DEPOT D UN DOSSIER DE DEMANDE DE FINANCEMENT REGIONAL AU TITRE DES CDRA-CDDRA-CFAC

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1 Actualisé au 24/01/2011 DEPOT D UN DOSSIER DE DEMANDE DE FINANCEMENT REGIONAL AU TITRE DES CDRA-CDDRA-CFAC Mode opératoire à l attention des maîtres d ouvrage Préambule L Assemblée régionale a validé lors de sa session du 8 juillet 2010 un nouveau règlement budgétaire et financier qui régit notamment les relations de la Région avec l ensemble de ses partenaires. Ce document, consultable sur le site de la Région (http://www.rhonealpes.fr/89-reglementfinancier.htm), apporte des évolutions substantielles dans les modalités de gestion des subventions régionales. Ces évolutions concernent notamment les points suivants : le dépôt du dossier : sa composition et la date de prise en compte des dépenses dans le calcul de la subvention régionale, les dépenses subventionnables et plus particulièrement les coûts internes mobilisés par le maître d ouvrage pour son projet, les modalités de paiement de la subvention. Cette fiche a vocation à préciser ces modifications et leurs conséquences opérationnelles. 1. Le dossier de demande de financement A. Composition d un dossier Un dossier de demande de subvention se compose : - d un ensemble de pièces administratives minimales, - d éléments complémentaires permettant d apprécier, dans le cadre de l instruction, le projet à financer (ces éléments peuvent varier en fonction de la nature et du montant du projet). 1/6

2 A. 1 Les pièces administratives minimales sont les suivantes : Pour un maître d ouvrage public (commune, communauté de communes, communauté d agglomération, communauté urbaine, syndicat mixte, établissement public) La délibération autorisant le représentant de l organisme à solliciter la subvention. La note descriptive de l opération. Le plan de financement précisant les co-financements ainsi que le détail des coûts de l opération et la nature des dépenses. Le régime TVA appliqué à l objet de la demande (attestation) sauf pour les postes d animation. N SIRET. Compte rendu financier de l opération précédente en cas de renouvellement de la demande sur un même objet (signé par le représentant de la collectivité). Pour une association Le document autorisant le représentant de l association à solliciter la subvention (procès-verbal d assemblée générale). Les documents d identification de l association : statuts, déclaration en préfecture. La note descriptive de l opération pour laquelle la subvention est sollicitée. Le plan de financement précisant les co-financements et le détail des coûts de l opération. Le régime de TVA appliqué à l objet de la demande. N SIRET. Le compte rendu financier de l opération précédente en cas de renouvellement de la demande sur un même objet (signé par le représentant de l association). Le compte de résultats ou bilan de l exercice précédent. Le budget prévisionnel global de l exercice en cours. Pour une entreprise, le cas échéant (secteur du tourisme) Le document autorisant le représentant de l entreprise à solliciter la subvention. Les documents d identification de l entreprise: extrait Kbis La note descriptive de l opération pour laquelle la subvention est sollicitée. Le plan de financement précisant les co-financements et le détail des coûts de l opération. Le régime de TVA appliqué à l objet de la demande. N SIRET. Le compte de l exercice précédent. Le budget prévisionnel global de l exercice en cours. Pour un particulier La note descriptive de l opération pour laquelle la subvention est sollicitée. Le plan de financement précisant les co-financements et le détail des coûts de l opération. 2/6

3 A.2 Les éléments permettant d apprécier le projet et pouvant être demandés sont (liste non exhaustive) : Devis estimatif (avant projet définitif en cas d équipement ou de travaux, offre du prestataire en cas d étude). Attestation de l imputation comptable de l opération (investissement / fonctionnement). Détail du calcul des coûts internes mobilisés pour la réalisation de l opération sollicitant la subvention (si concerné). Budget prévisionnel de fonctionnement (en cas de gros équipement). En fonction des projets, tout autre élément permettant d apporter des précisions sur le fond (étude de faisabilité par exemple) B. Date de prise en compte des dépenses Tout dossier de demande de financement déposé à la Région doit impérativement comporter les pièces listées dans le paragraphe A1 ci-dessus. Aucune dépense liée à la réalisation de l opération ne doit être engagée avant ce dépôt. Si le dossier déposé comporte effectivement toutes ces pièces, un accusé de réception est transmis au maître d ouvrage par les services de la Région lui indiquant que son dossier est complet et qu il va être soumis à l instruction. Ce courrier ne préjuge ni des demandes d informations complémentaires éventuelles qui pourront être établies par les services régionaux ni de la décision finale qui sera prise à l issue de l instruction du dossier de demande. Dans ce cas, la date de prise en compte des dépenses est celle à laquelle le dossier a été déposé. Si le dossier ne comporte pas l ensemble des pièces listées au A1, un courrier «pièces manquantes» est transmis au maître d ouvrage qui dispose d un délai de deux mois pour compléter son dossier. Au-delà du délai de deux mois, le dossier est retiré et renvoyé au porteur de projet. La date de prise en compte des dépenses dans le calcul de la subvention est celle à laquelle les pièces complémentaires ont été reçues par la Région. C. Instruction du dossier L instruction s opère sur la base de tous les éléments permettant une appréciation globale du projet et une fiabilisation du financement régional. A ce titre, et dans le cas où le dossier initial ne les intègre pas déjà, la transmission de différentes pièces liées au fond du projet peuvent être nécessaires avant l inscription du dossier à la Commission permanente régionale : des exemples de pièces sont listées dans le paragraphe A.2 ci-dessus. 3/6

4 D. Vote de la subvention La décision finale d attribution d une subvention régionale relève exclusivement de la Commission permanente régionale. Si le maître d ouvrage souhaite commencer son projet à la date à laquelle son dossier a été déclaré complet, il engage les dépenses sous sa responsabilité et sans garantie d obtention de la subvention régionale. 2. Les dépenses subventionnables / les coûts internes A. Définition Les dépenses subventionnables sont les dépenses engagées par le porteur de projet exclusivement en vue de la réalisation de l opération qui fait l objet de la demande de subvention régionale. Ces dépenses doivent correspondre, notamment pour des dépenses relevant d actions de fonctionnement, à des prestations (externes ou internes) effectuées à l intérieur du calendrier de réalisation présenté par le maître d ouvrage lors du dépôt du dossier. Parmi ces dépenses, on distingue : - les coûts externes : il s agit de dépenses engagées par le porteur du projet sur la base d une facture d une entreprise ou d un prestataire établie spécifiquement pour l opération, - les coûts internes : il s agit de coûts supportés par le porteur de projet qui ne relèvent pas de facturation spécifique mais qui sont mobilisés pour la réalisation d une opération donnée. Exemple : salaire d un permanent d une association, frais de structure A noter : certains coûts internes sont exclus par le règlement financier : frais financier, charge de la dette, impôts et taxes, provisions et dotations amortissement, travail effectué par des bénévoles. Si le porteur de projet mobilise des coûts internes pour la mise en œuvre de l opération pour laquelle il sollicite la Région, il devra détailler les modalités de calcul de ces coûts. Exemple : pour 5 jours de chargé de mission mobilisé sur une action, la mobilisation des coûts internes représente 1/4 ème de son salaire chargé mensuel et ¼ des frais de structures mensuels inhérents à son poste (5 jours rapportés à 20 jours de travail / mois pour un temps complet). B. Modalités de prise en compte La Région n ayant pas vocation à soutenir le fonctionnement global de la structure mais bien la mise en œuvre de projet spécifique, les coûts internes sont pris en compte dans le calcul de la subvention uniquement dans les conditions suivantes : 4/6

5 - les coûts internes sont pris en compte à hauteur de 50 % au maximum de la dépense subventionnable, - les coûts internes peuvent être pris en compte sans plafond si l objet de la subvention implique par nature des coûts internes. Exemple : soutien à un poste d animation. 3. Le paiement de la subvention A. Rappel sur les délais de caducité Les délais de caducité correspondent aux délais dont dispose le porteur de projet pour transmettre l ensemble des justificatifs liés au démarrage de l opération ainsi qu à son achèvement. Ces délais, calculés à partir de la date de la Commission permanente qui s est prononcée sur le dossier, sont rappelés systématiquement dans l arrêté attributif de subvention reçu après le vote définitif de la subvention : il est donc important que le porteur de projet prenne connaissance avec attention de ce document. La prorogation de ces délais est exceptionnelle et ne peut être accordée qu après validation de la Commission permanente, sur la base d une demande argumentée du maître d ouvrage qui doit être impérativement transmise suffisamment en amont de la date de caducité de ces délais. A noter : les délais de caducité ne doivent pas être confondus avec le temps dont dispose le maître d ouvrage pour réaliser son opération Exemple : Pour un dossier «actions de médiation autour du festival mai 2010 / septembre 2010» voté à une Commission permanente du 15 juin 2010, le maître d ouvrage doit réaliser la totalité de son action (prestations artistiques, location de matériel) entre mai et septembre 2010 mais dispose jusqu au 15 juin 2012 pour faire remonter toutes les factures acquittées correspondantes B. Le versement de la subvention Le versement de la subvention ne se fait pas automatiquement : le bénéficiaire doit transmettre une demande écrite accompagnée des pièces justificatives mentionnées dans l arrêté attributif de subvention. Ces pièces sont de deux ordres : - des pièces nécessaires au paiement (transmises au Payeur régional), - des pièces qui permettent à la Région de vérifier que la réalisation du projet est conforme à l objet et aux conditions énoncées dans l arrêté attributif de subvention. Point important : parmi les conditions énoncées dans l arrêté attributif figure l obligation de publicité. Le maître d ouvrage qui bénéficie d une subvention régionale est tenu de mentionner ce soutien : cette publicité, qui peut prendre plusieurs formes, est laissée à l initiative du maître d ouvrage et doit être adaptée à la nature du projet et à l importance de la subvention régionale. 5/6

6 A noter : le règlement budgétaire et financier régional impose désormais l attestation des cofinancements du projet comme pièces nécessaires pour le versement du solde de la subvention. Le maître d ouvrage doit donc fournir, en cas de travaux ou d équipement les notifications des subventions des co-financeurs (et non les attestations de paiements). Le versement de la subvention se fait en une ou plusieurs fois. Une avance peut être versée au démarrage du projet subventionné : elle s élève au maximum à 30 % (investissement) et à 50 % (fonctionnement) du montant de la subvention. A noter que le régime d avance est différent si la subvention est supérieure à : le montant maximum de l avance s élève respectivement à 10 % pour l investissement et à 20 % pour le fonctionnement. Le maître d ouvrage est tenu de restituer l avance versée si le projet est annulé ou s il ne justifie pas les dépenses dans les délais impartis et mentionnés dans l arrêté attributif de subvention ou convention attributive de subvention. C. Le contrôle de la Région sur les subventions versées Outre le contrôle des pièces justificatives, les services de la région peuvent vérifier sur pièces ou sur place et à tout moment la bonne utilisation des fonds versés. Tout organisme de droit privé bénéficiaire d une subvention est tenu de fournir une copie certifiée de ses comptes de l exercice écoulé ainsi que les documents faisant connaître les résultats de son activité. En cas d utilisation non-conforme ou de non respect des obligations mentionnées dans l arrêté attributif de subvention ou convention attributive de subvention (dont l obligation de publicité), il sera exigé le remboursement partiel ou total de la subvention régionale. De manière générale, aucune nouvelle demande ne pourra être instruite tant que le bénéficiaire ne s est pas dégagé de ses obligations au regard d une précédente demande. 6/6

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