Plate-forme d archivage électronique des documents dans le département des Landes

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1 Plate-forme d archivage électronique des documents dans le département des Landes Initiative analysée (monographie) dans le cadre du projet IRIS; Rédigée par Philippe OURLIAC publié le 17 février 2010 Description du projet : Le projet consiste à mettre en place une plate-forme d archivage électronique départementale à valeur probante afin de proposer aux collectivités locales landaises un service centralisé de gestion électronique et d archivage intermédiaire des documents, offrant ainsi les conditions de réalisation d un archivage légal définitif aux Archives départementales. Type d initiative : Mise en place d une plate-forme de gestion électronique et d archivage des documents. Territoire de projet : Département des Landes (40) Porteur(s) du projet : Agence landaise pour l informatique (ALPI) Date de lancement : 1er mars 2009 Avancement (à la date de recueil) : En cours Date de recueil de l information : 11/2009 Cible : institutions publiques landaises (adhérentes de l ALPI) Thèmes, domaines d action : Administration et services publics Niveau de territoire de projet : Départemental Mots-clés "transversaux" : dématérialisation, interopérabilité, schéma numérique territorial Départements : Landes (40) Régions : Aquitaine Date de lancement du projet : Contexte et objectifs du projet 1.1 Contexte et origine du projet La mise en œuvre de l administration électronique s accompagne d une augmentation de la production de documents numériques et pose la question de leur conservation à long terme. Avec l essor de la dématérialisation et la substitution des documents électroniques aux originaux papiers, l enjeu de leur archivage se révèle. Du fait de la dématérialisation de certains documents et services administratifs (bulletins de paie, marchés publics, contrôle de légalité, titres et mandats, réponses aux administrés par courrier électronique, etc.) amorcée depuis quelques années dans le département des Landes, les collectivités landaises produisent de plus en plus de documents électroniques. Et la réglementation en vigueur oblige les collectivités à archiver conformément à la législation les documents qu elles produisent : selon les articles L et L du Code du Patrimoine, les collectivités territoriales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et en assurent eux-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les collectivités ne peuvent donc en aucun cas confier l archivage de documents à valeur probante à des prestataires externes. De plus, les communes de moins de habitants sont tenues de déposer obligatoirement aux Archives départementales leurs documents de

2 l état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux qui ne sont plus en service depuis au moins 30 ans, ainsi que tous les autres documents de plus de 100 ans (Code du Patrimoine, article L ) sauf dérogation préfectorale. Les communes de plus de habitants qui le souhaitent, peuvent également déposer leurs archives après délibération de leur conseil municipal. Dans l attente du transfert des documents aux archives départementales, les communes et autres collectivités sont donc en charge d archiver leurs documents conformément à la loi. Toutefois, dans l état actuel de la réglementation, l archivage électronique légal concerne uniquement les «documents nativement électroniques». Pour ce qui est des documents électroniques issus de la numérisation d un original papier, la législation est sans ambiguïté : à ce jour, seule la version papier originale constitue une preuve. Aussi, pour ce qui concerne les documents électroniques, l Agence landaise pour l informatique (ALPI) se propose d offrir aux collectivités landaises un service centralisé et intermédiaire d archivage électronique sous la forme d une plate-forme sécurisée à valeur probante, en vue de l archivage légal définitif aux Archives départementales. Créée en 1985 à l initiative du Conseil général des Landes et constituée en syndicat mixte depuis 2003, l ALPI a pour mission de promouvoir, de développer et de mutualiser les outils informatiques et Internet dans le département des Landes. Son objectif est d assurer, dans un but d intérêt général, la mise en commun de moyens humains, techniques et financiers, sur la base d une mutualisation des techniques de gestion, d information et de communication au profit de ses adhérents (près de 500 adhérents à ce jour). 1.2 Objectifs et enjeux L archivage électronique recouvre la collecte, la conservation des données sur un support informatique ainsi que la restitution de ces données. Certaines obligations doivent être respectées : pérennité de la conservation, intégrité du document, spécifications techniques, politique d archivage, identification de l auteur, etc. Selon toute hypothèse, les délais de conservation qui s appliquent aux documents et dossiers sur support papier s appliquent également aux documents électroniques. Le projet de plate-forme d archivage électronique vise donc à offrir aux collectivités landaises les moyens d une conservation légale des documents qu elles produisent, respectant toutes les contraintes imposées par la législation. 2- Description et organisation du projet 2.1 Les acteurs du projet L archivage électronique ne constitue pas une simple adaptation des procédures traditionnelles d archivage : la mise en place de ce projet de plate-forme d archivage électronique nécessite une pluridisciplinarité à la fois technique, organisationnelle, légale et réglementaire. Divers acteurs des domaines des collectivités et de l archivage participent à ce projet. En premier lieu, l ALPI est le chef de file du projet. Participent également : le Centre de gestion du département (CDG) des Landes les Archives départementales des Landes Par la réalisation de cette plate-forme, l ALPI et le CDG se positionnent comme étant le «Tiers archiveur» : chargé d assurer et de garantir la sécurisation des processus d archivage ainsi que l intégrité et la conservation pérenne des documents. 2.2 Les services proposés La plate-forme d archivage électronique pourra accueillir, traiter, conserver et communiquer les archives (nativement ou non) numériques produites par les collectivités landaises adhérentes de l ALPI, avant leur transfert obligatoire au service des Archives départementales des Landes. Certaines tâches seront automatisées grâce à une solution de Gestion électronique des documents (GED) qui complètera la

3 plate-forme en amont et permettra notamment de classer les documents avant leur transfert vers la plate-forme. Cette plate-forme - mise en place à la Maison des Communes des Landes (Mont-de-Marsan) - sera constituée en une infrastructure matérielle et logicielle comportant des fonctionnalités prévues pour le transfert, la réception, le stockage ou encore l élimination des données. En résumé, la plate-forme permettra : une centralisation des documents électroniques à conserver à court ou à moyen terme ; une gestion des cycles de vie, de la sécurité (horodatage ; gestion des droits d accès ; suivi des logs et connexions : productions, envois, consultations ; administration à plusieurs niveaux) et des signatures électroniques dans une perspective d archivage légal ; une traçabilité des documents archivés ; une recherche des documents (par mots-clés ou plein texte) ; une transformation des documents dans un format recommandé pour l archivage (PDF/A-1, JPEG, XML, etc.) ; une réversibilité des documents archivés. 2.3 Les publics bénéficiaires La plate-forme sera mise à la disposition des adhérents de l ALPI, soit près de 500 structures dont : 298 communes 25 communautés de communes dont 2 communautés d agglomération 140 établissements publics locaux et départementaux le Conseil général des Landes la CCI des Landes, la Chambre des Métiers et de l Artisanat, l Office public HLM, le Centre de gestion des Landes, le Centre hospitalier de Dax, l ADACL (Agence départementale d aide aux collectivités locales), le SDIS (Service départemental d incendie et de secours), le SYDEC (Syndicat départemental d équipement des communes des Landes) ou encore le Conservatoire des Landes. 2.4 La dimension financière Le coût du projet s élève à près de Le projet est financé par les fonds FEDER (Fonds européen de développement régional) à hauteur de 40%, par le Conseil général des Landes (22%), par l ALPI (20%), et enfin par le Conseil régional d Aquitaine (18%). 3- La mise en œuvre du projet 3.1 Les étapes de mise en œuvre La mise en œuvre de la plate-forme d archivage électronique se découpe en trois volets distincts : le volet infrastructure le volet application le volet formation 3.2 Les méthodes Le volet infrastructure : Le stockage fait partie des exigences de l archivage électronique légal car les supports de stockage sont amenés à évoluer en fonction des avancements techniques et technologiques. L infrastructure doit donc garantir plusieurs nécessités : une capacité de stockage importante ;

4 la pérennité des documents archivés ; la sécurité ; la redondance matérielle et applicative en cas de problème. Pour répondre aux exigences techniques, l infrastructure sera organisée comme suit : un site principal, localisé dans la salle blanche de la Maison des Communes de Mont-de-Marsan ; un site secondaire (de secours), localisé dans la salle blanche du Conseil général des Landes. Le volet application : Le volet applicatif sera composé de deux grands points : la Gestion électronique de documents (GED) la plate-forme d archivage Pour des raisons d ouverture, d échanges, de moindre dépendance, de pérennité ou encore d évolution., le logiciel utilisé sera élaboré à partir d applications libres. De ce fait, les codes seront libres et téléchargeables ainsi que les documents d installation du logiciel. Le logiciel et son didacticiel seront accessibles au téléchargement sur une plate-forme nationale ou régionale afin que l expérimentation des Landes soit reproductible dans d autres départements. Le volet animation / sensibilisation / formation : Dans un premier temps, des sessions de sensibilisation en séances plénières seront organisées par l ALPI en partenariat avec le service archives du Centre de gestion et les Archives départementales. Ces séances auront pour but de présenter la plate-forme en rappelant la nécessité de l archivage et plus particulièrement de l archivage électronique. On estime le besoin comme suit : deux jours de formation par canton pour sensibiliser les collectivités à l archivage, et les informer de la démarche poursuivie ainsi que des objectifs de la plate-forme d archivage ; deux jours de formation par canton pour une maîtrise des logiciels de GED et d archivage électronique. 3.3 Les moyens techniques Concernant l infrastructure, le site principal et le site secondaire, distants de 500 mètres, seront reliés par une liaison sécurisée en fibre optique (point à point). L accès au site principal par le service versant se fera également par l intermédiaire d une liaison fibre optique. En cas de panne de cette ligne, l accès sera assuré par une ligne de secours. Enfin, le site principal hébergera les serveurs frontaux web, applicatifs et stockages. 3.4 Les moyens humains Le projet est principalement porté par l équipe de l ALPI : 5 agents à plein temps sont dédiés au projet. 3.5 La communication sur le projet Le projet est en cours de réalisation donc aucune campagne communicationnelle n a été mise en place pour l heure. Cependant, il est prévu qu au terme du développement de la plate-forme, tout le travail réalisé soit présenté dans chacun des autres départements (Conseils généraux, Centres de gestion, Archives départementales, Préfectures) de la région Aquitaine lors d une journée dédiée à ce projet. Le directeur de l ALPI et ses collaborateurs se rendront dans chaque département afin de présenter la démarche suivie. Par ailleurs, tous les dossiers réalisés au cours du projet seront mis à disposition : la démarche, les documents de communication, le processus de développement d une interface d archivage

5 électronique, etc. et des documents seront produits pour une mise à disposition (sur supports papier et numérique) : vade-mecum du parfait archiveur, vade-mecum des délais de conservation et de durée de vie des documents, ou encore divers didacticiels. 4- Bilan et perspectives Aucun bilan n est disponible pour le moment car le projet est en cours de développement. 5- Critères d évaluation 5.1 Innovation Le projet de plate-forme se démarque par la volonté d assurer un service d archivage à valeur probante. Par ailleurs, la possibilité pour les collectivités d externaliser ainsi l archivage de leurs documents électroniques constitue une réponse à un nouveau besoin, que la plupart d entre elles ne pourraient pas combler seules, que ce soit au plan financier, technique ou humain. 5.2 Impact Dans un premier temps, seules les collectivités landaises adhérentes de l ALPI pourront bénéficier de la plate-forme d archivage électronique. L impact réel de ce projet pourra se mesurer au nombre de collectivités ayant un usage effectif de la plate-forme, ainsi qu au volume de documents transférés vers la plate-forme en vue de leur archivage. L engouement des autres départements aquitains pour la mise en place d une telle plate-forme sur leurs territoires sera également un indice d impact du projet landais. 5.3 Reproductibilité La mise en place de la plate-forme d archivage électronique dans le département des Landes se présente comme une expérience pilote en région Aquitaine. A moyen ou long terme, ce projet se destine à être reproduit dans chacun des autres départements aquitains. Evidemment, cette mise en oeuvre sera suspendue au souhait des collectivités des autres départements de s engager dans la même direction. C est notamment pour permettre cette duplication que le logiciel aura été développé à partir d applications libres et que tous les documents de travail réalisés par l ALPI et ses partenaires auront été mis à disposition des autres départements. 5.4 Pérennité Par essence, la plate-forme d archivage électronique se veut être un outil pérenne, mais les supports de stockage électronique sont sujets à d incessantes évolutions technique et technologique. Aussi, le choix de privilégier des applications libres est dicté, entre autres, par la nécessité de garantir le droit de partage des futures évolutions logicielles. Contacts : Renaud Lagrave, Directeur de l ALPI - direction alpi40.org Site :

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