Foire aux questions sur l'application de gestion des titres de paiement (Order to Pay) de J.P. Morgan

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1 Foire aux questions sur l'application de gestion des titres de paiement (Order to Pay) de J.P. Morgan 1. Pourquoi un fournisseur devrait-il s'inscrire? J.P. Morgan donne aux fournisseurs tout ce dont ils ont besoin pour soumettre des factures électroniques à leurs clients et pour recevoir des paiements électroniques de ceux-ci. Cette solution élimine à la fois les délais et les coûts d'expédition de factures et de chèques sur papier. En plus des économies de coûts dont bénéficiera le fournisseur relativement à son processus de facturation, J.P. Morgan fournit des renseignements à jour sur l'état d'avancement de l'approbation et du paiement de toutes les factures traitées au moyen de cette solution. En outre, étant donné que ce système valide toutes les factures envoyées à leurs clients, les fournisseurs savent immédiatement s'il y a des renseignements manquants ou incorrects qui risqueraient de retarder les paiements. Enfin, J.P. Morgan fournit un moyen rapide et efficace de communiquer les exceptions et de résoudre facilement les litiges. Fonctionnalités : Soumission de factures électroniquement, ce qui élimine les coûts de papier et d'affranchissement Réception des paiements électroniquement, directement dans votre compte bancaire, sans les retards occasionnés par les envois par la poste Renseignements sur l'état d'avancement actuel de toutes les factures soumises électroniquement Validation des factures dès la soumission pour identifier les problèmes qui retarderaient leur traitement Façon rapide et pratique de résoudre les différends ou exceptions concernant la facturation Rapports de classement chronologique des factures et prévisions quant au recouvrement de fonds en fonction des dates d'approbation des paiements Avantages : Réduction des coûts de gestion des comptes clients Élimination du besoin de «deviner» les réponses aux questions de recouvrement Facilitation des prévisions quant au recouvrement de fonds 2. Qui est J.P. Morgan et quelle est sa relation avec mon client? Votre client collabore avec J.P. Morgan, qui est l'un des principaux fournisseurs de solutions de facturation électronique et de traitement des paiements. Le J.P. Morgan Business Settlement Network (JBSN) est le réseau de logiciels et de services de J.P. Morgan qui est utilisé aujourd'hui par des milliers de sociétés pour effectuer des règlements électroniques. La solution de J.P. Morgan répond aux besoins des fournisseurs de toutes tailles, et elle offre un choix de fonctionnalités en fonction de leurs besoins. Qui plus est, la capacité de J.P. Morgan n'est pas limitée à une seule société, et en s'inscrivant, les fournisseurs recevront automatiquement les avantages présentés par les services de facturation et de paiement électroniques avec tous les autres clients qui choisissent d'effectuer leurs règlements par le biais du réseau JBSN. 3. Quel effort technique est requis pour s'inscrire comme fournisseur? La plupart des fournisseurs peuvent être activés pour envoyer des factures à leurs clients et pour recevoir des paiements de ceux-ci sans avoir le moindre besoin d'assistance technique. La solution est hébergée entièrement sur le Web, et elle ne nécessite aucun logiciel sur le site. Le service de base permet aux fournisseurs de soumettre des factures et de recevoir des paiements en ligne avec n'importe quel navigateur Web. La formation est simple, et elle peut être effectuée en ligne en quelques minutes seulement. 4. Quels formats de facturation sont pris en charge par le réseau JBSN, et est-ce que je devrai modifier mon système de facturation? Il y a trois (3) façons de soumettre électroniquement des données de facturation à vos clients par le biais de J.P. Morgan : Transformation d'un bon de commande en facture : Cette méthode permet de créer une facture rapidement et facilement sur le Web en cliquant sur un bouton pour transformer un bon de commande

2 actif en une facture et en modifiant ce document suivant les besoins en fonction des biens et services fournis dans le cadre du bon de commande, selon le bon de commande actif du client concerné. Le fournisseur ajoute ensuite tous les autres renseignements requis, par exemple le numéro de facture, et il transmet alors le document à ce client. Cette option est disponible si un fournisseur reçoit un bon de commande aujourd'hui. Formulaire Web : Cette méthode permet à des fournisseurs répondant à certains critères de soumettre des factures distinctes des bons de commande en utilisant un formulaire de facture à remplir. Soumission par transmission de fichier électronique : Cette méthode permet de transmettre des factures créées dans le système de facturation d'un fournisseur d'une façon très comparable à l'envoi d'un fichier joint à un courriel. Les fournisseurs exportent simplement des factures de leur système de facturation dans un format CSV (comma separated value), XML ou EDI standard. Grâce à l'application de J.P. Morgan, le fichier électronique est chargé sur le réseau J.P. Morgan et transmis à votre client. Dans le cas des fournisseurs qui ont une approche automatisée à 100 %, J.P. Morgan appuie également la soumission de fichiers électroniques par le biais d'un système FTP (File Transfer Protocol). 5. Comment serai-je payé avec le système de facturation électronique de J.P. Morgan? Avec J.P. Morgan, vous recevrez vos paiements électroniquement. Il s'agit d'un transfert électronique pratique de fonds dans votre compte bancaire par un système de compensation automatisé (ACH - Automated Clearinghouse). Vous recevrez une notification de chaque paiement électronique sur le réseau JBSN par courriel, et vous pourrez aussi vous connecter au système de J.P. Morgan pour télécharger les détails du paiement et regarder des données portant sur des transactions antérieures. Il est possible que ce principe ne s'applique qu'à certains de nos fournisseurs. 6. Y a-t-il des frais initiaux ou continus associés à la soumission de factures par le biais de J.P. Morgan? J.P. Morgan gère la participation des fournisseurs au réseau JBSN. Il n'y a pas de frais pour le service de base, qui inclut le traitement des bons de commande transformés en factures, des formulaires Web et des fichiers joints à des courriels. Si un service de niveau supérieur est nécessaire, J.P. Morgan impose aux fournisseurs un droit unique de configuration pour les fichiers électroniques, et il y a également un droit unique de configuration qui est à la charge des fournisseurs pour établir une relation fondée sur un système FTP. 7. Puis-je sélectionner une échéance de paiement anticipée pendant l'inscription? Oui. Le réseau J.P. Morgan Business Settlement Network permet à vos clients d'approuver rapidement des factures et de vous payer très tôt. Vous pouvez recevoir, dans votre lettre d'annonce, une sélection de nouvelles échéances de paiement anticipées que pouvez accepter au moment de l'inscription. Il est possible que ce principe ne s'applique qu'à certains de nos fournisseurs. 8. Que sont les «échéances ASAP»? Les échéances ASAP (dès que possible) encouragent les clients à vous payer plus vite que dans le cas des échéances de paiement traditionnelles en proratisant le pourcentage de remise que vous choisissez entre la date limite de la remise et la date nette d'échéance. (Veuillez lire la description du système ASAP à la fin de ce document pour obtenir des renseignements plus détaillés.) Il est possible que ce principe ne s'applique qu'à certains de nos fournisseurs. 9. Puis-je utiliser cette solution pour effectuer électroniquement des compensations avec de multiples sociétés? Oui. L'activation sur le réseau JBSN liste tous les fournisseurs publics comme fournisseurs dans le répertoire des fournisseurs communs de J.P. Morgan. Cela signifie que les fournisseurs peuvent envoyer des factures à tout client qui choisit l'automatisation avec J.P. Morgan et recevoir des paiements de ce client. Si le fournisseur souhaite utiliser ce système avec d'autres clients, J.P. Morgan sera heureux de prendre contact avec ces clients pour expliquer la valeur et les avantages de cette solution. Si vous avez besoin d'assistance, appelez simplement le numéro direct d'inscription des fournisseurs (Supplier Enrollment Hotline) Quand un fournisseur commencera-t-il à soumettre ses factures et à recevoir des paiements par le biais de J.P. Morgan? Après que vous aurez terminé votre inscription en ligne sur le site Web indiqué dans la lettre d'inscription de J.P. Morgan, vous recevrez deux notifications par courriel : une de J.P. Morgan pour vous faire savoir que vous avez été activé avec succès sur le réseau JBSN, et l'autre de votre client pour indiquer quand vous pourrez commencer à soumettre des factures électroniquement. 11. À qui dois-je m'adresser en cas de questions?

3 En cas de questions concernant des fonctionnalités de J.P. Morgan ou la procédure d'inscription, veuillez vous adresser à l'équipe de services aux fournisseurs (Supplier Services Team) de J.P. Morgan, au Pour les questions relatives à JP Morgan la fonctionnalité ou le processus d'inscription, s'il vous plaît contacter JP Morgan fournisseurs de services à l'équipe ou cliquez pour d'autres FAQ's et de l'accès à l'ordonnance de paiement du produit Support Site.

4 Description de Pay Me ASAP Les conditions de paiement Pay Me ASAP (Payez-moi dès que possible) encouragent vos clients à vous payer plus tôt qu'avec les conditions de paiement traditionnelles en calculant au pro rata, jusqu'à zéro, le taux de remise que vous choisissez entre la date limite de la remise et la date d'échéance nette. Les conditions traditionnelles de paiement anticipé encouragent vos clients à payer à la date limite de la remise ou avant cette date. S'ils ne sont pas en mesure de faire approuver la facture à temps, ils ne paient alors généralement pas avant la date d'échéance nette. Avec les conditions de paiement Pay Me ASAP, votre client est encouragé à vous payer plus rapidement en raison des incitations financières offertes par la remise. Ceci est accompli en proratisant la remise que vous avez choisie jusqu'à zéro entre la date limite de la remise et la date d'échéance nette. Par exemple, pour une facture assortie de conditions de paiement de 20 jours, 4 % de remise, Net 60 jours, les clients tenteront généralement de payer dans les 20 jours en échange d'une remise de 4 %. Comme ils ne sont souvent pas en mesure de faire approuver la facture à temps, vous devez alors attendre jusqu'au 60 e jour pour être payé. Si, au lieu de cela, la condition était Pay Me ASAP 20 jours, 4 % de remise, Net 60 jours, votre client aura une incitation ainsi que la capacité de vous payer aussitôt que possible. Par exemple, si votre client est en mesure de faire approuver la facture et de payer le 40 e jour (à mi-chemin entre le 20 e jour et le 60 e jour), il pourra le faire maintenant en échange d'une remise de 2 % (la moitié de la remise de 4 % convenue par le fournisseur). Reportez-vous au tableau et au graphique ci-dessous pour voir comment la remise baisse pour une facture de $. Cette baisse de la remise encourage votre client à approuver rapidement la facture et à vous payer immédiatement après cette approbation. Exemple : Facture de $ soumise le 1 er janvier Conditions de paiement Pay Me ASAP de 20 jours, remise de 4 %, Net 60 jours En cas de paiement le Pourcentage de remise Montant de la remise Montant payé 20 janvier 4,0 % 400 $ $ 30 janvier 3,0 % 300 $ $ 9 février 2,0 % 200 $ $ 19 février 1,0 % 100 $ $ 1 er mars 0,0 % 0 $ $ Graphique illustratif : Pay Me ASAP Conditions de la remise pour paiement anticipé Remise sur paiement Temps en jours Les conditions de paiement Pay Me ASAP permettent aux fournisseurs de recevoir le paiement dès que les factures sont approuvées par leur client. La remise est calculée sur la base du pourcentage de remise de paiement convenu, p. ex., 20 jours, 4 % de remise, Net 60 jours, au pro rata pour tenir compte du nombre de jours d'avance du paiement. Dans l'exemple ci-dessus, une approbation de la facture le 40 e jour correspondrait à une remise de 2 %.

5 Si vous avez d'autres questions, veuillez vous adresser au Service fournisseurs (Supplier Services) de J.P. Morgan, au