leur support matériel», il affirme que les archives ne sont pas seulement des documents sur les supports traditionnels auxquels on les associe le plus souvent (le parchemin ou le papier), mais il ouvre les possibilités les plus larges : cela peut être un support photographique, magnétique (tels les enregistrements des séances de l assemblée départementale) ou informatique. QUE SONT LES ARCHIVES PUBLIQUES? «Les archives publiques sont : les documents qui procèdent des activités de l Etat, des collectivités territoriales, des établissement et entreprises publics ; les documents qui procèdent de l activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels». C est toujours le Code du patrimoine, L , reprenant toujours la loi de Signalons que, s il est évident pour tous (ou presque tous) que les archives procédant des services de l Etat ou des communes sont archives publiques, nombre d organismes de droit privé chargés d une mission de service public ignorent totalement la loi sur ce point, de bonne foi, et les conséquences qu elle entraîne pour eux. DANS QUEL BUT ALORS NOS LEGISLATEURS SE PREOC- CUPENT-ILS DES ARCHIVES PUBLIQUES? «La conservation de ces documents est organisée dans l intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche». Code du patrimoine, L.211-2, reprenant encore la loi de 1979 L intérêt public énoncé est donc multiple, d abord administratif (bien gérer) et juridique (justifier des droits), bien avant d être un intérêt historique, voire social. Mais dans ces derniers 2

3 cas seulement pour partie des documents, globalement évaluée à 10 % de la production documentaire. Il n est pas inutile de rappeler qu en France, les services d archives publics actuels sont les héritiers directs de principes fondamentaux énoncés par les révolutionnaires en 1794, c est à dire l appartenance des archives à la Nation et le droit de tout citoyen à y accéder, sous réserve que cela ne porte pas préjudice à l Etat ou aux personnes. 3

4 QUELLES OBLIGATIONS SONT ENGENDREES PAR CETTE CONSERVATION DANS L INTERET PUBLIC? Après avoir rappelé que : «Les archives publiques, quel qu en soit le possesseur, sont imprescriptibles». Code du patrimoine, L (c est à dire que, même si elles échappent temporairement à un service public, leur nature publique n a pas de terme), je distinguerai deux types d obligations par rapport aux autorités aujourd hui représentées. Il y a d une part celles des producteurs d archives, le Département, les communes, les établissements publics communaux 1, les établissements publics de coopération entre collectivités territoriales 2, par exemple le Centre de gestion de la fonction publique territoriale. Les services déconcentrés et établissements publics de l État à compétence départementale ou locale, les chambres consulaires, les établissements publics de santé, les organismes de droit privé chargés d une mission de service public tels que les organismes de sécurité sociale, sociétés d économie mixte, associations chargées d une mission de service public, etc ne sont pas moins concernés. Il y a d autre par les obligations du Département envers des archives dont ses services ne sont pas producteurs, en tant que destinataire et responsable de la majeure partie des archives publiques définitives produites dans son territoire. Pour tous les producteurs d archives publiques ici représentés les obligations sont les suivantes 1) Conserver leurs archives (en rappelant que leur détournement, même sans intention frauduleuse, est puni de sanctions pénales) «Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent ellesmêmes la conservation et la mise en valeur. [ ]» CP, L Comment procéder lorsqu elles sont électroniques? La prise de conscience du changement fondamental que la décentralisation a entraîné en matière d archives est encore insuffisante. Depuis la Révolution nous avons fonctionné sur un système où, pour un très grand nombre de documents publics, une conservation en double avait lieu, en commune et dans les archives des services de l État. Dans nombre de cas et pour des documents aussi fondamentaux que le cadastre, les délibérations, les dossiers de travaux, etc on pouvait, en cas de perte du document en commune, se référer aux documents vraisemblablement conservés en préfecture puis aux Archives départementales. A l heure actuelle un très grand nombre de documents sont éliminés du côté des services de l État, dès que leur utilité administrative est échue et la bonne conservation des archives dans la collectivité est d autant plus cruciale. 2) Les conserver dans un bâtiment public «[ ] les collectivités territoriales conservent leurs archives dans un bâtiment public [ ] la - consultation par le public s exerce exclusivement dans ce bâtiment» CGCT, R Quelle en est la conséquence si l archivage est fait d une manière électronique? 3) Etre soumis au contrôle de l État 1 2 Par ex. offices publics municipaux d HLM, centres communaux d action sociale, etc. Syndicats intercommunaux, districts, communautés de communes, etc. 4

5 «Le contrôle scientifique et technique de l État sur les archives [ ] porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri et d élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique. [ ]. CGCT, R «La conservation et la mise en valeur des archives appartenant aux collectivités territoriales, ainsi que celles gérées par les services départementaux d archives [ ] sont assurées conformément à la législation applicable en la matière sous le contrôle scientifique et technique de l État» CP, L Dans un département cette mission de contrôle est confiée au directeur des Archives départementales, fonctionnaire de l État mis à disposition de la collectivité. «Le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au nom de l État par la direction des Archives de France [ ] dans les conditions suivantes. [ ] Les directeurs des services départementaux d archives assurent le contrôle sur les archives des établissements départementaux et sur les archives communales dans les limites du département». CGCT R Quels moyens d accès allez-vous donner pour que ce contrôle s exerce? 4) Ne procéder à des éliminations que d une manière réglementée La destruction des archives qui n ont plus d usage pour la gestion ou la justification des droits et qui ne présentent pas d intérêt pour la recherche historique est soumise à un visa d élimination. Donc un document d archive est sensé exister et est susceptible d être réclamé par un tiers, tant qu il n a pas été éliminé dans les conditions qu a prévues la loi. «Le visa du ministre chargé de la culture ou de son représentant est requis pour l élimination des documents des collectivités territoriales» CGCT, R C est toujours le directeur des Archives départementales qui en est chargé. Quelle procédure mettre en place pour les documents électroniques? 5) Communiquer L obligation de communiquer s applique d une part aux documents relevant des «archives définitives», selon des délais de communicabilité variables en fonction de la nature des documents. Mais les producteurs d archives publiques sont à présent aussi susceptibles d être dans l obligation de communiquer à un demandeur des documents encore dans les bureaux, au titre de la loi DCRA (relative aux droits de citoyens dans leurs relations avec l administration) du 12 avril 2000 modifiée; l accès à un document administratif, quel que soit son support ou la nature des informations qui y figurent, est régi par la loi du 17 juillet 1978 modifiée et non plus par celle du 6/01/1978 sur l informatique et les libertés. Comment assurer cette obligation dans le cas d archives uniquement électroniques? 5

6 Les obligations du Département, en tant que service destinataire de la majeure partie des archives publiques de conservation définitive produites dans ses limites territoriales Ses obligations sont clairement définies par la loi : «[ ] Les services départementaux d archives sont financés par le département. Ils sont tenus de recevoir et de gérer les archives de services déconcentrés de l État ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser. Il en va de même des autres archives publiques dans leur ressort ainsi que des archives que les communes sont tenues, ou décident, de déposer aux Archives départementales. [ ]». CGCT, L Et «Les archives départementales conservent, trient, inventorient et communiquent : [ ] les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics départementaux depuis 1789 ; les documents provenant des services déconcentrés de l État [ ] fonctionnant ou ayant fonctionné sur le territoire du département depuis 1789 [ ]» CGCT, R Alors que le Département des Landes est en train de se donner les moyens, par le bâtiment en cours de construction, d assurer cette obligation pour des documents sur les supports traditionnels, quels moyens doit-il se donner pour assurer la même obligation vis à vis des documents électroniques qui lui arriveront demain? Pour conclure mon propos, si nous savons (ce qui ne veut pas dire que nous tous ayons les moyens de) respecter la législation en matière d archives lorsqu elles sont sur des supports dits «traditionnels», sommes-nous sûrs d être en mesure de conserver et de rendre l accès possible à des documents essentiels pour notre vie quotidienne tels que l état civil, les délibérations, les titres de propriété, à partir du moment où ils seront dématérialisés. Et cette question peut se décliner en plusieurs autres questions : - existe-t-il des moyens? - si oui, quels sont-ils et que représentent-ils techniquement, donc financièrement? - qui a aujourd hui parmi nous la possibilité ou l intention de les développer? Enfin essayons d imaginer, ce que serait notre quotidien, dans dix ou quinze ans par exemple, si nous étions privés des quelques documents que je viens de mentionner, s ils existaient sous une forme dématérialisée à partir de 2006, 2007, etc 6

7 DES EXEMPLES CONCRETS Je terminerai mon propos par quelques exemples de la problématique qui, en fonction des durées de conservation réglementaire actuelles, se pose pour des documents qui demain ne seront qu électroniques. Pour des documents soumis au contrôle de légalité Sont éliminés en préfecture : - après un délai de 1 an à 10 ans, suivant les catégories, tous les documents postérieurs à 1982 n ayant pas été l objet d observations particulières (marchés publics, conventions d affermage, délibérations à caractères financiers ) (circulaire du 27 février 1997). Sont à conserver en archives territoriales : - les mêmes documents, le plus souvent indéfiniment (circulaire du 11 août 1993). Les marchés publics Doivent être conservés en archives communales : - pendant 5 ans, les soumissions des entreprises non retenues (JO du 31 décembre 1998) ; - pendant 10 ans, la correspondance (circulaire du 11 août 1993) ; - indéfiniment, le dossier de consultation et le procès-verbal d adjudication (id). La comptabilité : Doivent être conservés en archives communales : - de 1 an à 5 ans, pour un certain nombre, indéfiniment pour certains, les documents relatifs à la paye (circulaire du 11 août 1993) ; - pendant 5 ans, les titres de recettes et mandats (id). Archives électroniques / Intervention Jacques Pons, directeur des archives départementales 27 septembre

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