CAHIER DES CHARGES D EXPLOITATION DU SYSTEME LED SAISON 2013/2014

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1 CAHIER DES CHARGES D EXPLOITATION DU SYSTEME LED SAISON 2013/2014

2 SOMMAIRE I. INTRODUCTION (p. 3) II. LES PRESTATAIRES DE LA LNR (p. 3) III. DISPOSITIF MIS A DISPOSITION DES CLUBS (p. 3) IV. CONDITIONS D UTILISATION DU DISPOSITIF (p. 4) 1. Installation dans le stade 2. Dossier technique 3. Conditions d exploitation 4. Fonctionnement du dispositif lors des matches V. SERVICE DE MAINTENANCE (p. 6) 1. Prestations incluses dans le service de maintenance 2. Cas d exclusion de la prise en charge des pièces et des interventions au titre du contrat de maintenance 3. Information de la LNR VI. ASSURANCE DU DISPOSITIF (p. 8) VII. SYNTHESE (p. 12) Annexes : Exploitation du dispositif par un tiers : conditions tarifaire 2

3 I. INTRODUCTION L ensemble des clubs du TOP 14 sont équipés depuis la saison 2008/2009 d un dispositif de panneautique lumineux acquis par la LNR. Ce Cahier des Charges d exploitation du dispositif d affichage lumineux complète le Cahier des Charges Marketing du TOP 14. Il définit ses conditions d exploitation, de maintenance, et d assurance. Il s applique à tous les clubs participants au TOP 14. II. LES PRESTATAIRES DE LA LNR KENEO est la société retenue par la LNR pour assurer : Le fonctionnement des systèmes LED sur l ensemble des matches de la phase préliminaire (matches décalés mais également RUGBY+) dans les stades des clubs du TOP 14 ; Le fonctionnement des systèmes LED sur les matches de phase finale ; Le transport et l installation des dispositifs LED dans les stades des clubs promus chaque saison ; Exploitation des systèmes en dehors des matches de TOP 14 (Coupes d Europe, matches amicaux, opérations événementielles ) ; Le transport et l installation des dispositifs LED lors de délocalisation de match Dans un souci de pérennisation des systèmes LED mis en place dans les clubs de TOP 14, la LNR a choisi de confier à un seul prestataire l exploitation des systèmes ainsi que leur maintenance au quotidien. Par ailleurs, la ou les sociétés prestataires qui auront en charge la maintenance de la panneautique LED auront pour mission de réaliser des visites de remise en état du système dans les clubs de TOP 14. III. DISPOSITIF MIS A DISPOSITION DES CLUBS Chaque club bénéficie de la mise à disposition, dans les conditions fixées par le contrat conclu avec la LNR, du matériel suivant : 3

4 Modules publicitaires : Le dispositif dénommé «LIVEADTM PERIMETER SYSTEM» est constitué de 36 à 42 modules (selon la configuration du stade). Poste de commande informatique Matériel périphérique et éléments de câblage permettant l installation et le fonctionnement du dispositif Matériel de rechange (le matériel de rechange est stocké par le club sous sa responsabilité). Les éléments détaillés composant le dispositif sont décrits dans le contrat de mise à disposition conclu entre la LNR et chaque club IV. CONDITIONS D UTILISATION DU DISPOSITIF 1. Installation dans le stade La livraison du matériel dans les stades des clubs promus est précédée d une visite de chaque site par KENEO afin d identifier les éventuelles difficultés d installation et les aménagements à effectuer par le club. Les procédures de livraison et d installation sont prévues par le contrat de mise à disposition conclu entre le club et la LNR. Le dispositif doit impérativement être installé au bord du terrain le long de la ligne de touche face aux caméras de télévision, selon le plan d installation établi par KENEO et transmis au club à l issue de la visite technique préalable. Sauf exigence liée à la sécurité ou aux conditions techniques d installation, les modules doivent être installés de manière linéaire, sans interruption et à une distance minimum de 3.50 mètres de la ligne de touche. La LNR se réserve le droit d interdire la présence d un deuxième dispositif d affichage lumineux situé face aux caméra TV derrière le dispositif mis à disposition par la LNR en fonction de l aménagement du stade et de la visibilité qui doit être réservée à la panneautique LED. Le dispositif fonctionne selon les conditions d installation prévues ci-dessus lors de chaque match de TOP 14. 4

5 2. Dossier technique A l issue de la visite préalable, un dossier technique a été remis à chaque club. Les prescriptions d installation du matériel figurant dans ce document doivent impérativement être suivies. 3. Conditions d exploitation du dispositif Le dispositif est mis à disposition du club, dans les conditions de mise à disposition formalisées dans le contrat conclu avec la LNR qui sont notamment les suivantes : Utilisation exclusive du dispositif par le prestataire de la LNR Tout tiers souhaitant utiliser le dispositif devra obtenir l accord préalable, express et écrit de la LNR et devra impérativement mandater le prestataire de la LNR, KENEO, pour exploiter le dispositif (conditions tarifaire en annexe 1). Utilisation exclusive du dispositif par le prestataire de la LNR lors des rencontres organisées par le club en dehors des matches du TOP 14. Réalisation des aménagements nécessaires à l installation du dispositif dans le stade, identifiés lors de la visite préalable. Engagement du club à utiliser le dispositif dans le strict respect du dossier technique. Respect par le club du Cahier des Charges Marketing du TOP 14 Le club doit désigner un responsable du dispositif qui sera l interlocuteur unique de la LNR et de ses prestataires pour toute question concernant le dispositif. Le club devra informer la LNR de tout changement de l identité du responsable. Aucune utilisation ou manipulation quelconque du dispositif ne doit être effectuée par une personne autre que le prestataire de la LNR. A défaut de respecter cette exigence, le club engagera sa responsabilité vis-à-vis de la LNR. 4. Fonctionnement du dispositif lors des matches Présence du prestataire de la LNR sur tous les matches de la saison : 5

6 A l occasion de chaque match du championnat de TOP 14, le fonctionnement du dispositif sera assuré par les techniciens de KENEO pour le compte de la LNR. Le club devra leur apporter toute coopération et assistance pour qu ils puissent assurer leur mission notamment en ce qui concerne les opérations de débâchage (6h avant le coup d envoi du match) et de bâchage post match des systèmes LED. Visibilité des partenaires du Club sur le dispositif : Le Club devra informer KENEO en amont du match du timing et du déroulé qu il souhaite établir pour ses propres partenaires dans le cadre défini au cahier des charges marketing de TOP 14, et fournir les animations LED correspondantes au plus tard 3 jours avant la rencontre. V. SERVICE DE MAINTENANCE Un service de maintenance sera mis en place par la LNR par l intermédiaire d une société dont les coordonnées seront communiquées aux clubs ultérieurement. Le contenu de la prestation de maintenance ainsi que la liste des différentes opérations de remise en état seront remis aux clubs. 1. Prestations incluses dans le service de maintenance Rapport de visite : Lors de toute visite ou intervention par le technicien de la société prestataire sur un stade où est utilisé le dispositif, le technicien établira un rapport de visite sur l état, les réparations effectuées et l installation du dispositif. Le rapport de visite est établi en deux exemplaires originaux signés par le technicien de la société et le responsable du club concerné. Le prestataire et le club conservent chacun un exemplaire original 6

7 Dans un délai de 5 jours suivant son établissement, le prestataire adressera par courrier une copie du rapport de visite à la LNR. Remplacement d un élément défectueux en échange standard : Le remplacement d éléments défectueux en échange standard s effectuera tout au long de la saison par KENEO lors des interventions sur chaque match du championnat de TOP 14. KENEO effectuera un suivi informatisé de l ensemble des échanges de pièces qui seront réalisés dans chaque club. 2. Cas d exclusion de la prise en charge des pièces et des interventions au titre du contrat de maintenance Toutes les interventions des techniciens de KENEO sur le stade à l occasion d un match de TOP 14 ainsi que la fourniture des éléments composant le dispositif destinés à remplacer ceux défectueux sont pris en charge dans les opérations de maintenance LNR/KENEO et ne seront donc pas facturées au club. En revanche, les interventions n ayant pas lieu à l occasion d un match de TOP 14 ou la fourniture d éléments composant le dispositif résultant : d évènements couverts par la police d assurance souscrite par la LNR portant sur le dispositif (cf partie VI du cahier des charges) de défauts dus à une manipulation réalisée par des opérateurs non autorisés ; de défauts dus à un matériel rajouté par le club sans autorisation de KENEO ou de la LNR ne seront pas pris en charge par le contrat de maintenance. Dans ces cas d exclusion, la fourniture des éléments composant le dispositif ou le coût de l intervention, seront facturés au club, après acceptation préalable du devis. 3. Information de la LNR KENEO informera la LNR de toute anomalie constatée dans les différents clubs. A la fin de la saison, KENEO adressera également à la LNR un rapport d activité portant sur la saison écoulée. 7

8 VI. ASSURANCE DU DISPOSITIF Le dispositif est assuré par un contrat d assurance global par la LNR. Pour la gestion des sinistres : En cas de sinistre susceptible d entraîner l application du contrat d assurance, le club doit suivre la procédure suivante : ETAPE N 1 Le club identifie de façon précise les dégâts constatés sur la panneautique et en informe KENEO et la LNR. Le prestataire et la LNR identifient la nature du sinistre et indique au club si celui-ci entre dans le cadre des sinistres couverts par l assurance, par la maintenance LNR ou par le club. Si le sinistre est couvert par l assureur, une déclaration de sinistre doit être immédiatement effectuée auprès de l assureur (rapport écrit, photo d illustration et informations complémentaires de type déclaration catastrophe naturelle). ETAPE N 2 Le prestataire KENEO se déplace sur site afin d effectuer une visite de constatation dans les plus brefs délais et évalue les coûts de réparation. ETAPE N 3 Dans le cas d un sinistre couvert par l assureur, un rapport complet (décrivant précisément le sinistre) et le devis de réparation doit être transmis à l assureur dans les 5 jours ouvrés suivants la visite de constatation du sinistre. Toute déclaration de sinistre auprès de l assureur doit également être transmise à la LNR pour information (copie Virginie CHEVRIER et à KENEO. Le sinistre constaté entre dans le cadre de : Intervenants L assurance AXA Responsabilité du club Démarches Après identification par KENEO de l origine du sinistre, le club déclare le sinistre auprès de l assureur par écrit Intervention de KENEO sur site afin de confirmer l origine du sinistre et d évaluer les Intervention de KENEO (assistance téléphonique/envoi des pièces usées/intervention sur site) ou des agents de maintenance avec l interface de KENEO 8

9 Cas couverts Coûts à la charge du club coûts de réparation Conservation des pièces endommagées ou remplacées dans l hypothèse d une expertise Incendie, explosion, implosion, chute de foudre Tempête, catastrophe naturelle, inondation Emeutes, attentats Dégâts des eaux, dommages dus au gel ou au dégel Vol, acte de vandalisme Effets du au courant électrique Autres cas prévus par le contrat d assurance LNR/AXA FRANCHISE DE L ASSURANCE : euros HT; ou les frais liés aux réparations s ils sont inférieurs à la franchise Prise en charge du club du coût de la visite préalable ayant permis d évaluer les coûts de réparation et de prendre les mesures nécessaire si le montant du sinistre est inférieur à la franchise Défauts dus à une manipulation réalisée par des opérateurs autre KENEO Défauts dus à un matériel rajouté par le Club Autres cas non prévus par le contrat d assurance LNR/AXA INTEGRALITE DES COUTS 9

10 VII. SYNTHESE Les engagements des clubs : Permettre aux techniciens de KENEO d accéder librement aux stades dans lesquels le dispositif est installé, Veiller à ce qu un responsable club soit nommé, et à ce que cette personne soit présente lors de chaque match et intervention de maintenance, Solliciter les différents services (assurance ) dans le respect des conditions et des procédures prévues par le présent Cahier des charges, Veiller à l application des recommandations qui lui sont données par KENEO concernant l installation et la protection du dispositif, Veiller à ce que le dispositif ne soit manipulé et utilisé que par le prestataire de la LNR, KENEO, Fournir au prestataire de la LNR, KENEO, le timing et le déroulé envisagé pour les partenaires du Club et les animations LED correspondantes. Tout club qui ne respectera pas les obligations fixées par le Cahier des charges sera passible de sanctions financières prévues par le Règlement disciplinaire de la LNR, et prononcées par la Commission de discipline et des règlements de la LNR, voire d un retrait du dispositif en cours ou à la fin de la saison. La coordination entre les différents services : Les différents services mis en place permettent de minimiser au maximum les frais à la charge du club. Seuls restent à la charge du club les frais qui ne relèvent : ni du service de maintenance ni des garanties d assurance Afin que ces différents services puissent être appliqués par la LNR, il est essentiel que chaque club veille au respect des procédures de mise en jeu de chaque service décrites dans le présent cahier des charges. 10

11 11

12 ANNEXES 12

13 Exploitation du dispositif par un tiers : conditions tarifaire 13

14 14

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