Procédure «Changement d année» LES ESSENTIELS A RETENIR

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1 Mode d emploi A destination des chefs d établissements, des correspondants ENT et des gestionnaires de rubriques Procédure «Changement d année» LES ESSENTIELS A RETENIR Avant de débuter ce travail, il s agit de s assurer que les personnels enseignants et non-enseignants aient procédé au tri, à la suppression ou à l archivage de leurs contenus. Un mode d emploi est à leur disposition dans la rubrique «Besoin d aide» du site inter-établissements. L archivage sert à garder trace ou mémoire d activités menées sur l ENT. Trois types d archivages existent : L archivage des cahiers de textes classes. Déclenché automatiquement mi-juillet, les enseignants pourront les consulter durant 5 ans, au niveau de la rubrique «Classes» - «Archives des cahiers de textes». L archivage des services activés autour d une classe (blog, forum, dossier). Déclenché automatiquement mi-juillet, ils seront consultables durant une année scolaire au niveau d une rubrique intitulée «Corbeille». L archivage des sous-rubriques (créées autour des rubriques «Espace infos», «Espace partagé», «Disciplines», «Espace documentation»). Pouvant être archivées manuellement par les correspondants ENT selon les besoins de l établissement (ex : archivage d une sous-rubrique intitulée «Voyage scolaire en Italie Mai 2013), ces sous-rubriques seront consultables au niveau de la rubrique «Archives Collège». A partir de la 3 ème semaine d août, le Cybercollèges42 sera réinitialisé pour préparer la rentrée scolaire : Les données de vie scolaire (jours d ouverture et de fermeture, alternance ) seront supprimées. L annuaire sera mis à jour. Pour optimiser les conditions de mise en place du cahier de textes Cybercollèges42, il est important de suivre les indications de rentrée scolaire (en particulier le kit de rentrée). Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

2 Cette procédure «changement d année» comprend : - des indications sur la mise à jour, la suppression et l archivage des contenus de rubriques et des sous-rubriques. - des informations sur les actions à réaliser fin août. La première étape consiste à trier, à supprimer et à archiver le contenu des sous-rubriques créé sur le Cybercollèges42. Ces actions de tri, de suppression et d archivage sont dans un premier temps à réaliser par le personnel enseignant et non-enseignant. Nous les qualifierons d Utilisateurs (U). Un mode d emploi a été conçu à leur attention. Il est disponible et téléchargeable sur le Cybercollèges42 : L ENT Cybercollèges42 / Besoin d aide/ Modes d emploi. Concernant l archivage effectué par les Utilisateurs, nous le qualifierons d archivage «personnel». Les contenus seront, en effet, stockés dans le portedocuments des Utilisateurs (service de la barre horizontale du Cybercollèges42) et seront donc uniquement consultables par eux). Exemple : Suppression Archivage d articles de Blogs, de sujets de Forums, de dossiers partagés, d espaces de Chat. Une fois ces actions réalisées par les Utilisateurs, il s agit pour les gestionnaires de rubriques (G) et les correspondants ENT (CENT) d effectuer à leur tour, un tri, une suppression et un archivage des contenus et des sous-rubriques (en accord avec le chef d établissement). L archivage sera alors de type «collectif» et pourra être uniquement réalisé par les Correspondants ENT. Les gestionnaires de rubriques souhaitant archiver des sous-rubriques devront donc prendre contact avec eux. ATTENTION : La purge (ou la suppression) de la rubrique «Corbeille» se déroulera de façon automatique mijuillet. Ainsi, les sous-rubriques actuellement archivées autour de la rubrique «Corbeille» seront TOUTES supprimées à cette date. Elles contiennent généralement les sous-rubriques que vous avez supprimées au cours de l année ainsi que les services associés (blog, forum, dossiers» des classes de l an dernier. Il convient donc pour les correspondants ENT de vérifier les contenus des sous-rubriques de la «Corbeille» et de déterminer si elles nécessitent ou non d être supprimées : - Si elles nécessitent d être supprimées, il s agit de les laisser dans cette rubrique de niveau1 «Corbeille». - Si elles nécessitent d être archivées, il s agit de les déplacer dans la rubrique de niveau 1 intitulée «Archives collège». Une fois cette purge exécutée, les sous-rubriques (Classe 4 1, 3 2, etc.) de la rubrique «Classes», de l année scolaire se terminant, basculeront automatiquement, mi-juillet, dans la rubrique «Corbeille». Ces sous-rubriques de classes comprendront UNIQUEMENT les servies associés (Blog, Forum, dossiers) à une classe. Ces contenus seront sauvegardés et accessibles pendant une année scolaire. Archives collège : L archivage du contenu des sous-rubriques s effectuera dans la rubrique «Archives collège» (pour un accès collectif). Par défaut, le personnel enseignant et non-enseignant sera «Visiteur» de cette rubrique et les correspondants ENT ainsi que le chef d établissement seront «gestionnaires». C est au niveau de cette rubrique «Archives collège» que vous allez pouvoir archiver, si vous pensez que cela est nécessaire, le contenu des sous-rubriques disponibles sur votre portail ENT. Exemple : Club journal, Actus profs, Demi-pension, UNSS, etc.. N.B : Nous vous conseillons de créer une rubrique de Niveau 2 intitulé « » et d archiver en niveau 3, les sous-rubriques souhaitées. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

3 Le tableau page 5 récapitule les différentes actions (suppression, archivage) à réaliser soit par les utilisateurs, les gestionnaires de rubriques ou les correspondants ENT (U/G/CENT) et selon les services activés dans les rubriques (Blog, Forum, Dossiers, Chat). Un numéro a été attribué à chaque action (1C1/ 1C2 ) et renvoie à une description. Il est conseillé de consulter la procédure «changement d année» en conservant près de vous ce tableau. N.B. : L équipe Cybercollèges42 reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. ETAPE 1 : MODIFICATION, SUPPRESSION, ARCHIVAGE DU CONTENU DES RUBRIQUES 1.A. MISE A JOUR DU CONTENU DES RUBRIQUES Pour chaque rubrique du Cybercollèges42, veiller à la mise à jour des informations. - Horaires d ouverture du collège - Prix des tickets de cantine - Contact de l établissement - Remarque : Ces informations sont très fréquemment mises en ligne sur une page d accueil de rubrique. Pour modifier le contenu de la page d accueil d une rubrique : - Cliquer sur la rubrique, puis sur la trousse et sur «Modifier cet article» - Effectuer les mises à jour, puis Valider. 1.B. DETERMINATION DE LA CONSERVATION, DE L ARCHIVAGE OU DE LA SUPPRESSION DU CONTENU DES SERVICES (PAGE D ACCUEIL, BLOG, FORUM ) DE CHAQUE RUBRIQUE. Pour chaque rubrique et sous rubrique, il convient de déterminer le contenu que vous souhaitez conserver, archiver ou supprimer. Pour archiver ou supprimer le contenu mis en ligne dans une rubrique, reportez-vous au tableau (page 5) afin d effectuer les opérations nécessaires. Concernant l archivage, il s agit de distinguer l archivage personnel de l archivage collectif. Un utilisateur peut archiver ses contenus de rubriques dans son porte-documents. Il s agit là d un archivage personnel, consultable uniquement par l utilisateur. En revanche, un archivage de rubrique ne peut être effectué que par un correspondant ENT. Cet archivage collectif sera consultable par une ou plusieurs personnes (personnel enseignant et non enseignant) selon les droits d accès définis dans la rubrique «Archives collège». Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

4 1.C. SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DE CONTENU Se reporter au tableau (page 5) ainsi qu aux pages 6 à 10 du document. 1.D. SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DES RUBRIQUES Se reporter aux pages 11 et 12 du document. Remarque : Lorsque vous supprimez une rubrique, tous les services associés (Page d accueil, Blog, Forum ) sont supprimés. Veillez donc à ce que l archivage ou la suppression du contenu de ces services soient effectués avant la suppression de la rubrique. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

5 Quelles actions souhaitez-vous effectuer sur le contenu des rubriques? AGENDA RESERVATION CHAT FORUM PAGE D ACCUEIL SUPPRESSION (Voir remarques 1 page 10 du document) Suppression des salles de Chat 1C1 Suppression des sujets de Forum 1C4 Suppression du contenu 1C7 Suppression des dossiers (U) (U) (G ou CENT) Aucune manipulation à effectuer Archivage personnel des salles de Chat Export des salles de Chat + Suppression des salles de Chat 1C2 Archivage personnel des sujets de Forum Archivage < à 15 sujets de Forum Export des sujets de Forum + Suppression des sujets de Forum 1C5 Archivage personnel des dossiers ARCHIVAGE (U) (U) Archivage collectif des salles de Chat Archivage de la rubrique 1C3 (CENT) Archivage collectif des sujets de Forum Archivage > à 15 sujets de Forum Archivage de la rubrique 1C6 Archivage collectif des dossiers (CENT) DOSSIERS Archivage < à 15 dossiers partagés Copie du contenu des dossiers partagés + Suppression des dossiers partagés Archivage > à 15 dossiers partagés Archivage de la rubrique 1C8 (U) 1C9 (U) 1C10 Suppression des articles Archivage personnel des articles Archivage collectif des articles (CENT) BLOG Articles < à 15 Suppression des articles Articles > à 15 Suppression de la rubrique Export des articles + Suppression des articles Archivage de la rubrique 1C11 (U ou CENT) 1C12 (G ou CENT) 1C13 (U) 1C14 (CENT) Le cahier de texte est sauvegardé dans la rubrique «Classes» - «Archives des cahiers de texte». CAHIER DE (CENT) TEXTES Les activités du cahier de textes (contenu de séance et travail à faire) sont automatiquement sauvegardées dans le classeur pédagogique. U : Utilisateur G : Gestionnaire de rubrique CENT : Correspondant ENT Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

6 CHAT 1C1. Suppression des salles de chat Cliquer sur l onglet «Chat», puis sur l espace de chat. Cliquer sur la trousse, puis sur «Supprimer cet espace de chat». (Effectuer cette opération autant de fois qu il y a de salles de chat à supprimer.) 1C2. Archivage personnel des salles de chat (Consultable uniquement par l utilisateur dans son porte-documents) - Archiver les salles de chat souhaitées Cliquer sur l onglet «Chat», puis sur l espace de chat. Cliquer sur la trousse, puis sur «Exporter cet espace de chat». Cliquer sur «Enregistrer le fichier» et sélectionner l emplacement de cet enregistrement. (Votre salle de Chat sera enregistrée dans un fichier zip. Il vous est possible par la suite d insérer ce fichier dans votre porte-documents du Cybercollèges42). Remarque : Après l archivage des salles de Chat, il est nécessaire de supprimer les salles de Chat. Se reporter au 1C1. 1C3. Archivage collectif des salles de Chat (Consultable par le personnel enseignant et non enseignant selon les droits d accès) Archiver la rubrique. Se reporter au 1D3 (ne figure pas sur le tableau mais en page 12 du document). FORUM 1C4. Suppression des sujets de forum Cliquer sur l onglet «Forum», puis sur le sujet. Cliquer sur la trousse, puis sur «Supprimer ce forum». (Effectuer cette opération autant de fois qu il y a de sujets de forum à supprimer). Remarque : Lors de la suppression d un Forum, les commentaires apportés sont également supprimés. 1C5. Archivage personnel des sujets de forum (Consultable uniquement par l utilisateur dans son porte-documents) Si vous souhaitez archiver moins de 15 sujets de forum, il est préférable en terme de temps, d archiver les sujets de Forum un à un. - Archiver les sujets de forum souhaités Cliquer sur l onglet «Forum», puis sur le sujet de forum. Cliquer sur la trousse, puis sur «Exporter ce forum». Cliquer sur «Enregistrer le fichier» et sélectionner l emplacement de cet enregistrement. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

7 (Votre sujet de forum sera enregistré dans un fichier zip. Celui-ci sera constitué d un fichier html et d un fichier avec les pièces jointes. Il vous est possible par la suite d insérer ce fichier zip dans votre porte-documents du Cybercollèges42) Remarque : Après l archivage des sujets de forum, il est nécessaire de supprimer tous les sujets de forum. Se reporter au 1C4. 1C6. Archivage collectif des sujets de forum (Consultable par le personnel enseignant et non enseignant selon les droits d accès) Si vous souhaitez archiver plus de 15 sujets de forum, il est préférable en terme de temps d archiver la rubrique, plutôt que d archiver les sujets de forums un à un. Se reporter au 1D3 (Ne figure pas sur le tableau mais en page 12 du document). PAGE D ACCUEIL 1C7. Suppression du contenu Cliquer sur la rubrique, puis sur la trousse et sur «Modifier cet article». Effacer le contenu, puis Valider. Remarque : Pour la modification du contenu de la page d accueil : Cliquer sur la rubrique, puis sur la trousse et sur «Modifier cet article». Effectuer les mises à jour, puis Valider. DOSSIERS 1C8. Suppression des dossiers Cliquer sur l onglet «dossier». Sélectionner les fichiers / dossiers à supprimer. (Pour sélectionner l ensemble des fichiers/dossiers, cocher la case du haut) Dans la zone «action sur la sélection», sélectionner «supprimer», puis «valider». 1C9. Archivage personnel des dossiers (Consultable uniquement par l utilisateur dans son porte-documents) Si vous souhaitez archiver moins de 15 dossiers partagés, il est préférable en terme de temps, d archiver les dossiers partagés un à un. Avant d effectuer cette opération, créer un dossier dans votre porte-documents Cybercollèges42 du même intitulé que celui de votre dossier partagé afin d y coller les fichiers/dossiers que vous allez copier. - Copier le contenu des dossiers partagés vers le porte-documents Cliquer sur l onglet «Dossier». Sélectionner les fichiers / dossiers à copier. (Pour sélectionner l ensemble des fichiers/dossiers, cocher la case du haut) Dans la zone «action sur la sélection», sélectionner «copier», puis «valider». Dans la zone «vers», sélectionner «porte-documents personnel», puis «valider». Choisir le dossier de destination en cliquant sur le nom du dossier créé précédemment dans votre porte document Cybercollèges42. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

8 (Vos fichiers/dossiers sont enregistrés dans votre porte-documents personnel) Remarque : Après la copie des dossiers partagés vers le porte-documents, il est nécessaire de supprimer tous les dossiers partagés. Se reporter au 1C8. 1C10. Archivage collectif des dossiers (Consultable par le personnel enseignant et non enseignant selon les droits d accès) Si vous souhaitez archiver plus de 15 dossiers partagés, il est préférable en terme de temps, d archiver la rubrique, plutôt que d archiver les dossiers un à un. Se reporter au 1D3 (Ne figure pas sur le tableau mais en page 12 du document). BLOG 1C11. Suppression des articles (articles < à 15) Si vous souhaitez supprimer moins de 15 articles, il est préférable en terme de temps, de supprimer les articles un à un. Cliquer sur l onglet «Blog», puis sur l article. Cliquer sur la trousse, puis sur «supprimer cet article». (Effectuer cette opération autant de fois qu il y a d articles à supprimer) 1C12. Suppression des articles (articles > à 15) Si vous souhaitez supprimer plus de 15 articles, il est préférable en terme de temps de supprimer la rubrique et de la recréer ensuite, plutôt que de supprimer article par article. Se reporter au 1D2 (Ne figure pas sur le tableau mais en page 11 du document) 1C13. Archivage personnel des articles (Consultable uniquement par l utilisateur dans son porte-documents) - Archiver les articles souhaités Cliquer sur l onglet «Blog», puis sur l article. Cliquer sur la trousse, puis sur «exporter cet article». Cliquer sur «Enregistrer le fichier» et sélectionner l emplacement de cet enregistrement. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

9 (Votre article sera enregistré dans un fichier zip. Celui-ci sera constitué d un fichier html et d un dossier avec les pièces jointes. Il est possible d insérer ce fichier zip dans votre porte-documents du Cybercollèges42) Remarque : Tous les fichiers enregistrés dans votre porte-documents ne seront consultables que par vous-même. - Supprimer tous les articles restants (se reporter au 1C11 et 1C12 selon le nombre d articles) Cliquer sur l onglet «Blog», puis sur l article. Cliquer sur la trousse, puis sur «Supprimer cet article». (Effectuer cette opération autant de fois qu il y a d articles à supprimer). 1C14. Archivage collectif des articles (Consultable par le personnel enseignant et non enseignant selon les droits d accès) Archiver la rubrique. Se reporter au 1D3 (Ne figure pas sur le tableau mais en page 12 du document). Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

10 REMARQUES 1- Pour supprimer plus facilement plusieurs contenus Cliquer sur la rubrique, puis sur la trousse, et sur «Gérer les contenus». Vous accédez en une seule vue à l ensemble des contenus des différents services. 2- Pour copier les fichiers enregistrés dans le porte-documents vers un ordinateur, une clé usb ou un autre support Ouvrir les fichiers et les enregistrer sur le support souhaité. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

11 1.D. SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DES RUBRIQUES 1D1. Suppression de sous-rubrique inutile Exemple : Voyage en Allemagne Avril Cliquer sur la sous-rubrique concernée, puis sur la trousse. - Cliquer sur «Archiver la rubrique». La sous-rubrique est alors déplacée dans la rubrique de niveau 1 intitulée «Corbeille». Cette sous-rubrique sera automatiquement supprimée mi-juillet, lors de la purge de l ENT. Remarque : Toute rubrique supprimée le sera définitivement. Assurez-vous au préalable que le contenu des autres services activés autour de cette rubrique (Forum/dossier/Blog ) soit archivé si nécessaire. 1D2. Suppression de rubrique utile Dans certaines situations (cas où de nombreux articles de Blog sont à supprimer : 1C12), il est plus rapide de supprimer la rubrique et de la récréer ultérieurement. Exemple : rubrique «Menu de la cantine» : plus de 30 articles de blog ont été créés durant l année scolaire. Le contenu de cette rubrique doit être supprimé, mais la rubrique doit être conservée avec des services et droits d accès identiques. Avant de supprimer la rubrique - cliquer sur la rubrique, puis sur «Modifier la rubrique» - noter les accès de cette rubrique - noter les services activés Supprimer la rubrique - cliquer sur la rubrique, puis sur la trousse et sur «Archiver la rubrique». La rubrique est déplacée dans la rubrique de niveau 1 intitulée «Corbeille». - cliquer sur la trousse et sélectionner «Supprimer la rubrique» Recréer la rubrique - Cliquer sur la rubrique mère de cette rubrique, puis sur la trousse et sur «Créer une sous rubrique». - Dans l onglet «Générales», saisir l intitulé de la rubrique. - Dans l onglet «Services», activer les services. - Dans l onglet «Accès population», donner les accès. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

12 1D3. Archivage des rubriques Lorsque vous archivez une sous-rubrique autre qu une rubrique de classes (ex : UNSS), elle se déplacera automatiquement dans la rubrique «Corbeille». Pour l archiver, Il s agit donc de la déplacer au niveau de la rubrique «Archives Collège». Il faudra ensuite recréer cette sous-rubrique (ex : UNSS) pour l année suivante et redonner les droits d accès. Noter les accès de la sous-rubrique et les services activés. Modifier la rubrique à archiver : - Cliquer sur la rubrique, puis sur la trousse et sur «Modifier la rubrique» - Dans l onglet «Générales» : - Renommer l intitulé de la rubrique (exemple : journal du collège journal du collège 2012/2013) - Modifier la rubrique mère et sélectionner «Archives collège» - Dans l onglet «Accès population» : - Modifier les accès de la rubrique (donner uniquement les accès aux personnes qui accèderont à cette archive) - Valider. Recréer la rubrique : - Cliquer sur une rubrique (rubrique mère ou rubrique de niveau 1), puis sur la trousse et sur «Créer une sous rubrique» - Dans l onglet «Générales», saisir l intitulé de la rubrique. - Dans l onglet «Services», activer les services. - Dans l onglet «Accès population», donner les accès. Remarque : Seul l archivage des rubriques de niveaux 2 et 3 est possible. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

13 ETAPE 2 : GUIDE DES BONNES CONSIGNES POUR ORGANISER LA PROCHAINE RENTREE SCOLAIRE REPRENDRE EN PARTICULIER LE KIT DE RENTREE DISPONIBLE SUR LE SITE INTER- ETABLISSEMENTS DU CYBERCOLLEGES AU NIVEAU DES GROUPES DES CHEFS D ETABLISSEMENT ET DES CORRESPONDANTS ENT RECUPERER LE FICHIER DES IDENTIFIANTS Les comptes utilisateurs seront mis à jour automatiquement grâce à l Annuaire Académique Fédérateur à partir de la 3 ème semaine d août. Pour rappel, il s agit d un annuaire permettant de centraliser certaines données de Siècle et de STSWeb. Ces données sont nécessaires pour la création des comptes utilisateurs et pour le rattachement aux classes et aux groupes pédagogiques (groupes d option) dans l ENT. Du fait de cette automatisation, il n y a par conséquent, aucun import à effectuer pour mettre à jour la liste des utilisateurs. Rappel : tout utilisateur conserve son login et son mot de passe durant toutes ses années collège, même en cas de changement d établissement. Pour récupérer la liste des nouveaux utilisateurs de l établissement (Identifiant + mot de passe) : - Se connecter avec le code «Administrateur» de votre établissement - Cliquer sur le service «Annuaire» puis sur la rubrique «Administration». - Cliquer sur la rubrique «Fichier des identifiants». - Télécharger tous les fichiers disponibles depuis la 3 ème semaine d août. Si vous souhaitez récupérer une liste à jour et complète de tous les utilisateurs ENT de l établissement : - Dans la zone «Régénérer le(s) fichier(s) des identifiants, cliquer sur «Valider» sans renseigner de date de recherche. - Un nouveau fichier des identifiants est créé à la date et l heure du jour. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

14 - Ce fichier contient la liste de tous les utilisateurs de l établissement (élèves, parents, enseignants, personnels non enseignant). Rappel : Le mot de passe apparaît en clair (non codé) uniquement pour les utilisateurs ne s étant pas encore connecté au Cybercollèges42. Un mot de passe commençant par {SHA} signifie que l utilisateur a déjà changé son mot de passe (exemple de mot de passe codé : {SHA}Ts1CQ5hA8+sofCFjvl8bnA9Gxvc=) METTRE A JOUR LES GROUPES LIBRES Les groupes pédagogiques (classes et groupes d option) sont mis à jour automatiquement à partir de la 3 ème semaine d août grâce à l Annuaire Académique Fédérateur (AAF). Par contre, chaque établissement devra si besoin mettre à jour manuellement les groupes libres ; groupes créés selon les besoins de l établissement (exemples de groupes libres : «Chef Établissement», «Documentalistes», «CPE», «Professeurs principaux», etc ) Pour cela, - Se connecter avec le code administrateur de l établissement - Cliquer sur le service «Annuaire» puis sur la rubrique «Groupes». - Cliquer sur l onglet «recherche avancée» puis rechercher tous les groupes ayant comme type «Groupe libre» Mettre à jour les informations générales du groupe (intitulé, gestionnaire, ). 2. Modifier les membres (ajout, suppression) 3. Supprimer les groupes inutiles. Conseil Général de la Loire Direction de l Education version juin / 14

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