Avril. Cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH

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1 08 Avril Cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH

2 Remerciements Le présent document est basé sur la publication de la Banque mondiale intitulée Eleven Components of a Fully Functional HIV M&E System 1. Des concepts importants tirés d autres documents ont aussi été intégrés, en particulier ceux de la publication du Gouvernement des Etats-Unis intitulée Building National HIV/AIDS Monitoring and Evaluation Capacity 2. Ce document a été élaboré sous les auspices du Groupe de référence pour le suivi et l évaluation (MERG) de l ONUSIDA. Les membres ci-après du Groupe de travail technique (GTT) sur l évaluation des activités de suivi et évaluation y ont contribué : [par ordre alphabétique] Lela Baughman (Macro International, Etats- Unis d Amérique), Nibretie Gobezie Workneh (Fonds mondial, Suisse), Marelize Görgens-Albino (Banque mondiale, Etats-Unis d Amérique), John Grove (Centers for Disease Control, Zambie), Anne LaFond (MEASURE Evaluation, Etats-Unis d Amérique), Mary Mahy (ONUSIDA, Namibie), Roger Myrick (Université de Californie San Francisco, Etats-Unis d Amérique), Shanthi Noriega (Réseau de métrologie sanitaire, Suisse), Greet Peersman (Présidente du GTT / Consultante en suivi et évaluation de l ONUSIDA, Suisse), Annette Reinisch (Fonds mondial, Suisse), Deborah Rugg (ONUSIDA, Suisse) et Sanelisiwe Tsela (National Emergency Response Council for HIV and AIDS, Swaziland). Nous exprimons par ailleurs nos sincères remerciements aux personnes suivantes pour leur aide et leurs commentaires : [par ordre alphabétique] Chaddy Anthony (Commission de lutte contre le sida, Tanzanie), Andy Beke (Ecole de santé publique, Université de Pretoria, Afrique du Sud), John Chipeta (Commission nationale de lutte contre le sida, Malawi), Delfinus Kivenule (Commission de lutte contre le sida, Tanzanie), Sandra Owoses (Division Riposte, Suivi et Evaluation, Ministère de la Santé et des Services sociaux, Namibie), Japhet Taratibu (PNUD, Liberia), Julie Tumbo (Commission sida, Zanzibar), Jody Zall-Kusek (Equipe d appui au suivi et évaluation de la lutte contre le sida au niveau mondial (GAMET), Banque mondiale (Etats-Unis d Amérique), et les membres du MERG. 1 Görgens-Albino M, Nzima M. Eleven Components of a Fully Functional HIV M&E System. Washington DC, Banque mondiale, Building National HIV/AIDS Monitoring and Evaluation Capacity. A Practical Guide for Planning, Implementing, and Assessing Capacity Building of HIV/AIDS Monitoring and Evaluation Systems. Washington D.C., Gouvernement des Etats-Unis d Amérique/Bureau du Coordinateur de la lutte mondiale contre le sida, 2007.

3 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Introduction En 2004, les gouvernements nationaux, la société civile et les partenaires de développement sont convenus que pour riposter de manière complète et efficace contre l épidémie de VIH, un pays devait être doté d un plan stratégique national d action contre le sida, d une instance nationale de coordination de la lutte contre le virus et d un Système National de Suivi et Evaluation [ONUSIDA, 2004]. Bien que très largement approuvés, les Trois principes ne sont pas encore pleinement opérationnels dans tous les pays. L analyse des rapports de l UNGASS 2006 a permis de découvrir que 50 % seulement des pays soumettant un rapport disposaient d un plan de suivi et évaluation condition préalable importante à la mise en place d un système national de suivi et évaluation [ONUSIDA, 2006]. Mettre en place un Système National de Suivi et Evaluation du VIH est difficile dans la mesure où le système doit couvrir différents secteurs (Ministère de la Santé, Ministère de l Education, Ministère des Affaires sociales), différentes prestations de services (à savoir, prévention de la transmission mère-enfant du VIH, traitement antirétroviral, soins palliatifs) et différents niveaux de mise en œuvre (à savoir, niveau national, niveau de prestation des services). Il est nécessaire d avoir une vision consensuelle de ce qui constitue un système de suivi et évaluation pleinement fonctionnel ainsi qu une stratégie de mise en œuvre qui peut s appuyer sur des ressources humaines et financières suffisantes. Au cours des dernières années, la communauté mondiale a promis des ressources sans précédent pour lutter contre la pandémie de VIH et pour mettre en place des systèmes nationaux de suivi et évaluation. Néanmoins, l appui des partenaires de développement en matière de suivi et évaluation a souvent été fragmentaire, ce qui a rendu difficile pour les pays d établir de manière efficiente des cadres nationaux. Plus récemment, les partenaires de développement ont pris des mesures délibérées en faveur d une approche plus unifiée du suivi et évaluation. L un des résultats a été l adoption au niveau interinstitutions du cadre structurel décrit dans le présent document. 01

4 ONUSIDA / MERG Objet du présent document L objet du présent document est de présenter un cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH. Ce cadre fournit : 1) une description des principales composantes d un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH, et 2) quelques critères pour évaluer les progrès dans la mise en place d un tel système. Ce document couvre les composantes du système qui doivent être en place et en état de marche acceptable pour que le système national de suivi et évaluation fonctionne efficacement. Toutefois, il n est pas nécessaire que toutes les composantes soient mises en œuvre à tous les niveaux du système. On ne trouvera pas dans le document d indications détaillées sur la manière de faire fonctionner le système. Sommaire du présent document Comprendre les besoins en matière de données de suivi et évaluation p.3 Cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH p.4 12 composantes d un système national fonctionnel de suivi et d évaluation du VIH p.6 Conclusion p.17 Documents de référence p.17 Utilisateurs auxquels le présent document est destiné Administrateurs de programmes nationaux de lutte contre le VIH et de programmes de suivi et évaluation, personnel des programmes de lutte contre le VIH au niveau infranational ayant des responsabilités en matière de suivi et évaluation, administrateurs de programmes de suivi et évaluation des différentes institutions/organisations, et partenaires de développement engagés dans un appui au suivi et évaluation. Le cadre structurel est applicable à tous les pays indépendamment du type de l épidémie de VIH ou du niveau des capacités et de mise en œuvre du système de suivi et évaluation. 02 Comment utiliser le présent document Le cadre structurel peut être utilisé pour établir un consensus autour de ce qui constitue un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH. Il peut servir de liste concise des points à vérifier pour la planification et la mise en œuvre du système national de suivi et évaluation, qui doit traiter à la longue l ensemble des 12 composantes du système. Il peut être utilisé pour la formation au suivi et évaluation, l orientation et l assistance techniques. Il peut aussi servir de guide pour évaluer le système national de suivi et évaluation à partir des résultats de chaque composante du système. Pour le compléter, le MERG élabore un outil d évaluation des activités de suivi et évaluation qui sera publié en Cet outil inclura des questions normalisées pour apprécier la situation de chacune des 12 composantes du système de suivi et évaluation du VIH. L évaluation des activités de suivi et évaluation devrait se traduire par l élaboration d un plan de suivi et évaluation pluriannuel chiffré qui pourra bénéficier d une assistance financière et/ou technique coordonnée de la part de différentes institutions, le cas échéant. L évaluation devrait être renouvelée au fil du temps pour mesurer les progrès dans la mise en œuvre du système de suivi et évaluation.

5 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Connaître les besoins en matière de données de suivi et évaluation L objet du suivi et évaluation est de fournir les données nécessaires pour : 1) orienter la planification, la coordination et la mise en œuvre de la riposte au VIH, 2) évaluer l efficacité de cette riposte, et 3) recenser les domaines dans lesquels les programmes peuvent être améliorés. En outre, les données de suivi et évaluation sont nécessaires pour garantir la responsabilisation vis-à-vis des personnes infectées ou affectées par le VIH et le sida, ainsi que des personnes qui fournissent des ressources financières pour riposter contre le virus. Au début de toute enquête sur un problème de santé publique, il faut se poser des questions pertinentes qui seront utiles pour structurer la réponse. Quel est le problème? Quels sont les facteurs qui contribuent au problème? Que peut-on faire? Une fois qu une réponse programmatique a été formulée et mise en œuvre pendant une période de temps suffisante, les questions commencent à devenir plus ciblées : Le programme fonctionne-t-il? Le programme touche-t-il suffisamment de personnes pour résoudre le problème? La Figure 1 décrit les principales questions à traiter lorsque l on planifie un système national complet de suivi et évaluation, et dresse la liste des principales méthodes de collecte de données susceptibles d être utilisées pour répondre à ces questions [Rugg et al., 2004 ; ONUSIDA, 2007]. Figure 1. Questions de santé publique pour une approche du suivi et évaluation du VIH Faisons-nous les choses à suffisamment grande échelle? Le faisons-nous bien? Déterminer l efficacité collective Suivre et évaluer les programmes nationaux PRODUITS EFFETS SUIVI DES EFFETS et des IMPACTS 8. Les efforts collectifs sont-ils mis en œuvre à suffisamment grande échelle pour avoir un impact sur l épidémie (couverture, impact)? Enquêtes et surveillance 7. Les interventions sont-elles efficaces/font-elles une différence? Etudes d évaluation des effets 6. Mettons-nous en œuvre le programme tel que planifié? Suivi des effets ACTIVITÉS 5. Que faisons-nous? Le faisons-nous bien? Suivi et évaluation du processus. Evaluations de la qualité APPORTS 4. Quelles interventions et ressources sont nécessaires? Analyse des besoins, des ressources et des ripostes, et suivi des apports Menons-nous les bonnes activités? Connaître les ripostes potentielles 3. Quelles interventions peuvent donner de bons résultats (efficience et efficacité)? Menons-nous les bonnes activités? Etudes spéciales, recherche sur les activités, recherche formative et synthèse de la recherche 2. Quels sont les facteurs contributifs? Recherche des déterminants Identification du problème 1. Quel est le problème? Analyse de la situation et surveillance 03 Bien que ce document concerne plus particulièrement le système national de suivi et évaluation du VIH, il est important de noter que certaines des données requises ont sans doute déjà été recueillies, systématiquement ou périodiquement, par le biais du système d information sanitaire national et/ou infranational existant et d études/ d enquêtes spéciales. En outre, le registre d état civil peut inclure des données sur les décès liés au VIH, les comptes nationaux de la santé peuvent contenir des informations sur les ressources financières consacrées à la riposte contre le virus et les établissements de recherche sont susceptibles de fournir des données pertinentes provenant des principales études réalisées. Ces sources d informations disponibles doivent être consultées et des liens formels établis pour éviter tout chevauchement d activités de collecte des données.

6 ONUSIDA / MERG Cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Cette section donne une vue d ensemble des 12 composantes d un système national de suivi et évaluation (Figure 2). Le cercle extérieur représente les ressources humaines, les partenariats et la planification à l appui de la collecte et de l utilisation des données. Il inclut les individus, les organisations, les fonctions/actions et la culture institutionnelles qui sont essentiels pour améliorer et maintenir le fonctionnement du système de suivi et évaluation. Le cercle intermédiaire est axé sur les mécanismes par le biais desquels les données sont collectées, vérifiées et transformées en informations utiles. Le centre du diagramme représente l objet central du système de suivi et évaluation : l utilisation des données pour prendre des décisions. Personnes, partenariats et planification 1. Structures institutionnelles ayant des fonctions de suivi et évaluation du VIH 2. Capacités humaines en matière de suivi et évaluation du VIH 3. Partenariats pour planifier, coordonner et gérer le système de suivi et évaluation du VIH 4. Plan national multisectoriel de suivi et évaluation du VIH 5. Plan de travail annuel national chiffré de suivi et évaluation du VIH, 6. Plaidoyer, communication et culture pour le suivi et évaluation du VIH Recueillir, vérifier et analyser les données 7. Suivi des programmes courants de riposte contre le VIH 8. Enquêtes et surveillance 9. Base de données nationales et infranationales sur le VIH 10. Supervision de soutien et vérification des données 11. Evaluation et recherche sur le VIH Utiliser les données pour prendre des décisions 12. Diffusion et utilisation des données Les 12 composantes décrites ci-dessus ne sont pas 12 étapes conçues pour être mises en œuvre de manière consécutive ; plutôt, elles doivent toutes les 12 être présentes et fonctionner de manière acceptable pour que le système national de suivi et évaluation soit performant. Il est possible que les pays aient besoin de se concentrer sur quelques composantes au départ, pour ensuite progressivement élaborer le système à partir de celles-ci. Il n est pas nécessaire que toutes les composantes soient mises en œuvre à tous les niveaux du système. Ce qui est pertinent au niveau national, par exemple, ne l est pas nécessairement au niveau de la prestation des services. Comme indiqué plus haut, il peut aussi y avoir des sources de données déjà existantes sur lesquelles s appuyer, telles que le système d information sanitaire. 04

7 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Figure 2. Cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH 12 composantes 7. Suivi courants 6. Plaidoyer, communication et culture concernant le suivi et évaluation des programmes 1. Structures organisationnelles ayant des fonctions de suivi et évaluation 8. Enquêtes et surveillance 12. Diffusion et utilisation des données 9. Base de données sur le suivi et évaluation 2. Capacités humaines en matière de suivi et évaluation 5. Plan de travail chiffré de suivi et évaluation 11. Evaluation et recherche 10. Supervision et vérification des données 4. Plan de suivi et évaluation 3. Partenariats pour le système de suivi et évaluation 05

8 ONUSIDA / MERG 12 composantes d un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Cette section décrit brièvement chacune des composantes d un système national de suivi et évaluation du VIH. Pour chaque composante, un objectif est proposé, parallèlement à des résultats afférents. Ces résultats sont des éléments constitutifs essentiels qui doivent être réalisés pour parvenir à un système de suivi et évaluation pleinement fonctionnel. 06 Composante 1 : Structures institutionnelles ayant des fonctions de suivi et évaluation du VIH Objectif : Etablir et maintenir un réseau d organisations responsables du suivi et évaluation du VIH aux niveaux national, infranational et de la prestation des services. Résultats Les éléments suivants sont en place : Leadership : Leadership réel pour les principales organisations de suivi et évaluation. Ressources humaines : Description des tâches du personnel chargé du suivi et évaluation, nombre approprié de personnels qualifiés en matière de suivi et évaluation, plan de carrière défini dans le domaine du suivi et évaluation. Culture institutionnelle : Engagement national pour garantir le fonctionnement du système de suivi et évaluation. Rôles et fonctions des organisations : Structure institutionnelle bien définie, y compris une unité nationale de suivi et évaluation du VIH ; des unités ou des interlocuteurs suivi et évaluation dans d autres organisations publiques, privées et de la société civile ; des mandats écrits pour planifier, coordonner et gérer le système de suivi et évaluation ; des rôles et des responsabilités de suivi et évaluation bien définis pour les personnes et les organisations clés à tous les niveaux. Mécanismes institutionnels : Mécanismes courants pour la planification et la gestion des activités de suivi et évaluation, pour la coordination des parties prenantes et l établissement d un consensus, et pour le suivi de la performance du système de suivi et évaluation ; incitations pour améliorer la performance du système de suivi et évaluation. Résultats institutionnels : Les principales organisations atteignent les objectifs de leur plan de travail de suivi et évaluation. Description : Pour que le système national de suivi et évaluation du VIH fonctionne efficacement, différentes organisations doivent œuvrer ensemble à différents niveaux. Dans l idéal, le système doit être coordonné par une entité comme l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida, ou son équivalent. Celle-ci doit avoir une unité spéciale suivi et évaluation mandatée pour coordonner les activités de suivi et évaluation, et réclamer des informations à tous les partenaires concernés ; elle doit aussi disposer d une indépendance suffisante pour rendre compte ouvertement sur les données de suivi et évaluation. Des personnels supplémentaires sont nécessaires au niveau national, y compris des interlocuteurs suivi et évaluation du VIH au sein du Ministère de la Santé et d autres ministères d exécution ainsi qu au niveau des administrations publiques infranationales et dans des organisations ou des établissements fournissant des services en rapport avec le VIH. Des efforts réfléchis doivent être consentis pour intégrer la question du VIH dans des structures déjà existantes de planification et de coordination des programmes de santé et de développement au niveau infranational. En plus des ressources humaines, il existe aussi un besoin de ressources financières ainsi que d infrastructures de base, de matériels et de fournitures.

9 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Composante 2 : Capacités humaines en matière de suivi et évaluation du VIH Objectif : Garantir un nombre suffisant de ressources humaines qualifiées à tous les niveaux du système de suivi et évaluation afin de finaliser toutes les tâches définies du plan de travail annuel chiffré de suivi et évaluation du VIH. Résultats Les éléments suivants sont en place : Ensemble défini de compétences pour les personnes et les organisations aux niveaux national, infranational et de la prestation des services. Plan pour le développement des personnels, y compris des plans de carrière pour le personnel chargé du suivi et évaluation. Plan chiffré pour le renforcement des capacités humaines. Programme standard pour le renforcement des capacités organisationnelles et techniques. Capacités de formation locales et/ou régionales, y compris liens vers des établissements de formation. Supervision, formation en cours d emploi et mentorat. Description : Non seulement il est nécessaire d avoir des effectifs suffisants qui consacrent leur temps au suivi et évaluation, mais il est essentiel que ces effectifs aient les compétences requises pour ce travail. Le renforcement des capacités humaines doit cibler tous les niveaux, avoir des objectifs de performance mesurables, inclure un plan de renforcement des capacités assorti de produits clairement définis et inclure des moyens pour suivre les progrès dans le temps. Le renforcement des capacités humaines de suivi et évaluation nécessite un large éventail d activités, y compris des études en bonne et due forme, une formation en cours d emploi, un mentorat, un enseignement individualisé et des stages. Le renforcement des capacités doit être centré non seulement sur les aspects techniques du suivi et évaluation, mais porter également sur les compétences en matière de leadership, de gestion financière, d organisation, de supervision, de plaidoyer et de communication. 07 Composante 3 : Partenariats pour planifier, coordonner et gérer le système de suivi et évaluation du VIH Objectif : Etablir et maintenir des partenariats entre des parties prenantes nationales et internationales qui participent à la planification et à la gestion du système national de suivi et évaluation du VIH. Résultats Les éléments suivants sont en place : Groupe de travail technique national de suivi et évaluation. Mécanisme pour coordonner toutes les parties prenantes. Leadership et capacités au niveau local pour la coordination des parties prenantes. Circuits de communication courants pour faciliter les échanges d informations entre parties prenantes. Description : Il est important que toutes les parties prenantes participant aux activités de suivi et évaluation travaillent ensemble. Plusieurs pays ont réussi à établir et à maintenir des partenariats de suivi et évaluation par l intermédiaire d un groupe de travail technique de suivi et évaluation national qui se réunit régulièrement et

10 ONUSIDA / MERG intègre toutes les parties prenantes concernées, y compris toutes les organisations responsables des activités de suivi et évaluation mentionnées dans le plan de travail national chiffré de suivi et évaluation du VIH. D autres exemples de partenariat de suivi et évaluation incluent la réalisation d une planification commune avec les parties prenantes clés et la réalisation d activités communes de suivi et évaluation avec les représentants de différentes organisations [voir aussi Baingana Kasheeka et al., 2006]. En outre, les partenariats entre l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida et les partenaires du secteur de la santé participant au suivi et à l évaluation du VIH sont nécessaires, parallèlement aux partenariats entre l autorité de coordination et d autres ministères du secteur public et les organisations fédératrices nationales. Pour éviter le chevauchement des activités, il convient d établir des mécanismes de communication avec les organismes qui fournissent un appui technique régulier en matière de suivi et évaluation, tant au niveau national qu international. 08 Composante 4 : Plan multisectoriel national de suivi et évaluation du VIH Objectif : Elaborer et actualiser régulièrement un plan de suivi et évaluation national incluant les besoins recensés en données, des indicateurs normalisés nationaux, des procédures et des outils de collecte des données, et les rôles et responsabilités concernant la mise en œuvre d un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH. Résultats Les éléments suivants sont en place : Participation multisectorielle large à l élaboration du plan national de suivi et évaluation. Le plan national de suivi et évaluation du VIH est expressément relié au plan stratégique national. Le plan national de suivi et évaluation du VIH décrit la mise en œuvre de l ensemble des 12 composantes d un système national de suivi et évaluation du VIH. Le plan national de suivi et évaluation du VIH respecte les normes techniques nationales et internationales en matière de suivi et évaluation du VIH. Une évaluation du système national de suivi et évaluation a été réalisée et les recommandations pour renforcer le système ont été prises en compte dans un plan de suivi et évaluation national révisé. Description : La mission de suivi et évaluation doit être clairement définie dans la politique nationale de lutte contre le VIH et les autres documents d orientation concernés. De nombreuses parties prenantes diverses doivent participer à l élaboration et à l actualisation régulière du plan national de suivi et évaluation, y compris des représentants des autorités infranationales et de la société civile. Les objectifs du plan national de suivi et évaluation doivent être clairement reliés au plan stratégique national de lutte contre le VIH afin de garantir que des données pertinentes sont collectées pour évaluer les progrès de la riposte nationale. Dans la mesure où le plan national de suivi et évaluation est le point de départ de la mise en œuvre d un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH, il doit décrire comment la totalité des 12 composantes de ce système seront mises en œuvre au fil du temps. Le plan national de suivi et évaluation doit décrire une stratégie de mise en œuvre étalée sur une période de 3 à 5 ans, indiquer des estimations de besoins en ressources et donner

11 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH les grandes lignes d une stratégie de mobilisation des ressources. Le plan national de suivi et évaluation, et en particulier les indicateurs nationaux, doivent respecter les normes techniques mondiales et nationales formelles et les meilleures pratiques convenues. Le plan de suivi et évaluation doit aussi respecter les lois nationales ; par exemple, la Loi sur les statistiques nationales peut stipuler que le Bureau national des statistiques est responsable de toute la collecte des données dans le pays, ce qui doit être visible au niveau du flux de données au sein du système de suivi et évaluation. En plus du plan de suivi et évaluation national multisectoriel, différents secteurs, partenaires de développement et entités infranationales participant à la riposte au VIH sont susceptibles d élaborer leurs propres plans de suivi et évaluation qui décrivent comment chacun collectera et communiquera ses données sur le VIH afin d apporter sa contribution à un système national de suivi et évaluation du VIH. Le plan national de suivi et évaluation doit être examiné et actualisé régulièrement afin de réaliser des ajustements au niveau des besoins de collecte de données ajustements associés aux révisions du Plan stratégique national, et de renforcer la performance du système de suivi et évaluation en fonction des évaluations périodiques des activités de suivi et évaluation. 09 Composante 5 : Plan de travail national annuel chiffré de suivi et évaluation du VIH Objectif : Elaborer un plan de travail de suivi et évaluation annuel, national et chiffré, incluant les activités particulières de suivi et évaluation du VIH de toutes les parties prenantes concernées (évaluées en termes de coût) et les sources de financement recensées. Utiliser ce plan pour coordonner et évaluer les progrès dans la mise en œuvre du suivi et évaluation tout au long de l année. Résultats : Le plan de travail de suivi et évaluation définit les activités, les personnes responsables de la mise en œuvre, le calendrier, le coûts des activités et les financements recensés. Le plan de travail de suivi et évaluation est explicitement relié aux plans de travail et aux budgets gouvernementaux du cadre de dépenses à moyen terme de l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida. Des ressources (humaines, physiques, financières) sont engagées pour mettre en œuvre le plan de travail de suivi et évaluation. Toutes les parties prenantes concernées ont avalisé le plan de travail de suivi et évaluation national. Le plan de travail de suivi et évaluation est actualisé tous les ans en fonction du suivi des performances. Description : Pour que le plan national de suivi et évaluation du VIH devienne opérationnel, un plan de travail national, annuel, chiffré, doit être élaboré ; ce dernier décrit les activités prioritaires de suivi et évaluation pour l année ainsi que les responsabilités précises quant à la mise en œuvre, les coûts pour chaque activité, les financements recensés et un calendrier clair pour la fourniture des produits. Ce plan de travail permet à l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida et au GTT de suivi et évaluation national de garantir que les ressources financières et humaines sont mobilisées et permet de suivre les progrès en direction de la mise en œuvre d un système national de suivi et évaluation du VIH.

12 ONUSIDA / MERG Le plan de travail de suivi et évaluation national chiffré doit refléter ce qui est convenu quant à qui mettra en œuvre et financera chaque activité. Ce plan de travail n est pas le plan de travail de l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida pour le suivi et évaluation ; c est plutôt un plan de travail commun qui intègre les activités de suivi et évaluation du VIH de toutes les parties prenantes concernées. Il permet à tous les intéressés de planifier et de travailler ensemble en toute harmonie ; c est la raison pour laquelle il doit être élaboré avec l aide et l approbation de toutes les parties prenantes clés. Les plans de travail de suivi et évaluation peuvent aussi être élaborés aux niveaux infranational et de la prestation des services pour guider la mise en œuvre des activités de suivi et évaluation liées au système national de suivi et évaluation du VIH. Le cycle annuel de planification du travail de suivi et évaluation doit être étroitement lié au cycle global de budgétisation de la lutte contre le VIH pour garantir l obtention de financements pour la mise en œuvre du plan. 10 Composante 6 : Plaidoyer, communication et culture en matière de suivi et évaluation du VIH Objectif : Garantir une bonne connaissance et un engagement en matière de suivi et évaluation du VIH et du système de suivi et évaluation du VIH parmi les décideurs politiques, les administrateurs de programmes, les personnels des programmes et d autres parties prenantes. Résultats : La stratégie de communication nationale sur le VIH inclut un plan spécifique de communication et de plaidoyer sur le suivi et évaluation du VIH. Le suivi et évaluation est explicitement mentionné dans les politiques nationales de lutte contre le VIH et le Plan stratégique national. Des défenseurs du suivi et évaluation sont identifiés parmi les responsables de haut niveau et approuvent de manière dynamique les actions de suivi et évaluation. Les activités de plaidoyer en faveur du suivi et évaluation sont mises en œuvre conformément au plan de plaidoyer concernant le suivi et évaluation du VIH. Des matériels de suivi et évaluation sont disponibles pour cibler différents publics et soutenir le partage et l utilisation des données. Description : Il est important de démystifier le suivi et évaluation, de créer une culture propice à celui-ci et de minimiser toute connotation négative le concernant. Une stratégie de communication et de plaidoyer sur le suivi et évaluation peut aider à atteindre ces objectifs. La stratégie doit être multidimensionnelle, dotée de messages personnalisés pour différents publics, y compris le grand public. L un des messages importants qui aidera à rallier le soutien du public est que le système national de suivi et évaluation n est pas uniquement destiné aux autorités gouvernementales ; il est utile pour toutes les parties prenantes participant à la riposte contre le VIH. Le suivi et évaluation favorise la transparence mais nécessite aussi un environnement transparent pour fonctionner efficacement. Obtenir un soutien politique pour garantir la transparence et la responsabilisation associées à la lutte contre le VIH est une composante importante de la stratégie de communication et de plaidoyer. L une des manières d obtenir un appui politique est d identifier un défenseur du suivi et évaluation, un responsable de haut niveau qui peut promouvoir le suivi et évaluation

13 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH parmi ses pairs, pour aider à propager l idée qu il est important d investir dans des données de qualité pour formuler les politiques et décider des programmes. La stratégie de communication et de plaidoyer sur le suivi et évaluation du VIH doit faire partie de la stratégie nationale de communication sur le VIH du pays pour garantir que le suivi et évaluation est intégré dans toutes les fonctions de l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida. 11 Composante 7 : Suivi régulier des programmes VIH Objectif : Produire en temps opportun des données de suivi des programmes de haute qualité. Résultats Les éléments suivants sont en place : La stratégie de collecte des données est expressément associée à l utilisation des données. Mécanismes de collecte, de transfert et de communication des données clairement définis, incluant une collaboration et une coordination parmi les différentes parties prenantes. Outils et équipements essentiels pour la gestion des données (à savoir, collecte, transfert, stockage, analyse). Procédures courantes pour le transfert des données du niveau infranational au niveau national. Base de données nationale sur le VIH bien définie et gérée pour enregistrer, vérifier, analyser et présenter des données sur le suivi des programmes provenant de tous les niveaux et secteurs, incluant des données sur la prévention, le traitement, les soins et le soutien, ainsi que les financements. Description : L autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida et les autorités infranationales ont besoin d un système régulier pour suivre la demande et l offre de services en rapport avec le VIH. Des données normalisées provenant de tous les prestataires, y compris les prestataires de services VIH en établissement de santé et dans la communauté, doivent être collectées systématiquement. Pour orienter les prises de décision à tous les niveaux, les besoins de données des différentes parties prenantes doivent être déterminés et des données courantes mises à leur disposition en temps utile. Les données normalisées portent sur les apports (les ressources, telles que le personnel, les fonds, les matériels, les installations, les fournitures), les activités (les interventions et les services, tels que la formation, le traitement antirétroviral) et les produits (les résultats immédiats, tels que le nombre de personnels formés, le nombre de clients soignés). Données courantes sur les services de soins du VIH dispensés dans des établissements de santé : s il existe un système d information sanitaire performant qui collecte couramment des données sur les services de soins du VIH dans les établissements de santé et autres centres, il n est pas nécessaire de mettre en place un autre système de gestion des données. L unité nationale de suivi et évaluation doit s assurer que les données provenant des établissements sont enregistrées dans le système national de suivi et évaluation en temps voulu afin qu elles puissent être incluses dans les rapports courants et autres documents d information. Données courantes sur les services de soins du VIH dispensés au niveau communautaire : il est difficile d établir une collecte et des rapports sur les données courantes provenant des services de soins du VIH à assise communautaire. Toutefois, ces activités fournissent

14 ONUSIDA / MERG des informations essentielles dont l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida et les autorités publiques infranationales ont besoin pour coordonner la prestation de services en rapport avec le VIH et pour suivre de manière complète la riposte contre le virus. Des données doivent être obtenues auprès de toutes les organisations qui dispensent des services VIH dans la communauté celles qui sont directement financées par les autorités publiques et celles qui le sont par l intermédiaire d autres sources (p. ex., par des partenaires de développement). Il se peut que des bases de données sectorielles existent déjà qui intègrent des données concernant les programmes de lutte contre le VIH (p. ex., des informations des services sociaux sur les orphelins et les enfants vulnérables). Il est important de recenser toutes les sources de données existantes et d établir des liens appropriés entre elles. 12 Composante 8 : Enquêtes et surveillance Objectif : Publier en temps opportun des données de haute qualité provenant des enquêtes et de la surveillance. Résultats Les éléments suivants sont en place : Des protocoles basés sur des normes internationales pour toutes les enquêtes et la surveillance. Un calendrier précis pour la collecte des données répondant aux besoins des parties prenantes, y compris le recensement des ressources pour la mise en œuvre. Un inventaire des enquêtes réalisées sur le VIH. Un système de surveillance biologique performant. Un système de surveillance des comportements performant, y compris de surveillance des pratiques culturelles. Description : Les enquêtes et la surveillance biologique et comportementale sont essentielles pour déterminer les moteurs et la propagation de l épidémie de VIH dans chaque pays. La surveillance du VIH et les enquêtes peuvent être ciblées sur l ensemble de la population, les groupes de population les plus exposés au risque d infection ou les deux. Certains pays peuvent vouloir mener certaines des enquêtes suivantes : une enquête pour mettre en évidence les connaissances et les attitudes de l ensemble de la population ; une enquête en milieu scolaire portant sur l éducation en matière de VIH et les connaissances des élèves ; une enquête sur le lieu de travail sur les politiques et les services relatifs au VIH ; une enquête sur la qualité des services VIH dispensés dans les établissements de santé ; une enquête sur la disponibilité des préservatifs ou d autres biens de prévention du VIH ; une enquête sur l atténuation de l impact du sida. Le besoin d enquêtes, l orientation particulière et le contenu de chaque enquête doivent être considérés dans le contexte épidémique propre à chaque pays. Les protocoles et les outils de collecte des données doivent être basés sur des normes internationales pour les enquêtes, telles que l enquête démographique et sanitaire, l enquête sur les indicateurs du sida et l enquête en grappes à indicateurs multiples. Il est important de respecter les normes pour obtenir des données de haute qualité et pour garantir la comparabilité dans le temps dans un pays donné (ainsi qu entre différents pays) des résultats d enquêtes successives. Lorsque nécessaire, les protocoles de surveillance et d enquête doivent inclure une collecte de données pour aider à la constitution des indicateurs nationaux normalisés définis dans le plan de suivi et évaluation national. On peut ainsi éviter d engager de nouvelles activités de collecte de données et des coûts supplémentaires.

15 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH 13 Composante 9 : Bases de données nationales et infranationales sur le VIH Objectif : Elaborer et maintenir des bases de données nationales et infranationales sur le VIH qui permettent aux parties prenantes d avoir accès à des données pertinentes pour formuler les politiques, et gérer et améliorer les programmes. Résultats Les éléments suivants sont en place : Base(s) de données conçue(s) pour répondre aux besoins en matière de prise de décision et d établissement de rapports des différentes parties prenantes. Liens entre différentes bases de données pertinentes pour garantir la cohérence des données et éviter les doubles emplois. Base de données nationale sur le VIH bien définie et gérée pour enregistrer, vérifier, analyser et présenter des données sur le suivi des programmes provenant de tous les niveaux et secteurs. Description : Un système d information se compose d une infrastructure (matériel informatique), d une base de données (logiciel informatique) et de personnes sachant les utiliser pour enregistrer, vérifier, transférer, analyser et partager les données. Il est nécessaire d établir des rôles et des responsabilités clairs aux niveaux national, infranational et de la prestation des services pour garantir un flux de données approprié et en temps opportun entre les différents niveaux. Une base de données nationale sur le VIH n est pas une condition préalable à la mise en place d un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH. Toutefois, un système de gestion électronique des données permet d enregistrer les informations de manière à faciliter leur vérification, leur partage et leur utilisation. Lorsqu il existe déjà des bases de données, comme un système d information sanitaire fonctionnant bien, il est important de s appuyer sur celles-ci plutôt que d établir un système parallèle. Dans le cas où il n existe pas de base de données, on peut envisager d utiliser pour commencer plusieurs logiciels prêts à l emploi. Les pays qui n en sont pas au stade de l élaboration d une base de données nationale électronique doivent disposer d un mécanisme pour archiver systématiquement les données et les rapports afin de permettre un accès et une utilisation faciles des données. Une base de données nationale sur le VIH peut inclure les types de données récentes et rétrospectives suivants : Des informations actualisées d enregistrement ou la liste des organisations participant à des programmes de lutte contre le VIH, et au suivi et évaluation. Des données sur tous les indicateurs du VIH normalisés nationaux stipulés dans le plan de suivi et évaluation national. Des données provenant de différentes sources de données liées au VIH, notamment : Des données provenant des enquêtes et de la surveillance. Des données sur les programmes courants dispensés dans les établissements de santé. Des données sur les programmes courants à assise communautaire. Des données sur les ressources disponibles. Des informations sur les missions de supervision. Un inventaire de la recherche sur le VIH et des chercheurs.

16 ONUSIDA / MERG Des informations sur les activités de renforcement des capacités dans le domaine du VIH. Des informations sur les activités de plaidoyer et de communication sur le suivi et évaluation du VIH. Un inventaire des documents de l autorité nationale de coordination de la lutte contre le sida, incluant tous les produits d information liés au VIH. Dans l idéal, le système d information doit avoir une interface Internet permettant au grand public d accéder aux données. En plus de la base de données nationale sur le VIH, différentes parties prenantes peuvent disposer de leurs propres bases de données. Les données utiles de ces bases doivent être reliées à la base de données sur le VIH nationale et/ou transférées ; les formats standard d échange existants doivent être utilisés pour faciliter le transfert des données entre les différentes bases de données. 14 Composante 10 : Supervision de soutien et vérification des données Objectif : Suivre périodiquement la qualité des données et s attaquer aux obstacles à la production de données de haute qualité (c est-à-dire de données valables, fiables, complètes et disponibles en temps utile). Résultats Les éléments suivants sont en place : Des directives pour superviser la collecte de données courantes au niveau de la prestation de services liés au VIH dispensés dans la communauté et en établissement. Des visites de supervision courante, incluant des évaluations des données et un retour d informations au personnel local. Des vérifications périodiques de la qualité des données. Des rapports de supervision et de vérification. Description : Une supervision de soutien consiste à surveiller et orienter la performance des autres et à transférer les connaissances, les attitudes et les compétences qui sont essentielles pour des activités efficaces de suivi et évaluation du VIH. Elle donne l occasion de faire le point sur le travail accompli, de réfléchir de manière critique à celui-ci, de fournir un retour d informations au personnel local et, le cas échéant, d apporter des orientations précises en vue de réaliser des améliorations. La vérification des données est le processus par le biais duquel on vérifie la complétude et l exactitude des données globales déclarées concernant les programmes de riposte au VIH. Cette activité suppose habituellement que l on se rende auprès des organisations qui ont communiqué les données afin de vérifier celles-ci au regard des registres des clients ou d autres registres particuliers. Pour prendre de bonnes décisions, il est important d avoir confiance dans la qualité des données. Des vérifications régulières de celle-ci et la fourniture d un retour d informations sont des mécanismes importants pour améliorer ou maintenir la qualité des données. Des directives pour une supervision de soutien sont utiles afin de communiquer des attentes ou de normaliser les procédures. Une supervision de soutien doit être réalisée auprès d un échantillon d organisations dispensant des services liés au VIH (c est-à-dire, pas tous les prestataires) et peut aussi servir comme mécanisme pour renforcer les capacités locales de suivi et évaluation. La vérification des données nécessite que des protocoles soient en place pour les indicateurs ainsi que pour

17 Cadre structurel pour un Système National fonctionnel de suivi et évaluation du VIH la vérification de la qualité des données. Combiner une supervision de soutien du suivi et évaluation à une supervision de la mise en œuvre d un programme et/ou financière peut présenter un bon rapport coût-efficacité. Composante 11 : Evaluation et recherche concernant le VIH Objectif : Recenser les principales questions concernant l évaluation et la recherche, coordonner les études pour répondre aux besoins recensés et améliorer l exploitation des conclusions de l évaluation et de la recherche. Résultats Les éléments suivants sont en place : Un inventaire des études d évaluation et de recherche sur le VIH propres au pays achevées et en cours. Un inventaire des capacités locales d évaluation et de recherche concernant le VIH, incluant les principaux établissements de recherche et l axe de leurs travaux. Un ordre du jour national en matière d évaluation et de recherche concernant le VIH. Des normes et des procédures d approbation respectueuses de l éthique. Des orientations concernant les normes d évaluation et de recherche, et les méthodes appropriées. Une conférence ou une tribune nationale pour la diffusion et discussion des conclusions de l évaluation et de la recherche sur le VIH. Des preuves de l exploitation des conclusions de l évaluation et de la recherche (p. ex., mentions dans des documents de planification). Description : L évaluation et la recherche sont des composantes essentielles mais souvent négligées d un système complet de suivi et évaluation du VIH. Une utilisation appropriée des données de l évaluation/de la recherche garantit que la planification de la riposte contre le VIH est basée sur les meilleurs éléments concrets disponibles et fournit des orientations pour une amélioration permanente des programmes. Etablir un processus national pour recenser les lacunes des activités d évaluation/de recherche qui pourraient être importantes pour le plan stratégique national et pour coordonner les partenaires permet de faire en sorte que les études d évaluation/de recherche sont adaptées aux besoins du pays et fournissent des résultats applicables, que les efforts d évaluation/de recherche sont coordonnés pour éviter le chevauchement des activités et que les résultats des études sont partagés et disponibles pour servir aux prises de décision. En premier lieu, il est important de faire le point sur ce qui se passe déjà dans les établissements de recherche nationaux et d autres entités concernées, et d inviter ces parties prenantes importantes à participer au processus national. 15 Un processus national peut être axé sur : Des structures de gouvernance pour l évaluation et la recherche, y compris les obligations d enregistrement des études et la diffusion au niveau local de leurs conclusions. Des procédures et des normes d approbation respectueuses de l éthique. Un programme dont les priorités de recherche biomédicale, en sciences sociales et sur les activités des programmes sont définies. Des mécanismes pour utiliser les conclusions de l évaluation et de la recherche dans les processus de prise de décision concernant la planification, l élaboration des politiques et les programmes.

18 ONUSIDA / MERG Composante 12 : Diffusion et utilisation des données Objectif : Diffuser et utiliser les données du système de suivi et évaluation pour orienter la formulation des politiques, la planification et l amélioration des programmes. Résultats Les éléments suivants sont en place : Le plan stratégique national et le plan de suivi et évaluation national incluent un plan d exploitation des données. Analyse des besoins de données et des utilisateurs de données. Calendrier d utilisation des données pour orienter le calendrier des principales activités de collecte des données et des obligations de compte rendu. Calendrier pour l établissement de rapports au niveau national. Format normalisé pour l établissement des rapports et la présentation des données. Produits d information adaptés aux différents publics et calendrier de diffusion. Preuves de l utilisation des données (p. ex., données mentionnées dans des propositions de financement ou des documents de planification). Description : La raison la plus importante justifiant les activités de suivi et évaluation est qu elles fournissent les données nécessaires pour orienter la formulation des politiques et les activités des programmes. Un plan détaillé d exploitation des données doit être inclus dans le plan de suivi et évaluation national ; ce plan doit relier les besoins de données et les efforts de collecte des données à des produits d information spécifiques pour des publics différents ainsi qu à un calendrier de diffusion. Il doit aussi inclure des activités pour inciter à utiliser les données, comme des ateliers pour discuter des implications des données de suivi et évaluation pour la planification et l amélioration des programmes. Un système de suivi et évaluation fonctionnel compile et présente les données d une manière qui facilite leur utilisation à tous les niveaux, y compris à celui du grand public et des bénéficiaires des services VIH. Parmi les preuves de l utilisation des données, citons : Le plan stratégique national fait explicitement référence aux données les plus récentes sur les moteurs de l épidémie de VIH Les rapports sur le VIH incluent des références précises aux données de suivi et évaluation disponibles Les personnes chargées de la mise en œuvre des services VIH se réfèrent aux données de suivi et évaluation dans leurs programmes de lutte. Il existe un éventail de stratégies pour promouvoir la diffusion et l utilisation des données, notamment garantir la propriété des données, assurer la diffusion en temps utile de données de bonne qualité, déterminer des produits d information appropriés destinés à différents utilisateurs, allouer des ressources suffisantes pour la diffusion des données et fournir une assistance pour l exploitation des données. 16

19 Cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH Conclusion Le cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH décrit les principales composantes du système et quelques critères permettant d évaluer les progrès. Ce cadre est destiné à servir de feuille de route pour orienter la construction du système au fil du temps. Il est important de s appuyer sur ce qui existe déjà et de résoudre en premier lieu les problèmes relatifs aux capacités en ressources humaines et aux partenariats nécessaires pour soutenir une collecte de données de bonne qualité. Il est surtout essentiel de ne pas perdre de vue l objectif ultime du suivi et évaluation, à savoir utiliser les données pour répondre à des questions fondamentales telles que : Menons-nous les bonnes activités? Le faisons-nous bien? Faisons-nous les choses à suffisamment grande échelle pour obtenir des résultats tangibles? Ce serait gâcher des ressources précieuses que de collecter des données qui ne servent pas à la prise de décision. De ce fait, l exploitation des données doit être un élément central de tout système de suivi et évaluation. Documents de référence Baingana Kasheeka E, Bicego G, Görgens-Albino M, Kemerer V, Nzima M (2006). Strengthening Partnerships in HIV Monitoring and Evaluation. Washington DC: Banque mondiale. Rugg D, Carael M, Boerma T, Novak J (2004). Global Advances in Monitoring and Evaluation of HIV/AIDS: From AIDS Case Reporting to Program Improvement. New Directions for Evaluation, 103 : pages 33 à 48. ONUSIDA (2004). Les Trois principes directeurs Coordination des ripostes nationales au VIH/sida Principes directeurs à l intention des autorités nationales et de leurs partenaires. Genève : ONUSIDA. ONUSIDA (2006). Chapitre 3 : Progrès réalisés par les pays. Dans le Rapport sur l épidémie mondiale de sida. Genève : ONUSIDA, pages 52 à 78. ONUSIDA (2007). Procédé de suivi et d évaluation des programmes de prévention du VIH destinés aux groupes de population. Genève : ONUSIDA. 17

20 L objet du présent document est de présenter un cadre structurel pour un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH. Ce cadre fournit : 1) une description des principales composantes d un système national fonctionnel de suivi et évaluation du VIH, et 2) quelques critères pour évaluer les progrès de la mise en place d un tel système. Ce document porte sur les composantes du système qui doivent être en place et en état de marche acceptable pour que le système national de suivi et évaluation fonctionne efficacement. Toutefois, il n est pas nécessaire que toutes les composantes soient mises en œuvre à tous les niveaux du système. Le présent document ne fournit pas d orientations détaillées sur la manière de faire fonctionner le système. ONUSIDA 20 AVENUE APPIA CH-1211 GENEVE 27 SUISSE Tèl : (+41) Fax : (+41) courriel :

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