JEFYCO. MANUEL UTILISATEUR : DEPENSE Partie 4 IMMOBILISATIONS TABLE DES MATIERES

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1 JEFYCO MANUEL UTILISATEUR : DEPENSE Partie 4 IMMOBILISATIONS TABLE DES MATIERES Remarques liminaires : 2 1. Gestion des livraisons 5 2. Inventaire physique 9 1/10

2 Remarques liminaires : Qu est-ce qu une immobilisation : une immobilisation est un bien durable pour l établissement, on parle parallèlement d investissement. Un bien durable est un bien qui est destiné à être utilisé par l établissement durant plusieurs années. Ce bien peut être matériel (un bâtiment, une machine, une voiture, un ordinateur) ou immatériel (un brevet, un logiciel). Par facilité, nous n utilisons la notion d investissement que pour les biens d une valeur supérieure à 800 euros HT (hors TVA). Ne sont pas des immobilisations : des dépenses destinées à maintenir en l état une immobilisation existante (dépenses de maintenance, d entretien), des achats de biens qui ne bénéficient pas à l établissement (dans le cadre d une convention par exemple), des travaux effectués sur des biens dont l université n a pas le contrôle (aménagements de locaux loués) Sont des immobilisations : des achats d ensembles cohérents, même si les valeurs unitaires sont inférieures à 800 euros (ex : équipement d une salle de cours en ordinateurs, lot de mobilier pour un bureau) Saisie de la commande : se déroule dans Carambole comme pour toute commande de fonctionnement avec les précisions suivantes : Il est possible de mélanger des crédits de fonctionnement et d investissement. Il est possible de payer un investissement avec les crédits de plusieurs sous-cr d un même CR Il n est pas possible, pour le moment, de payer un investissement avec plusieurs lignes de crédits de CR ou d UB différents. COROSSOL : gestion des immobilisations Corossol est un passage obligé avant toute liquidation de facture d immobilisation. L application permet d enregistrer les biens et de suivre l inventaire de l établissement. La gestion des immobilisations dans Corossol se fait en deux étapes : Première étape dans le service avec : o La gestion des livraisons o L inventaire physique Deuxième étape à la direction des finances avec : o L inventaire comptable après contrôle des éléments déjà saisis. Ensuite la facture peut être liquidée à l agence comptable. Après la liquidation, la direction des finances (Bureau des Immobilisations et des Recettes) édite la fiche inventaire et vous l adresse accompagnée de l étiquette d identification du bien (en cours de déployement). 2/10

3 Sélectionner d abord la commande à traiter : Cliquer sur le [?] 3/10

4 Saisissez le numéro de commande dans les deux cases de critères (ou une fourchette de numéros) puis cliquez sur [Rechercher] Sélectionnez la commande en cliquant dessus, puis cliquez sur [OK] 4/10

5 1. Gestion des livraisons Une fois revenu sur le menu d accueil de Corossol, choisissez [Gestion des livraisons]. Cliquez sur [+ Ajouter] pour ajouter une livraison. La fenêtre suivante s affiche : Certains établissements ont des magasins centraux, ce qui n est pas notre cas Saisissez ici le numéro du bon de livraison Vous pouvez modifier la date de livraison Saisissez le nom de la personne ayant réceptionné la livraison 5/10 Eventuellement, remarques sur la livraison

6 Puis validez. Saisissez ensuite le détail de la livraison, en cliquant sur [+ Article] : Attention : dans Corossol, à chaque fois que vous saisissez le détail d une ligne (commande, article ), vous devez avoir sélectionné cette ligne (elle apparaît alors sur fond bleu ou grisé) pour que la saisie soit active. 6/10

7 Sélectionnez : - l engagement correspondant à la commande livrée (il peut y avoir plusieurs engagements pour une même commande) - les articles de la commande Le bouton recopier permet de reprendre automatiquement les informations du bon de commande Saisissez la quantité livrée Un libellé détaillé Le montant budgétaire UNITAIRE (ht ou ttc selon que le CR est ht ou ttc) 7/10

8 Remarques : Le bouton «Recopier» permet de recopier toutes les informations contenues dans la ligne «Articles», ce qui évite de les ressaisir. Cependant : attention aux bons de commandes pour lesquels les articles ont été saisis par lot, il faut alors faire une saisie détaillé de chaque article. Les accessoires d un bien (clavier, disque dur additionnel, carte graphique d un ordinateur par exemple) doivent être saisis sur le même ligne que le bien. La version actuelle de Corossol ne prend pas en compte la virgule du pavé numérique ; dans ce cas, le montant est arrondi à l entier inférieur : penser à utiliser la virgule du clavier AZERTY. Sélectionnez ensuite la ligne d article (elle doit apparaître sur fond coloré), puis faites passer les articles dans la «liste des biens livrés» en cliquant sur la flèche vers la droite. 8/10 Le montant total des biens doit être rigoureusement identique au montant budgétaire de la facture. Lorsqu il n est pas possible, du fait de remises globales, d avoir un montant

9 parfaitement ajusté (avec un écart d un ou plusieurs centimes), faire peser la différence sur l un des articles Exemple : pour une facture de 9926,85 pour 10 PC saisir 1 article de 9 PC à 992,68 pièce et 1 article contenant 1 PC à 992,73 Vous pouvez alors fermer la fenêtre (bouton «Fermer») : la gestion de la livraison est terminée. Il faut ensuite procéder à l inventaire physique. 2. Inventaire physique Une fois revenu sur le menu d accueil de Corossol, choisissez [Inventaire physique]. 9/10

10 Sélectionnez la ligne correspondant à la livraison : la liste des biens livrés s affiche. Sélectionnez le ou les biens dont vous allez détailler l inventaire physique. (Pour sélectionner plusieurs lignes de biens, cliquez en maintenant les touches Majuscule ou Ctrl appuyées.) 10/10

11 Numéro d inventaire physique : inactif (la saisie se fait dans Carambole, au moment de la liquidation) Localisation : cliquez sur le bouton Remarque : En cliquant sur «Bâtiment», la liste des bâtiments s affiche dans l ordre alphabétique Choisissez le bâtiment Et la salle (Etage et porte) Puis cliquez sur «Sélectionner» Responsable : Saisissez dans la case «Nom» au moins 3 lettres du nom recherché, cliquez sur «Filtrer», puis sélectionnez la personne (la ligne doit passer sur fond bleu) 11/10 Cliquez sur «Sélectionner»

12 Utilisateur : idem Date d acquisition : se met automatiquement Informations (saisie globale impossible à saisir pour chacun des biens) : Saisissez toutes les informations utiles pour caractériser le bien. Important : ces informations doivent permettre d identifier clairement le bien. Il est donc important pour les biens achetés en plusieurs exemplaires de saisir le n de série de chacun des biens (par ex. PC, matériel pédagogique ) Validez. 12/10

13 Si vous avez procédé à une saisie globale des biens inventoriés, vous pouvez revenir sur chaque bien pour renseigner des informations qui lui sont propres. Quand vous avez terminé, cliquez sur «Fermer». La saisie dans Corossol est terminée. Pensez ensuite à renseigner la partie «Immobilisation» du bon de commande avec l origine du financement afin que les services financiers puissent remplir l inventaire comptable. Les informations à communiquer sont les suivantes : - Financeur (Etat, Région, Département, Commune ) - Répartition des montants par financeurs (si plusieurs ou mélange auto-financement, financement extérieur) - Convention de référence du financement et année - N du titre ayant servi au financement (cela afin d amortir la subvention au même rythme que le bien) 13/10

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