Guide d utilisation de «Partages Privés»

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1 Guide d utilisation de «Partages Privés»

2 Sommaire Interface Web Se connecter à l espace web Partages Privés p.4 Créer son compte p.5 Description de l interface web Partages Privés p.6 Créer des bibliothèques dans son dossier personnel p.7 Installer son client local p.8 Fonctionnalités du client local p.9 Télécharger et synchroniser p.10 Partager une bibliothèque p.11 Consulter et modifier ses partages p.12 Importation des fichiers dans une bibliothèque p.13 Fonctionnalités complémentaires des fichiers p.14 Paramétrage de l historique d une bibliothèque p.15 Création d un lien sur un fichier p.16 Le menu «Groupe» p.17 Fonctionnalités du menu «Groupe» p.18 Utilisateur ou contact? p.19 Interface d administration Accéder à la console d administration p.21 Superviser les bibliothèques p.22 Superviser les utilisateurs p.23 Superviser les utilisateurs : les quotas p.24 Superviser les groupes p.25 Contacts p.26

3 Interface Web

4 Se connecter à l espace web Partages Privés Adresse de connexion à votre serveur dédié : https://nom-de-votre-entreprise.partages-prives.com/ 1 ère connexion : Création du compte Connexion à son espace 4

5 Créer son compte Enregistrez-vous en indiquant votre login et mdp 5

6 Description de l interface web Partages Privés Accès à l admin et/ou à son espace Menu principal Information du compte utilisateur Les bibliothèques (p.7) Espace discussion (p.18) Espace utilisé/quota (p.24) Visualisation des groupes (p.17) dans lesquels l utilisateur est connecté. Lien vers le site Partages Privés Version de l application 6 Lien de téléchargement du client local (p.8) Lien vers le guide d utilisation Lien vers le formulaire de contact

7 Créer des bibliothèques dans son dossier personnel Créer une bibliothèque Le menu «Dossier personnel» vous permet de créer les bibliothèques qui seront partagées entre vos postes et avec d autres utilisateurs. Vous avez la possibilité de crypter une bibliothèque avec un mot de passe. L accès et l ajout de fichiers nécessitent l édition du mot de passe par tous les utilisateurs. NB : Le partage par lien est impossible sur une bibliothèque cryptée. 7

8 Installer son client local (pour synchroniser les données du serveur web Partages Privés sur son poste) Téléchargez l exécutable Sélectionnez le répertoire ainsi que le disque sur lequel l agent sera installé et suivez les instructions afin de finaliser avec succès l installation de votre agent local. Téléchargez le client L installation aboutie, une icône de raccourci apparaîtra dans votre barre de menu en bas à droite. NB : Le double clic sur l icône vous permet d accéder à l agent local. 8

9 Fonctionnalités du client local L agent local synchronise les données du serveur sur votre poste. Le menu «Bibliothèque» de l interface locale permet de visualiser le/les serveur(s) sur lesquels vous êtes connectés 1, la liste les bibliothèques synchronisées 2, les téléchargements effectués/en cours Le menu «Configuration» NB : cochez «Démarrer PP automatiquement au démarrage» 9

10 Télécharger et synchroniser Téléchargez et synchroniser localement En cliquant sur l icône de synchronisation, l interface locale s affiche. Partages Privés vous propose un répertoire par défaut, dans lequel votre bibliothèque sera enregistrée sur votre poste. NB : Vous avez la possibilité d utiliser un dossier existant dans votre arborescence en copiant/collant le chemin d accès au dossier. 10

11 Partager une bibliothèque (avec un utilisateur) Partagez Vous renseignez l du/des destinataire(s), sélectionnez un/des groupe(s) ou une/des adresse(s) de votre liste de contact et spécifiez le type de partage (lecture/écriture ou lecture seule). 11

12 Consulter et modifier ses partages Les partages que vous avez réalisés avec d autres utilisateurs peuvent être, à tout moment, modifiés ou supprimés. Sélectionnez l onglet Partage. Choisissez le partage que vous désirez modifier. 12

13 Importation des fichiers dans une bibliothèque La fenêtre «Importer des fichiers» s affiche. Cliquez sur «Ajouter des fichiers». La fenêtre contenant vos dossiers s affiche sur votre écran, vous pouvez alors sélectionner le fichier à importer dans la bibliothèque. Les fichiers.pdf,.txt peuvent être pré-visualisés en ligne. D autres formats seront bientôt disponibles. 13

14 Fonctionnalités complémentaires des fichiers Télécharger le fichier pour l ouvrir et/ou l enregistrer. Partager : créer un lien sur le fichier. Supprimer Renommer Déplacer un fichier de l espace web. Copier Historique des versions du fichier La synchronisation étant bidirectionnelle, toute action faite sur l espace web/localement sera répercutée localement/espace web. 14

15 Paramétrage de l historique d une bibliothèque L historique de la bibliothèque est configurable dans le menu paramètre. Vous accédez alors à l historique des modifications faites sur les fichiers de la bibliothèque (ajout, suppression, renommé, modifié ) 15

16 Création d un lien sur un fichier (avec un contact et/ou un utilisateur) Lorsque vous cliquez sur «partage», vous pouvez indiquer l adresse de messagerie du destinataire et, s il est déjà enregistré dans vos contacts, il s affichera dans la liste déroulante. Le destinataire réceptionnera un mail l informant de la mise à disposition du lien. 16

17 Le menu «Groupe» Ce menu facilite la diffusion des partages en évitant la création de partage par utilisateur. Ainsi, chaque membre d un groupe réceptionnera et synchronisera les bibliothèques partagées. Cliquer sur le bouton «Nouveau groupe», nommer votre groupe et valider. 17

18 Fonctionnalités du menu «Groupe» Bibliothèque : dossier et fichier à partager dans le groupe. Une bibliothèque ajoutée dans un groupe est directement ajoutée à la bibliothèque des membres du groupe (dans bib. personnelle pour le créateur du groupe et dans bib. partagées pour les membres). Discussion : «chat» entre les membres du groupe Wiki : création d un wiki spécifique au groupe. Membres : liste des membres du groupe. Admin : onglet accessible par le créateur du groupe qui permet d ajouter/supprimer un membre, accorder le droit d administration du groupe à un membre. 18 Pour être ajouté, le membre doit être utilisateur, c est-à-dire qu il doit avoir un compte sur le serveur.

19 Utilisateur ou contact? Utilisateur L icone est différente pour un contact ou un utilisateur. A un utilisateur, on peut partager une bibliothèque, l inviter dans un groupe, lui transmettre un lien. Contact A un contact, on envoie un lien sur un fichier. 19

20 Interface d administration

21 Accéder à la console d administration Dans la mesure où vous avez été déclaré «Administrateur», l onglet «Administration du système», dans le haut de page, vous permet d accéder aux menus d administration. 21

22 Superviser les bibliothèques Visualisation de l ensemble des bibliothèques créées avec indication de leur propriétaire et possibilité de les supprimer. 22

23 Superviser les utilisateurs Possibilité de gérer les droits de chaque utilisateur (suppression, changement du mdp, droit d administration). 23

24 Superviser les utilisateurs : les quotas L administrateur a la possibilité d accorder un espace de stockage par utilisateur. Lorsque l administrateur sélectionne l utilisateur, la page d accueil de ce dernier s affiche. Il convient alors de «Définir le quota» de l utilisateur. NB : Si l espace occupé est inférieur à l espace alloué, l utilisateur pourra importer un fichier et dépasser son quota mais toute nouvelle importation sera ensuite interdite. 24

25 Superviser les groupes Visualisation de l ensemble des groupes créés avec indication de leur propriétaire et droit de suppression. 25

26 Contacts Commercial : Technique :

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