GUIDE ADMINISTRATIF À L'INTENTION DES BÉNÉVOLES ET DES EMPLOYÉ.E.S DE L ASSOCIATION DES THÉÂTRES FRANCOPHONES DU CANADA

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1 GUIDE ADMINISTRATIF À L'INTENTION DES BÉNÉVOLES ET DES EMPLOYÉ.E.S DE L ASSOCIATION DES THÉÂTRES FRANCOPHONES DU CANADA Mise en place en mai 2006 Révision en date du 31 mars 2012 telle qu adoptée par l Assemblée générale le 1er juin , rue Rideau Ottawa (Ontario) K1N 5Z4 Tél. : (613) Page 1 sur 13

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Gestion financière de l organisme Page 3 2. Politique de remboursement des dépenses Page 4 3. Procédures administratives Page 6 4. Annexes - Formulaires Page 8 Page 2 sur 13

3 1. GESTION FINANCIÈRE DE L ORGANISME 1.1 Signatures des effets de l organisme Le conseil d administration nomme les personnes autorisées à signer les chèques, les contrats et autres documents de la société Tout chèque devra être signé par la direction générale. Tout chèque de plus de $ devra porter une deuxième signature, soit celle d un membre du conseil d administration autorisé à signer les chèques de l ATFC La direction générale ou la responsable de l administration et des communications sont autorisées à effectuer le paiement de certaines factures par voie électronique (i.e. Accès D de Desjardins) pour les fournisseurs réguliers tels que Bell Lorsque la direction générale est en probation, suite à une embauche, tous les chèques et paiements nécessiteront deux signatures, soit celle de la direction générale et celle d un membre du conseil d administration autorisé à signer les chèques Tout contrat engageant des dépenses dépassant l année financière en cours devra comporter, en plus de la signature de la direction générale, la signature du.de la trésorier.ère ou d un autre membre du conseil d administration autorisé à signer les effets de l association Les différents contrats suivants sont signés par : Contrats de service la direction générale Contrats de contractuel.le.s, jusqu à $ la direction générale Contrats de contractuel.le.s, plus de $ la direction générale et un membre du CA Contrats des employés permanents et à temps partiel la direction générale Contrat de la direction générale la présidence Les autres documents officiels sont signés par : Accords de contributions, modifications la direction générale Demandes de financement public la direction générale Demandes de financement privé la direction générale et/ou la présidence et/ou le.la trésorier.ère Procès- verbaux la présidence et le.la secrétaire 1.2 Conciliations bancaires Les conciliations bancaires seront préparées par la Responsable de l administration et des communications Les conciliations bancaires seront vérifiées par le.la trésorier.ère. Le.la trésorier.ère constatera les transactions financières et comparera la conciliation bancaire aux transactions financières inscrites au registre comptable. 1.3 Autres contrôles financiers La direction générale est responsable de parapher les factures payées par chèque, les demandes de remboursements, les factures payées par Visa et par Internet. La direction générale est également responsable de soumettre au.à la trésorier.ère à la fin de chaque trimestre (juin, Page 3 sur 13

4 septembre, décembre, mars), les rapports financiers préparés par la responsable de l administration et des communications : Bilan; État des résultats ; Grand livre; Relevés des comptes bancaires ; Conciliations bancaires ; Registre des paies ; Paiements au Receveur général ; Livrets de dépôt ; Paiements au compte Visa ; Feuille de temps de la direction générale ; Tout autre document demandé ou requis La trésorière est responsable de parapher les documents soumis, de pointer des revenus et des dépenses à vérifier et de soumettre au CA le bilan financier trimestriel. 2. POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES 2.1 Établissement et administration de la politique Les membres, les administrateurs, les bénévoles, le personnel et les personnes à contrat de l ATFC peuvent réclamer les frais encourus dans l'exercice de leurs fonctions suivant les dispositions de la politique des ressources humaines et selon les barèmes consignés dans le guide administratif C est le conseil d administration qui fixe les taux de remboursement et qui voit à la mise en application de la politique de remboursement des dépenses. Le conseil d administration pourra toutefois appliquer ponctuellement des taux qui divergent de ceux en vigueur pour tenir compte de circonstances exceptionnelles Le conseil d administration révisera les taux de remboursement à tous les deux ans, aux années paires. Ces taux devront être adoptés par l AGA Les comptes de dépenses des employé.e.s et des ressources contractuelles doivent être approuvés par la direction générale. Ceux de la direction générale sont approuvés par le.la trésorier.ère et la présidence. Les comptes de dépenses de la présidence et des autres membres du conseil d administration devront recevoir l'approbation de la direction générale et du/de la trésorier.ère. 2.2 Transport L ATFC assumera les coûts maximum des déplacements de transport aérien selon les spécifications mentionnées dans l avis de convocation de ladite rencontre (respect des ventes de sièges et des dates limites de réservation ou encore l achat de billets d avion sur des vols à rabais, site Internet, etc.) Tous les frais additionnels occasionnés par des délais de réservation, une préférence de la participante ou du participant (i.e. arrêt en cours de route, séjour prolongé) un changement d horaire de vol ou un changement de délégué.e seront défrayés par la personne même ou par son organisme L ATFC remboursera les coûts réels d'un aller- retour sur présentation de reçus pour le transport en autobus, en train ou en avion. Les billets d avion électroniques ou autres devront être joints à la réclamation Toute personne qui se déplace pour le compte de l ATFC et qui désire utiliser sa voiture personnelle sera remboursée au dernier taux adopté par l AGA jusqu à concurrence du prix du Page 4 sur 13

5 billet d avion selon les spécifications de l avis de convocation. Pour les séjours de courte durée (3 jours ou moins), l ATFC privilégie la location de voiture, plus économique que le kilométrage L ATFC remboursera les coûts réels de transport en taxi ou en navette, dans la mesure de ce qui est raisonnable, selon l itinéraire et l horaire d activités, sur présentation de reçus. 2.3 Repas/per diem Toute personne en statut de voyage a droit aux derniers montants adoptés par l AGA comme remboursement de dépenses (incluant des faux frais qui sont une somme qui vient reconnaître les dépenses personnelles supplémentaires sans reçu requis comme, par exemple, des appels téléphoniques à sa résidence, etc.). De même, les représentants des compagnies membres auront droit à des remboursements liés aux repas dans leur propre ville lorsqu un événement de l ATFC s y tient afin de favoriser leur participation aux rencontres informelles L ATFC ne remboursera pas les montants prévus pour les repas servis sur l avion ou dans le cadre des réunions et évènements auxquels participent les représentants de l ATFC. 2.4 Hébergement L ATFC défraie, lors de l assemblée générale annuelle de l association, l hébergement des directions artistiques et administratives des compagnies, à raison d une chambre pour chacune d elles pour un maximum de trois nuits et à l hôtel qui sera désigné par le bureau national de l ATFC. Si l assemblée générale annuelle de l association est jumelée à une autre activité prolongeant l hébergement (présence à un festival, etc.), le conseil d administration évaluera la situation en fonction du financement reçu pour le projet L ATFC remboursera une somme forfaitaire, au dernier taux adopté par l AGA, par soir pour l'hébergement privé. Il n'est pas nécessaire de présenter un reçu pour réclamer ce montant. 2.5 Frais de garderie L ATFC remboursera aux bénévoles qui en font la demande des frais de garderie d un maximum de 50,00 $ par jour. Cette demande devra être accompagnée d'un reçu en bonne et due forme. 2.6 Présentation des demandes de remboursement Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les trente (30) jours qui suivent la date du déplacement en utilisant le formulaire désigné à cette fin et doivent être accompagnées des reçus originaux L ATFC ne sera pas responsable de rembourser les réclamations ou les montants qui ne rencontrent pas l une ou l autre de ces conditions. En cas de situation particulière, le membre doit en aviser la direction générale ou le.la trésorier.ère. 2.7 Avance de voyages Un.e employé.e peut recevoir une avance de voyage dans l'exercice de ses fonctions. Il/elle doit compléter un formulaire de frais de remboursement de voyage, expliquant la nature et les raisons de son déplacement, et le soumettre à la direction générale qui a l autorité de l approuver et d accorder l avance. Dans le cas de la direction générale, l avance devra être approuvée par la présidence. L'employé.e devra, dans les 15 jours suivant son retour, soumettre son compte de dépenses et rembourser l ATFC s'il y a lieu Un administrateur peut recevoir une avance de voyage dans l'exercice de ses fonctions. Il/elle doit compléter un formulaire de frais de remboursement de voyage, expliquant la nature et les raisons de son déplacement et le soumettre à la direction générale qui a l autorité de l approuver et Page 5 sur 13

6 d accorder l avance. L administrateur devra, dans les 15 jours suivant son retour, soumettre son compte de dépenses et rembourser l ATFC s'il y a lieu Le montant maximal d une avance de voyage est de 300 $. Seule une décision du conseil d administration peut modifier ce montant Une deuxième avance ne peut être accordée à un.e employé.e ou à un administrateur sans que la première avance ait été justifiée par un compte de dépenses et les pièces justificatives et/ou le remboursement s il y a lieu. 2.8 Cartes de crédit Les cartes de crédit émises au nom de l ATFC devront être utilisées pour fins directement reliées au travail et toute personne recevant une carte de crédit signe une attestation à ce sujet. 3. PROCÉDURES ADMINISTRATIVES INTERNES 3.1 Achat de fournitures et d'équipement de bureau Tout achat de fournitures et d'équipements de bureau doit être autorisé par la direction générale Lors d achat d équipement ou de fournitures excédant de plus de 1 000$ le budget approuvé par le conseil d administration, la direction générale doit obtenir l autorisation du conseil d administration avant d engager la dépense Tout achat d équipements ou d ameublements d une valeur initiale de plus de $ sera considéré un achat d immobilisations. Les immobilisations sont comptabilisées au coût. Elles sont amorties en fonction de leur durée de vie utile estimative selon la méthode du solde dégressif aux taux annuels suivants : Équipement informatique 30% Ameublement 20 % 3.2 Achat de publicité Toute demande d'achat de publicité sera étudiée à la lumière du plan de communication annuel découlant de la stratégie adoptée lors de la programmation annuelle et en fonction du budget ou des sommes disponibles. Les décisions relèvent de la direction générale. 3.3 Prêts et dons L ATFC ne doit pas jouer le rôle d'une institution financière. C'est pourquoi elle ne fait de prêt à aucun organisme L ATFC, vu son caractère à but non lucratif et les nombreuses sollicitations dont elle fait l'objet, ne doit pas faire de dons. 3.4 Téléphone L ATFC possède une ligne d entrée sans frais La présidence et la direction générale disposent d une carte d appel qui doit être utilisée pour des fins directement reliées au travail. Toute personne recevant une carte d'appel doit signer une attestation à cet effet Un membre du conseil d administration peut se faire rembourser des factures de téléphone pour des appels directement liés à ses fonctions. Il doit présenter un relevé de ses appels et une courte explication du but de l'appel réclamé. Page 6 sur 13

7 3.5 Courrier Le courrier est normalement acheminé par poste ordinaire Pour le courrier régulier, l ATFC verra à utiliser les services de timbreuse offerts par la FCCF qui facturera l ATFC Si la situation présente une certaine urgence, il est acheminé par Xpress poste ou par poste prioritaire lorsque le destinataire est à l'extérieur des limites de la région d'ottawa/hull ; par service de messagerie lorsque le destinataire est à l'intérieur des limites de la région d'ottawa/hull. 3.6 Photocopieur et télécopieur Règle générale, l ATFC verra à utiliser les services de photocopieur et de télécopieur offerts par la FCCF qui facturera l ATFC Dans le cas d une production importante de documents (i.e. lors de l aga), l organisme pourra faire appel à un service extérieur. 3.7 Locaux et matériel de bureau Le matériel de bureau, tels les ordinateurs ou tout autre matériel de bureau de valeur importante, est strictement réservé à l usage professionnel du personnel Tout équipement apporté à l extérieur du bureau nécessite l approbation de la direction générale ou de la présidence qui verra à documenter l entente convenue. 3.8 Système de classement Les dossiers du système de classement à caractère financier sont gardés dans un classeur fermant à clé sous la responsabilité de la direction générale Les dossiers du système de classement à caractère confidentiel sont gardés dans un classeur fermant à clé. L accès à ceux- ci est autorisé par la direction générale. Page 7 sur 13

8 ANNEXE A- 1 Registre des ressources humaines Page 8 sur 13

9 ANNEXE A- 2 Formulaire de demande de congé Page 9 sur 13

10 ANNEXE A- 3 Formulaire de demande de remboursement Page 10 sur 13

11 ANNEXE A- 4 Contrat type pour embauche de contractuel.le.s Guide administratif de l ATFC Page 11 sur 13

12 Guide administratif de l ATFC Page 12 sur 13

13 ANNEXE A- 5 Formulaire de déclaration d un conflit d intérêt Page 13 sur 13

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