Réunion d information sur la subvention globale FSE du Département de la Savoie. Corinne DROUGARD; Hanaé HIMI Catherine LE LIRZIN; Anne-Laure BAZIN

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1 Réunion d information sur la subvention globale FSE du Département de la Savoie DGAPT : DDCS : DGVS : DIRECCTE RA: Corinne DROUGARD; Hanaé HIMI Catherine LE LIRZIN; Anne-Laure BAZIN Nadine CALLOUD Anne-Marie TESSIER CHAMBERY le 30 octobre 2012

2 Ordre du jour I. Le Département de la Savoie : Organisme intermédiaire d une subvention globale FSE - des actions PDI / FSE II. Les principes fondamentaux du fonds social européen III. Les contrôles de service fait et le paiement de la subvention FSE - Instruction du 20 janvier 2011 relative à la forfaitisation des coûts indirects - Instruction du 29 juin 2012 relative au contrôle de service fait IV. Questions réponses

3 Introduction Qu est est-ce que la stratégie de Lisbonne? Adoptée par le Conseil européen de mars 2000, la stratégie de Lisbonne a pour ambition de faire de l Union européenne «l économie fondée sur la connaissance la plus compétitive et la plus dynamique du monde» à l horizon Cette stratégie a été révisée en La stratégie de Lisbonne révisée est la stratégie de la croissance et de l emploi. Concentration autour de deux objectifs clés : -avec le Fonds européen de développement régional : croissance - et le Fonds social européen : l Emploi

4 I. Le Département de la Savoie : Organisme intermédiaire d une subvention globale FSE - Des actions PDI / FSE CHAMBERY le 30 octobre 2012

5 Principes de gestion du FSE / DGEFP / DIRECCTE / CG73

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7 FSE : les principes généraux 2. L ADDITIONNALITE Les fonds européens ne viennent pas se substituer aux aides publiques nationales, ils viennent s y ajouter = EFFET LEVIER & VALEUR AJOUTEE. Articulation avec le PDI - Accompagnement renforcé vers et dans l emploi - Lever les freins à l emploi - Processus de programmation codifié : 6 mois entre l accusé de réception de dossier complet et la programmation.

8 Gestion du dispositif PDI FSE par le CG73 PILOTAGE ET GESTION DE LA SUBVENTION GLOBALE DU FONDS SOCIAL EUROPEEN PAR LE CONSEIL GENERAL DE LA SAVOIE Pilotage de la subvention globale du Fonds social européen 1 Comité de pilotage dédié composé de : Direction générale adjointe des services à la population Délégation Départementale cohésion sociale et administration générale (expertise PDI et programmation budgétaire) Direction générale adjointe des politiques territoriales - Unité des affaires européennes (expertise FSE) Animation et gestion de la subvention globale du Fonds social européen et des opérations cofinancées par le FSE subvention globale Direction générale adjointe des politiques territoriales - Unité des affaires européennes

9 Gestion du dispositif PDI FSE par le CG73 1. Subventions versées à des bénéficiaires externes (Appel à projets)* 2. Conseil général de la Savoie bénéficiaire 1. Appels à projets : Bénéficiaire : acteurs externes Service gestionnaire des dossiers FSE : Direction générale adjointe des politiques territoriales - Unité des affaires européennes *Cogestion des appels à projets : services concernés : - Direction générale adjointe des services à la population - Délégation Départementale Cohésion Sociale (expertise PDI) - Direction générale adjointe des politiques territoriales - Unité des affaires européennes (expertise FSE) 2.a. Marchés publics Bénéficiaire : Conseil général de la Savoie Direction des services à la population - Délégation départementale cohésion sociale Service gestionnaire des dossiers FSE : Direction générale adjointe des politiques territoriales - Unité des affaires européennes 2.b. Assistance technique Bénéficiaire : Conseil général de la Savoie Direction générale adjointe des politiques territoriales - Unité des affaires européennes Service gestionnaire des dossiers FSE : Direction des affaires juridiques et financières - Service préparation et exécution budgétaire Contrôle qualité gestion système et dossiers Direction des affaires juridiques et financières - Service juridique

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11 II. Les principes fondamentaux du fonds social européen en CHAMBERY le 30 octobre 2012

12 FSE : les principes généraux Le FSE finance des «projets», pas le fonctionnement des structures Opérations inscrites dans une logique de projet = Un projet se définit par un périm rimètre précis des objectifs, des moyens dédiés et nécessaires en dépenses et en recettes, un échéancier de réalisation, un public cible etc. défini en amont de la programmation de l aide.

13 La notion de dépenses éligibles - Règlement 1083/2006 (art 56) - Règlement 1081/2006 (art 11) - Décret du 3 sept 2007 modifié par le - Décret N du 21 janvier principes clés : 1. Toute dépense doit être explicitée. 2. L opération est financée dans le cadre d une assiette éligible. 3. Le FSE intervient sur la base d un % de l assiette éligible.

14 Les typologies de dépenses éligibles - Les dépenses directes de personnel - Les dépenses de fonctionnement directement affectées à l opération - Prestations externes directement affectées à l opération - Les dépenses directes liées aux participants - Les dépenses indirectes - Les dépenses en nature.

15 FSE : les typologies de dépenses Zoom sur les décrets N et Toute dépense devra être justifiée sur la base réelle et avec des factures acquittées au moment des bilans. - Dépenses de rémun r munération nécessaires à la réalisation de l opération et justifiées - Personnel 100% affecté : fiches de poste précises, bulletin de salaire - si personnel partiellement affecté : fiche de temps pour proratisation selon une clé d affectation du temps passé sur l opération + bulletins de salaire+ lettre de mission+ logiciel de gestion des temps +récapitulatif attesté signé par le responsable et le salarié - Charges d amortissement : le FSE ne subventionne pas des dépenses d investissement - les charges d amortissement seront éligibles sur la période de réalisation du projet uniquement (tranche annuelle) et dans la mesure où d autres aides publiques n ont pas déjà contribué à l acquisition des biens. - En tout état de cause, ces dépenses seront minoritaires.

16 FSE : les typologies de dépenses Dépenses directes de fonctionnement : Achats, publications, locaux, déplacements missions, amortissements, achat de prestation du commissaire au compte jusqu à la date du bilan, dépenses AREA (date, lieux, bons de transport) (note sur échantillonnage et extrapolation) Dépenses directes liées aux participants : Transports, publication, restauration pour les participants seulement., ement., hébergement, Ces dépenses doivent être justifiées, nécessaires pour la mise en œuvre de l op opération et directement rattachées à celle-ci. ci. Attention à l é éligibilit ligibilité temporelle des dépenses!

17 FSE : les typologies de dépenses Zoom sur l instruction l DGEFP du 2 août 2010 du portant sur la forfaitisation des coûts indirects Mesure de simplification : Ce nouveau régime s applique aux opérations dont le coût total éligible par tranche annuelle est inférieur ou égal à Les dépenses indirectes sont calculées à hauteur de 20% des dépenses directes, hors prestations et dépenses en nature. Ex : Personnel support (encadrement, secrétariat, maintenance etc., charges générales de fonctionnement ). Compte-tenu des difficultés rencontrées pour assurer la traçabilité de certaines dépenses directes (frais postaux, reprographie, abonnements téléphone etc.) il est recommandé de valoriser ces dépenses au titre des dépenses indirectes.

18 FSE : les typologies de dépenses Si l opération programmée comporte des actions identifiées, il conviendra de présenter les réalisations & les dépenses afférentes ventilées par action. Certaines dépenses sous partiellement éligibles sur la seule part affectée à l opération. Dans ce cas, elles doivent être pro-ratisées en appliquant des clés de répartition. Les clés de répartition sont validées en amont de la programmation puis les dépenses valorisables sont identifiées dans chaque bilan en appliquant la formule de proratisation sur la base du réel. Ex : Nombre de bénéficiaires accompagnés Nombre total de bénéficiaires

19 Les ressources des opérations - Les cofinancements - Les recettes générées par l opérations - L autofinancement. Le plan de financement doit être équilibr quilibré et ventilé par tranche annuelle d ex exécution de l op l opération et par actions

20 III. Les contrôles de service fait et le paiement de la subvention FSE CHAMBERY le 30 octobre 2012

21 FSE : les principes du Certificat de service fait Zoom sur l instruction l DGEFP du 29 juin 2012 portant sur les modalités de contrôle des dépenses déclar clarées dans les bilans FSE. Objet du CSF : Déterminer le montant FSE dû au bénéficiaire après examen des dépenses déclarées dans le bilan d exécution. - bilans intermédiaires, - bilans de fin de tranche annuelle - bilan final La base d un CSF = la convention et ses annexes : nécessité de bien prendre connaissance des dispositions prévues dans le cadre de la convention et de ses annexes.

22 FSE : Les bilans d exécution Points de vérification dans le cadre du CSF -La réalit alité des dépenses déclar clarées - la conformité des réalisations r et des dépenses par rapport à la convention - l exactitude de la demande de remboursement présentée par le bénéficiaire - l absence de double financement ou de sur financement - l éligibilité des dépenses présentées, leur réalité et leur traçabilité. Présence justificatifs et preuve de l acquittement / VSP Les postes de dépenses doivent être prévus dans le cadre de la convention. A défaut les dépenses sont écartées. Correcte application des clés de répartition. Correcte comptabilisation de toutes les ressources du projet. Versement des subventions par les cofinanceurs. Preuve de l acquittement des charges fiscales et sociales

23 FSE : Les bilans d exécution «l éligibilité des dépenses présentées, leur réalité, fiabilité et leur traçabilité» - Le bilan doit être signé et accompagné des éléments suivants : - Bilan qualitatif de l opération pour la période considérée (indicateurs, liste des bénéficiaires) - Un bilan comptable : équilibré en dépenses et en ressources et détaillé par action et par postes de dépenses, accompagné de l intégralité des pièces justificatives comptables et non comptables - le bilan des ressources : la preuve du versement des cofinancements - l explicitation des clés d affectation appliquées.

24 FSE : le certificat de service fait 1. Analyse physique et temporel de l op l opération -Conformité des actions, du public, éligibilité temporelle et géographique des actions, réalisation effective (VSP, justificatifs) Recalcul des clés de répartition et, en cas de résultats différents, corrections. 2. Analyse comptable des dépenses selon les postes de dépenses conventionnés Valeur probante des pièces justificatives, éligibilité des dépenses par rapport à la réglementation européenne, lien entre les dépenses et l opération, acquittement des dépenses Reconstitution des calculs

25 FSE : le certificat de service fait

26 FSE : le certificat de service fait 3. Respect des obligations spécifiques liées au financement communautaire Publicité Application des règles en matière d encadrement des aides d Etat Réalisation d une mise en concurrence pour les achats de biens, de services et de fournitures Respect du code des marchés publics pour les acteurs qui y sont soumis Règle des trois devis applicable quel que soit le statut juridique de la structure bénéficiaire ( = offre la plus économiquement avantageuse prioritaire). Risque que les dépenses soient écart cartées en cas d absence de preuve d une mise en concurrence préalable. «L absence de mise en concurrence doit rester exceptionnelle».

27 FSE : le certificat de service fait

28 FSE : le certificat de service fait Toute dépense insuffisamment justifiée sera écartée, faisant baisser le montant FSE dû mais aussi le montant PDI! FSE : la règle du double plafond FSE dû : calculé et versé en dernier. 3 méthodes de calcul : le FSE est liquidé sur la base du résultat le plus faible

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30 En cas de contrôles, les obligations à respecter Respect des autres obligations réglementaires liées au bénéfice d une aide communautaire (signature d une attestation) Comptabilité séparée, Avance des dépenses en attendant le versement de la subvention (= gap de trésorerie) suivi administratif et financier précieux et réguliers (recueil des indicateurs, transmission d informations aux contrôleurs) Archivage des dossiers et de toutes les pièces jusqu en 2021! Différents corps d audit : le CG73, les services de l Etat, la CICC, l Union européenne (Commission, Cour des Comptes)

31 Conclusion Les règles du FSE sont rigides, il convient d en prendre connaissance préalablement à la programmation de son opération puis «in itinere» en cas d évolution de la réglementation. En cas de modification du plan de financement (modification des postes de dépenses, ajustement dans la ventilation des dépenses évolution de la période de réalisation de l opération), des ajustements sont parfois possibles. En cas de questions, n hésitez pas à contacter le CG73, L unit unité des affaires européennes, ennes, le plus tôt possible.

32 Merci de votre attention! Hanaé HIMI : hanae.himi@cg73.fr Corinne DROUGARD : corinne.drougard@cg73.fr CHAMBERY le 30 octobre 2012