Introduction ARH / SISCA (ARH) Point sur l organisation (ARH) Organisation du déploiement (SISCA) Mise en place des salles Télémac et validation de

Transcription

1 Formation Télémac

2 Ordre du jour Introduction ARH / SISCA (ARH) Point sur l organisation (ARH) Organisation du déploiement (SISCA) Mise en place des salles Télémac et validation de fonctionnement Mise en place des webcam perso Support Utilisation du systeme (U&I) Processus Reservation de salle Utilisation des fonctionnalités Questions / réponses

3 Introduction Objectif du projet Fournir un outil d organisation de réunions à distance à l ensemble des PS de la région Les apports Diminution des coûts et risques liés aux déplacements Gains de temps Opportunité d augmenter le taux de participation aux réunions Contexte grippe A déploiement prioritaire sur les acteurs concernés Possibilité de se réunir sans risques de contamination Solution retenue Adobe Connect, intégrateur U&I Learning sur MAPA.

4 Point sur l organisation Rôle des référents techniques Installation de la salle Accompagnement technique et fonctionnel des utilisateurs Rôle des référents métiers Accompagnement fonctionnel des utilisateurs Organisation des premières réunions Remontée des remarques et demandes au GCS SISCA Support Niveau 1 = par les référents locaux Niveau 2 = par le GCS SISCA Niveau 3 = Adobe & UI Learning

5 Organisation du déploiement Déploiement aux 14 etablissements (SU) avant fin octobre Déploiement des 14 établissements (type MCO) fin novembre Déploiement des 14 derniers pour le 15/12 Mise en place de salles Télémac aux 14 établissements SU Envoi des Pré-requis techniques Fourniture Materiel : Pod Téléphonique et CAM sur PC dédié.

6 Salle Webconférence Avoirun point par établissementutilisablepar touset certifié. Simplifiel utilisationpour les utilisateurs(mode autologon 1 bouton sécurise les profils) Couplage avec un système de téléconférence(libre choixouutilisationdu service MyCONF: ,075 min ) => Facilite le déploiement et le passage à terme en VOIP. Facturation / utilisateurs N empêche pas des installations «solos» Validation de l installation par PV de Recette durant les prochaines semaines par le référent technique.

7 Organisation du déploiement Mise en place des Kits Solos Attention aux drivers et modèles de Cams (Windows ) Le son passerapar le téléphonedans1er Temps Pbmatiques installation et utilisation casques, cartes sons Gestion changement plus simple Formation des personnels Accompagnement du référent technique et de la DSIO Guides utilisateurs sur portail «Télémac» Outil de tests. Tutoriel en ligne. Support Guide technique (Résol pb FW, Proxy) Besoin Ouverture Port 1935 puis 443 quand SSL sera en place SISCA en niveau 2 et Adobe en Niveau 3 Echanges avec la région Lorraine

8 Organisation du déploiement

9 Processus Utilisation du Portail Télémac Une salle : Réservations des sièges & invitations. => Nécessaire pour la disponibilité des sièges. Maximum 20 sièges simultanés!! 1 -Formulaire de demande transmis au SISCA pour création de la réunion et du compte organisateur 2 - Renvoi des informations nécessaires à l organisateur 3 -Envoi par l organisateur aux invités des informations de connexion 4 -Possibilité de réutiliser toujours la même salle avec conservation des documents.

10 Le formulaire

11 La réservation des salles Gestion des réservations Planning Créations des salles Attributions des 20 accès simultanés ❷ ❸ ❷ ❷ ❷ SIS-CA ❺ ❷ ❷

12 Concepts et prise en main Adobe Connect Enterprise

13 Qu est-ce qu Acrobat Connect Professional? Adobe Acrobat Connect Pro Meeting est une solution complète de communication web. Une réunion Adobe Acrobat Connect Pro Meeting est une conférence en lignequi a lieu en direct et qui réunit plusieurs utilisateurs. Cette solution permet d'organiser des réunions, des classes virtuelles et des sessions de travail en équipe, en ligne et en direct.

14 Objectifs de la formation Les objectifs : Planifier des réunions Inviter des participants Utiliser la vidéo Afficher et partager des contenus Clôturer la réunion

15 Concepts de base : les rôles Il existe trois rôles pour les personnes présentes d une salle de réunion: Les hôtes organisent Les présentateurs animent Les participants participent! (suivent et interagissent) Chaque rôle dispose de droits différents dans une salle de réunion Les rôles sont interchangeables

16 Concepts de base : les rôles Les hôtes sont les organisateurs Invitent les participants, et définissent les droits d accès et les paramètres de connexion à la salle Promeuvent d autres participants au rôle d hôte ou de présentateur Configurent la réunion Autorisent des invités Modifient les modes d affichage Ajoutent du contenu

17 Concepts de base : les rôles Les présentateurs sont les animateurs Collaborer en temps réel à l aide d un tableau blanc Afficher du contenu (salle ou ordinateur) Effectuer des sondages Créer des notes Partager un écran Créer une conversation écrite

18 Comment accéder à une salle? Participant Organisateur Deux types d utilisateurs peuvent accéder à une salle: L'utilisateur authentifié : un nom d'utilisateur et un mot de passe attribués par le gestionnaire des salles. Les hôtes sont des utilisateurs authentifiés L'observateur ou utilisateur non authentifié

19 Comment accéder à une salle?

20 Comment accéder à une salle? L hôte est en charge d accepter ou non les participants non enregistrés. C est lui qui est le garant du respect du nombre de participants dans la salle!!

21 Première utilisation? Installer l add-in A la première utilisation, un add-in est nécessaire pour utiliser le partage d application La bulle indique qu il faut installer un add-in Cette opération est très rapide et n est à faire qu une Cette opération est très rapide et n est à faire qu une seule fois

22 A l intérieur d une salle de réunion Un module = Un outil de réunion

23 Activation de la vidéo Démarrage du module vidéo Le module Caméra permet aux participants à la réunion de diffuser des vidéos en direct à partir de leur caméra Web. Mise en service de la caméra Etape 1 : Sélectionnez le module caméra et voix Etape 2 : Sélectionnez Démarrer mon module Caméra et Voix Etape 3 : Autorisez l application à accéder à votre Webcam La caméra peut être mise en pause ou arrêtée à tout moment Etape 1 Etape 2 Etape 3

24 Les différents modules Module Liste des participants : Présente le nom, le rôleet l'état de chaque participant et permet à l'hôte de modifier leur rôle ou leurs autorisations. En cliquant sur le menu déroulant, vous pouvez afficher une liste d état comme Allez plus vite, Lever la main. L état peut être affiché ou effacé

25 Les différents modules Module Partage : Permet de partager du contenu Nécessite l ADD-in l'ordinateur, au choix : fenêtres, applications ou l'ensemble du bureau des documents le tableau blanc du présentateur le plus Connect! : la demande de contrôle

26 Les différents modules Module Partage : Permet de charger des documents pour que les participants puissent les télécharger!!! Modules > Nouveau module de partage de fichier >Transférer le fichier Attention il faut bien retirer les documents à la fin de la réunion

27 Les différents modules Module Conversation : Permet aux personnes présentes d'envoyer des messages de conversation aux autres participants. Cliquez dans le champ de saisie du module et de taper votre message Pressez ensuite entrée, ou bien le bouton présent sur la droite du champ de saisie: le message est alors envoyé aux participants à la réunion. Vous pouvez choisir de converser avec une seule personne ou tout le groupe

28 Les différents modules Module Note Présente les messages textedes hôtes ou des présentateurs à tous les participants. Il permet de stocker une information, une question, un point à régler Le contenu peut être copié-collé, envoyé par Il disparait à la fin de la réunion

29 Les différents modules Module Tableau blanc : Permet aux hôtes, aux présentateurs et aux participants disposant des autorisations appropriées d écrire sur une zone dédiée

30 Manipulation des modules A propos des modules Les modules peuvent être manipulés, déplacés La présence d un module est une configuration de la salle Les modules peuvent être rendus visible via le menu Moduleaccessible à l hôte Les modules peuvent être figés ce qui facilitent la présentation Cliquez sur l icone pour figer les modules

31 Savoir ouvrir et quitter une réunion Comme une réunion classique une réunion Connect se prépare!!! Comme une réunion classique, il faut réserver la salle Comme une réunion classique, il faut préparer les documents Comme une réunion classique, il faut animer la réunion Comme une réunion classique, il faut passer la parole Avant la réunion il faut charger les documents nécessaires ou les préparer sur votre bureau

32 Savoir ouvrir et quitter une réunion A la fin d une réunion Comme une réunion classique, il faut ranger la salle et les documents Retirer les documents qui ont été chargés et effacer les tableaux blancs Cliquer sur Modules > Organiser les modules > Sélectionner le module à supprimer

33 Savoir ouvrir et quitter une réunion A la fin d une réunion Comme une réunion classique, il faut fermer la réunion Sélectionner Réunion > Fermer la réunion

34 Quelques bonnes pratiques Etre présent à distance! Préparez à minima la salle Demandez régulièrement du feed-back Autant que possible prévoir un coanimateurqui pourra répondre aux difficultés Souvent les utilisateurs externes n ont pas correctement ou pas du tout installé l add-in