L'interface excel 2010 :

Transcription

1 L'interface excel 2010 :... 2 Les filtres/tris La mise en forme conditionnelle Les tableaux de grande taille... 6 Les listes déroulantes La macro commande... 7 Les graphiques Les tableaux croisés dynamiques Les formules et les fonctions Nommer une cellule ou une plage de cellules Comment faire?

2 L'interface excel 2010 : Excel 2010 Dans cette interface, et ce depuis la version 2007, Le ruban a remplacé les différents menus pour ne présenter que les fonctionnalités par leur icône le tout réparti dans différents onglets : Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage, Compléments. Les onglets contiennent également des sous rubriques (groupes) ne présentant qu une partie des commandes possibles. Mais une petite flèche en bas à droite de la rubrique permet d afficher les fenêtres de paramètres correspondants : La principale difficulté lorsqu on change de version est l adaptation à la nouvelle interface. Les outils sont les mêmes souvent plus performants (les filtres par couleur par exemple) il faut juste savoir les retrouver et connaître leur icône Les onglets Fichier contient toutes les opérations sur les fichiers : ouvrir, fermer enregistrer, imprimer. On y trouve également les options et la commande de fermeture du logiciel. Accueil correspond à la barre standard dans les versions précédentes. Insertion présente tous les objets qu il est possible d intégrer : graphiques, tableaux croisés dynamiques, zone de texte, images etc Mise en page permet d agir sur les marges, les tailles de cellules, zone d impression Formules est le point d accès aux formules mais aussi au nom des cellules. Données permet de lier d autres source de données, de filtrer, de trier un tableau. Révision permet à d autres utilisateurs de modifier votre tableau tout en montrant ce qui a été modifié... Affichage gère la zone de travail : mode d affichage, quadrillage, barre de formule, fractionnement du tableau Compléments rassemble les outils qui peuvent venir compléter ceux déjà existant comme la transformation au format PDF. Les «raccourcis clavier» sont toujours présents. A «l'époque» des menus, ils étaient présents en face de chaque fonction. Aujourd'hui, il faut laisser le curseur de la souris sur l'icône de la fonction pour en avoir une courte description ainsi que le raccourci clavier. 2

3 Ici, tout est personnalisable. Sauf ce qui existe déjà. Autrement dit, il est possible de rajouter des onglets, des groupes dans lesquels vous pourrez mettre toutes les fonctions voulues, mais vous ne pourrez pas supprimer des éléments de l interface d origine : vous ne pourrez rien casser! Pour cela il faut aller dans les options du logiciel : onglet fichier\option puis personnaliser le ruban. Pour ajouter une commande, il suffit de la sélectionner dans la fenêtre de gauche et de l ajouter (via le bouton «ajouter») à la fenêtre de droite à l endroit désiré. Pour supprimer une fonction du ruban, il faut la sélectionner dans la fenêtre de droite et appuyer sur le bouton «supprimer». Sous la fenêtre de droite, plusieurs boutons sont présents pour ajouter des onglets et des groupes. Leur suppression se fait de la même manière que pour les fonctions : Sélection puis «Supprimer». Les filtres/tris. La différence entre les filtres et les tris se situe au niveau du rendu des données à l affichage. Si les tris modifient l ordre d affichage des données dans le tableau, le filtre ne fait apparaître que les données utiles. Les autres données sont alors masquées. Les tris : L opération de tri se fait sur une sélection. La zone de données et les intitulés des colonnes sont sélectionnés. L onglet Données/Trier affiche la fenêtre ci-contre dans laquelle on retrouve les intitulés des colonnes (voir également si «ma plage de données» prend en compte ou non la ligne de titres) Il est alors possible de trier les données avec 3 clés issues des titres et l ordre croissant ou décroissant. 3

4 Les filtres : Après avoir sélectionné les données, il faut utiliser la fonction «filtrer» dans l onglet «Données» du ruban. Il apparaît au niveau des en-têtes de colonnes des petites flèches Il est alors possible, en cliquant sur le flèche de dérouler un menu à chaque colonnes et de filtrer le tableau pour ne faire apparaître que les données correspondant aux critères que vous avez sélectionnés. Les données qui «disparaissent» sont masquées. Il suffit de regarder les numéros de ligne pour se rendre compte qu ils ne se suivent plus. Pour faire, réapparaître les données, il suffit de réinitialiser les critères. 4

5 La mise en forme conditionnelle. Excel 2010 Un tableau peut rassembler toutes sortes de données. Il peut être utile d en mettre un certain nombre en valeur. La méthode la plus simple dans ce cas est de modifier les propriétés de la cellule (clic droit puis format de cellule) et d en modifier par exemple le fond. Le résultat est garanti, mais qu arrive-t-il si les valeurs changent? Simple, il faut de nouveau modifier le fonds! simple, mais fastidieux si la modification concerne plusieurs cellules Une deuxième méthode existe, la mise en forme conditionnelle. Sur le principe, en fonction d un certain nombre de conditions, les propriétés des cellules sélectionnées changent. Une fois la sélection faite, lancer la commande mise en forme conditionnelle dans le menu Format. Excel 2010 propose une vaste gamme de mises en forme préétablies. Il est malgré tout possible de créer ses propres règles autour de dates, de valeurs, de cellules vides ou d erreur avec plusieurs conditions. Une cellule peut contenir plusieurs règles. La condition peut se faire : Soit par rapport au contenu d une cellule, Soit par rapport à une valeur que l on saisit. Le bouton Format donne accès aux propriétés de la cellule suivante : police, bordure et motif. 5

6 Les tableaux de grande taille Excel 2010 La saisie à l intérieur d un grand tableau est rendue difficile par le fait que l on perd de vue l intitulé des colonnes. Contre ce petit désagrément, plusieurs méthodes existent : Figer les volets. Cela permet de fixer à l écran une partie du tableau, tout en laissant le reste du tableau libre. Pour cela, il faut sélectionner la ligne ou la colonne suivant la partie que l on veut figer. Il faut ensuite «Figer les volets» dans le menu Fenêtre. La partie au-dessus de la ligne ou à gauche de la colonne sélectionnée devient fixe alors que l autre reste libre. Le fractionnement de la fenêtre. Le principe est le même que la méthode précédente. La différence réside dans le fait que les 2 parties sont libres. On peut dès lors travailler sur 2 parties d un grand tableau. La grille de saisie (excel 2000) ou formulaires (excel et 2010). Cette méthode est de loin la plus intéressante car elle intègre la recherche d un enregistrement, sa modification ou sa suppression. i) La méthode : Saisir les intitulés des champs sur une ligne. Sélectionner une des cellules saisies puis dans le menu «Données» et «Grille» (excel 2000) ou «Formulaire» (excel 2003, 2007 et 2010). Une fenêtre apparaît avec sur la partie gauche la liste des champs du tableau. La partie droite de la fenêtre contient une série de boutons allant de la saisie à la suppression en passant par la recherche d un enregistrement. Ci-dessus, 2 aperçus de cette grille de saisie (à gauche) et de recherche «critères» (à droite). L ascenseur central permet de se déplacer dans les enregistrements du tableau. 6

7 Cet outil, un peu rustre, n a pas changé depuis la version La validation d une nouvelle saisie ou d une modification se fait à l aide du bouton «Nouvelle». En mode «Critères», il faut saisir dans le champ voulu, la valeur que l on cherche. La recherche est lancée avec les bouton «Précédente» ou «suivante» en fonction du sens de la recherche. Si la valeur recherchée est absente, un bip retentit. Par contre si la valeur est trouvée les différents champs sont remplis en fonction de ce qui est trouvé dans le tableau à l endroit où le critère recherché est trouvé. Les listes déroulantes. Il peut arriver que la valeur d un champ soit limitée à quelques possibilités comme le nom des mois de l année ou des jours de la semaine, par exemple. Ce champ n acceptera aucune autre valeur. Il peut être utile alors d associer ce champ à une liste déroulante qui serait le seul moyen de remplir cette cellule. Pour cela, il est nécessaire de créer une liste de terme. Ensuite, il faut sélectionner la cellule qui va accueillir la liste déroulante. Puis à l aide du bouton Données/Validation des données, on sélectionne le type de données «Liste» puis la plage de cellule contenant la liste. Notez sur cette fenêtre les 2 onglets «Message de saisie» et «Alerte d erreur». En fait, la validation des données permet de contrôler la saisie dans les cellules de vos tableaux. Si on attend une date, il ne sera pas possible de saisir autre chose qu une date. La macro commande Par définition une macro commande est une succession d opérations que l on enregistre. Il est alors possible d exécuter cette macro qui va enchaîner les opérations telles qu elles ont été enregistrées. 7

8 L onglet/affichage/macro» Permet d accèder à la commande «Enregistrer une macro». Une fois le nom de la nouvelle macro saisi et validé, excel est en mode enregistrement : tout ce qui est fait sur le logiciel est enregistré en visual basic. Pour arrêter l enregistrement d une macro, appuyer sur le bouton en bas à gauche de la fenêtre excel.l enregistrement peut également être arrêté En règle générale, les macros pour réaliser toutes les tâches répétitives. Les graphiques. L usage des graphiques est obligatoire dès que l on doit analyser des données. Aussi Excel propose tout une série de graphiques au service de la présentation des données. L accès aux graphiques est aisé. Un bouton graphique dans le ruban lance un assistant pour la création du graphique. Il est alors possible d agir sur le choix du graphique ainsi que sur diverses options de présentation. Prenons le tableau suivant : Autre Tapis Meubles Il existe plusieurs solutions pour créer un graphique : La touche F11 créé seule et dans une nouvelle feuille un graphique en fonction de la plage de cellules sélectionnée. Le ruban «Insertion/Graphique» propose dans un premier temps de sélectionner un type de graphique Attention tous les graphiques n ont pas les mêmes besoins en données. Ceci a une incidence sur le tableau d origine. A noter : La possibilité de lire le tableau en ligne ou en colonne avec le bouton intervertir les lignes et les colonnes. Remarquez également le changement dans le ruban. Sont apparus 3onglets surmontés de la mention «Outils de graphique» : Création, disposition et mise en forme. 8

9 Voici le résultat brut : Etape de personnalisation du graphique. Le graphique ne change pas, par contre, tout le reste est modifiable! Couleur, texte, table de données, titre etc Et voilà une autre version du même graphique : Il est possible de déplacer le graphique sur la feuille courante en liquant dessus et en le déplaçant sur la feuille. Pouir le changer de feuille, il faut utiliser le bouton «Déplacer le graphiquedans l onglet création. Même si le graphique est en place, il est toujours possible d en modifier tous les paramètres. Cela peut être le cas lorsque le tableau initial évolue. Il faut par exemple, ajouter des valeurs (étendre la plage des données). Dans ce cas, lorsque le graphique est sélectionné, il est possible d accéder aux «données sources» du graphique. Toutes les options sont également accessibles grâce au «clic Droit» sur le graphique. 9

10 Les tableaux croisés dynamiques. Les tableaux croisés dynamiques font partie des outils d analyse les plus impressionnants. En effet à partir d un tableau «complexe», il est possible de faire ressortir des informations très différentes. Mais prenons un exemple Produit mois Agence Nb d'unité Chiffre CD janvier Lyon CD février Lyon CD mars Lyon CD avril Lyon CD janvier Paris CD février Paris CD mars Paris CD janvier Bordeaux CD février Bordeaux CD mars Bordeaux CDRW janvier Lyon CDRW février Lyon CDRW mars Lyon CDRW janvier Paris CDRW février Paris CDRW mars Paris CDRW janvier Bordeaux CDRW février Bordeaux CDRW mars Bordeaux DVD janvier Lyon DVD février Lyon DVD mars Lyon DVD janvier Paris DVD février Paris DVD mars Paris DVD janvier Bordeaux DVD février Bordeaux DVD mars Bordeaux Un tel tableau, aussi complet soit-il ne permet pas d analyser finement ses données. En posant quelques questions simples, on va vite en voir les limites: Quel a été le chiffre d affaire de Lyon au mois de janvier, tous produits confondus? Combien de CDRW a vendu l agence de Paris durant les 3 mois concernés? Quelle est la meilleure agence sur 3 mois? Il est évident que les réponses se trouvent dans ce tableau, mais on voit également qu un certain nombre d opérations sont nécessaires pour répondre à ces questions simples. Pour cela on utilise les tableaux croisés dynamiques. La méthode : Après avoir sélectionné le tableau, on lance la commande Rapport de tableau croisé dynamique dans le menu Données. 10

11 Puis on valide la zone de données Une nouvelle feuille est créée, contenant le tableau à mettre en forme en fonction de ce qu on veut lui faire dire. Et enfin, voici la construction du tableau. A l aide d un «cliquer-déplacer» on déplace les champs de la liste des champs vers les différents emplacements prévus dans le tableau en fonction de la mise en forme souhaitée. Pour terminer voici les réponses en tableau des 3 questions posées plus haut : Quel a été le chiffre d affaire de Lyon au mois de janvier, tous produits confondus? Réponse 1 : 1500 Combien de CDRW a vendu l agence de Paris durant les 3 mois concernés? Réponse 2 :

12 Quelle est la meilleure agence sur 3 mois? Réponse 3 : Il semble que ce soit Bordeaux! En conclusion, un tableau rassemblant autant d informations se justifie par l utilisation, dans un deuxième temps, d outils d analyse comme les rapports de tableaux croisés dynamiques. Les formules et les fonctions Il est difficile d aborder les fonctions dans leur globalité. Leur nombre et leur fonction sont tels que nous dépasserions le cadre de la journée. Il est pourtant essentiel de savoir comment trouver celle dont nous avons besoin et comment s en servir. La liste exhaustive des fonctions se trouve dans le menu «Insertion/Fonctions» et sélectionnant la catégorie : Tous L intérêt de cette fenêtre est de présenter pour chaque fonction sélectionnée, sa syntaxe et son rôle. La liste catégorie permet de cerner quelques fonctions suivant vos besoins. «Texte» concerne toutes les fonctions sur des chaînes de caractères : troncature, Majuscule, minuscule, remplacer etc Un lien «Aide sur cette fonction» permet d avoir plus de renseignements sur la fonction choisie. Quelques éléments de syntaxe : La sélection d une plage de cellules : Il faut séparer la référence de la première cellule, de la dernière cellule de la sélection par les 2 points «:». La sélection de plusieurs cellules : Chaque référence est séparée du point-virgule «;». 12

13 Exemple : La fonction SOMME a pour syntaxe : Excel 2010 =SOMME(C1 ; C2 ; C3) est équivalente à la syntaxe suivante : =SOMME(C1:C3) Il faut reconnaître un avantage à la deuxième syntaxe. En effet, si on insère une nouvelle ligne à l intérieur de la plage sélectionnée, la nouvelle cellule est automatiquement prise en compte dans la formule. Les différents champs de la fonction sont séparés par des points virgule «;». Nommer une cellule ou une plage de cellules. Pour faire référence à une cellule, on le sait, il suffit d en donner le couple colonne/ligne qui la caractérise. Cela peut être du genre B5 ou bien L5C2 pour un référencement relatif. Ou bien $B$5 pour un référencement absolu. Ces types de référencement sont pratiques notamment lors de la recopie de formules. Mais lorsque l on veut retenir une valeur, il est plus aisé d utiliser un nom plutôt qu une référence. De plus, en termes de lisibilité votre formule aura plus de sens si elle contient par exemple le terme TVA s il s agit d une facture! Pour cela, on sélectionne la cellule concernée, puis dans le menu Insertion on lance «définir» puis nom. Une fenêtre apparaît dans laquelle on associe un nom à une référence. Ainsi, à chaque fois que le nom sera utilisé on fera référence à cette cellule ou cette plage de cellules. Nous verrons en effet, au chapitre «Formulaire» rubriques «Listes déroulantes» que l on peut utiliser cette technique pour appeler une plage de cellules. A Noter : Lorsqu une cellule est notée, son nom apparaît dans la barre de formule en lieu et place de son «ancienne» référence. Comment faire? Cliquer-Déplacer : On peut déplacer une série de données présélectionnées en cliquant au bord de la sélection, Quand le curseur se transforme en flèche, glissez vers la zone de destination. Reproduire une série de données identiques : En bas à droite de la cellule active, on voit un petit carré noir (poignée de recopie). Si l'on double clique dessus, Excel recopie vers le bas, à condition qu une colonne adjacente contienne des valeurs et ce, jusqu'à côté de la dernière cellule occupée. Recopie incrémentée : Si les cellules sélectionnées sont incrémentées (2,4,6; lundi, mardi; Jan, Fev ), l'action précédente va continuer la série en utilisant le même incrément. 13

14 Recopie incrémentée contrôlée : Excel 2010 Sélectionnez une cellule contenant une valeur qui servira de point de départ ; allez dans le menu Édition puis recopier puis série. Cochez ligne ou colonne selon votre souhait ; cochez Linéaire ; choisissez une valeur de pas puis la dernière valeur de la série. Copier (dupliquer) la sélection: Ctrl +C Couper (déplacer) la sélection: Shift + Suppr Coller le contenu du presse-papiers: Ctrl + V Ecrire simultanément dans plusieurs feuilles: Supposons que vous soyez chargé de composer un document comptable. Vous décidez de créer une feuille "dépenses" par mois. Les fournisseurs étant identifiés, il faut écrire leur nom dans 12 feuilles, vaste programme! créer les 12 feuilles maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacun des 11 autres onglets écrivez les noms de fournisseurs dans la feuille active maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur l'onglet de la feuille active Vérifiez dans chacune des feuilles, elles doivent contenir ce que vous avez tapé dans une seule! Sélection contrôlée d'une matrice de données contiguës : Si la matrice à sélectionner ne contient pas de cellule vide en bordure, on peut rapidement réaliser la sélection en maintenant enfoncées les touches CTRL et Shift et en appuyant sur les touches flèches de direction. Sélection rapide d'une matrice de données contiguës : Ctrl + * Donner le focus à la dernière cellule de la sélection : On peut se déplacer à l'intérieur d'une sélection sans perdre celle-ci en appuyant sur les touches Shift et Entrée. Se déplacer à l'intérieur de la sélection: Sélectionnez d'abord plusieurs cellules Maintenez la touche Shift enfoncée Appuyez plusieurs fois sur la touche ENTREE Atteindre la première ou dernière valeur d une série de données : Maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur une touche flèche de direction Atteindre la première cellule du tableau: Appuyez simultanément sur les cellules CTRL et Home Atteindre la dernière cellule du tableau: Appuyez simultanément sur les cellules CTRL et Fin 14

15 Sélectionner toute la ligne: Excel 2010 Appuyer simultanément sur les touches Shift + barre d'espace ou cliquer sur le numéro de ligne Sélectionner toute la colonne: Appuyer simultanément sur les touches Ctrl + barre d'espace ou cliquer sur le numéro de colonne Ajuster une largeur de colonne à la cellule contenant la plus longue chaîne: Double cliquez sur la limite de la colonne à droite de sa référence ( à droite de B pour la colonne B) Ajuster automatiquement les largeurs pour plusieurs colonnes à la fois: Double cliquez sur la limite de la colonne la plus à droite de la sélection ( à droite de B pour les colonnes A et B) Ajuster (Justifier) automatiquement un texte à la cellule: Menu Format cellules Onglet Alignement dans l'espace Horizontal, choisir Justifié Voir la liste de toutes les feuilles du document: Clic droit (Ctrl + clic sur Mac) sur les flèches d'activation des feuilles (petits triangles noirs à gauche du 1er nom de feuille) Modifier l ordre des feuilles : Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris à partir de l onglet à déplacer et glissez jusqu à la destination. Sélectionner plusieurs feuilles: Shift + clic sur les feuilles à activer Désélectionner plusieurs feuilles: Shift + clic sur la feuille affichée Ecrire simultanément dans plusieurs feuilles: Sélectionnez les feuilles écrivez dans la feuille affichée Créer une nouvelle feuille de données ou tableau: soit utiliser les menus Insertion puis Feuille soit appuyer simultanément sur Shift + F11 Créer un document "graphique": Appuyer sur la touche F11 (si une cellule vide est sélectionnée, le document graphique ne contient pas de représentation) 15

16 Activer un autre document ouvert: Excel 2010 soit utiliser le menu Fenêtre et choisir dans la liste soit appuyer simultanément sur les touches Ctrl + F6 Fermer le document actif: soit utiliser les menus Fichier puis Fermer soit appuyer simultanément sur Ctrl + F4 Fermer Excel (ou tout autre application Windows) Appuyer simultanément sur Alt +F4 Pointeur (souris) à 3 boutons (Windows et terminaux X seulement): Le bouton central peut se substituer aux barres de déplacement verticales et horizontales (toutes applications MS-Office) avec l'avantage de pouvoir régler la vitesse et le sens de déplacement. Ecrire dans plusieurs cellules en même temps: Placez le curseur dans une cellule Appuyez sur le bouton gauche de la souris glissez vers le bas en maintenant le bouton enfoncé. Relâchez le bouton Tapez quelques caractères Maintenez les touches CTRL et SHIFT enfoncées Appuyez sur ENTRÉE. Ajouter un commentaire sur une cellule : On est souvent tenté d'abréger le titre des colonnes afin de réduire la largeur du tableau mais si le texte est trop réduit, on risque de ne plus comprendre la signification du titre. Dans ce cas, on ajoute un commentaire sur une cellule en allant dans le menu Insertion puis Commentaires puis taper un texte. Les cellules contenant un commentaire sont marquées d'un petit triangle ou liseré coloré. Rendre les titres de colonnes toujours visibles quelle que soit la position verticale: Dès que l'on se déplace au-delà de la taille de l'écran, les titres disparaissent. On peut les rendre toujours visibles en sélectionnant la 2ème ligne et la 1ere colonne et en allant dans le menu fenêtre puis Figer les volets. Vous pouvez annuler cette action depuis les menus Fenêtre puis Libérer les volets. Voir le début et la fin d'un grand tableau: Sélectionnez une cellule à l'endroit où opérer le fractionnement Aller dans les menus Fenêtre puis Fractionner Vous pouvez annuler cette action depuis les menus Fenêtre puis Supprimer le fractionnement Affecter un coefficient à une plage de cellules ou les convertir: Supposons que vous disposiez d'un tableau de données exprimé en Francs. Vous voulez le convertir en Euro. 16

17 Tapez dans une cellule quelconque la valeur de l'euro; "copiez" cette valeur (Ctrl+c); sélectionnez les cellules à convertir; allez dans le menu Edition Collage spécial; cochez Division Excel divise les cellules sélectionnées par la valeur de l'euro! 17