Fact_Cpta_Association

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1 Introduction Cette application est distribuée librement sous les termes de la licence GNU (GPL en anglais). Adaptation d'un tableau mis à disposition par à la page Téléchargements. Ce logiciel peut ne pas être exempt de bugs, n hésitez donc pas, le cas échéant, à les rapporter par mail à l'adresse contact@f-schenk.fr Enfin, si vous relevez des inexactitudes légales ou fiscales, veuillez les transmettre pour correction à la même adresse, l'auteur n'engageant en rien sa responsabilité à l'utilisation de ce logiciel. Ce Logiciel demande l'installation préalable d' OpenOffice (>= 3.2) et l'activation des macros en indiquant dans Paramètres / Options / Sécurité / Sécurité des macros / Sources de confiance le répertoire dans lequel sera stocké le fichier ods. Buts Ce logiciel, à son niveau, a pour buts : d'automatiser la rédaction de factures et devis d'en faciliter la gestion documentaire d'analyser l'activité de tenir un livre de Recettes et de Dépenses de permettre un rapprochement bancaire de faciliter les déclarations sociales et fiscales Présentation L onglet Saisie : C'est ici que le principal du travail se fait, cette page permet de saisir, retrouver, pointer des factures ou des devis, les imprimer, les exporter en PDF, d enregistrer les paiements, etc... Deux sortes de pièces sont possibles : Les Devis : identiques aux factures à la différence près que le net à payer (et non pas le total) est nul (sauf en cas d'acompte) et qu'une annotation en bas de page est automatiquement rajouté précisant les conditions du devis : Devis à nous retourner daté signé, avec la mention 'Bon pour Accord' et indiquant le montant total en toutes lettres (accompagné de l'acompte correspondant le cas échéant). Ils peuvent être validés en les enregistrant en factures. Les Factures : elles sont définitives et ne peuvent être enregistrées qu'une fois. Les factures doivent être pointées pour être considérées réglées. Toutes ces informations paraissant dans le cartouche «État de la Facture» en haut à droite de votre écran de travail. f-schenk.fr 16 février 2011 Page 1 / 6

2 Nous verrons par la suite un exemple pour faciliter la compréhension du fonctionnement, mais pour l'instant, il nous faut remplir les feuilles Clients. N.B. Les cellules de la feuille saisie sont protégées par défaut pour éviter des erreurs de saisie qui effaceraient des formules. La cellule A21 par contre n'est pas protégée et vous permet de saisir un complément d'information que vous souhaiteriez faire apparaître de manière libre. L onglet Clients : Votre répertoire de clients. Certaines colonnes ne sont là que pour vous faciliter la gestion de votre relation clients en profitant par exemple du module mailing d'openoffice. Attention, le fait que certaines colonnes ne jouent pas un rôle direct dans le logiciel n'implique pas que vous puissiez les supprimer à votre guise, au risque de rendre les formules et les macros inopérantes ou fausses! L'entête de la colonne C.A. cache un bouton qui mettra à jour les Chiffres d'affaire par clients et le diagramme correspondant. Il s'agit là du chiffre d'affaire sur encaissement. Les onglets Factures et Devis : Ces pages sont là pour la consultation et ne doivent pas éditées (modifiées). Vous pouvez, par contre, profiter des auto-filtres pour rechercher des factures ou des devis selon différents critères. L onglet Rapports : Cette page fournit à titre indicatif des graphiques représentant le CA affaire de l année en cours et un graphique du CA réparti par client. L onglet des Recettes-Dépenses : Les factures pointées (encaissées) par ordre chronologiques à compléter par vos soins, vous pouvez y ajouter vos dépenses (ou des recettes ne provenant pas de factures) en utilisant le bouton Saisie. Si le pan comptable n'était pas suffisamment détaillé, vous pouvez y ajouter les lignes dont vous avez besoin en n'oubliant pas de reporter les formules de calcul existantes. Sur cette page, vous pouvez sélectionner (filtre sur la colonne E) soit les Recettes, soit les Dépenses pour imprimer indépendamment les Livres correspondants. Sur cette page vous pouvez faire un état de rapprochement du relevé de banque en cochant les lignes correspondantes et en ajoutant les écritures du relevé ne figurant pas sur votre page Recettes-Dépenses. Il est possible de créer un fichier qui sera bien utile au comptable un bouton est prévu à cet effet. L onglet Plan Comptable Outil de gestion, cette page est alimentée automatiquement à partir des écritures de la page Recettes-Dépenses. Il est possible d y ajouter des comptes en respectant la structure existante. Il est possible de créer un fichier qui sera bien utile au comptable, un bouton est prévu à cet effet. L onglet Immobilisations f-schenk.fr 16 février 2011 Page 2 / 6

3 Il ne faut rien modifier dans cette page, elle est automatiquement alimentée lors de la saisie d une dépense faisant l objet d une immobilisation. Entièrement automatisée, cette page regroupe les immobilisations et les calculs d amortissement année par année. L onglet Tableau de Bord Il ne faut rien modifier dans cette page, elle est automatiquement alimentée lors de la saisie des dépenses et des recettes. Il s agit d une présentation des comptes de l entreprise et particulièrement de la Trésorerie faite à partir des comptes de la Page «Plan Comptable». Elle permet d un coup d œil d avoir une vue d ensemble de la situation de l entreprise. L onglet Panneau de Configuration Apparue tardivement, cette page est devenue incontournable, dès lors que de nombreux paramètres venaient élargir les possibilités du logiciel. Il est important de renseigner ces informations avant de commencer à utiliser le logiciel. Toutes les informations à indiquer se trouvent dans la colonne «C». Année de l exercice = celle de l exercice en cours Statut = cette information est gérée automatiquement. A la fin de l exercice, on le ferme (avec le bouton «Fermer») ce qui a pour effet de modifier le statut mentionné et d interdire toute saisie sur ce tableau. Fichiers à créer = Indiquer ici le chemin complet du répertoire dans lequel les fichiers pdf et les fichiers issus des extractions automatiques (bouton des onglets Factures, Recettes- Dépenses, Balance). Compte = en principe, il n est pas besoin de les modifier Mode de paiement = en principe, il n est pas besoin de les modifier Civilité = en principe, il n est pas besoin de les modifier Immobilisations = en principe, il n est pas besoin de les modifier Règlement facture client = Ajouter, si besoin, les modes de règlement que vous souhaitez utiliser en ne dépassant pas la taille du cadre (nombre de possibilité limité) Etiquettes = Indiquer le paramétrage des formats d étiquette en fonction des feuilles d étiquettes auto-collantes que vous utilisez. Des précisions sur le contenu des cellules apparaissent si vous placez la flèche de la souris sur les cellules. Procédure de changement d exercice : dès la fin du premier exercice d utilisation, il s est avéré bien utile d automatiser le passage d un exercice à l autre. Le faire manuellement est certes possible, mais les risques d erreur de report et les manipulations contraignantes sont très inconfortables. Quand un exercice est terminé, faites une copie de votre fichier en lui donnant un nom contenant l année de l exercice suivant (Exemple : le nom de votre fichier de l année qui se termine est Gestion_2011.ods, faites-en une copie sous le nom Gestion_2012.ods). Ouvrez ce nouveau fichier, rendez-vous dans l onglet Panneau de configuration et cliquez sur le bouton Nouveau. Tout ce qui concerne l exercice précédent est alors effacé, l année en cours est augmentée de 1 et les numéros de facture et de devis repartent à 1. Tout est prêt pour enregistrer factures, dépenses, recettes etc Dans le fichier de l année qui est terminée, rendez-vous dans l onglet Panneau de configuration et cliquez sur le bouton Fermer, il ne sera alors plus possible de saisir factures, devis, recettes ou dépenses (apprécié par les comptables!!) ; mais vous pourrez toujours consulter les f-schenk.fr 16 février 2011 Page 3 / 6

4 données, extraire des fichiers ou faire des fichiers pdf des factures enregistrées. ATTENTION : si vous avez ouvert un nouvel exercice (nouveau fichier), pas encore fermé le précédent et que vous faites une saisie (quelle qu elle soit) dans ce fichier de l année précédente, cela n a aucune incidence sur le nouveau fichier. Mise en œuvre Conserver une version de ce fichier à titre de référence, faites-en une copie pour faire des essais en la nommant différemment, et une autre pour l'exercice à gérer en le nommant par exemple Gestion-2011.ods. L automatisation des reports d informations d une feuille sur l autre est le résultat d instructions de programme regroupées dans des macros. OpenOffice, par défaut, désactive pour des raisons de sécurité les macros en général. Pour remédier à cela une fois pour toutes, choisissez dans Outils > Options > sous OpenOffice.org > Sécurité > Sécurité des macros Source de confiance Ajouter le dossier qui contient votre fichier Pour personnaliser vos factures (une fois pour toutes) : commencer par déprotéger la feuille «Saisie» (Outils > Protéger le document : décocher «Feuille»), remplacer logo, nom, adresse de l entreprise en haut et en bas de la facture. Puis n oubliez pas de reprotéger la feuille Saisie (Outils > Protéger le document : cocher «Feuille»). Faites tous les essais de manipulation avec le fichier d essais autant vous habituer à l'utiliser sans risquer de «polluer» votre fichier de travail. Dans l'onglet Plan Comptable, vérifier que la cellule A1 contient bien l'année de l'exercice à gérer. Une fois quelques clients rentrés, rendez-vous à la page Saisie. Cliquer sur le bouton «Nouveau», puis en cliquant ensuite sur la Cellule clients, une liste déroulante de vos clients apparaît. Choisissez! Remplissez les lignes de la facture en indiquant un prix ou non pour les commentaires. Finissez de remplir la facture. Pour qu'une facture soit complète, elle doit comprendre un client, un total H.T. différent de 0. Nous allons imaginer pour notre exemple qu'il s'agit d'un devis, choisissez ce type de document dans la liste en haut du corps de votre facture. Choisissez également de demander un acompte et «enregistrez» votre devis (Attention, les acomptes sont des sommes fixes contrairement aux remises qui sont des pourcentages!) La colonne H est prévue pour recevoir un taux de remise, l'entête n'apparaît que si au moins une ligne contient un taux de remise, histoire de ne pas donner de mauvaises idées aux clients qui n y ont pas droit ;-) Vous pouvez maintenant le voir stocké en cliquant sur la cellule Devis et en activant la liste déroulante («Visualiser». Il vous suffira dorénavant de le sélectionner et de choisir de le visionner pour le retrouver à loisir. Votre devis est supposé maintenant accepté, il vous suffit donc de le visionner et de l'enregistrer comme une facture (liste déroulante à gauche). Vous voici maintenant avec un f-schenk.fr 16 février 2011 Page 4 / 6

5 devis, si vous le revisionnez, le cartouche en haut à droite vous indiquera qu'il a bien été validé avec le numéro de facture correspondante! Une facture pointée génère une écriture de recette dans la page Recettes-Dépenses, le Plan Comptable est impacté automatiquement. Avec votre relevé de banque, vous pouvez faire un rapprochement bancaire sur la feuille Dépenses-Recettes. Cela ne concerne bien sûr que les écritures dont le mode paiement est «Banque». Pour chaque écriture de votre relevé bancaire, indiquez un «x» (minuscule) dans la colonne «J». Si une écriture figurant sur le relevé n est pas dans la feuille Recettes-Dépenses, il faut l ajouter. Par exemple, la cotisation de votre carte bancaire qui est une dépense (frais financiers). Pour effacer le «x» en colonne «J» s il a été indiqué par erreur, utilisez la barre d espacement. Voilà un bref résumé des possibilités du Logiciel, je vous laisse regarder l'évolution de vos C.A. par clients ainsi que vos diagrammes. Impression - export PDF Par défaut, les raccourcis d'openoffice pour imprimer ou exporter en PDF impriment (exportent) en plus de la facture en cours vos stats, rapports, livres, etc... Donc pour ne choisir que la facture, préférez le bouton prévu à cet effet qui exportera la facture au format PDF dans le répertoire mentionné dans le panneau de configuration avec, comme nom de fichier, le numéro de facture correspondant précédé du préfixe de votre choix. Avertissement Des lignes, des colonnes, des feuilles sont masquées, rien ne vous empêche de les afficher, mais vous risquez de compliquer inutilement la compréhension du fonctionnement normal. Les macros qui sont appelées par les boutons sont bien sûr accessibles, modifiables, mais là encore ne le faîtes qu avec précaution (sur une copie du fichier, par exemple) et vérifier bien les conséquences des modifications apportées. Conclusion Ce Logiciel a pour ambition de rendre service. Toutes les situations n'ont certainement pas été envisagées. N'hésitez pas à faire part de vos appréciations, remarques ou attentes... notamment en ce qui concerne la documentation présente. Et n'oubliez pas de faire des sauvegardes... Et Bonne chance dans votre entreprise... Frank Schenk fs@f-schenk.fr f-schenk.fr 16 février 2011 Page 5 / 6

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