Comité des campagnes de financement pour l équipe compétitive Extrava Danse Mise à jour le 18 août 2010

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1 Comité des campagnes de financement pour l équipe compétitive Extrava Danse Mise à jour le 18 août 2010 Les termes de références 1. Déclaration de notre mission : Travailler ensemble comme une équipe, danseurs - parents - enseignants, afin d amasser des fonds pour le bien de l'équipe de danse compétitive. Les fonds amassés pendant l'année seront utilisés pour réduire les frais de compétition pour tous les membres participants, selon leur participation, jusqu au montant maximum des frais encourus par les compétitions et organiser un banquet pour l équipe. 2. Vote Réunions générales : Chaque famille d un danseur de l équipe compétitive qui sera présente à la réunion générale aura un vote lorsqu une décision sera prise. Nous aurons 2 réunions générales par année, une à l automne et une au printemps. Un vote sera demandé pour les changements aux termes de références, rôles (si plus d une personne est intéressée à un rôle), ainsi que les nouvelles activités, qui seront approuvées par la directrice de l Académie Extrava Danse. Un vote général pourrait aussi être fait par courriel à toutes les familles des danseurs compétitifs, s il y a un besoin spécifique et que le temps ne nous permet pas d avoir une réunion. Réunions pour les activités : L organisateur d une activité ainsi qu un représentant de chaque niveau de danse (avancé, intermédiaire, Pré-int 2/Niveau 6, Pré-int 1/Niveau 4, juniors) qui sont impliqués dans une activité spécifique aura un vote pour prendre les décisions de cette activité. Le trésorier et la personne liaison studio/compétitif seront disponibles comme conseillers pour ces réunions. Les réunions des activités seront faites avant le début de l activité afin d établir le niveau requis de participation, la délégation des tâches pour l activité, et les autres décisions qui doivent être faites pour cette activité. Un vote additionnel pour l activité en question pourrait être fait par courriel à ceux qui auront indiqué un intérêt particulier à aider avec l organisation de cette activité spécifique.

2 3. Rôles : Les rôles suivants forment le comité de campagne de financement : Trésorier : Responsable pour les besoins bancaires ; dépôts ; réconciliation bancaire ; signature autorisée pour les chèques ; garder en dossier la participation des membres ; coordonner l allocation des fonds aux membres participants ; rapport financier aux membres Liaison équipe compétitive/studio : responsable d organiser les réunions des comités ; contact primaire pour les membres de l équipe compétitive ; procure la liaison entre le comité des campagnes de financement et la directrice de l Académie Extrava Danse ; signature autorisée pour les chèques Secrétaire et Faciliter la réunion: responsable de prendre des notes aux réunions et de faciliter la réunion ; préparer les notes pour distribution Communication : responsable de mettre à jour le calendrier des activités de financement ; envoie des courriels ; développement des graphiques/dispositions des annonces dans le programme de fin de l année Planificateur d événement : responsable pour coordonner le spectacle de l équipe compétitive Coordonnateur pour le kiosque de collations : responsable de coordonner l achat des items pour le kiosque de collations Coordonnateur pour les annonces dans le programme de fin de l année : responsable de coordonner les opportunités d annonces pour le programme de fin de l année Coordonnateur pour la vente de fleurs aux spectacles de fin d année : responsable de coordonner l achat et la vente des fleurs pour les spectacles de fin de l année Coordonnateur pour le BBQ/Lave-auto : responsable de coordonner le BBQ et le lave-auto Coordonnateur pour la soirée de célébrité chez Boston Pizza : responsable de coordonner les serveurs qui travailleront chez Boston Pizza Coordonnateur de tirage : responsable pour coordonner la vente de billets tout au long de l année Coordonnateur des ventes : responsable de coordonner les ventes d un projet spécial pour des items différents un coordonnateur pour chaque projet (ex : La Cuisine Jean Bernard, Épicure, Brioches à la cannelle, Foulards, autres à déterminer)

3 4. Saison en vigueur : La saison des campagnes de financement sera en vigueur de janvier à décembre de chaque année. 5. Participation: 5.1 Seulement les danseurs participants dans l'équipe compétitive en janvier de l année compétitive auront une part complète des fonds amassés dans cette année compétitive (janvier à décembre). 5.2 Les danseurs participants se joignant à l'équipe en septembre de l année compétitive recevront une part complète aux fonds amassés de septembre à décembre de l année compétitive. 5.3 Pour qualifier comme un danseur participant, le danseur et/ou le parent doit participer à un minimum de cinq (5) activités pendant l'année civile. Pour les membres participants se joignant à l'équipe en septembre, le danseur et/ou le parent doit participer à un minimum de deux (2) activités. 5.4 Pour les familles ayant 2 danseurs compétitifs ou plus, la famille doit atteindre le niveau de participation ci-haut pour chaque danseur afin de qualifier pour une part de l argent amassé pour chaque danseur (ex : 1 danseur- 5 activités, 2 danseurs 10 activités, 3 danseurs 15 activités). Une participation inclut, par exemple: Être un «Leader» pour une activité de campagne de financement, Achat et livraison de l inventaire pour chaque événement, Amasser des fonds en vendant des billets, Promotions spéciales, Laver des voitures au Lave-auto, Vendre des annonces publicitaires dans le programme de fin d'année, Être bénévole pour travailler au kiosque de collations, Vendre des fleurs aux spectacles de fin de l année, Vendre des pâtisseries, Aider avec les installations aux événements, Assister ave la vente de pizza aux événements, Faire de la glace, Dons de prix (sujet à l approbation du comité) À noter: Un niveau minimal de participation sera planifié d avance et communiqué clairement par le Coordonnateur. Afin d assurer l équité pour tous les danseurs participants, le comité vérifiera la participation pour chacune des activités planifiées.

4 6. Assignation des fonds amassés durant l'année civile : Les fonds amassés pendant l'année seront utilisés pour réduire les frais de compétition (inclut: frais des costumes, frais d entrée aux compétitions, frais de chorégraphie) selon le niveau de participation, jusqu au montant maximum des frais encourus par les compétitions et organiser un banquet pour l équipe (utilisant le résiduel et les fonds non alloués). Les fonds amassés seront répartis à chaque membre participant basé sur un pourcentage de participation : - Si un danseur/parent (membre participant) participe à 5 des activités de janvier à décembre, ils auront droit à une part égale des fonds amassés. - Pour les danseurs se joignant à l équipe en septembre, avec une participation minimum de 2 activités, ils auront une part complète des fonds amassés durant la période de septembre à décembre. - Pour les danseurs qui participent dans les activités de financement durant l année et sont éligibles aux fonds amassés mais ne participent pas dans la saison à venir (peu importe la raison), leur part des fonds amassés ne sera pas alloué (car aucune facture de compétition est donnée). Leur part des fonds amassés ne sera pas disponible pour être distribué mais sera plutôt utilisée pour le bénéfice de l équipe en réduisant les frais encourus du banquet. À noter : De plus, si les membres participants appuient l équipe (ce qui est recommandé), en participant aux activités supplémentaires, ils recevront (pour chaque activité supplémentaire) une chance de gagner un prix de participation (le tirage des prix sera fait lors de notre banquet de fin de l année). 7. Activités planifiées pour les campagnes de financement : Avant de commencer une nouvelle activité de financement, l approbation doit être demandée à la directrice de l Académie Extrava Danse. L utilisation du logo d Extrava Danse est contrôlée par la directrice mais l approbation de son usage par le comité des campagnes de financement peut être donnée si c est jugé approprié. Voir l annexe A (Calendrier des événements)- sera mis à jour annuellement

5 Annexe A Calendrier des événements: Janvier: Février: - Annonces publicitaires pour le programme de la fin de l année Mars: - Annonces publicitaires pour le programme de la fin de l année continue - Salle de spectacle Optimiste, Rockland - Équipe compétitive pratique/spectacle Avril: - Annonces publicitaires pour le programme de la fin de l année - continue Mai: - Boston Pizza Soirée des célébrités Juin: - Spectacle de la fin de l année - Fleurs - BBQ/Lave-auto - Banquet pour l équipe compétitive Septembre: - BBQ/Lave-auto - Epicure - «FundScrip» Octobre: - Boston Pizza - Soirée des célébrités - Vente des tourtières et autres (la Cuisine Jean Bernard) Novembre - Vente des tourtières et autres (la Cuisine Jean Bernard) - Foulards Décembre: - Démonstration de Noël - Kiosque de collations/vente de pâtisseries