Février 2016 REFERENTIEL DE CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D'AIDE A DOMICILE

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1 Février 2016 REFERENTIEL DE CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D'AIDE A DOMICILE

2 Sommaire Avant Propos p 2 Une analyse de la demande de conventionnement en trois étapes clés : les pré-requis p 3 les critères qualitatifs et administratifs p 4 le partage de l expertise avec les partenaires p 10 Les éléments constitutifs de la demande de conventionnement p 10 Contacts p 11 2

3 Avant Propos Les orientations d action sociale de la Branche Retraite se structurent autour d actions en faveur du "Bien Vieillir". Elles se déclinent en trois niveaux d intervention : - une offre de prévention centrée sur l information et le conseil à l attention de l ensemble des retraités - une offre d actions et d ateliers collectifs de prévention en partenariat interrégimes, à destination des retraités confrontés à des premières difficultés - une offre d accompagnement des plus fragiles relevant des GIR 5 et 6, de façon personnalisée afin de prendre en compte des besoins liés au maintien à domicile : aide humaine, prise en compte de l isolement social, télé-alarme pour sécuriser le logement, portage de repas. Cette offre adaptée à l âge et à la situation de fragilité des retraités ne peut se concevoir sans le concours de partenaires intervenant à domicile pour préserver l autonomie dans un cadre de prestations facultatives extra-légales. Il est rappelé que ces prestations ne sont pas cumulables avec l Allocation Personnalisée d Autonomie (APA) délivrée par le Conseil Général. Dans cette perspective, la Caisse d Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT Rhône-Alpes) noue des partenariats spécifiques à caractère conventionnel. Elle s attachera à examiner différents domaines : la relation de service, la professionnalisation des intervenants, la structuration de l intervention à domicile et la diversification des services. C est le sens du présent référentiel de conventionnement destiné aux services d aide à domicile souhaitant l'examen de leur demande de conventionnement. 3

4 Une analyse de la demande de conventionnement en trois étapes clés Les pré-requis La demande de conventionnement est examinée, en premier lieu, au regard de différents pré-requis : administratifs : - être titulaire de l agrément délivré par le Préfet ou de l autorisation délivrée par le Président du Conseil Général, - intervenir en mode prestataire, - fournir la totalité des pièces administratives (cf. liste des éléments constitutifs de la demande de conventionnement), - être équipé d'outils informatiques avec Internet et s engager à réaliser la facturation des interventions dans le portail "Partenaires Action Sociale" (PPAS), - avoir rédigé le Document Unique d Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) et/ou mis en œuvre un plan d actions de prévention des risques professionnels, - avoir une activité globale significative soit au moins 50 bénéficiaires au total tous financeurs confondus. qualitatifs : - présenter un taux de qualification du personnel intervenant supérieur à 20 % (Cf chapitre "critères qualitatifs") apprécié au regard du nombre de salariés en CDI, - offrir un service de transport accompagné dédié en dehors du service d'aide à domicile, - proposer un service de portage de repas à domicile et un service de télé-alarme éventuellement en coopération avec d'autres services (accord de partenariat), comptables : - afficher une situation financière à l'équilibre sur une période de 18 mois d activité, - présenter 18 mois d activité minimum depuis la date d obtention de l agrément ou de l autorisation avec une activité significative. Ces différents pré-requis cumulatifs nécessitent d'être remplis par la structure pour engager la seconde étape d analyse du dossier. Dans l'affirmative, la structure complète l auto évaluation recouvrant des critères qualitatifs et administratifs. Après étude des documents, un contrôle sur place est organisé par la CARSAT Rhône-Alpes. La convention d'une durée d un an fait l'objet d'un examen à échéance. Si la structure ne comptabilise pas 50 bénéficiaires tous financeurs confondus, le conventionnement n'est pas reconduit. Références : - Commission d Action Sociale des 08/11/2007, 07/07/2011, 12/09/2012, 06/12/2012, 15/05/2014 et 05/03/ Arrêté du 26/12/2011 fixant le cahier des charges prévu à l article R du Code du Travail - Document d instruction DGCIS n du 26/04/2012 4

5 Les critères qualitatifs et administratifs Ces critères s appuient sur ceux relatifs à l agrément tel que définis par arrêté du 26 Décembre La connaissance du contexte local, social et médico-social par le gestionnaire Le gestionnaire connaît le contexte local correspondant au public auquel il s adresse (appartenance à un réseau gérontologique, un regroupement de services d aides à la personne, etc), le schéma départemental d organisation sociale et médico-sociale, afin de situer l action de ses services en coordination avec les autres intervenants et dispositifs. L'information du bénéficiaire Le gestionnaire : dispose en propre ou de manière mutualisée de locaux adaptés à l accueil du public et à la coordination des prestations et des personnels, offre un accueil physique cohérent avec son offre de services (deux demijournées par semaine à date et heure fixes avec une amplitude horaire minimale par demi-journée de trois heures), met à la disposition du bénéficiaire au moins un numéro d appel pour l ensemble des prestations proposées localement, offre un accueil téléphonique personnalisé et assuré au minimum 5 jours sur 7, sur une plage horaire de 7 heures quotidiennes, se donne les moyens de répondre aux situations d urgence, en organisant une permanence téléphonique durant les plages horaires de délivrance des services, le cas échéant par des moyens mutualisés avec d autres organismes agréés ou autorisés ou de téléassistance, met à la disposition du public une documentation écrite à jour, complète et précise sur : o son offre de service o son mode d intervention (prestataire, mandataire, mise à disposition) o les tarifs des principales prestations avant déduction des aides o le montant des frais annexes éventuels (frais de dossier, frais de gestion,..) o les financements potentiels et les démarches à effectuer o les recours possibles en cas de litige, affiche dans le lieu d accueil du public : o les tarifs des prestations avant déduction des aides o le montant des frais annexes éventuels o l avantage fiscal éventuel clairement détaché du prix et exprimé dans une taille de caractère inférieure. 5

6 L information doit être claire et porter sur des prix TTC exprimés dans une unité de valeur adaptée à la nature du service (heure, jour, semaine, mois ou forfait) o l obligation de fournir un devis pour toute prestation dont le montant est supérieur ou égal à 100 ou à la demande du bénéficiaire. Une proposition d intervention individualisée Le gestionnaire : prend en compte, la demande directe du bénéficiaire et de son entourage, lorsqu'il n est pas en mesure d exprimer ses besoins, s'assure que la prestation attendue est en adéquation avec les compétences et les moyens dont il dispose, réoriente le bénéficiaire vers une autre structure adaptée en substitution ou en complément s il ne peut mettre en oeuvre la prestation, élabore avec le bénéficiaire une proposition d intervention personnalisée à partir du plan d'aide préalablement établi, fait connaître, les modalités de financement potentiels et les démarches à effectuer, prend en compte, dans la proposition d intervention, les modalités de coordination avec d éventuelles autres interventions. A cette fin, le gestionnaire recueille tout moyen d information utile auprès du bénéficiaire. informe le bénéficiaire des conditions générales de remplacement des intervenantes, établit systématiquement un devis gratuit pour toute prestation mensuelle égale ou supérieure à 100 euros TTC, ou pour tout bénéficiaire qui le demande. Le devis rappelle les modalités définies dans la documentation remise au bénéficiaire, précise les prestations qui seront réalisées et leur coût réel, frais annexes et taxes inclus, remet, au bénéficiaire ou à son représentant légal, lors de la signature du contrat, un livret d accueil sous forme papier et régulièrement mis à jour chaque fois que de besoin. Ce document comporte au minimum les informations suivantes : o le nom, le statut, les coordonnées de la personne morale ou de l entreprise, le numéro d agrément et ou la référence d autorisation, o les coordonnées du ou des lieux d accueil, les jours et les heures d ouverture, o les prestations proposées, leurs tarifs avant déduction de toute aide financière, o les modes d intervention proposés (prestation, mandat, mise à disposition), 6

7 o une information sur le droit à l établissement d un devis gratuit pour toute prestation mensuelle supérieure à 100 TTC ou à la demande du bénéficiaire, o les périodes d intervention et les conditions générales de remplacement en cas d absence, o la liste des personnes qualifiées prévue à l article L du code de l action sociale et des familles à laquelle le bénéficiaire peut avoir recours en cas de litige ou de conflit non résolu avec le gestionnaire, o la charte des droits et des libertés de la personne accompagnée pour les prestations destinées aux personnes âgées ou aux familles fragilisées, o les coordonnées de l unité territoriale ayant accordé l agrément, Les tarifs des prestations offertes peuvent figurer dans un document annexe au livret d accueil sous réserve que ce dernier le précise. établit pour tout abonnement ou prestation un contrat écrit dont un exemplaire est remis au bénéficiaire précisant : o sa durée, o sa fréquence, o le type de service, o le prix de la prestation avant toute prise en charge. L estimation du montant restant à charge du bénéficiaire est jointe au contrat initial si l'aide financière est connue. Dans tous les cas, l accord du bénéficiaire sur la prestation proposée et ses modalités est nécessaire. Cet accord formalisé est recueilli dans le cadre du contrat avant l intervention à l exception des cas d urgence avérée. En cas de prestations réalisées par démarchage, le bénéficiaire dispose d un droit de rétractation de 7 jours à compter de la signature du contrat conformément à l arrêté du 24 Novembre Le contrat rédigé est conforme aux exigences de l article L du code de la consommation et comprend notamment un bordereau de rétractation. Par exception, cette règle ne s applique pas aux souscriptions à domicile proposées par les entreprises ou les associations agréées par l Etat ayant pour objet la fourniture de prestations sous forme d abonnement dès lors que le bénéficiaire dispose d un droit de résiliation permanent. Les modalités d intervention Le gestionnaire : met en place une procédure de gestion des messages téléphoniques, désigne un interlocuteur au sein de la structure, chargé du suivi de chacune des prestations dont le nom est communiqué au bénéficiaire, informe les bénéficiaires de l identité des intervenants au moyen d'un signe de reconnaissance adapté à la situation (badge, carte professionnelle...), assure lui-même la bonne coordination des interventions, 7

8 tient à jour l'historique des interventions, Les moyens en personnel de la structure permettent d assurer ses prestations telles que définies dans le cadre du contrat, même en cas d indisponibilité de l intervenant (maladie, congés,...) et y compris, le cas échéant, les samedis, dimanches et jours fériés lorsque la structure s y est engagée. propose systématiquement le remplacement de l intervenant habituel y compris pendant les congés annuels, sauf indication contraire dans le contrat. (Dans le cas de bénéficiaires nécessitant un accompagnement continu pour leur maintien à domicile, ce remplacement est organisé sans délai.), garantit la continuité des interventions, fait respecter les horaires d intervention et le contenu de la prestation définis préalablement et informe le bénéficiaire des changements éventuels, met en place et tient à jour un cahier de liaison ou un système équivalent dès qu une prestation est réalisée régulièrement, organise le traitement des réclamations et tient à jour son historique, gère les éventuels conflits entre l intervenant et le bénéficiaire, définit les modalités de coordination avec les autres intervenants et les éventuelles modifications du service à apporter suite aux remontées d événements importants par l intervenant concernant le bénéficiaire, établit une facturation mensuelle claire et détaillée, réalise une attestation fiscale annuelle, informe son personnel de l'interdiction de recevoir délégation de pouvoirs sur les avoirs, biens ou droits, donation, dépôt de fonds, de valeur ou de bijoux, établit ainsi que les intervenants, une relation de confiance et de dialogue avec le bénéficiaire et son entourage familial et social, respecte ainsi que tout le personnel l intimité des personnes et des familles, leur culture, leur choix de vie, leur espace privé, leurs biens et la confidentialité des informations reçues, garantit au bénéficiaire l exercice de ses droits et libertés individuels conformément à l article L du code de l action sociale et des familles, informe les intervenants des besoins spécifiques des bénéficiaires et s assure de la bonne compréhension du protocole d intervention (consignes, tâches à accomplir...), soutient et accompagne les intervenants dans leur pratique professionnelle par : 8

9 - des actions de sensibilisation aux problématiques de santé au travail (risques professionnels), - des réunions d informations et d échanges (bonnes pratiques, respect de la déontologie), - des actions de formation (maltraitance, meilleure qualification des salariés, valorisation des parcours professionnels), - des entretiens individuels, contribue à la prévention de la maltraitance (formation adaptée des intervenants) et met en place un dispositif de signalement aux autorités compétentes. Le suivi et l évaluation des interventions Le gestionnaire : met en place un dispositif de suivi individualisé de l intervention en accord avec le bénéficiaire et s appuie à cette fin, sur tous les éléments utiles tels que les retours des intervenants, réexamine la définition de l intervention au moins une fois par an, afin de réactualiser l intervention si nécessaire, procède au moins une fois par an à la réalisation d une enquête auprès des bénéficiaires sur leur perception de la qualité des interventions (questionnaire de satisfaction), procède au moins une fois par an à des contrôles internes portant sur l application du cahier des charges. prend en compte les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées notamment par l agence nationale de l évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ANESM) lorsqu il intervient auprès des personnes âgées. La sélection et la qualification des personnels Le gestionnaire ou son représentant s assure, pour réaliser ses missions, disposer de compétences garantissant la qualité de la prestation rendue, afin d'exercer personnellement ou avec des salariés, les trois fonctions suivantes : la fonction de direction remplie par le gestionnaire ou son représentant n exige aucune qualification particulière dès lors qu elle n est pas associée à un rôle d encadrant au niveau local. Elle comprend la mise en oeuvre et l évaluation des prescriptions du référentiel de conventionnement. 9

10 la fonction d encadrement comprend : l évaluation globale et individuelle de la personne bénéficiaire, la proposition d intervention au regard de ses attentes et besoins, le suivi des situations, l organisation du travail en équipe. L encadrant répond à l'une des conditions suivantes : - être titulaire d une certification professionnelle soit de niveau IV, soit de niveau V inscrite au répertoire national des certifications professionnelles, dans les secteurs sanitaire, médico-social, social ou des services à la personne et justifiant d actions de formation ou d accompagnement en cours ou effectuées dans une perspective de certification professionnelle dans le secteur des services à la personne ; - justifier d une expérience professionnelle de trois ans dans le secteur sanitaire, médicosocial, social, de ressources humaines ou adaptée de services à la personne assortie d actions de formation ou d accompagnement en cours ou effectuées dans une perspective de certification professionnelle ; - justifier d une formation en alternance pour l'obtention d'une certification professionnelle de niveau IV inscrite au répertoire national des certifications professionnelles, dans les secteurs sanitaire, médico-social, social ou des services à la personne. la fonction d intervenant auprès des personnes Les compétences attendues des professionnels doivent permettre un accompagnement personnalisé et adapté. Les intervenants disposent : d une certification, (diplôme ou titre) au minimum de niveau V ou certificat de qualification professionnelle inscrit au répertoire national des certifications professionnelles attestant de compétences dans le secteur sanitaire médico-social, social ou des services à la personne et/ou justifient d une formation spécifique pour l interprète en langue de signes, le technicien de l écrit codeur en langue parlé complété ; ou d une expérience professionnelle de trois ans dans le domaine sanitaire, médicosocial ou social ; d une formation diplômante ou au minimum d une formation d adaptation à l emploi dans les six mois suivant l embauche. d une formation en alternance, ou d'une formation qualifiante dans le domaine sanitaire médico-social ou social. Le gestionnaire : définit le processus de recrutement procède au recrutement et réalise les entretiens d embauches afin d apprécier les motivations, les compétences et aptitudes, la qualification et l'expérience professionnelle des candidats. 10

11 La professionnalisation et les diplômes requis pour le personnel intervenant (*) 20 % du personnel en CDI doit être titulaire de l un des diplômes suivants : DEAVS (diplôme d Etat d Auxiliaire de Vie Sociale) CAFAD (Certificat d Aptitude aux Fonctions d Aide à Domicile) MCAD (Mention Complémentaire Aide à Domicile) DETISF (Diplôme d Etat de Technicien de l Intervention Sociale et Familiale) justifiant d une expérience professionnelle d au moins 6 mois DEAMP (diplôme d Etat d aide médico-psychologique) DEAS (diplôme d Etat d aide soignante) BEP Carrière sanitaire et sociale Titre d'assistant de Vie du Ministère du Travail Titre employé familial polyvalent BEPA option services, spécialité services aux personnes BEPA option économie familiale et rurale * Source :. Agrément : Arrêté du 26 Décembre Convention collective de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile du secteur associatif du 29 décembre 2011 Les critères administratifs Le gestionnaire : Dispose d un bilan qualitatif et quantitatif de l activité exercée au titre de l année écoulée, Présente les comptes de la structure (résultat et bilan) à l assemblée générale des adhérents chaque année au cours du 1 er semestre, Respecte les obligations légales en matière de conservation des bulletins de paie, Tient un livre de caisse en cas de remise d'espèces, Etablit un contrat de travail écrit pour le personnel intervenant auprès des personnes âgées, Est à jour de ses cotisations sociales Le partage de l expertise avec les partenaires Dans le cadre de la coopération inter institutionnelle, l avis des partenaires de la Caisse d Assurance Retraite et de la Santé au Travail (Conseils généraux, MSA, RSI et le Service Social Régional de la CARSAT Rhône-Alpes) est recherché durant la phase d'étude de la demande de conventionnement de la structure. 11

12 Les éléments constitutifs de la demande de conventionnement Association Collectivités Société Loi 1901 territoriales Statuts Récépissé de la déclaration à la Préfecture Récépissé de la déclaration au Journal Officiel Composition nominative des membres du Bureau Composition nominative du Conseil d Administration Statuts intégrant la nature de la société et la (sauf EURL) liste des actionnaires ou associés Inscription au Registre du Commerce (1) Agrément (2) Et/ou Autorisation d exercer délivrée par le Conseil Général Zone géographique d intervention Attestation de paiement des cotisations sociales Activité réalisée sur les 2 derniers exercices (3) Liste du personnel en CDI (Contrat à Durée Indéterminée) mentionnant : - le nombre en personnes physiques et en ETP (Equivalent Temps Plein) d administratif(s) - le nombre en personnes physiques et en ETP de personnels intervenants - les diplômes du personnel administratif et intervenant Plan de formation réalisé (année N-1) Plan de formation prévisionnel (année N) Bilan consolidé des 2 derniers exercices (3) Compte de résultat consolidé des 2 derniers exercices (3) Compte de résultat du service aux personnes retraités des 2 derniers exercices (3) Rapport d'activité de la structure n - 2 et n -1 Liste des services gérés par la structure Justificatif du service de transport accompagné Justificatif du service de portage de repas Justificatif du service de télé-alarme Attestation d Assurance Responsabilité Civile Document Unique d'evaluation des Risques Professionnels/ Plan d'actions mis en oeuvre Fonds de Restructuration obtenu - en en en 2014 (1) : imprimé Kbis de moins de 3 mois (2) : l'agrément délivré à votre service par Monsieur le Préfet, pour lequel le dossier doit être déposé auprès de la DIRECCTE assorti d'une attestation sur l honneur de non dénonciation pour l année N (3) : au moins 18 mois d'activité depuis l obtention de l agrément 12

13 Contacts Adresse électronique : aideadomicile@carsat-ra.fr Portails Internet : rubrique "partenaires", "action sociale", "devenir partenaire conventionné" CARSAT Rhône Alpes Direction de l Action Sociale Département Accompagnement de Projets et Relations Partenariales 35, rue Maurice Flandin LYON Cedex 03 13