Conférence sur les meilleures pratiques dans l administration publique, Lisbonne, 10 au 12 Mai 2000

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1 Conférence sur les meilleures pratiques dans l administration publique, Lisbonne, 10 au 12 Mai 2000 EUROPAplus, l intranet de la Commission Européenne Du partage de l information à la gestion des connaissances 1. Création EUROPAplus, l intranet de la Commission européenne, a été créé en avril Ces cinq dernières années, sa popularité grandissant, il a été mis à la disposition d autres institutions via le serveur intranet inter-institutionnel baptisé EUROPATeam. Pour mettre ces mêmes informations à la disposition d autres agences et organismes de l UE situés dans ses Etats membres, d ici la fin de l année EUROPAplus migrera sur un serveur web protégé par un système de mot de passe. Développé sous l égide d EUROPA, le serveur internet des institutions européennes, EUROPAplus est accessible à tous les officiels de la Commission, qu ils exercent leur fonction à Bruxelles, à Luxembourg, dans les 23 villes comptant des Représentations de la Commission ou dans les nombreuses délégations autour du monde. La plupart des informations disponibles proviennent des services horizontaux de la Commission : Administration et Personnel, Service Presse et Communication, Secrétariat Général, Budget, Service Traduction, Direction Informatique. EUROPAplus bénéficie d une structure de gestion allégée. En moyenne, documents sont consultés par jour ouvrable. 2. Objectif La principale mission d EUROPAplus est d assurer un flot d information et de communication cohérent, rapide et transparent entre le Collège, les DG, les services et le personnel. Il participe à l "esprit de corps", à la modernisation de la culture professionnelle, à la génération de documents contribuant à la qualité et à l élimination de la duplication du travail. En 5 ans, le courrier électronique est devenu le moyen de communication prépondérant. Cependant, les services de courrier électronique de la Commission (Route 400 et bientôt Outlook) ne sont pas encore incorporés aux services intranet. 3. Contenu EUROPAplus héberge environ pages statiques. Simultanément, des bases de données, exploitées dans le cadre de la gestion des procédures internes, génèrent des pages dynamiques dont le nombre est considérablement plus élevé (voir 3.3). Globalement, EUROPAplus héberge de pages ou de documents. Le contenu d EUROPAplus concerne principalement trois fonctions : 3.1. les informations administratives destinées au personnel 3.2. les informations d actualité 3.3. la production de documents (procédures législatives) EUROPAplus, l intranet de la Commission Européenne Page 1

2 3.1. Informations administratives destinées au personnel Les informations administratives exploitées par le personnel représentent environ 60% de l ensemble des demandes envoyées au serveur, mais sans correspondre à 60% du contenu global d EUROPAplus. Ces informations sont : les organigrammes de toutes les Directions Générales de la Commission les données diffusées par la DG 'Personnel et administration' dans son "Guide des informations de nature administrative" (GINA) hébergeant plus de 6000 pages et couvrant : des questions liées au personnel (statut, rapports et évaluation du personnel, etc.) les soins médicaux et leur remboursement les fournitures de bureau les écoles européennes des répertoires internes de tous types : répertoire téléphonique du personnel de la Commission (recherche en ligne de personnes en fonction de différents critères), répertoire des services du personnel de la Commission (recherche de personnel en fonction de la structure hiérarchique, de mots clés, du nom) offres d emploi (NADIA) les services de traduction (commande en ligne de traductions, base de données terminologique Eurodicautom, traduction en ligne automatique via Systran, bulletins des traducteurs, etc.) les services en ligne du secrétariat général (par exemple le manuel de procédures, des documents législatifs préliminaires) des instructions et des règles budgétaires, la base de données de gestion budgétaire, des contrats normalisés des instructions et des services informatiques les sites élaborés par les Directions Générales (sites autonomes ou extraits d intranets locaux) la Bibliothèque Centrale la réforme administrative entreprise par le Vice-Président Kinnock, comprenant des services interactifs avec le personnel Actualités et bases de données en ligne Actualités Les actualités générées par la Commission sont diffusées via l intranet. Des actualités produites en externe par des agences de presse et des organisations de presse spécialisée sont également achetées par la Commission et diffusées sur l intranet. Actualités internes RAPID, les actualités du monde extérieur du Service Presse et Communication (SPC) de la Commission, sont également disponibles sur EUROPA. EU-Review, un bulletin d informations hebdomadaire produit en interne par le Secrétariat Général et transmis aux délégations de la Commission dans le monde. Des revues de presse rédigées et transmises par voie électronique chaque matin au serveur et redistribuées aux environs de 8h ou 8h30 sur l intranet. Ces revues de presse proviennent de représentations et de délégations de la Commission. Elles couvrent l appréciation des événements européens au niveau local dans diverses régions du monde. EUROPAplus, l intranet de la Commission Européenne Page 2

3 Des coupures de presse, des extraits de la presse sélectionnés par le Service Presse et Communication (SPC) de la Commission et redistribués via une base de données organisée en fonction de grands thèmes ou profils. Sources say, un bulletin factuel publié deux fois par jour, principalement consacré à l actualité de l UE. Commission en Direct, le journal interne (45000 exemplaires distribués hebdomadairement à l ensemble des institutions, des délégations et des officiels retraités) est une source d informations générales et administratives. Il s agit également d un forum interactif consacré aux questions d intérêt général du personnel de la Commission. Informations de l extérieur LiveNews, la principale source d informations européennes en ligne, également consultable à l aide de mots clés, grâce à son de base de données. Telexpress, des communiqués de presse du Service Presse et Communication (SPC) de la Commission, émis trois fois par jour. Agence Europe on-line (dans quatre langues), un bulletin quotidien en ligne diffusé tous les matins. European Reports, des bulletins publiés en ligne deux fois par semaine. Oxford Analytica, une base de données basée à Oxford (GB) offrant une analyse des événements économiques et financiers dans le monde. Bases de données Reuters (Reuters Business Briefing, Reuters Energy Briefing, Reuters Insurance Briefing, Reuters European Union Briefing) L intranet est une véritable mine d informations. Cependant, la gestion des profils, c est-à-dire l adaptation de la demande d informations aux besoins individuels, est peu développée. De nombreuses nouvelles sources sont des groupements de documents qui ne peuvent être consultés en tant que tels. La Commission envisage la mise en place de mécanismes d abonnement, qui renforceraient l automatisation de la fourniture d informations à l utilisateur Bases de données autres que les actualités ou la production de documents (pour cette dernière, voir 3.3.) La Commission achète des informations auprès de nombreuses sources, qui ne sont ni de nouvelles bases de données ni des bases de données de production de documents. Il s agit de sources inestimables, même si leur existence n est pas toujours visible sur l intranet. Cependant, elles contribuent à améliorer la qualité des informations disponibles à l ensemble du personnel. Nous pouvons mentionner, sans être exhaustif, un groupe comprenant de nombreuses bases de données, telles que Dialog Corporation (750 bases de données traitant de sujets commerciaux & financiers, chimiques, énergétiques & écologiques, alimentaires & agricoles, législatifs & gouvernementaux, médicaux, pharmaceutiques, scientifiques & technologiques, sociales), Lexis- Nexis spécialisée dans les questions juridiques, Dun & Bradstreet (informations sur les entreprises). EUROPAplus, l intranet de la Commission Européenne Page 3

4 3.3. Production de documents (procédures législatives) En tant que corps législatif, la Commission produit de nombreux documents, introduit et gère de nombreuses procédures. Aujourd hui, la plupart des procédures reposent sur la production et la gestion de documents électroniques. Le flot de documents préliminaires et législatifs est disponible dans des bases de données. Greffe 2000 Greffe 2000 est une base de données de production de documents électronique. La production exploite des modèles imposés harmonisant la présentation et facilitant la traduction de documents législatifs, avant leur utilisation par d autres institutions. Cette révolution repose sur des règles imposées aux générateurs de documents, un aspect essentiel dans un environnement multilingue (11 langues) tel celui de la Commission. Greffe 2000 compte déjà 3000 utilisateurs. En 1999, 391 documents de COM ont été inclus à cette base de données (99% de tous les documents COM) et en 1999, pages ont été intégrées à cette base de données). SG-Vista (Secrétariat Général Vista) Il s agit d un gisement de documents contenant tous les documents émanant des services de la Commission. Des documents anciens provenant de bases de données héritées ont été joints à cette base de données (certains documents remontent à 1981). Les documents sont accessibles à l aide de leur numéro de code ou d un moteur de recherche textuel. Le contenu représente fichiers électroniques. CELEX, la base de données de la législation européenne, est également disponible en ligne en interne. CELEX est un point d accès simple et direct de recherche de textes législatifs, notamment les publications les plus récentes du Journal Officiel, séries L et C, et de documents préliminaires. CELEX contient documents (toutes versions linguistiques confondues). EUR-Lex, une base de données contenant le journal officiel européen est également disponible en ligne. Bien qu EUR-Lex sur Internet ne contienne que les 45 derniers jours de publication du Journal Officiel, la copie interne d EUR-Lex contient tous les journaux officiels depuis SCADplus, une base de données bibliographique, disponible en ligne sur EUROPA, est également accessible via EUROPAplus. Elle contient un calendrier des événements politiques de l Union Européenne, un guide pratique sur la libre circulation des personnes, des informations sur les principaux changements résultant du Traité d Amsterdam, un glossaire des institutions, des politiques et de l élargissement de l Union Européenne, ainsi que des documents de synthèse et législatifs sur les politiques de l Union Européenne. SCADplus contient environ documents. 4. Conclusions EUROPA et l intranet EUROPAplus ont été développés dans l urgence de la conférence du G7 mentionnée plus haut. Après 5 années d expérience, nous pouvons conclure que les deux serveurs sont des "success stories". Ce développement a amené la Commission à autoriser l accès à l Internet à l ensemble de son personnel. EUROPAplus, l intranet de la Commission Européenne Page 4

5 Le serveur est l une des pierres d angle de la réforme administrative, non seulement en tant qu outil d amélioration de la communication, mais également en tant que vecteur de soutien du partage des connaissances. L intégration est le maître mot. Jean-Bernard Quicheron DG Personnel et Administration, 15 Mars 2000 EUROPAplus, l intranet de la Commission Européenne Page 5

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