CONFECTION DU COMPTE DE GESTION DU TRESORIER DE LA COLLECTIVITE TERRITORIALE

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1 MINISTERE DE L ECONOMIE L ET DES FINANCES REPUBLIQUE DE CÔTE D IVOIRE D UNION-DISCIPLINE DISCIPLINE-TRAVAIL CONFECTION DU COMPTE DE DU TRESORIER DE LA COLLECTIVITE TERRITORIALE Présentation :

2 INTRODUCTION

3 La confection du compte de gestion est une étape très importante dans le processus d exécution du budget de la collectivité. INTRODUCTION Le compte de gestion est le résumé des écritures d une gestion budgétaire donnée.

4 INTRODUCTION Le Trésorier de la collectivité doit adresser son compte de gestion approuvé par l organe délibérant de la Collectivité Territoriale au Ministère de l Économie et des Finances au plus tard le 30 juin de l année suivant la clôture de l exercice. Après la mise en état d examen, le Ministre de l Économie et des Finances par le biais de la Direction de la Comptabilité Parapublique dépose ledit compte à la Chambre des Comptes au plus tard le 31/08/ de l année suivant la clôture de l exercice.

5 Après avoir décrit toute l année, les écritures dans les livres principaux que sont : INTRODUCTION Le CT 01 : Grand livre centralisateur ; Le CT 02 : Livre d exécution des opérations budgétaire de dépense ; Le CT 03 : Livre d exécution des opérations budgétaires de recettes ; Le CT 04 : Livre d exécution des opérations hors budget et comptes de tiers.

6 Le comptable doit en fin d année, confectionner son compte de gestion. INTRODUCTION Ce compte appuyé de documents spécifiques qui sont : 1 - Les documents généraux 2 - Les pièces justificatives de recettes, 3 - Les pièces justificatives de dépenses, est transmis à la Chambre des comptes de la Cour Suprême.

7 Pour mieux comprendre les procédés de confection du compte de gestion, nous allons examiner successivement : INTRODUCTION la confection du compte de gestion ; la mise en état d examen du compte de gestion ; le classement des documents comptables.

8 PREMIERE PARTIE METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE

9 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE Dans la méthodologie de confection du compte de gestion il y a deux étapes importantes : le compte de gestion sur chiffres et le compte de gestion sur pièces.

10 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 1 / Le compte de gestion sur chiffres est un docume nt (CT 83) déjà établi par l Imprimerie Nationale que le comptable rempli à partir des informations déjà retracées par les livres utilisés au cours de la gestion. Ce compte de gestion est composé Tableaux. de plusieurs

11 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 2 / Tableau Page 1: Balance d entrée au 01 janvier Il est établi à partir des chiffres de l exercice antérieur que nous appelons la balance de sortie qui deviennent en année n+1 la balance d entrée.

12 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 3 / / Tableau Page 5 : Budget de fonctionnement Les dépenses et les recettes de fonctionnement. Dans cette rubrique, nous avons à retracer les éléments contenus dans les livres CL 02 et CL 03.

13 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 4 / / Tableau Page 23 : Budget d investissement Il s agit des dépenses d investissement et des recettes d investissement. La caractéristique ici est qu il faut veiller à ce que le résultat d investissement soit toujours supérieur ou égal à zéro. A la page 34 ce résultat est porté dans les 2 cases.

14 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 5 / / Tableau Page 37 : Comptes hors budget - comptes de tiers et financier. A ce niveau la bonne tenue du CL 01 et surtout du CL 04 est très importante car elle permet de retracer les mouvements effectués sur ces comptes.

15 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 6 / / Tableau Page 40 : récapitulation générale Dans ce tableau, on reporte simplement les totaux tirés des tableaux précédents. Pour les classes 6,7,0 et 9 il n y a pas de balance d entrée.

16 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 6 / / Tableau Page 40 : récapitulation générale Comme ce sont des comptes budgétaires qui sont soit débités, soit crédités. Pour la classe 4, on reporte la ligne totaux CL 4 page 38 et pour la classe 5, on reporte la ligne totaux classe 5 page 39.

17 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 7 / / Tableau Page 43 : balance des comptes patrimoniaux La balance des comptes patrimoniaux retrace l évolution du patrimoine de la commune depuis sa création. Elle s établit à partir des fiches patrimoniales ou à défaut, à partir des ordres de recettes et des mandats d investissement.

18 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 7 / / Tableau Page 43 En investissement à chaque compte budgétaire est rattaché un compte patrimonial de la classe I pour les recettes et la classe 2 pour les dépenses. C est à partir de ces informations qu on rempli la balance.

19 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 7 / / Tableau Page 43 La classe 1 retrace l ensemble des capitaux permanents c est-à-dire les recettes à long terme que la commune a accumulées depuis sa création. Quant à la classe 2, elle traduit les immobilisations, c est-àdire les bien durables que la commune a pu acquérir depuis sa création.

20 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 8 / / Tableau Page 53 : Comptes hors budget Il s agit des comptes de résultat. Le compte 400, le fonds de réserve ordinaire enregistre le résultat du budget de fonctionnement. Les excédents sont portés au crédit du compte et les déficits au débit.

21 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 8 / / Tableau Page 53 : Comptes hors budget Le compte 401 : fonds d investissement enregistre le résultat du budget d investissement. Les excédents sont portés à son crédit. Le solde qui apparaît sur la ligne total est la contraction entre les soldes débiteurs et créditeurs des comptes 400 et 401.

22 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 8 / / Tableau Page 53 : Comptes hors budget LES VALEURS INACTIVES Ce tableau se rempli à partir des registres des valeurs inactives tenus par le Trésorier de la Collectivité Territoriale.

23 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 8 / / Tableau Page 53 : Comptes hors budget Section I : Stock de valeurs détenues par le comptable au 31 décembre Section II : Stock de valeurs détenues par le régisseur de recettes au 31 décembre Section III : C est le cumul des sections I et II et correspond au stock de valeurs détenues par la collectivité au 31 décembre.

24 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 9 / / Tableau Page 54 : situation de trésorerie C est l ensemble des fonds de la commune au Trésor, compte 560 et à la BNI compte 562.

25 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 9 / / Tableau Page 54 : situation de trésorerie Le débit compte 560 = cumul de la balance d entrée et des encaissements opérés au cours de la gestion. Crédit compte 562 = Total des paiements effectués au cours de la gestion.

26 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 9 / / Tableau Page 54 : situation de trésorerie Le solde 560 = débits crédits Le solde du 560 est toujours débiteur.

27 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 10 / / Tableau Page 55 : La situation financière de la commune. Les disponibilités sont constituées par les soldes débiteurs des comptes 560 et 562.

28 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 10 / / Tableau Page 55 : La situation financière de la commune. Recettes à court terme = zéro parce qu au 31 décembre, les restes à recouvrer sont annulés. Dettes à court terme = Total des restes à payer (page 38).

29 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 10 / / Tableau Page 55 : La situation financière de la commune. Fonds de roulement = disponibilités + recettes à CT dettes à court terme. Le fonds de roulement représente les fonds dont disposerait la collectivité si elle avait payé toutes ses dettes au 31 décembre.

30 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR CHIFFRES 10 / / Tableau Page 55 : La situation financière de la commune. Ce fonds de roulement doit être le même montant que le solde de la page 53. La page 56 doit être obligatoirement signée et datée par le comptable public et l ordonnateur de la collectivité.

31 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR PIECES Il s agit des pièces justificatives qui accompagnent le compte sur chiffres à la chambre des comptes. A savoir, les documents généraux, les pièces justificatives de recettes et des dépenses. La liste des pièces à joindre peut être consultée dans l instruction n 5334 sur la gestion communale aux pages 148 et 174.

32 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR PIECES Ce compte, à la différence du premier se présente sous forme de liasses. Il s agit de faire les paquets bien emballés et ficelés de sorte qu on puisse les déballer facilement. Ces liasses suivent une numérotation chronologique. Ainsi, il se compose comme suit :

33 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR PIECES Une enveloppe grand format sans numéro et dans laquelle se trouve deux exemplaire du compte sur chiffres. Une lettre d envoi adressée à Monsieur le Président de la Chambre des Comptes de la Cour suprême sous couvert de Monsieur le Directeur Général du Trésor et de Comptabilité en trois exemplaires, plus trois exemplaires de l inventaire des documents généraux.

34 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR PIECES Le paquetage de ces liasses se fait de la manière suivante : 1 / Les documents Généraux qui sont : L arrêté de nomination du Trésorier de la collectivité, l arrêté de création de la collectivité, les procès verbaux de réunion, les délibérations, tout acte qui peut mieux étayer la gestion.

35 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR PIECES Le paquetage de ces liasses se fait de la manière suivante : 2 / Les liasses de recettes : Ces liasses contiennent uniquement, les pièces de recettes à savoir les subventions de l état. Les titres de recettes, tout ce qui peut justifier les recettes.

36 METHODOLOGIE DE CONFECTION DU COMPTE DE LA CONFECTION DU COMPTE DE SUR PIECES Le paquetage de ces liasses se fait de la manière suivante : 3 / Les liasses des dépenses Ces liasses se composent des factures, des mandats et de toute autre pièce justificative. Le poids idéal d une liasse est de 2,5 à 3 kg. Chaque liasse porte une étiquette qui indique le nom de la collectivité, l année d exercice.

37 DEUXIEME PARTIE MISE EN ETAT D EXAMEN DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES

38 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Il s agit d examiner le compte avant de l acheminer à la chambre des comptes de la cour suprême. Conformément au décret du 24 novembre 1982, en son article 92, stipule que les comptes doivent être à la Direction de la Comptabilité Para publique au plus tard le 30 juin de l année suivant la clôture de l exercice et la DCPP quant à elle doit transmettre le compte à la chambre des comptes au plus tard le 31 août de l année, suivant la clôture de l exercice.

39 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 1 / Page 1 : il faut comparer la balane d entrée du compte de l année N à celle de l année N-1, il doit y avoir égalité entre les chiffres.

40 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 2 / Page 16 : le montant du fonds d investissement prévu au compte 6441 est égal au montant du prélèvement sur fonds d investissement prévu à la section 02. (page 24) qui lui est égal à la dotation du compte patrimonial III intitulé fonds d investissement (page 43).

41 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 3 / Page 20 : le résultat du fonctionnement plus le résultat d investissement (page 34) est égal au solde des comptes des classes 4 et 5 de la page / Page 38 : certains comptes de tiers : 4680 et 457 doivent avoir un solde nul à la clôture de l exercice.

42 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Les ordres de recettes non recouvrés sont annulés au 31 décembre. Tous les bordereaux de recettes avant émissions doivent être pris en charge au cours de l exercice au quel ils se rapportent

43 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 5 / Page 39 : le compte 575 doit présenter un solde nul car au 31 décembre tous les régisseurs d avances doivent reverser leur disponible à la caisse du Trésorier de la collectivité.

44 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 6 / Page 40 : les égalités sont établies deux par deux entre les balances d entrée, les débits et les crédits, les totaux et les soldes débiteurs et créditeurs.

45 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 7 / Page 53 : Débit du compte 400 = déficit de fonctionnement (page 20) + reprise sur les excédents antérieurs. La contre partie de la reprise sur les excédents des gestions antérieures est portée en recette au compte 742 à la page 19.

46 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : Crédit compte 400 = excédent de fonctionnement (page 20) + versement exceptionnel en cours d année.

47 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : Ce versement est prévu en dépense au compte 6440 page 16. Débit compte 401 = reprise sur excédent antérieur. La contre partie de cette reprise est portée en recette au compte 063 page 28. Crédit 401 = excédent d investissement.

48 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 8 / Page 55 : Le solde des comptes hors budget est égal au fonds de roulement.

49 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE Le contrôle porte sur les grands équilibres du compte : 8 / Page 55 : Tous les totaux sont repris ligne après ligne et colonne après colonne. Ce n est qu après ces contrôles que le compte est transmis à la chambre des comptes de la cour suprême pour être jugé.

50 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES A LA TRÉSORERIE DE LA COLLECTIVITÉ A la fin des opérations de clôture, les documents doivent être bien archivés et conservés selon la réglementation. La conservation des documents à caractère financier dans des délais respectifs de dix (10) ans à compter de l approbation du compte de gestion, à la charge du trésorier, et de vingt (20) ans suivants, à la charge des services municipaux.

51 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES A LA TRÉSORERIE DE LA COLLECTIVITÉ avant leur dépôt aux archives nationales ou leur destruction sur décision du conseil municipal avec rédaction d un procès verbal signé du maire et du secrétaire général (articles 48 et 49 du décret n du 24 novembre 1982 portant règlement financier et comptable des communes et de la ville d Abidjan).

52 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES A LA TRÉSORERIE DE LA COLLECTIVITÉ Les pièces justificatives doivent être classées dans l ordre numérique des imputations budgétaires par jour ou par semaine selon le volume des opérations :

53 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES A LA TRÉSORERIE DE LA COLLECTIVITÉ Une chemise par imputation budgétaire et, à l intérieur de la chemise, les pièces sont classées suivant l ordre des émissions. Ces documents doivent être soigneusement conservés dans le poste afin de permettre une production rapide du compte de gestion.

54 MISE EN ETAT D EXAMEN D DU COMPTE DE ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES A LA DIRECTION DE LA COMPTABILITÉ PARAPUBLIQUE (DCPP) Une fois vérifié, et enregistré, le compte de gestion est rangé dans la salle réservée aux archives. Sur les liasses, l on indique le nom de la collectivité et le nombre de liasses réceptionnées. Ceci pour identifier le compte avant son acheminement à la Chambre des Comptes.

55 CONCLUSION

56 Comme on le voit, le classement des pièces comptables facilite la production du compte de gestion. Celle-ci est la dernière étape dans le processus de l exécution du budget de la collectivité territoriale. En fait pour y parvenir, il s agit pour le Trésorier de la collectivité à s impliquer personnellement dans la confection du compte de gestion. Ensuite pour la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique de maintenir en fonction, dans des délais précis, les Chefs de poste.

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