Shaftesbury. «l application Elise est effectuée chez Shaftesbury principalement comme Gestion-Electronique de Documents (GED)»

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Geneviève Marin
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portefeuilles immobiliers, opérationnelle dans plusieurs pays européens. http://www.shaftesbury.

1 Témoignage Client «l application Elise est effectuée chez principalement comme Gestion-Electronique de Documents (GED)» Fiche d identité Interlocuteur : Madame Isabelle Péleras Responsable Administratif Asset Management Entreprise spécialisée dans la gestion d actifs et de portefeuilles immobiliers, opérationnelle dans plusieurs pays européens Bd de Strasbourg, Lille Cedex, France, , contact@archimed.fr, RCS Lille Metropole B SA à conseil d'administration au capital de ,00 EUROS - SIRET

2 Volumétrie du projet L application de GED Elise est destinée à ce jour à une cinquantaine d utilisateurs répartis sur différents sites de la société (Paris, Francfort, Luxembourg, Genève principalement). Chacun peut intervenir dans la consultation comme dans la création ou la mise à jour d'enregistrements documents sont gérés dans la base de données dont l alimentation a débuté il y a 6 ans. Initialisation du projet «La définition du projet de GED a été amorcée en 2007 sous l'impulsion de la direction», indique IsabellePéleras. «Les décisions liées au Système Informatique sont en effet prises par la Direction de SAM Group, qui est très novatrice dans ce domaine», précise Mme Péleras. A l époque était mis en place un système de gestion des données financières et comptables de l ensemble des opérations du groupe. Ce système permet principalement de traiter l information structurée. L application Elise est venue en complément de ce système pour gérer l information non structurée : la documentation. Avant la mise en place de ces projets, l information était présente sur différents serveurs dans des répertoires Windows, dans les outlook personnels des collaborateurs ou sur du papier, et située sur les différents sites : l information n était donc pas centralisée et pas toujours accessible. «Le choix d'archimed a été motivé par la qualité des réponses apportées par l'équipe par rapport à notre cahier des charges. Celles-ci ont conduit à la sélection de la solution Elise, application tout à fait complète et également personnalisable. Les capacités d'interopérabilité ou d'augmentation du volume de documents comme du nombre d'utilisateurs ont également retenu notre attention.», rappelle Mme Péleras. «En outre, depuis que nous utilisons l application, nous avons connu des changements dans notre infrastructure qui ont eu un impact sur l application. Ces mises à niveau ont été traitées par l'équipe d'archimed de façon constante, en relation avec notre service informatique». Archimed /5

3 Enjeux «L'enjeu dans la mise en œuvre d Elise était d'améliorer la gestion de l'information utile non structurée de diverses origines : pouvoir la valider, l'organiser de façon lisible, et la tenir à jour au fur et à mesure de l'évolution des opérations, afin de pouvoir en extraire à tout moment pour nos clients tous les documents relatifs à un bien», commente Madame Péleras. Elise s est révélé être un outil très efficace pour mettre de côté la documentation dont on ne se sert plus, mais cependant pouvoir toujours y accéder pendant un certain temps, et la remplacer par la nouvelle information à jour. «Quand un locataire quitte des locaux dans un immeuble géré par nos équipes, par exemple, nous pouvons fermer son dossier mais le garder encore quelque temps en archive. Lorsqu un nouveau locataire arrive, il est facile d'ouvrir un nouveau dossier dans Elise», déclare Mme Péleras. Mise en œuvre du projet «Tout d abord, nous avons travaillé uniquement sur les dossiers dont nous avions le plus besoin à l époque», explique Isabelle Péleras. «Nous avons effectué la reprise du passé progressivement en fonction de priorités, en travaillant par type de document ou partie de dossier». En parallèle a été mise en place dans Elise la numérisation de tout le courrier entrant, de façon à le sécuriser, à pouvoir l indexer correctement pour le classer dans les dossiers adéquats si besoin et à pouvoir le transmettre pour traitement aux personnes concernées. Les documents gérés dans l application Elise sont très hétérogènes en terme de type (une trentaine de types de documents ont ainsi été définis) : de la simple lettre ou à des documents très volumineux tels que des documents techniques, juridiques, des autorisations administratives et en terme de format : papier, s, fichiers MS Office ou PDF, DVD, plans,... Rappelons que les interfaces Elise sont utilisées chez SAM en français et en anglais. «Si l information a été décrite correctement, nous utilisons les plans de classement qui nous permettent de consulter plusieurs documents liés au même sujet», souligne Isabelle Péleras. «Quand nous recherchons une information qui n est pas remontée par le biais des plans de classement, nous utilisons la recherche plein texte qui est très performante». Archimed /5

4 «Nous conseillerions aux futurs acquéreurs d'elise (mais c'est valable pour tout projet) de bien définir les besoins de l'entreprise et de vérifier l'adéquation totale de la solution à ces besoins. En ce qui nous concerne, deux de nos besoins spécifiques qui n existaient pas dans les solutions de GED ont été couverts par Archimed par un développement complémentaire», précise Isabelle Péleras : - L'un des développements complémentaires permet de constituer des Data Rooms à destination des clients. Les Data Rooms sont un ensemble de documents qui concernent un bien immobilier. «Lorsqu un client veut vendre un des biens que nous avons en gestion», explique Mme Péleras, «il faut regrouper le dossier complet (plans, permis de construire, contrats, rapports techniques, rapports d audit, rapports de vérifications réglementaires des ascenseurs, électricité ), qui représente un très gros volume de documentation. Elise réalise l export de ces documents à partir d un plan de classement, avec une liste et un lien vers chaque document.» - L'autre développement complémentaire consiste à regrouper, deux fois par jour, les courriers affectés à un collaborateur et générer un PDF contenant ces documents pour un envoi par mail. En conclusion, l'application s'est révélée suffisamment souple pour gérer les dossiers qui ne présentent pas tous exactement le même contenu. Par contre, l'abandon de l organisation traditionnelle de travail pour un système inconnu a nécessité des ajustements et du temps. Et Isabelle Péleras d ajouter : «Nous pouvons dire que nous sommes passés au zéro papier pour la production des Data Rooms ; nos interlocuteurs sont en mesure d'exploiter directement les Data Rooms électroniques que nous leur fournissons». Bénéfices «Le principal bénéfice apporté par la solution Elise est d être capable de s assurer, visà-vis de nos clients, que nous disposons de l information dont ils ont besoin, disponible rapidement», indique Mme Péleras. Au niveau organisationnel et économique, le travail collaboratif au sein du groupe est favorisé par la centralisation de l'information et les différentes fonctions d'elise. Les redondances sont éliminées, permettant de gagner en temps et fiabilité. Des dossiers autres que les Data Rooms sont également constitués en réutilisant l'information capitalisée dans Elise. La qualité du service rendu aux clients est aussi source de gains. «En outre, des fonctions standards d Elise utilisées quotidiennement sont très simples et très performantes comme la création des enregistrements, la communication d informations (on peut envoyer par un document à quelqu un assez facilement), la description documentaire, la consultation des documents». Archimed /5

5 Evolutions «En terme d évolutions, nous songeons à réaliser la migration de l application Elise vers la récente version, en partie parce qu elle offre des évolutions au niveau du multilinguisme et la gestion possible de plusieurs langues au sein d une même interface», conclut Mme Péleras. «Nous allons également adopter certaines fonctions d Elise qui nous permettraient de réduire nos échanges d s en interne et procéder à des archivages d informations afin d alléger notre serveur». «Je suis également ravie d apprendre la sortie prochaine d une version anglaise du site Web d Archimed ainsi que de la documentation Marketing qui me permettra de communiquer plus facilement en interne.» Archimed /5

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