Calendrier de conservation Septembre 2012

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1 Septembre 2012 Service de la gestion des documents et des archives

2 NOTE Veuillez prendre note que le calendrier de conservation est présentement en révision et nous y ajoutons de nouvelles règles dès qu elles sont approuvées. C est pour cette raison que les règles sont présentées sans ordre logique. La mise à jour sera complétée au cours de l année Si vous ne trouvez pas la règle que vous cherchez ou encore si vous avez besoin d aide dans l application du calendrier, veuillez communiquer avec l équipe de gestion documentaire : Rachel Marion, Archiviste Nathalie Parant, Archiviste Éric Côté, Adjoint à la gestion des documents # # # 5921 rachel.marion@concordia.ca nathalie.parant@concordia.ca eric.cote@concordia.ca TABLE DES MATIÈRES R Registres comptables et journaux 5 R Comptes fournisseurs 6 R Opérations bancaires 7 R Budgets 8 R Comptes clients 9 R Investissements, prêts et garanties 10 R Taxes 11 R États financiers et rapports 12 R Plans comptables 13 R Comptes étudiants 14 R Fonds affectés Gestion financière 15 R Achats 16 R Subventions de recherche Gestion financière 17 R Dossiers de recouvrement 18 R Dossiers des fournisseurs 19 R Gestion de successions 20 R Projets d art public 21 R Comités et réunions 22 R Comités des instances de direction 23 R Événements de l Université Concordia 24 R Conférences et séminaires - externes 25 R Distinctions honorifiques 26 R Documents de référence 27 R Demandes de renseignements généraux 28 Page 2 de 104

3 R Gestion administrative générale 29 R Dépôt légal 30 R Code de conduite pédagogique Dossiers individuels 31 R Tribunaux étudiants 32 R Droits d auteur 33 R Certificats de marque de commerce et de dessin industriel 34 R Demandes d accès aux documents publics et aux renseignements personnels 35 R Gestion des fichiers de renseignements personnels 36 R Droits et obligations Dossiers individuels 37 R Ombudsman Dossiers individuels 38 R Assurances collectives 39 R Avis juridiques et jurisprudence 40 R Dossiers de litige 41 R Contrats mineurs 42 R Licences et permis 43 R Programmes de gestion documentaire et des archives 44 R Conservation des documents et mode de disposition final 45 R Gestion des fonds d archives 46 R Traduction 47 R Publications de l Université Concordia 48 R Publications externes 49 R Annuaires de l Université Concordia 50 R Annuaires de l Université Concordia Documents de travail 51 R Recrutement des étudiants 52 R Identification de l Université 53 R Matériel promotionnel 54 R Couverture médiatique 55 R Nouvelles et annonces internes 56 R Sites Web 57 R Relations Médias 58 R Relations externes 59 R Évaluation éthique des projets de recherche Dossiers individuels 60 R Recherche et développement Ententes de partenariat 61 R Commercialisation des inventions 62 R Demandes de subvention 63 R Gestion des programmes internes de financement de la recherche 64 R Brevets 65 R Prix et bourses d études octroyés aux étudiants de l Université 66 R Listes du personnel et listes d ancienneté 67 R Activités syndicales 68 Page 3 de 104

4 R Conventions collectives 69 R Dossiers de négociation 70 R Relations de travail - Griefs 71 R Statistiques 72 R Effectifs étudiants - Statistiques et rapports 73 R Services de soutien aux étudiants 74 R Services de soutien aux étudiants Dossiers individuels 75 R Services aux étudiants en situation de handicap 76 R Étudiants en situation de handicap Dossiers individuels 77 R Programme de promotion des droits des étudiants Dossiers individuels 78 R Accueil et intégration des étudiants 79 R Dossiers de patients Services de santé 80 R Relevés de notes Étudiants de Loyola et de Sir George Williams 81 R Dossiers étudiants 82 R Listes des diplômés 83 R Demandes de notation différée ou médicale ou d examen de reprise 84 R Diplômes 85 R Diplômes non réclamés 86 R Demandes de remplacement de diplôme - Endommagé, détruit ou perdu 87 R Demandes de remplacement de diplôme - Correction 88 R Rendement scolaire Dossiers individuels 89 R Demande de confirmation de statut d étudiant 90 R Sessions d examens 91 R Examens et tests - Questionnaires 92 R Examens et travaux d étudiants 93 R Mémoires et thèses - Gestion 94 R Examens de synthèse 95 R Évolution historique de l Université 96 R Organisation et structure administrative 97 R Planification administrative 98 R Rapports, études et analyses 99 R Délégation d autorité 100 R Politiques et procédures de l Université 101 R Chartes et règlements Prix et bourses Dossiers de payement Bons d épargne Campagne de souscription 104 Page 4 de 104

5 R REGISTRES COMPTABLES ET JOURNAUX Documents relatifs à la gestion du système de comptabilité de l Université à l aide du Financial Information System (FIS) et du Human Resources Information System (HRIS). Cette règle s applique notamment aux documents suivants: grand livre général (FIS), journal général (FIS), écritures de journal (FIS), livre de caisse ou de trésorerie (FIS), registres de la paie (salaires et déductions) (HIRS), journal des achats et autres journaux auxiliaires (FIS), pièces justificatives d une écriture comptable (exemple : rubans de caisse enregistreuse), listes et rapports à tirage limité utilisés comme documents de travail et documents de soutien. Exemplaire Principal Précisions sur les documents Grand livre et journaux comptables Unité Support Période de conservation Disposition finale Services financiers et autres unités responsables Numérique Exercice financier annuel + 6 ans Conservation permanente dans le FIS Principal Registres de paie Ressources humaines Numérique Exercice financier annuel + 6 ans Conservation permanente dans HRIS Principal Écritures de journal, listes et rapports utilisés comme documents de travail, pièces justificatives et documents de soutien Services financiers et autres unités responsables Numérique / Exercice financier annuel + 6 ans Élimination Page 5 de 104

6 R COMPTES FOURNISSEURS Documents relatifs à la gestion des comptes fournisseurs à l aide du Financial Information System (FIS). Cette règle s applique notamment aux documents suivants : rapports de dépense, demandes de chèque, documents comptables de la petite caisse, pièces justificatives, dossiers des comptes fournisseurs, copies des chèques émis, rapports et listes générés par le FIS liés aux comptes fournisseurs. Voir aussi la règle R DOSSIERS DES FOURNISSEURS. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers Exercice financier annuel + 6 ans Élimination Secondaire s. o. Autres unités 2 ans Élimination Page 6 de 104

7 R OPÉRATIONS BANCAIRES Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de l Université. Cette règle s applique notamment aux documents suivants, sans s y limiter : bordereaux de dépôt, relevés bancaires, chèques (encaissés, annulés ou retournés et copies), documents de rapprochement comptable et documents relatifs à l état des liquidités et aux frais de gestion bancaire. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers autres unités responsables Exercice financier annuel + 6 ans Élimination Page 7 de 104

8 R BUDGETS Documents relatifs à la préparation, à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l Université et de ses composantes officielles (fonds d exploitation, fonds d investissement, fonds de recherche, fonds spéciaux, fonds fiduciaires) à l aide du Financial Information System (FIS). Cette règle s applique notamment aux documents suivants : dossiers du budget de fonctionnement, planification et prévision budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires et tout autre document lié à la gestion et au contrôle du budget, y compris de soutien et les notes; relevés de compte, y compris les états récapitulatifs des recettes et des dépenses, relevés des excédents et des déficits, analyses de dérogation, récapitulations des transferts et des budgets supplémentaires, rapports sur les dépenses de fonctionnement. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Principal Versions officielles des budgets de Services financiers Numérique Exercice financier l Université approuvés, plans annuel + 6 ans budgétaires, plans d investissement, relevés annuels d ensemble des dépenses et états budgétaires détaillés Disposition finale Conservation permanente au SGDA (s il existe des rapports cumulatifs, seul le dernier relevé de l exercice financier sera conservé) Principal Documents de soutien, notes Services financiers Exercice financier annuel + 6 ans Élimination Principal Prévisions périodiques du budget, correspondance, rapports, documents de soutien et notes Autres unités Exercice financier annuel + 1 an Élimination Page 8 de 104

9 R COMPTES CLIENTS Documents relatifs à la gestion des comptes clients et des contrôles de recettes de l Université à l aide du Financial Information System (FIS). Les documents sont utilisés pour le suivi des paiements effectués à l Université par les clients externes en échange de biens et services. Cette règle s applique aux dossiers clients comprenant notamment suivant : factures, formulaires de paiement, reçus et copies des bordereaux de crédit. Voir aussi la règle R COMPTES ÉTUDIANTS. Pour le recouvrement des créances, voir la règle R DOSSIERS DE RECOUVREMENT. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers et unités responsables Exercice financier annuel + 6 ans Élimination Secondaire s. o. Autres unités 2 ans Élimination Page 9 de 104

10 R INVESTISSEMENTS, PRÊTS ET GARANTIES Documents relatifs à la gestion des investissements, des prêts et des garanties de l Université tels que : lignes de crédit, contrats de prêt à terme, documents hypothécaires, contrats de change à terme, accords de swap, émissions d obligations, certificats d actions, dépôts à terme et certificats de dépôt. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : relevés quotidiens des fonds, rapports d investissement, avis d exécution, formulaires de dépôt et de retrait, relevés des intérêts sur les dépôts, relevés bancaires, rapports d examen de la gestion. Pour les investissements de la caisse de retraite des Ressources humaines, voir la règle R RÉGIME DE RETRAITE. Pour les plans d investissement, voir la règle R BUDGETS. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers Jusqu à l expiration des prêts, des investissements et des garanties + 7 ans Élimination Remarque : La valeur de la recherche est assurée par la conservation des plans et des rapports d investissements compris dans la règle de conservation des budgets. Page 10 de 104

11 R TAXES Documents relatifs aux taxes prélevés par les différents paliers gouvernementaux. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : déclarations ou recouvrement de la taxe de vente du Québec (TVQ) et paiements de la taxe sur les produits et services (TPS) (réclamations, relevés d impôt), rapports d opérations, versements de la taxe d accise et avis, impôts fonciers, taxes scolaires, documents liés aux reçus d impôt pour activités de bienfaisance (y compris les numéros d enregistrement). Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers/ Soutien universitaire et relations avec les diplômés Exercice financier annuel + 6 ans Élimination Page 11 de 104

12 R ÉTATS FINANCIERS ET RAPPORTS Documents relatifs à l analyse, au contrôle et à la vérification des états financiers de l Université. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : rapports et états financiers, états financiers annuels approuvés par les vérificateurs externes, rapports des vérificateurs ainsi que leurs commentaires, recommandations et suivis; formulaires financiers annuels soumis au gouvernement du Québec, calculs et documents de soutien utilisés pour préparer les états financiers (exemple : calculs d immobilisation). Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Principal s. o. Services financiers Exercice financier annuel + 6 ans Disposition finale Conservation permanente au SGDA des états financiers annuels, des rapports financiers annuels cumulatifs, des formulaires financiers annuels envoyés au gouvernement du Québec et des rapports de vérification. Élimination des documents restants. Secondaire s. o. Autres unités 2 ans Page 12 de 104

13 R PLANS COMPTABLES Documents relatifs à la gestion des plans comptables de l Université à l aide du Financial Information System (FIS). Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers Numérique Jusqu au remplacement par une nouvelle version Conservation permanente dans FIS Principal s. o. Services financiers Tant que d utilité courante Élimination Page 13 de 104

14 R COMPTES ÉTUDIANTS Documents relatifs au contrôle de la facturation et de la gestion des droits de scolarité et des frais afférents payables par les étudiants. La gestion est réalisée à l aide du Student Information System (SIS) et du Financial Information System (FIS). Cette règle s applique notamment aux documents suivants : correspondance, documents de remboursement des droits de scolarité (demandes, copies des lettres de décision sans appel) et reçus officiels d inscription, rapports, relevés des comptes étudiants et documents de soutien. Pour les dossiers de recouvrement des étudiants, voir la règle R DOSSIERS DE RECOUVREMENT. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers 2 ans après le règlement final du compte + 5 ans Page 14 de 104

15 R FONDS AFFECTÉS GESTION FINANCIÈRE Documents relatifs à la gestion financière des fonds affectés administrés par l Université tels que : les fonds de recherche, les fonds désignés (bourses d études ou de subsistance), fiducies, fonds de capital et d emprunt (édifices et équipement) et fonds en fidéicommis. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : demandes d ouverture de compte et relevés de compte, rapports financiers, notifications des codes de fonds, modifications apportées au budget et pièces justificatives utilisées pour le contrôle budgétaire des subventions et des contrats. Voir aussi la règle R SUBVENTIONS DE RECHERCHE GESTION FINANCIÈRE. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers 7 ans après la fin de l utilisation du fonds concerné Remarque : La valeur de la recherche est assurée par la conservation des rapports récapitulatifs et des objectifs de chaque fonds. Page 15 de 104

16 R ACHATS Documents relatifs à l acquisition par paiement de produits et services. Cette règle s applique notamment aux documents suivants: bon de commande, réquisitions et approbation d achats, reçus, bons de livraison, documents d import et d export, confirmation de réception des marchandises et dossiers en traitement. Pour les dossiers de comptes fournisseurs, voir règle R COMPTES FOURNISSEURS. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers 7 ans après la transaction Secondaire s. o. Toutes les unités Exercice financier annuel + 1 an Page 16 de 104

17 R SUBVENTIONS DE RECHERCHE GESTION FINANCIÈRE Documents relatifs à la gestion financière des subventions de recherche acceptées. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : ouvertures de compte pour les budgets de recherche, rapports financiers, amendements au budget, talons de chèque des subventions et tout document de soutien nécessaire au contrôle des budgets de subventions de recherche. Pour la gestion administrative des demandes de subvention, voir la règle R DEMANDES DE SUBVENTION DE RECHERCHE. Exemplaire Précisions sur les Unité Support Période de conservation Disposition finale documents Principal s. o. Services financiers 7 ans après la fin du projet de recherche Secondaire s. o. Toutes les unités 2 ans après la fin du projet de recherche Page 17 de 104

18 R DOSSIERS DE RECOUVREMENT Documents relatifs au recouvrement de toute somme en souffrance devant être versée à l Université, hors voie judiciaire. Cette règle s applique aux droits de scolarité. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : dossiers individuels, documents des agences de recouvrement et analyses statistiques. Pour les recouvrements de dettes par voie judiciaire, voir la règle R DOSSIERS DE LITIGE. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Services financiers 1 an après l acquittement de la dette + 6 ans Page 18 de 104

19 R DOSSIERS FOURNISSEURS Documents relatifs aux dossiers fournisseurs créés par diverses unités de l Université et utilisés comme référence pour l acquisition de biens et services. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : catalogues, prospectus et barèmes de prix. Pour les demandes d achats et les dossiers en traitement, voir la règle R ACHATS. Voir aussi, R COMPTES FOURNISSEURS. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s. o. Unité responsable Tant que sont en vigueur Page 19 de 104

20 R GESTION DE SUCCESSIONS Documents relatifs à la gestion de successions comme celles de Max Stern et de la famille Diniacopoulos. Exemplaire Précisions sur les documents Principal s. o. Projets spéciaux et affaires culturelles Unité Support Période de conservation Disposition finale Tant que sont d utilité courante + 7 ans Sélection : Conservation permanente au SGDA des documents légaux et des documents importants relatifs au contenu de la succession Élimination des documents restants Secondaire s. o. Autres unités Tant que sont d utilité courante Élimination Page 20 de 104

21 R PROJETS D ART PUBLIC Documents relatifs aux concours tenus par l Université pour l acquisition d œuvres d art. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : dossiers individuels des finalistes et des artistes sélectionnés; contrats d acquisition, ententes, suivi des projets; photographies et descriptions des œuvres; Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable 10 ans après la réalisation du projet Conservation permanente au SGDA Secondaire s.o. Autres unités 2 ans après la réalisation du projet Page 21 de 104

22 R COMITÉS ET RÉUNIONS Documents relatifs aux réunions d instances ou d unités pédagogiques et administratives de l Université tels que les comités, commissions d étude et groupes de travail. Inclure l organisation, les discussions, les délibérations et le suivi. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : horaires des réunions, avis de réunions; ordres du jour, documentation de soutien, procès-verbaux, résolutions, rapports d étapes; documents ayant fait l objet de discussions ou ayant été adoptés ou classés pour information; notes, demandes de corrections et correspondance. Pour les procès-verbaux et la documentation de soutien touchant l administration supérieure et les instances de direction, voir la règle R ADMINISTRATION SUPÉRIEURE ET INSTANCES DE DIRECTION RÉUNIONS (en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Année courante + 1 an Sélection : conservation permanente au SGDA des documents relatifs aux réunions. Note: dépôt de la copie papier au SGDA pendant 5 ans. des documents relatifs à la préparation des réunions (propositions de points à l ordre du jour, avis de réunions). Secondaire s.o. Autres unités 2 ans Page 22 de 104

23 R COMITÉS DES INSTANCES DE DIRECTION Documents relatifs aux comités de l administration supérieure et des instances de direction, telles que : le conseil d administration et le sénat et leurs comités permanents, les facultés, écoles et autres comités directeurs. Inclure l organisation, les discussions, les délibérations et les suivis. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : horaires des réunions, avis de réunions; ordres du jour, procès-verbaux, documents afférents, résolutions, correspondance et suivi. Voir aussi la règle R Réunions des unités administratives et académiques. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal Copies signées des procèsverbaux du Conseil d administration et du Sénat Secrétaire général Dès la signature Conservation permanente au SGDA Principal Ordres du jour, procès-verbaux, documents afférents, résolutions, correspondance et suivis. Secrétaire général, facultés, écoles, comités permanents et comités directeurs 10 ans Note : une copie des minutes est envoyée au SGDA dès l approbation Conservation permanente au SGDA. Secondaire s.o. Autres unités 2 ans Page 23 de 104

24 R ÉVÉNEMENTS DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA Documents relatifs aux cérémonies officielles et autres événements organisés par l Université ou tenus dans ses locaux, tels que : collations des grades, installations du recteur et du chancelier; inaugurations de bâtiments, commémorations, lancements, activités destinées aux diplômés et reconnaissance envers les donateurs et le personnel, conférences, séminaires, forums et autres activités pédagogiques, sociales ou culturelles. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : programmes et déroulement des cérémonies, invitations et listes de participants des cérémonies officielles, livres des visiteurs, textes d allocutions et de discours, matériel publicitaire, coupures de presse, photographies, spécimens de prix; actes de colloques et trousses remises aux participants. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Audiovisuel/ 5 ans après l activité Conservation permanente au SGDA Secondaire s.o. Autres unités 2 ans Page 24 de 104

25 R CONFÉRENCES ET SÉMINAIRES - EXTERNES Documents relatifs aux congrès, séminaires et colloques tenus à l extérieur de l Université et auxquels participent un ou des membres de l Université à des fins de perfectionnement professionnel. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : programmes, actes de colloque, trousses remises aux participants et rapports d activités préparés par les membres de l Université. Pour les congrès et séminaires organisés par l Université ou tenus dans ses locaux, voir la règle R ÉVÉNEMENTS DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA. Pour relatifs aux échanges entre l Université et des organismes externes, voir la règle R RELATIONS EXTERNES. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable 5 ans après l activité Sélection : conservation permanente au SGDA des programmes et rapports rédigés ou soumis par un représentant de l Université. de documents dont l information a été utilisée ou résumée dans des rapports d activités. Secondaire s.o. Autres unités Numérique / 1 an Page 25 de 104

26 R DISTINCTIONS HONORIFIQUES Documents relatifs aux diverses distinctions conférées par l Université, notamment les diplômes honorifiques tels que les doctorats honoris causa, les diplômes d excellence, les titres émérites et les distinctions spéciales. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants : dossiers des candidats et récipiendaires (curriculum vitæ, date et nature de la distinction conférée, domaine d activité, discipline), lettres d appui, listes des candidats refusés, photographies des récipiendaires, extraits des procès-verbaux des réunions du comité des diplômes honorifiques et de la collation des grades ou avalisant l octroi des distinctions, correspondance, lettres d acceptation signées par les récipiendaires et exemplaires des diplômes et certificats conférés. Pour la tenue de la cérémonie, voir aussi la règle R ÉVÉNEMENTS DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal Listes des candidats, dossiers des récipiendaires, méthodes de remise des distinctions, descriptions du déroulement des cérémonies; lettres d acceptation, exemplaires des certificats et diplômes conférés. Secrétariat général/ Registrariat/ Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques 5 ans Conservation permanente au SGDA Principal Dossiers des candidats non retenus et des documents de travail. Secrétariat général/ Registrariat/ Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques 5 ans Secondaire s.o. Autres unités 1 an Page 26 de 104

27 R DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Documents dont le sujet varie d une unité à l autre et qui sont utilisés pour les besoins de leurs activités spécifiques. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : publications, coupures de presse, extraits de livres, articles, dépliants, catalogues, documents et manuels de référence techniques, lois et règlements. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Tant que sont d utilité courante Note : ces documents ne doivent jamais être déposés au SGDA. Page 27 de 104

28 R DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Documents relatifs aux demandes d ordre général ou aux demandes ciblées adressées par des individus ou par des organismes extérieurs à l Université. Pour les demandes de renseignements qui requièrent la production de rapports, de statistiques ou de nouveaux éléments d information susceptibles d être utiles, ou qui documentent les activités principales de l Université, voir les règles appropriées. Pour les demandes liées à l accès à des documents publics et à des renseignements personnels, voir la règle R DEMANDES D ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable 1 an Page 28 de 104

29 R GESTION ADMINISTRATIVE GÉNÉRALE Documents relatifs à la gestion et à la coordination générale des unités administratives ou pédagogiques de l Université. Ils comprennent réalisés, reçus et utilisés à l appui de leurs programmes, tâches, activités et opérations. Il s agit d une règle de conservation par défaut couvrant l ensemble des documents des départements et services de l Université qui n entrent pas dans une règle donnée. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants : correspondance générale, échanges de vœux et politesses (condoléances, remerciements, etc.), notes de réunions, plans d action et de suivi à court terme, statistiques préliminaires, avant-projets, propositions et documents de travail, directives, contrôles et transactions budgétaires, horaires de travail, demandes de travaux, avis, notes de service, listes d envoi et coordonnées, réservations de salle, copies multiples d un document, modèles, formulaires vierges, activités sociales des employés, organisation de voyages d affaires, etc. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable 2 ans Page 29 de 104

30 R DÉPÔT LÉGAL Documents relatifs au dépôt légal de publications de l Université auprès de Bibliothèques et Archives Canada (BAC) et de Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BAnQ). Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : correspondance, formulaires administratifs et certificats de dépôt légal. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable 1 an Sélection : conservation permanente au SGDA des certificats de dépôt légal. Secondaire s.o. Autres unités 1 an Page 30 de 104

31 R CODE DE CONDUITE PÈDAGOGIQUE DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs aux allégations de malhonnêteté intellectuelle de la part des étudiants, qui relèvent du Code de conduite pédagogique de l Université. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : rapports d incidents, plaintes, enquêtes, accusations, correspondance avec les parties concernées, pièces justificatives, avis promulgués par le doyen, recommandations au Sénat et rapports; demandes d appel. Pour reliés aux auditions et aux documents détenus par le secrétaire des tribunaux étudiants, voir la règle R TRIBUNAUX ÉTUDIANTS. Pour reliés aux lettes qui font état de décisions demeurant dans les dossiers étudiants, voir la règle R DOSSIERS ÉTUDIANTS. Voir aussi la règle R PROGRAMME DE PROMOTION DES DROITS ÉTUDIANTS DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur les documents Principal Accusations maintenues Unité Support Période de conservation Disposition finale Décanats ou écoles Jusqu à la date de l appel final + 80 ans Principal Accusations maintenues Gestion des effectifs étudiants Jusqu à ce que l étudiant obtienne son diplôme + 3 ans Note : la valeur de recherche est assurée par la conservation du rapport du doyen ou par la notification versée au dossier étudiant Principal Accusations rejetées - Facultés - Gestion des effectifs étudiants Jusqu au rejet ou au retrait de la plainte Page 31 de 104

32 R TRIBUNAUX ÉTUDIANTS Documents relatifs aux procès-verbaux des commissions d appel, comités d appel et tribunaux étudiants. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : dossiers individuels, enregistrements sonores des auditions, demandes d appel, sanctions et conclusions finales, règles de procédure et rapports annuels du secrétaire. Pour les rapports annuels énumérant les accusations traitées par le secrétaire, voir la règle R RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Pour demeurant dans les dossiers étudiants, voir la règle R DOSSIERS ÉTUDIANTS. Voir aussi la règle R PROGRAMME DE PROMOTION DES DROITS DES ÉTUDIANTS DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur les Unité Support Période de conservation Disposition finale documents Principal s.o. Service des affaires juridiques Jusqu à la fermeture du dossier + 80 ans Principal Enregistrements sonores des auditions Service des affaires juridiques Jusqu à la fermeture du dossier + 5 ans Principal s.o. Comité d audition Secondaire s.o. Autres unités Dès la fermeture du dossier Dès la fermeture du dossier Page 32 de 104

33 R DROITS D AUTEUR Documents relatifs aux droits d auteurs détenus par l Université. Comprend liés aux droits de consultation et d utilisation au nom des professeurs, du personnel et des étudiants de l Université. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : droits d auteur sur des œuvres ou des travaux réalisés ou acquis par l Université; autorisations d affranchissement des droits, attributions de droits, licences ou autorisations liées aux droits d auteur au nom de l Université pour des manuscrits, logiciels, photographies et enregistrements audio ou vidéo. Exemplaire Précisions sur les Unité Support Période de conservation Disposition finale documents Principal Droits d auteur Unité responsable 50 ans après le décès de l auteur Conservation permanente au SGDA Principal Autorisations temporaires d utiliser du matériel protégé par droits d auteur Unité responsable Conditions d utilisation + 6 ans Secondaire Dossiers sur les droits d auteurs Service des affaires juridiques 50 ans après le décès de l auteur Conservation permanente au SGDA Remarque : L accès est strictement réservé au Service des affaires juridiques. Secondaire s.o. Autres unités Tant que sont en vigueur + 1 an Page 33 de 104

34 R CERTIFICATS DE MARQUE DE COMMERCE ET DE DESSIN INDUSTRIEL Documents relatifs aux enregistrements visant à établir la propriété légitime des marques de commerce et dessins industriels pour lesquels l Université détient les droits. Cette règle s applique aux documents suivants : demandes d enregistrement ou certificats de propriété. Pour les marques officielles de l Université, voir la règle R IDENTIFICATION DE L UNIVERSITÉ. Exemplaire Principal Précisions sur Marques de commerce Unité Support Période de conservation Disposition finale Unité responsable Jusqu au dernier renouvellement du certificat +15 ans Conservation permanente au SGDA Élimination des demandes d enregistrement Principal Certificats de dessin industriel Unité responsable Jusqu au dernier renouvellement du certificat + 10 ans Conservation permanente au SGDA Élimination des demandes d enregistrement Secondaire s.o. Service des affaires juridiques Jusqu au dernier renouvellement du certificat Conservation permanente au SGDA Remarque : L accès est strictement réservé au Service des affaires juridiques Page 34 de 104

35 R DEMANDES D ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Documents relatifs aux demandes d accès aux documents publics de l Université et demandes de renseignements personnels détenus par celle-ci. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : demandes d accès, de correction ou de révision, accusés de réception, réponses de la personne chargée de l accès aux documents et décisions de la Commission d accès à l information du Québec concernant spécifiquement l Université. Voir aussi la règle R GESTION DES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Vice-recteur -Relations institutionnelles et Secrétaire général Jusqu à la fermeture des dossiers + 10 ans Conservation permanente au SGDA des décisions de la Commission d accès à l information du Québec. Secondaire s.o. Autres unités Jusqu à la fermeture des dossiers Page 35 de 104

36 R GESTION DES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Documents relatifs à la gestion des fichiers de renseignements personnels détenus par l Université. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : déclarations des fichiers de renseignements personnels auprès de la Commission d accès à l information du Québec, ententes de transmission de renseignements personnels entre organismes publics, autorisations de la Commission d accès à l information et registres de consultation des fichiers de renseignements personnels. Voir aussi la règle R DEMANDES D ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Service des affaires juridiques Tant que sont en vigueur + 6 ans Conservation permanente au SDGA Note : accès strictement réservé au Service des affaires juridiques. Page 36 de 104

37 R DROITS ET OBLIGATIONS DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs aux comportements jugés inacceptables en vertu du Code des droits et des obligations de l Université. Ces documents sont associés aux démarches de résolution des plaintes ou aux mesures correctives. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : demandes d information, rapports d incident, plaintes, documents de soutien, interventions à court terme, références et consultations n exigeant pas de plainte officielle, accusations, avis d audience, formulaires d accueil, demandes d appel et résultats. Pour le Code des droits et des obligations de l Université, voir la règle R POLITIQUES ET PROCÉDURES DE L UNIVERSITÉ. Pour le rapport annuel du conseiller, voir la règle R RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Voir aussi la règle R CODE DE CONDUITE PÉDAGOGIQUE DOSSIERS INDIVIDUELS. Voir aussi la règle R TRIBUNAUX ÉTUDIANTS. Exemplaire Principal Précisions sur Dossiers individuels Unité Support Période de conservation Disposition finale Bureau des droits et des obligations papier 10 ans après la dernière activité dans le dossier Remarque : La valeur de recherche est assurée par la conservation des données statistiques contenues dans les rapports annuels. Secondaire s. o. Autres unités papier 2 ans après la dernière activité dans le dossier Page 37 de 104

38 R OMBUDSMAN DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs à la gestion des plaintes déposées au Bureau de l ombudsman concernant l application des politiques ou règlements de l Université. Ces documents sont associés aux démarches de résolution des plaintes ainsi qu aux mesures et correctifs adoptés par l ombudsman de l Université. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants, organisés par dossier individuel : plaintes; notes sur les cas et lettres faisant état des décisions prises; listes maîtresses. Pour les recommandations et rapports de l ombudsman, voir la règle R RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Exemplaire Principal Précisions sur Dossiers individuels Unité Support Période de conservation Disposition finale Bureau de l ombudsman Jusqu au règlement du cas + 10 ans Remarque : la valeur de recherche est assurée par la conservation des recommandations de l ombudsman et les statistiques contenues dans les rapports annuels. Principal Listes maîtresses Bureau de l ombudsman 10 ans Remarque : la valeur de recherche est assurée par la conservation des rapports annuels. Page 38 de 104

39 R ASSURANCES COLLECTIVES Documents relatifs aux contrats d assurance vie, salaire, accident, maladie et dentaire. Comprend les plans d assurance pour les étudiants internationaux. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : contrats et amendements, listes des assurés, renouvellements et facturation de primes. Voir aussi la règle R PROGRAMMES D AVANTAGES SOCIAUX. Voir aussi la règle R AVANTAGES SOCIAUX DOSSIERS DU PERSONNEL. Pour les autres contrats d assurance (ex. responsabilité civile), voir règle R CONTRATS D ASSURANCE. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable papier Aussi longtemps que les contrats d assurance sont en vigueur ou règlement de toutes les demandes + 7 ans Élimination Secondaire s.o. Autres unités papier Aussi longtemps qu ils s appliquent Élimination Page 39 de 104

40 R AVIS JURIDIQUES ET JURISPRUDENCE Documents relatifs aux avis juridiques nécessaires à la conduite des affaires de l Université, émanant du Service des affaires juridiques ou d organismes externes. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Service des affaires juridiques Jusqu au règlement du cas ou tant que l avis juridique demeure valide ou en vigueur + 10 ans Conservation permanente au SGDA Note : le droit de consultation est strictement réservé au Service des affaires juridiques Secondaire s.o. Autres unités Jusqu au règlement du cas ou tant que l avis juridique demeure valide ou en vigueur Page 40 de 104

41 R DOSSIERS DE LITIGE Documents relatifs aux questions juridiques traitées par une cours de justice ou un tribunal administratif, ou soumises à ces juridictions, par l Université ou à l encontre de celle-ci. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants, organisés par dossier individuel : correspondance juridique et plaidoiries, déclarations, réclamations, poursuites, défenses, convocations et assignations à témoigner, ordres, décharges, ordonnances de la cour, transcriptions certifiées, soumissions écrites, argumentaires, transactions, quittances et jugements. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Service des affaires juridiques Jusqu au règlement final des procédures, notamment le droit d interjeter en appel, ou jusqu à l exécution du jugement +10 ans Conservation permanente au SGDA Note : accès strictement réservé au Service des affaires juridiques. Page 41 de 104

42 R CONTRATS MINEURS Documents relatifs aux contrats d achats (de moins de $) et de services mineurs. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : dossiers relatifs aux négociations, études de contrat, contrats, dossiers relatifs aux inspections prévente et de garantie. Voir aussi la règle R CONTRATS MAJEURS. Voir aussi la règle R ACHATS. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Pour la durée du contrat + 10 ans Secondaire s.o. Autres unités Pour la durée du contrat Page 42 de 104

43 R LICENCES ET PERMIS Documents relatifs aux licences et permis nécessaires à la conduite de certaines activités des unités de l Université, tels les permis d alcool. Pour les licences liées aux droits d auteur, voir la règle R DROITS D AUTEURS. Pour les permis de construction (règle en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Pendant la période de validité de la licence ou du permis + 3 ans Page 43 de 104

44 R GESTION DOCUMENTAIRE ET PROGRAMMES DE GESTION DES ARCHIVES Cette règle s applique notamment aux documents suivants : calendriers de conservation, plans de classification, programmes de préservation des archives et programme de gestion des documents essentiels. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. SGDA Jusqu à son remplacement par une nouvelle version Conservation permanente au SGDA Page 44 de 104

45 R CONSERVATION DES DOCUMENTS ET MODE DE DISPOSITION FINAL Documents relatifs à la gestion du transfert des documents de l Université au Service de la gestion des documents et des Archives (SGDA), pour conservation et application du mode de disposition final. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : listes de contenu des boîtes; listes des unités administratives et académiques et listes pour chacune des unités du personnel autorisé à consulter ou retirer des dossiers (formulaire pour autorisation d accès); ainsi que les formulaires d autorisation de destruction de documents. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal Listes des dépositaires SGDA Jusqu à son remplacement par une nouvelle version. Conservation permanente au SGDA Principal Formulaires d autorisation d accès SGDA Jusqu à son remplacement par une nouvelle version. Principal Listes de contenu des boîtes SGDA Principal Formulaires d autorisation de SGDA destruction Jusqu à la destruction de la boîte 10 ans Secondaire Listes de contenu des boîtes et formulaires d autorisation de destruction Unités dépositaires Les formulaires d autorisation sont conservés 1 an Note : les listes de contenu des boîtes doivent être éliminées dès que le formulaire d autorisation de destruction a été envoyé au SGDA. Page 45 de 104

46 R GESTION DES FONDS D ARCHIVES Documents relatifs au transfert, conservation, traitement, consultation et diffusion des fonds d archives, privés et institutionnels, qui sont sous la responsabilité du Département de la gestion des documents et des archives. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : dossiers individuels d acquisition et de gestion des fonds d archives, comprenant les formulaires d acquisition, les évaluations financières, les autorisations de consultation, les contrats et ententes avec les donateurs; dossiers de traitement des fonds comprenant les listes de dossiers et leur description ainsi que les instruments de recherche. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. SGDA Tant que les archives sont sous la responsabilité du SGDA Conservation permanente Note : lorsqu un fonds n est plus sous la responsabilité du SGDA, conservation permanente des dossiers d acquisition et d administration seulement. Page 46 de 104

47 R TRADUCTION Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : textes à traduire et traductions. En ce qui a trait à la banque de terminologie et aux fichiers de référence des traducteurs, voir la règle DOCUMENTS DE REFERENCE. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Service de traduction Numérique 5 ans Élimination Page 47 de 104

48 R PUBLICATIONS DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA Documents relatifs aux publications administratives, pédagogiques et éducatives de l Université. Sont inclus concernant la préparation, la réalisation et la distribution des publications. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : manuels, journaux, bulletins, directives, énoncés de politiques, manuels de procédures, prospectus, rapports annuels, affiches, livres, périodiques, monographies, publications savantes ou scientifiques et tous autres documents publiés par une unité dans le cours de ses activités; manuscrits et photographies; documents de projets de publications acceptés ou rejetés (formulaires, demandes de subventions, soumissions, publicités; textes publiés. Pour les annuaires de cours, voir la règle R ANNUAIRES DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Tant que sont en vigueur + 2 ans Sélection : conservation permanente au SGDA de deux exemplaires de tout document imprimé ou publié et sélection des documents de soutien significatifs. Secondaire s.o. Autres unités Tant que sont en vigueur Page 48 de 104

49 R PUBLICATIONS EXTERNES Documents relatifs à tous les types de publications émanant d organismes externes et utilisés à titre de référence ou d information. Cette règle s applique notamment aux types de documents suivants : livres, magazines et périodiques, avis, rapports, prospectus, bulletins, annuaires et répertoires. Pour les publications internes, voir la règle R PUBLICATIONS DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Toutes les unités Tant que sont d utilité courante Page 49 de 104

50 R ANNUAIRES DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA Documents relatifs aux annuaires de l Université Concordia. Les annuaires sont des publications officielles compilant des informations telles que : calendriers universitaires; mission et règlements; informations sur l admission et l aide financière; descriptions des services auxiliaires et de soutien pédagogique; listes des membres de l administration supérieure et des instances de direction; descriptions des programmes et des cours pour chacune des Facultés, l École des études supérieures et le Centre de l éducation permanente. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : version finale des annuaires des études de 1 er cycle et des annuaires des cycles supérieurs de l Université. Voir aussi la règle R ANNUAIRES DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA DOCUMENTS DE TRAVAIL. Pour les autres publications de l Université, voir la règle R PUBLICATIONS DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Gestion des effectifs étudiants Les copies numériques (PDF) des versions finales des annuaires Conservation permanente au SGDA doivent être déposées au SGDA dès leur production. École des études supérieures Centre de l éducation permanente Conservation permanente des versions finales des annuaires, sous format papier et numérique (PDF) au Registrariat, à l École des études supérieures et au Centre de l éducation permanente. Note : Le Service des archives effectuera le transfert des copies numériques des annuaires en format de préservation. Des copies papier des annuaires antérieurs à 2009 sont conservées en permanence aux Archives. Secondaire s.o. Autres unités Jusqu à son remplacement par une nouvelle version Page 50 de 104

51 R ANNUAIRES DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA DOCUMENTS DE TRAVAIL Documents relatifs à la publication des annuaires de l Université Concordia. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : suivi des changements dans les programmes d enseignement; épreuves de mise en page et versions préliminaires; correspondance et documents de travail. Voir aussi la règle R ANNUAIRES DE L UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable 10 ans Page 51 de 104

52 R RECRUTEMENT DES ÉTUDIANTS Documents relatifs à l organisation des activités de promotion en vue de recruter de nouveaux étudiants, telles que : tournées des agents de recrutement dans les institutions et participation à des salons d information; journées portes ouvertes et visites guidées du campus. Cette règle s applique notamment aux documents suivants : documents de planification, calendriers des activités; documents publicitaires, présentations audiovisuelles et matériel d information, tel que : brochures, affiches, CD et vidéos, trousses d information; rapports d activité. Pour relatifs à la publicité et aux annonces diffusées dans les médias ou affichées dans les endroits publics, voir la règle R PUBLICITÉ ET MARKETING. Exemplaire Précisions sur Unité Support Période de conservation Disposition finale Principal s.o. Unité responsable Audio-visuel / 5 ans Sélection : conservation permanente au SGDA des documents qui témoignent substantiellement des activités de recrutement. Secondaire s.o. Autres unités Audio-visuel / Jusqu à la fin de l activité Page 52 de 104