Label développement durable

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1 direction de l Infrastructure et de l Environnement outils Label développement durable Système de management de l activité édition juillet 2007 référence SMA-1-00

2 Sommaire 1 - Introduction Présentation du label développement durable Contexte Objectifs Périmètre géographique d'application Présentation des outils méthodologiques Guide de présentation du label Système de management de l'activité (SMA) Grille d évaluation de la performance Les règles d attribution du label Périmètre et durée d attribution du label Exigences de performance Règles de renouvellement du label Organisation et responsabilités Exigences méthodologiques Engagement Exigences méthodologiques Choix de l'activité Pourquoi choisir une activité? Comment choisir une activité? Détermination du profil de performance à atteindre Identification des impacts majeurs et attentes des parties prenantes Définition du profil de performance à atteindre Validation et engagement Mise en œuvre et fonctionnement Exigences méthodologiques Détermination du niveau de performance initial Elaboration, validation et suivi du plan d'actions Évaluation et amélioration de la performance Exigences méthodologiques Rôles et responsabilités liés à l évaluation de la performance Modalités d'évaluation de la performance Des auto-évaluations annuelles complétées par des audits Précisions sur les modalités de conduite des audits Modalités de revue et d'amélioration de la performance Communication interne et externe sur le label DD Exigences méthodologiques Modalités de communication interne sur le label 28 2

3 7.3 - Modalités de communication externe sur le label Gestion de la documentation du label développement durable Exigences méthodologiques Niveau national Niveau territorial Révision des documents Système de management de l activité et grille d évaluation de la performance Annexe 1 : Glossaire 33 3

4 1 - Introduction Présentation du label développement durable Contexte Voies navigables de France a signé en 1999 la charte des grandes entreprises publiques pour le développement durable, marquant ainsi sa volonté de maintenir une croissance soutenue de son activité dans le respect de l'environnement et de l'équité sociale. Dans cette perspective, VNF a défini sa politique environnementale et s'est engagé dès 2001 à mettre en œuvre un système de management environnemental (SME) sur les activités sensibles que sont les chômages, les protections des berges, la gestion de la ressource en eau et des terrains de dépôts. L'établissement entend ainsi assurer une administration durable et équilibrée des voies navigables, lors de ces opérations, depuis leur programmation jusqu'à la réalisation des travaux. Dans ce cadre, cinq sites pilotes se sont engagés dans des démarches de certification ISO La stratégie actuelle de VNF s'appuie sur le Contrat d'objectifs et de Moyens (COM), signé avec l'état, qui lui fournit le cadre de cohérence de son action pour la période de 2005 à Il prévoit : "la définition d'un label propre en 2005, dont l'objectif est celui d'au moins une certification ou label par direction régionale de VNF, soit pour les dragages, soit pour la gestion des chômages, soit pour la gestion hydraulique" La mise en place du "label développement durable VNF" répond à cet engagement. Ces trois activités sont les activités cœur de métier qui ont le plus d impact sur l environnement. Malgré l élargissement de la démarche au développement durable, elles ont été conservées par le label par souci de continuité avec les démarches déjà engagées, mais certaines préoccupations sont plus générales et notamment la gestion hydraulique comprend délibérément des aspects de l exploitation Objectifs En interne, le «label développement durable VNF» constitue une démarche globale d'évaluation et d'amélioration continue de la performance. Il permet en effet : d'élargir la démarche à l'ensemble du réseau : Jusqu'ici les démarches de certification environnementale ne couvraient que des périmètres géographiques limités. La démarche de labellisation sera engagée par toute une direction territoriale. Celle-ci sera labellisée, pour au moins une activité, sur l'intégralité de son périmètre 4

5 géographique. Par ailleurs, cette démarche permet l implication de tous les services concernés par une activité, des services support aux services opérationnels. de généraliser une démarche qualité à l ensemble des domaines du développement durable : environnement ; social ; sécurité ; sociétal. d évaluer les performances des directions sur les enjeux spécifiques de VNF : les thèmes d'évaluation de la performance ont été définis en fonction des enjeux et des problématiques propres à VNF. Ils ont été déterminés en collaboration avec les acteurs de terrain. de piloter la performance développement durable grâce à un système opérationnel permettant d identifier les marges de progrès et d améliorer les pratiques. En externe, le label traduit l'engagement de VNF pour le développement durable et la mise en place d'objectifs de qualité, inscrits dans la durée. Il symbolise également la volonté de l'établissement de communiquer avec transparence sur sa performance Périmètre géographique d'application Le label sera attribué au niveau d'une direction territoriale (DT). Les 7 directions territoriales sont les suivantes : direction régionale du Nord-Pas-de-Calais ; direction interrégionale du Bassin de la Seine ; direction Interrégionale du Nord-Est, associée à la délégation locale de la Haute-Marne ; direction interrégionale de Strasbourg ; direction interrégionale de Rhône-Saône-Méditerranée ; direction interrégionale du Sud-Ouest, associée aux délégations locales du Lot-et-Garonne et de la Dordogne ; direction interrégionale du Centre-Est, associées aux délégations locales du canal de Bourgogne, de la Saône et Loire et de la direction régionale de Nantes. 5

6 1.2 - Présentation des outils méthodologiques Le référentiel constituant l'architecture du label comprend : le guide de présentation du label développement durable le système de management de l'activité (SMA) la grille d évaluation de la performance par activité Guide de présentation du label Contenu et objectif Il décrit de façon synthétique et pédagogique ce qu est le label développement durable et les modalités de son élaboration. Il présente les informations nécessaires à la compréhension globale de la démarche, de ses enjeux et des bénéfices attendus. es différentes Système de management de l'activité (SMA) Contenu et objectif Le système de management de l'activité (SMA) est le mode d'emploi normatif et opérationnel qui décrit les différentes étapes de la démarche de labellisation : mise en œuvre, suivi et évaluation. Son objectif est de permettre à la direction territoriale qui s'engage dans le projet de mener de manière autonome toutes les phases de la démarche. Des outils sont à disposition de la Direction territoriale pour l accompagner dans la formalisation de sa démarche à chacune des étapes. Si la Direction territoriale décide de ne pas les utiliser, elle devra néanmoins garantir la traçabilité de sa démarche L étapes Labellisation Organisation du projet Audit externe Auto-évaluation Communication et Gestion documentaire Choix de l activité et hiérarchisation des thèmes Définition du profil de performance à atteindre Plan d actions Evaluation du niveau de performance initial Engagement 6

7 Chapitre N de du SMA l'étape Etape 3 1 Organisation du projet Choix de l activité et 4 2 hiérarchisation des thèmes Définition du profil 4 3 de performance à atteindre 4 4 Engagement Evaluation du niveau 5 5 de performance initial 5 6 Plan d'actions 6 7 Autoévaluation 6 8 Audit externe 6 9 Labellisation Etapes transversales 7 10 Communication 8 11 Gestion documentaire Description des exigences méthodologiques et de leur finalité Définition et distribution des rôles et responsabilités au sein de la Direction Territoriale Définition du périmètre à labelliser (choix de l'activité) Hiérarchisation des thèmes de la grille d évaluation (identification des thèmes prioritaires pour la Direction) Détermination du profil de performance à atteindre par la Direction territoriale pour obtenir le label (respect des règles d attribution) Formalisation par la Direction de son engagement dans la démarche label (le profil de performance à atteindre est validé par la direction territoriale et communiqué à l équipe projet nationale Réalisation d une première autoévaluation destinée à réaliser l état des lieux initial de la Direction Territoriale. Cette étape permet d identifier les progrès à réaliser sur chaque préoccupation pour obtenir le label Définition d un plan d actions destiné à parvenir au profil de performance à atteindre (actions, moyens, échéancier). Le plan d actions est analysé annuellement en revue de direction. Réalisation d une auto-évaluation annuelle visant à positionner la performance. Si nécessaire, réajustement du plan d actions pour obtenir ou renouveler le label Réalisation d un audit externe validant le niveau de performance. Cette validation est un préalable indispensable à l attribution du label. Attribution par l instance nationale du label à la Direction Territoriale (ou renouvellement) sur la base des conclusions de l'audit externe Sensibilisation et mobilisation des agents VNF. Valorisation de la démarche et du label auprès des partenaires externes Mise à jour et archivage des documents liés à la mise en place et au suivi du label. La traçabilité de la démarche et des résultats obtenus est indispensable à la réalisation des audits. Outils Outil d accompagnement onglets n 1 et 2 Outil d accompagnement onglets n 3 et 3bis Outil d accompagnement onglet n 4 Outil d accompagnement onglet n 4 Outil d évaluation de la performance Outil d accompagnement onglet n 5 Outil d évaluation de la performance Outil d accompagnement onglet n 6 Outil d accompagnement onglets n 7 et 8 7

8 Grille d évaluation de la performance Contenu et objectif Une grille d évaluation propre à chacune des trois activités retenues dans le cadre du label a été constituée. Les activités concernées sont : Dragage Chômage Gestion hydraulique. Il comprend quatre domaines : Environnement Sécurité Social Sociétal Pour chacun des domaines, cette grille d évaluation est constituée de l'architecture suivante : Thèmes: ils reflètent les enjeux de développement durable applicables à chacune des trois activités de VNF. Sous thèmes : ils décrivent les axes de progrès liés à un thème. Préoccupations : elles expriment, de manière opérationnelle, la nature des progrès que VNF souhaite réaliser pour chaque sous-thème. Ce progrès doit être mesurable et documenté. 8

9 Chaque préoccupation est dotée d un système de notation de la performance sur trois niveaux maximum. Il existe deux périmètres d application différents pour les préoccupations : Certaines préoccupations s appliquent uniquement aux opérations liées à l activité choisie ; D autres préoccupations couvrent d une manière générale le fonctionnement du service au delà de l activité choisie. La précision du périmètre d application de la préoccupation figure sur les grilles d évaluation de la performance. Certaines préoccupations comportent une date d entrée en application ou à l inverse une date d expiration. Ces informations sont précisées dans la rubrique intitulée «Période d applicabilité». Domaine Enviro nn em e nt Uniquement sur l activité Thème Préservation de l eau et du milieu aquatique Sous-thème Limiter les perturbations hydrauliques Préoccupation Définir et contrôler les vitesses de vidange et de remplissage Base (B) Performant (P) Très performant (TP) Pour les opérations «canal / milieu naturel (vidange et remplissage)», établir un tableau débits / durée + Réaliser des contrôles ponctuels conformément aux consignes internes (consignes types ou issues du document d incidence) BASE + Adapter les débits / durée des vidanges et remplissages en fonction des caractéristiques des milieux récepteur et émetteur + Établir un bilan de l opération PERFORMANT + Mettre en place un suivi continu des débits / durée des rejets et prises d eau en zones sensibles Précisions Zones sensibles : 1ère catégorie piscicole/salmonidés, objectif de qualité 1A (très bonne qualité), zones de frayères Axe de progression de la performance 51 L évaluation de la performance de chaque préoccupation permet grâce à un système d agrégation de déterminer la performance de chaque sous-thème et de chaque thème. 9

10 2 - Les règles d attribution du label Périmètre et durée d attribution du label Le label est attribué pour une durée de 2 ans au niveau de la direction territoriale : pour une activité ; sur l ensemble de son périmètre géographique ; et pour toutes les opérations réalisées Exigences de performance Les règles d attribution du label développement durable sont : Respecter les exigences méthodologiques du système de management de l activité (SMA) ; Prendre en compte les enjeux prioritaires de la direction territoriale ; Afin de se fixer des objectifs de performance en cohérence avec ses enjeux, l entité devra avoir classé les thèmes d évaluation par ordre de priorité (cf ) et devra respecter l exigence suivante : «Le niveau TRES PERFORMANT ou PERFORMANT doit être atteint pour les trois thèmes retenus comme prioritaires, classement tous domaines confondus» Atteindre un niveau de performance minimum pour chacun des domaines d évaluation ; 10

11 Afin de respecter un certain équilibre entre les domaines (environnement, sécurité, social, sociétal), l entité doit respecter l exigence suivante : «Le niveau TRES PERFORMANT ou PERFORMANT doit être atteint pour au moins un thème de chacun des domaines». Atteindre un niveau de performance global équilibré. Afin d obtenir le label, la direction territoriale engagée dans la démarche doit atteindre le profil de performance suivant : Chômage et Dragage Gestion hydraulique Niveau de performance Nombre de thèmes concernés Nombre de thèmes concernés TRES PERFORMANT au minimum 2 au minimum 2 PERFORMANT + TRES PERFORMANT au minimum 6 au minimum 6 BASE au maximum 5 au maximum 4 Total des thèmes évalués Règles de renouvellement du label Le label sera révisé afin qu il soit adapté aux nouvelles exigences réglementaires, à l évolution des enjeux de VNF et aux performances atteintes par les directions territoriales. Ainsi afin de conserver le label une direction territoriale devra : S il y a eu révision du label : s adapter afin d atteindre le nouveau seuil d exigence. La direction territoriale dispose d une période de 2 ans pour se mettre à niveau (il s agit d une période de tolérance pour la cohabitation de labels obtenus avec les versions n et n+1 du label). S il n y a pas eu révision du label : 1 ère exigence : la direction territoriale doit avoir au minimum maintenu son niveau de performance de l année précédente. 2 ème exigence : elle doit avoir au minimum amélioré sa performance d un niveau sur au moins un thème (cf. étapes 4) et/ou elle doit avoir engagé la démarche de labellisation sur une autre activité. Dans les 2 cas, la direction territoriale pourra revoir son profil de performance à atteindre en fonction de l évolution du contexte (impacts générés, attentes des parties prenantes) (cf ). 11

12 3 - Organisation et responsabilités Exigences méthodologiques Constituer l équipe projet territoriale Identifier les membres de la revue de direction territoriale (cf. outil d accompagnement onglets n 1 et 2) Le projet repose sur plusieurs instances, intervenant à différentes étapes de la démarche et à différents échelons de VNF. 12

13 Instances Rôle de l instance dans la démarche Composition de l instance Niveau territorial Définit le profil de performance à atteindre. Evalue le niveau de performance initial. Élabore, pilote et met à jour le plan d actions territorial l'équipe projet nationale ; nécessaire pour obtenir le profil de performance à atteindre. Auto-évalue annuellement son niveau de performance. Équipe projet territoriale Rend compte à l équipe projet nationale de l'état d'avancement de la démarche, des difficultés rencontrées et de son niveau de performance. Prépare la revue de direction territoriale et réalise le rapport de la revue de direction territoriale. Propose des évolutions pour la révision du référentiel du label Elle est composée : d'un chef de projet qui coordonne la démarche, assure l'interface avec le directeur territorial et les relations avec d interlocuteurs qui disposent des compétences requises dans chacun des domaines couverts par le label (environnement, social, sociétal, sécurité). Ils sont chargés de la mise en œuvre du label et de l'interface avec les services support et opérationnels. Engage la direction territoriale. Nomme l équipe projet territoriale via une lettre de mission. Garantit la pérennité de la démarche et l'implication de tous les services. Directeur territorial Valide le profil de performance à atteindre. Alloue les moyens appropriés. Sollicite l obtention de la labellisation. Pilote la revue de direction territoriale. 13

14 Instances Rôle de l instance dans la démarche Composition de l instance Revue de direction territoriale Se réunit au moins une fois par an. Analyse le niveau de performance. Valide le plan d actions. Valide la nouvelle version du profil de performance à atteindre et propose la révision de l engagement. Valide le rapport de revue de direction. Elle est composée des membres suivants : Le directeur territorial ; Le chef de projet qui coordonne la démarche, assure l'interface avec le directeur territorial et les relations avec l'équipe projet nationale ; Tous interlocuteurs jugés pertinents par le directeur territorial. Niveau national Est garante de l'adaptation du label aux évolutions des enjeux de VNF et de son adéquation avec les réalités du terrain / des services. Assure un support méthodologique et conseille les équipes Équipe projet nationale projets territoriales engagées dans la démarche. Prépare la revue de direction nationale. Élabore, pilote et met à jour le plan d actions national. Missionne les auditeurs. Assure l'interface avec la direction de VNF. Elle est composée des membres suivants : du directeur de projet label de la DIE, du chef de projet label de la DIE d un représentant de la DRH du responsable de la division qualité, sécurité et environnement du chargé d environnement des chefs de projet territoriaux engagés dans la démarche. Comité de révision du référentiel Recueille les retours d'expérience et assure la révision du référentiel du label. Sa composition est identique à celle de l équipe projet nationale avec invitation des parties prenantes externes intéressées par les révisions. 14

15 Instances Rôle de l instance dans la démarche Composition de l instance Revue de direction nationale Se réunit une fois par an. Valide le plan d actions national. Analyse la performance annuelle et les progrès des directions territoriales. Ajuste la stratégie et décide de l évolution du label. Valide les révisions du référentiel du label. Elle est composée : de la direction générale ; de représentants des directions territoriales ; d un représentant de la DRH; du directeur de projet de la DIE ; du chef de projet label de la DIE. 15

16 4 - Engagement Exigences méthodologiques Choisir une activité pour obtenir le label Hiérarchiser les thèmes (cf. outil d accompagnement onglets n 3 et 3bis) Déterminer le profil de performance à atteindre (cf. outil d accompagnement onglet n 4) Formaliser un engagement Choix de l'activité Pourquoi choisir une activité? Le label est obtenu au niveau d'une direction territoriale, pour une activité donnée. Il couvre toutes les opérations et tout le périmètre géographique de la direction territoriale pour cette activité. La première étape consiste donc à sélectionner la ou les activités sur laquelle sera engagée la démarche de labellisation. Conformément à l'engagement défini dans le Contrat d'objectifs et de Moyens entre l'état et VNF, signé le 16 novembre 2004, les activités retenues dans le cadre du label développement durable sont les suivantes : Gestion hydraulique Chômage Dragage Comment choisir une activité? Afin de choisir l'activité sur laquelle elle entend engager sa démarche, la direction territoriale doit définir ses priorités et peut à ce titre se poser les questions suivantes : Quelle est l'activité qui suscite le plus d'attentes de la part de mes partenaires et parties prenantes? Quelle est l'activité pour laquelle les marges de progrès sont les plus importantes dans les quatre domaines identifiés (environnement, sécurité, social / sociétal)? Quelle est l'activité sur laquelle les préoccupations des agents sont les plus fortes? Quelle est l'activité pour laquelle l'obtention du label contribuerait fortement à améliorer l'image de VNF? 16

17 4.3 - Détermination du profil de performance à atteindre Une fois l activité choisie, la DT doit déterminer son profil de performance à atteindre pour obtenir le label. Pour ce faire, l équipe projet territoriale devra : identifier les impacts majeurs et les attentes des parties prenantes ; définir l'ordre de priorité des thèmes ; respecter les règles d attribution du label. L équipe projet territorial propose ce profil au Directeur Territorial, qui le valide et s engage à l atteindre Identification des impacts majeurs et attentes des parties prenantes Cette étape permet à la direction territoriale de synthétiser les connaissances et informations nécessaires pour déterminer ses points forts et ses points faibles, ainsi que ses enjeux et points de vigilance au commencement de la démarche. Ce recensement, réalisé par l équipe projet, peut notamment s effectuer à partir d une recherche d information par l équipe projet (cf. tableau ci-dessous). Domaine Données d'entrée / sources d information possibles Environnement Résultats des analyses environnementales SDAGE et SAGE Comptes-rendus des Commissions de bassins Sécurité Document d'évaluation des risques / statistiques sur les accidents Plan de prévention hygiène sécurité de la direction Social Bilan social / recensement des préoccupations des agents Echanges avec les représentants du personnel Sociétal Plan Particulier d Exploitation Comptes-rendus des Commissions d usagers et autres concertations Courriers de réclamation Ces informations seront également utiles à l équipe projet territoriale pour réaliser le classement global des thèmes de la grille dévaluation de la performance par ordre de priorité (cf ) Définition du profil de performance à atteindre Pour définir le profil de performance à atteindre, la direction territoriale doit : définir les préoccupations applicables à la Direction, classer les thèmes de la grille d évaluation, respecter les règles d attribution du label (cf. 2.2). 17

18 Identifier les préoccupations non applicables La première étape consiste à distinguer les éventuelles préoccupations non applicables à la direction territoriale. Seules les préoccupations applicables seront retenues dans le périmètre de l'évaluation. Toute exclusion d une préoccupation devra être argumentée et documentée. Les préoccupations jugées non applicables sont mises en évidence dans l outil «Profil de performance à atteindre». A titre d exemple : Activité dragage / Domaine environnement / Thème : devenir des sédiments / Préoccupation : assurer le suivi des lixiviats suite à la mise en dépôt Cette préoccupation ne s applique pas à une DT qui ne réalise pas de dépôts de sédiments Détermination des trois thèmes prioritaires Pour déterminer ses trois thèmes prioritaires, la Direction Territoriale doit effectuer un travail de hiérarchisation des thèmes basé sur ses enjeux propres. Pour ce faire, un outil est mis à disposition (cf. outil d accompagnement (onglets n 3 et 3bis)). Une note de 1 à 4 est attribuée à chaque sous-thème pour chacun des critères de hiérarchisation définis dans l outil d accompagnement. La note du sous-thème est issue de la somme des notes attribuées sur chacun des critères. La note du thème est la moyenne des notes des sous-thèmes. C e t t e é t a p e p e rmet de classer les thèmes de la grille selon un ordre répondant aux enjeux propres à la direction territoriale et de déterminer les trois thèmes prioritaires. 18

19 Domaine Thème Sous-thème Environnement Critère 1 Critère 2 Intérêt / incidence Pression/exigence financière pour la réglementaire à Direction Territoriale respecter / engagement du COM Critère 3 Impacts internes (réponses à des préoccuaptions/attentes des agents, thèmes mobilisateurs en interne, sources de progrès pour les agents, etc.) Critère 4 Critère 5 Attentes des Impact sur parties prenantes l'image de VNF externes (Etat, élus, ONG, clients, riverains ) de 1 à 4 de 1 à 4 de 1 à 4 de 1 à 4 de 1 à 4 Note totale du sous-thème Sécurité Social Sociétal Appliquer les règles d attribution du label Pour déterminer son profil de performance à atteindre, l équipe projet se réfère aux règles d attribution du label (cf. schéma 2.2) : 3 thèmes prioritaires au moins performant Au moins un thème performant par domaine Au moins 2 thèmes très performants et 4 thèmes performants Le profil, ainsi défini, est formalisé dans l outil d accompagnement onglet n 4, «Engagement profil à atteindre» (cf. extrait ci-dessous). Engagement de la direction territoriale - Profil de performance à atteindre Domaine Thèmes Niveaux de performance fixé (Base, Performant, Très Performant) Environnement Sécurité TP P B P TP P Social TP B P Sociétal B TP P 19

20 4.4 - Validation et engagement Le directeur territorial valide et formalise un engagement précisant l activité concernée par la labellisation, le profil de performance à atteindre. Cet engagement est largement diffusé dans la direction territoriale et transmis à l équipe projet nationale. 20

21 5 - Mise en œuvre et fonctionnement Exigences méthodologiques Evaluer périodiquement son niveau de performance (cf. outil d évaluation de la performance) ; Communiquer le niveau de performance à l équipe projet nationale pour information ; Elaborer un plan d'actions (cf. outil d accompagnement onglet n 5) ; Analyser l état d avancement du plan d actions lors de la revue de direction territoriale Détermination du niveau de performance initial Afin d élaborer au mieux les plans d'actions pour réaliser le profil de performance à atteindre, la direction territoriale doit définir son niveau de performance initial. Cette étape s'effectue à l'aide de l outil d évaluation de la performance. Outil d évaluation de la performance Graphique des performances Référence du document xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Thème Profil de performance à Profil de performance à Niveau de performance atteindre atteindre Niveau de performance Sociétal Qualité de service Performant Base 4 2 Sociétal Intégration de la voie d'eau dans les territoires Performant Performant 4 4 Environnement Gestion de la ressource en eau Performant Base 4 2 Environnement Préservation du milieu naturel Base Base 2 2 Social Métier Performant Performant 4 4 Social Conditions de travail Très Performant Performant 6 4 Social Dialogue Performant Base 4 2 Sécurité Politique de prévention Très Performant Base 6 2 Sécurité Organisation du travail Performant Performant 4 4 Sécurité Conditions de travail Performant Performant 4 4 Sécurité Profil de performance à atteindre et niveau de performance obtenue par thème Conditions de travail Qualité de service Sociétal 6 4 Intégration de la voie d'eau dans les territoires 0 = non atteint 2 = Base 40 = Performant non atteint 62 = Très Baseperformant ou Atteint 4 = Performant 6 = Très performant ou Atteint Organisation du travail 2 Gestion de la ressource en eau 0 Environnement Politique de prévention Préservation du milieu naturel Dialogue Métier Profil de performance à atteindre Niveau de performance Conditions de travail Social 21

22 La première partie de l outil comprend l'intégralité des thèmes, sous-thèmes et préoccupations, ainsi que le profil de performance à atteindre. Il permet le calcul automatique du niveau de performance initial de chaque thème. Le profil de performance à atteindre, tel que défini au 4.3, est saisi dans l outil, afin de mettre en évidence le chemin restant à parcourir (visualisation automatique sous forme graphique). Le niveau de performance initial est validé par le directeur territorial puis communiqué à l équipe projet nationale pour information Elaboration, validation et suivi du plan d'actions L équipe projet territoriale est chargée d élaborer un plan d'actions adapté pour parvenir au profil de performance à atteindre (cf. outil d accompagnement onglet n 5). Les échéances des actions sont déterminées en fonction du niveau d efforts à fournir (certaines actions nécessiteront d être échelonnées sur plusieurs années). Ce plan d'actions est bâti en collaboration avec l'ensemble des personnes concernées et précise de quelle compétence relève l action (service : siège, direction territoriale et responsable nominatif). Chaque action du plan d actions sera déclinée dans une "fiche action" comprenant a minima : la liste des tâches à mener ; les délais d'exécution ; les responsables ; les moyens humains et financiers nécessaires ; les indicateurs de suivi du taux de réalisation des actions. Si des changements d'organisation significatifs interviennent, le plan d'actions pourra être ajusté et sera alors à nouveau validé en revue de direction. Le chef de projet territorial est chargé de suivre le déploiement du plan d'actions. Il présente l état d avancement du plan d actions lors de la revue de direction territoriale qui, si nécessaire, réoriente ce dernier. 22

23 6 - Évaluation et amélioration de la performance Exigences méthodologiques Evaluer annuellement le niveau de performance de la direction territoriale (auto-évaluation) et la documenter (cf. outil d évaluation de la performance). Actualiser, si nécessaire, le plan d actions en revue de direction territoriale (cf. outil d accompagnement onglet n 5 «Plan d actions»). Rendre compte à l équipe projet nationale de l'état d'avancement de la démarche, des difficultés rencontrées et du niveau de performance obtenu (cf. compte-rendu de revue de direction et outil d accompagnement onglet n 7 «fiche d amélioration») Rôles et responsabilités liés à l évaluation de la performance La direction territoriale doit identifier pour chacune des préoccupations sur laquelle elle évalue son niveau de performance : les personnes les plus aptes à assurer le recueil et la remontée des données nécessaires à l obtention d une notation ; les modalités de consolidation des données aux différents niveaux concernés. Pour mener à bien cette étape, l équipe projet territoriale peut se référer aux éventuelles précisions intégrées dans la grille d évaluation de la performance. Les niveaux de performance obtenus pour chacune des préoccupations, puis des sous-thèmes, sont agrégés de manière à obtenir un niveau de performance pour chacun des thèmes. Les niveaux de performance obtenus sur chaque préoccupation sont renseignés dans l outil d évaluation de la performance. Lors de son auto-évaluation, la direction recense les types de justificatifs / preuves qui lui ont permis d'attribuer les niveaux de performance (cf. outil d accompagnement onglet n 6 «Justificatifs autoévaluation»). Ces justificatifs devront pouvoir être fournis lors des audits d'obtention ou de renouvellement du label. 23

24 Outil d accompagnement onglet n 6 : justificatifs de l autoévaluation Domaine Thème Sous-thème Préoccupation applicable Environneme nt Sécurité Social Sociétal Gestion prévisionnelle des besoins de dragage Devenir des sédiments Constituer et faire vivre une base de données sur la qualité des sédiments Constituer et faire vivre une base de données «bathymétrie» Planifier pluri-annuellement les opérations de dragage Élaborer un schéma directeur de la filière «mise en dépôt» Trouver des filières de valorisation Caractériser les sédiments Privilégier la valorisation et argumenter le choix du devenir Assurer une traçabilité des sédiments Assurer le suivi des lixiviats suite à la mise en dépôt Evaluer l incidence environnementale de l opération et prendre en compte les résultats dans la préparation de l opération Intégrer les prescriptions environnementales dans les marchés Sensibiliser les personnels aux enjeux environnementaux Capitaliser les retours d expérience Existence d une structure de prévention Structurer le réseau de prévention Politique de prévention Organisation du travail Conditions de travail Métier Évaluation des risques Adéquation des compétences aux missions Préparation de l opération Mise en œuvre et suivi de l opération Culture de sécurité au quotidien Ergonomie du poste de travail Développer les compétences Respecter, faire vivre et mettre à jour le document unique Faire connaître les exigences relatives à la sécurité S assurer de la formation aux postes de travail S assurer des habilitations et des autorisations requises Prendre en compte les risques dans la définition du dragage Disposer des procédures de prévention S assurer de la mise en œuvre des procédures de prévention Réaliser un bilan des pratiques de prévention Formaliser, capitaliser et faire partager les retours d expérience Rendre lisible les consignes par un affichage approprié Impliquer les entreprises extérieures dans la culture sécurité Vérifier l adaptation des équipements pour réduire la pénibilité Améliorer le cadre de travail Adapter le contenu des formations au public visé et au contexte Partager et transmettre les savoir faire et les expériences Améliorer l accompagnement des agents par Accompagner l évolution des métiers l encadrement Définir les rôles et responsabilités Formaliser les fiches de postes de chacun à tous les niveaux hiérarchiques Intégrer les enjeux liés à la pénibilité dans la Réduire la pénibilité programmation des travaux de modernisation Formaliser et diffuser les supports techniques Conditions de travail Mener les opérations en mode gestion de projet Utiliser au mieux les capacités professionnelles Optimiser l organisation du travail disponibles Donner aux agents les outils pour répondre aux réclamations des riverains et usagers Programmer des échanges avec les organisations Développer le dialogue social syndicales Programmer des échanges avec la chaîne sociale Dialogue Informer en amont le personnel des programmes et des Améliorer la communication interne critères de choix Organiser des réunions de service Qualité de service Intégration de la voie d'eau dans les territoires Disposer d une connaissance qualitative et quantitative des sédiments Prévoir des solutions adaptées Mettre en œuvre la filière la plus adaptée Être transparent sur le devenir des sédiments Maîtrise des impacts Concevoir des projets de dragage environnementaux respectueux de l environnement des opérations Gestion des produits dangereux et des déchets Assurer une bonne écoute Respect des niveaux de services affichés Communication / information Equilibre des usages Promotion de la voie d'eau Programmer des échanges permettant l écoute des personnels Garantir le rectangle de navigation Mettre en place les équipements utiles à la navigation Mettre en place les équipements nécessaires à la sécurité des navigants Mettre en place un système d'alerte et d'information Mettre en place et faire vivre un système d'écoute tous usagers Préserver le cadre de vie des riverains en gérant au mieux les terrains de dépôts Développer les accès à la voie d'eau Assurer les accès aux quais Valoriser les industriels / acteurs économiques utilisant la voie d'eau Valoriser la voie d'eau auprès du milieu économique Valoriser la voie d'eau auprès des collectivités Nature des preuves / des justificatifs Niveau de collecte de la preuve (siège de la DT, arrondissement, subdivision, centre d'exploitation) Lieu d'archivage 24

25 6.3 - Modalités d'évaluation de la performance Des auto-évaluations annuelles complétées par des audits Type d évaluation Fréquence Composition Documents Analyse réalisée renseignés Evaluation annuelle de la performance par la direction territoriale Auto-évaluation Chaque année Equipe projet territoriale Outil d évaluation Confrontation du niveau de de la performance performance obtenu avec le profil de performance à atteindre (identification des écarts). Cf. représentation graphique dans l outil évaluation de la performance Evaluation par des acteurs externes à la direction territoriale Audit «blanc» Tous les 2 ans Auditeur interne VNF d une Rapport d audit L analyse s attache plus Cet audit permet de autre direction territoriale particulièrement aux aspects préparer les audits opérationnels et vise à privilégier d attribution du label et les échanges d expérience de renouvellement Audit d attribution et de renouvellement du label Tous les 2 ans Auditeur externe Rapport d audit Avis pour l obtention du label à présenter en revue de direction nationale Commission d audit Tous les 2 ans Commission interne à VNF Avis au directeur général 25

26 Précisions sur les modalités de conduite des audits Champ et périmètre de l évaluation Les données suivantes sont analysées au cours des audits d attribution et de renouvellement du label : les exigences «méthodologiques» : se référer à l encart dédié en introduction de chaque chapitre du SMA ; le profil de performance à atteindre (ex. : adéquation entre les thèmes prioritaires et les niveaux de performance attribués) ; les indicateurs (quantitatifs ou qualitatifs) liés aux critères de positionnement de la performance, affectés à chacune des préoccupations de la GEP (consulter notamment les preuves / justificatifs) une vérification des modalités d évaluation de la performance (source d information utilisée, périmètre couvert par l indicateur, mode de calcul et de consolidation, etc.) Le périmètre de l évaluation est défini par l auditeur en collaboration avec l équipe projet territoriale. Le périmètre retenu est indiqué dans le plan d audit Déroulement de l évaluation et règles liées au périmètre d audit (échantillonnage) L évaluation est conduite en 2 temps : Un audit préalable des données renseignées dans l outil «Evaluation de la performance». Cette partie de l audit est réalisée en «salle», avec le chef de projet territorial. Les données liées à toutes les opérations sont analysées sur la base d un échantillon de préoccupations (au moins 2 par domaine). Un audit sur le terrain. Cette partie vise à collecter les éléments de «preuve», directement liés à une des trois opération et à percevoir le niveau d implication des agents Résultats de l évaluation L auditeur formalise ses constats dans un rapport d audit et le transmet à l équipe projet territoriale et à la commission d audit qui fournira une recommandation sur l attribution ou le renouvellement du label au directeur général VNF. Le rapport doit ensuite être discuté au niveau territorial et les plans d actions ajustés en conséquence. 26

27 6.4 - Modalités de revue et d'amélioration de la performance A l issue de l évaluation, la direction territoriale analyse les écarts entre la performance obtenue et le profil de performance à atteindre (analyse des diagrammes cf. outil d évaluation de la performance). Sécurité Profil de performance à atteindre et niveau de performance obtenue par thème Qualité de service Sociétal Conditions de travail 6 4 Intégration de la voie d'eau dans les territoires 0 = non atteint 2 = Base 4 = Performant 6 = Très performant ou Organisation du travail 2 Gestion de la ressource en eau 0 Environnement Politique de prévention Préservation du milieu naturel Dialogue Métier Profil de performance à atteindre Niveau de performance Conditions de travail Social En fonction des écarts recensés, le plan d actions est actualisé en revue de direction territoriale afin de renforcer la mobilisation et les efforts sur les préoccupations qui le nécessitent. Enfin, l équipe projet territoriale transmet à l équipe projet nationale le compte-rendu de la revue de direction territoriale. 27

28 7 - Communication interne et externe sur le label DD Exigences méthodologiques Elaborer un plan de communication interne sur le label. Communiquer sur sa démarche auprès des partenaires et prestataires agissant pour le compte de VNF Modalités de communication interne sur le label Le chef de projet label communique les évolutions du label (système de management de l activité et grille d évaluation de la performance) à l ensemble des directions territoriales. Les dernières versions des documents sont mises à disposition sur le site intranet de VNF. Un bilan actualisé de l état d avancement des démarches et des profils de performance des directions territoriales est consultable sur le site intranet. L équipe projet nationale est un lieu d échange d expériences entre les directions territoriales. La direction territoriale élabore un plan de communication interne sur le label qui fait l objet d une fiche action Modalités de communication externe sur le label Le siège et les directions territoriales pourront décider de communiquer auprès de certaines parties prenantes (Etat, élus, associations, représentants des usagers, etc.), en fonction de l évolution des performances et des opportunités à saisir pour valoriser la démarche de VNF. Par ailleurs, la direction territoriale devra communiquer sur sa démarche auprès des partenaires et prestataires agissant pour le compte de VNF. 28

29 8 - Gestion de la documentation du label développement durable Exigences méthodologiques Mettre en place un système de gestion de la documentation et des outils renseignés avec les données de la direction territoriale (cf. outil d accompagnement onglet n 8) Les modalités de gestion de la documentation et des outils pour la mise en œuvre du label sont précisées ci-dessous : suivi des mises à jour, archivage (lieux et durée), mise à disposition de l'information à toutes les personnes concernées par une ou des étapes de la démarche Niveau national Type de documents et Responsable de la Lieu d archivage Durée de outils mise à jour et de conservation l archivage Dernière version du SMA et Chef de projet label national Disponible sur l intranet VNF, dans la Permanente du guide rubrique DQSE. Une version papier est disponible à la DIE. Dernière version de la grille Chef de projet label Disponible sur l intranet VNF, dans la Permanente d évaluation de la rubrique DQSE. performance Une version papier est disponible à la DIE. Dernières versions des Chef de projet label national Disponible sur l intranet VNF, dans la formats type des outils rubrique DQSE. Une version papier est disponible à la DIE. Comptes-rendus des revues Chef de projet label national Disponible sur l intranet VNF, dans la de direction nationale rubrique DQSE. Une version papier est disponible à la DIE. Plan d action national Chef de projet label national Disponible sur l intranet VNF, dans la rubrique DQSE. Une version papier est disponible à la DIE. Permanente 5 ans 29

30 Niveau territorial Type de documents et outils Responsable de la mise à Lieu d archivage Durée de jour et de l archivage conservation Outil d accompagnement (les 8 onglets renseignés) Chef de projet label territorial A définir par le chef de projet label territorial Permanente Outil d évaluation de la performance renseigné Chef de projet label territorial A définir par le chef de projet label territorial Permanente Rapports d audit d évaluation de la performance Chef de projet label territorial A définir par le chef de projet label territorial 5 ans Comptes-rendus des revues de direction territoriale Chef de projet label territorial A définir par le chef de projet label territorial 5 ans Outil d accompagnement onglet n 8 : gestion de la documentation 30

31 9 - Révision des documents Système de management de l activité et grille d évaluation de la performance Le système de management de l activité a été élaboré par le comité technique national, composé de représentants du siège de VNF. Les grilles en revanche ont été élaborées par quatre groupes de travail (un par domaine) composés d agents du siège et de toutes les directions territoriales. L avancement des travaux a été périodiquement validé par le comité de pilotage. En cours d élaboration, le projet a été présenté et discuté lors de réunions de concertation avec des représentants des navigants, des associations sportives, des pêcheurs, du personnel du ministère. Un comité de relecture, comprenant aussi toutes les directions territoriales et le siège, a apporté les dernières modifications. 31

32 Etapes de révision du SMA et de la grille d évaluation de la performance SMA Grille d évaluation Fréquence Équipes projets territoriales Identifient les difficultés Identifient les difficultés rencontrées sur certains Les propositions de révision sont recensées tout méthodologiques rencontrées et thèmes, formulent des propositions d'évolution de au long du projet par les différents membres de proposent des améliorations ou des mises à jour à l'équipe projet nationale. l'architecture de la grille (thèmes, sous-thèmes, préoccupations, niveaux de performance). l'équipe projet. Ces propositions sont discutées lors des revues de direction territoriales et transmises à l équipe projet nationale. Ces propositions sont formalisées dans des fiches d amélioration (cf. outil d accompagnement onglet n 7 «fiche d amélioration»). Équipe projet nationale Synthétise les propositions formulées Synthétise les propositions formulées par les Les propositions de révision sont recensées tout par les équipes projets territoriales. Formule des propositions de révision sur la base de sa propre analyse de de sa propre analyse de l'avancement des Ces propositions sont discutées et validées lors l'avancement des démarches de labellisation. Met à jour le SMA et le présente en revue de direction nationale. équipes projets territoriales. Formule des propositions de révision sur la base démarches de labellisation, des veilles de la revue de direction nationale. réglementaires conduites en interne et des analyses d'impact issues des démarches ISO 14 Une fois par an Met à jour la grille et la présente en revue de direction nationale. au long du projet par les différents membres de l'équipe projet. Revue de Direction Valide la nouvelle version du SMA. Valide la nouvelle version de la grille d évaluation. Une fois par an. Nationale Les modalités de gestion du SMA et de la grille sont détaillées au chapitre 8 «Gestion de la documentation du label». 32

33 10 - Annexe 1 : Glossaire Référentiel : il constitue l architecture du label DD. Il comprend : le guide de présentation, le SMA et la grille d évaluation de la performance par activité. Système de management de l activité (SMA) : C est le mode d'emploi normatif et opérationnel qui décrit les différentes étapes de la démarche de labellisation : mise en œuvre, suivi et évaluation. Grille d évaluation de la performance (GEP) : elle est composée des thèmes, sous-thèmes et préoccupations qui constituent les axes d évaluation de la performance pour une activité donnée. Outil d accompagnement : outil à disposition de la Direction territoriale pour l accompagner dans la formalisation de sa démarche à chacune des étapes. Outil d évaluation de la performance : outil dans lequel la DT saisit son niveau de performance pour chaque préoccupation. Il calcule automatiquement la performance obtenue pour chaque sous-thème et chaque thème. Il permet de comparer la profil de performance à atteindre au niveau de performance obtenu Annexe 2 : Outils d accompagnements Outil n 1 : Constitution de l équipe projet territoriale Outil n 2 : Constitution de la revue de direction territoriale Outil n 3-a : Hiérarchisation des thèmes (activité chômage) Outil n 3-b : Hiérarchisation des thèmes (activité gestion hydraulique) Outil n 3-c : Hiérarchisation des thèmes (activité dragage) Outil n 3-bis : Critères de hiérarchisation des thèmes du référentiel Outil n 4-a : Engagement de la direction territoriale (activité chômage) Outil n 4-b : Engagement de la direction territoriale (activité gestion hydraulique) Outil n 4-c : Engagement de la direction territoriale (activité dragage) Outil n 5 : Plan d actions Outil n 6-a : Justificatifs de l auto-évaluation (activité chômage) Outil n 6-b : Justificatifs de l auto-évaluation (activité gestion hydraulique) Outil n 6-c : Justificatifs de l auto-évaluation (activité dragage) Outil n 7 : Fiche d amélioration Outil n 8 : Gestion documentaire 33

34 26/07/2007 Outil d'accompagnement Onglet n 1 : Constitution de l'équipe projet territoriale Constitution de l'équipe territoriale Référence du document xxxx Date de création : le XX Dernière mise à jour : le XX Rédacteur Vérificateur Approbateur Rappel des missions de l'équipe projet territoriale: - Définit le profil de performance à atteindre - Evalue le niveau de performance initiale - Auto-évalue annuellement son niveau de performance - Élabore, coordonne et suit le plan d actions nécessaire pour obtenir le niveau de performance à atteindre. - Rend compte à l équipe projet nationale de l'état d'avancement de la démarche, des difficultés rencontrées et de son niveau de performance - Propose des évolutions pour la révision du référentiel du label - Prépare la revue de direction territoriale *Une même personne peut être désignée comme interlocuteur pour plusieurs domaines (environnement, sécurité,...). Il convient à chaque direction territoriale de définir les membres constituant l'équipe projet territoriale. Constitution de l'équipe territoriale Nom Fonction Coordonnées Compétences mobilisées dans le cadre du label Chef de projet label DD Interlocuteur Environnement* Interlocuteur social* Interlocuteur sécurité * Interlocuteur sociétal* Label développement durable VNF