Manuel d'utilisation GFI. Manuel d'utilisation d'outlook Connector

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1 Manuel d'utilisation GFI Manuel d'utilisation d'outlook Connector

2 Les informations et le contenu de ce document sont fournis à titre purement informatif et «en l état» sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris mais sans s'y limiter les garanties de conformité, d aptitude à un usage particulier et de non contrefaçon. GFI Software ne peut être tenu pour responsable de dommages, même indirects, de quelque sorte que ce soit, résultant de l utilisation de ce document. Ces informations proviennent de sources disponibles au grand public. Malgré tous les efforts fournis pour garantir l exactitude des données fournies, GFI ne peut affirmer, promettre ou garantir que les informations sont complètes, correctes, précises ou mises à jour et n est pas responsable des erreurs d impressions, des informations obsolètes ou des erreurs. GFI ne fournit aucune garantie, expresse ou implicite, et n'assume aucune responsabilité légale quant à l'exactitude ou l'exhaustivité des informations contenues dans ce document. Si vous pensez que ce document contient des erreurs de fait, veuillez prendre contact avec nous et nous les corrigerons aussi vite que possible. Tous les noms de produits et de sociétés mentionnés ici peuvent être des marques reconnues comme appartenant à leurs propriétaires respectifs. Les droits exclusifs de GFI MailArchiver sont détenus par GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Tous droits réservés. Version du document : Dernière mise à jour (mois/jour/année) : 2/16/2012

3 Table des matières 1 Introduction À propos de GFI MailArchiver À propos de GFI MailArchiver Outlook Connector 6 2 Utilisation de GFI MailArchiver Outlook Connector Lancement de GFI MailArchiver Outlook Connector Boîte aux lettres GFI MailArchiver Outlook Connector 7 3 Surveillance de GFI MailArchiver Outlook Connector Barre d'outils de statut GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2000/3/7 uniquement) Onglet ruban GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) Synchronisation de la surveillance Travail hors ligne 16 4 Configuration de GFI MailArchiver Outlook Connector Paramètres de synchronisation Ajout d'une nouvelle boîte aux lettres Paramètres de base de données Activation et désactivation de GFI MailArchiver Outlook Connector Paramètres de langue 23 5 Résolution des problèmes GFI SkyNet Forum Web Demande de support technique Documentation Problèmes connus de GFI MailArchiver Outlook Connector 26 6 Glossaire 29 7 Index alphabétique 34

4 Table des illustrations Copie d'écran 1: Entrez les informations d'authentification 7 Copie d'écran 2: Office 2003/2007 : s dans la boîte de réception Outlook Connector 8 Copie d'écran 3: Office 2010 : s dans la boîte de réception Outlook Connector 9 Copie d'écran 4: Options de recherche avancée 10 Copie d'écran 5: Barre d'outils de statut Outlook Connector 11 Copie d'écran 6: Progression de la synchronisation 12 Copie d'écran 7: Récapitulatif de synchronisation 13 Copie d'écran 8: Erreur de synchronisation 14 Copie d'écran 9: Liste des activités de synchronisation 15 Copie d'écran 10: Historique de synchronisation 16 Copie d'écran 11: Boîte de dialogue Propriétés avancées 18 Copie d'écran 12: Configuration de l'accès hors ligne 20 Copie d'écran 13: Ajout d'une nouvelle boîte aux lettres 21 Copie d'écran 14: Sélection du type de stockage 21 Copie d'écran 15: Sélection des utilisateurs 22 Copie d'écran 16: Boîtes aux lettres ajoutées 22 Copie d'écran 17: Paramètres de base de données 23

5 Liste des tableaux Tableau 1: Options de recherche avancée 10 Tableau 2: Problèmes courants 26

6 1 Introduction 1.1 À propos de GFI MailArchiver GFI MailArchiver est une puissante solution d'archivage d' s, pourtant simple d'utilisation. Grâce à GFI MailArchiver, vous pouvez archiver tous les s internes et externes dans un stockage d'archive central. Sa configuration Web vous permet de gérer facilement les stockages d'archive d' s. Le cas échéant, vous pouvez également autoriser les utilisateurs à rechercher d'anciens s via l'interface Web de navigation et de recherche. 1.2 À propos de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector est un module d'extension qui synchronise GFI MailArchiver et Microsoft Outlook. Il permet aux utilisateurs de voir les messages archivés par GFI MailArchiver dans Microsoft Outlook. Les s archivés sont affichés dans Microsoft Outlook, dans une structure de dossiers organisée, identique à celle de la boîte aux lettres de l'utilisateur. REMARQUE La récupération de la structure de dossiers de la boîte aux lettres doit être activée dans GFI MailArchiver pour GFI MailArchiver Outlook Connector afin d'afficher les s dans une structure de dossiers identique à celle de la boîte aux lettres de l'utilisateur.

7 2 Utilisation de GFI MailArchiver Outlook Connector Une fois installé, GFI MailArchiver Outlook Connector s'enregistre automatiquement auprès de Microsoft Outlook. Microsoft Outlook tente automatiquement de se connecter à GFI MailArchiver via l'url spécifiée lors de l'installation. La synchronisation avec GFI MailArchiver a lieu automatiquement à un intervalle de temps spécifié ou manuellement, à l'aide de la barre d'outils de statut Outlook Connector. GFI MailArchiver Outlook Connector ajoute automatiquement le dossier Boîte aux lettres GFI MailArchiver dans la liste des dossiers de Microsoft Outlook. Par défaut, seule une boîte aux lettres est disponible (celle de l'utilisateur connecté), mais vous pouvez ajouter d'autres boîtes aux lettres ultérieurement. Une barre d'outils est affichée, indiquant le statut de la synchronisation avec le serveur GFI MailArchiver. REMARQUE Par défaut, GFI MailArchiver Outlook Connector synchronise et affiche les s envoyés et reçus dans les 365 derniers jours. Pour plus d'informations sur la configuration du nombre de jours avant la synchronisation, reportez-vous à la page suivante : Lancement de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector se lance automatiquement. 1. Ouvrez Microsoft Outlook. 2. Au démarrage, GFI MailArchiver Outlook Connector essaie automatiquement de se connecter avec les identifiants utilisateur fournis. Copie d'écran 1: Entrez les informations d'authentification 3. Si l'authentification échoue au démarrage, vous êtes invité à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. 2.2 Boîte aux lettres GFI MailArchiver Outlook Connector Une fois installé, GFI MailArchiver Outlook Connector déploie automatiquement une nouvelle boîte aux lettres dans la liste des dossiers de Microsoft Outlook ; elle porte le nom de Boîte aux lettres GFI MailArchiver.

8 2.2.1 Dossiers d' s L'archive d' s contenue dans la boîte aux lettres GFI MailArchiver correspond à la structure de dossiers d' s que contient le dossier de la messagerie Microsoft Outlook. Elle comprend la boîte de réception et ses sous-dossiers, les éléments envoyés et tout autre dossier d' s. REMARQUE La récupération de la structure de dossiers de la boîte aux lettres doit être activée dans GFI MailArchiver pour GFI MailArchiver Outlook Connector afin d'afficher les s dans une structure de dossiers identique à celle de la boîte aux lettres de l'utilisateur. Les en-têtes d' s apparaissent dans le dossier approprié. Quand un en-tête d' est sélectionné, il est extrait du serveur GFI MailArchiver et affiché dans le volet de lecture de Microsoft Outlook. Par défaut, le nombre d'en-têtes d' s stockés est de , mais vous pouvez modifier ce paramètre comme indiqué au chapitre Nombre maximal d' s dans le cache local. Copie d'écran 2: Office 2003/2007 : s dans la boîte de réception Outlook Connector

9 Copie d'écran 3: Office 2010 : s dans la boîte de réception Outlook Connector Recherche GFI MailArchiver Outlook Connector permet à l'utilisateur de rechercher des s dans la boîte aux lettres archivée. Sur sélection du bouton Rechercher, Microsoft Outlook se connecte au serveur GFI MailArchiver et charge la page de recherche dans une fenêtre séparée. 1. Sélectionnez Rechercher. REMARQUE Le bouton Rechercher de Microsoft Outlook 2010 est accessible dans l'onglet GFI MailArchiver sur le ruban. Dans les versions précédentes de Microsoft Outlook, il apparaît dans la barre d'outils de statut de GFI MailArchiver Outlook Connector. Par défaut, GFI MailArchiver affiche l'interface de recherche de base, qui permet de rechercher du texte dans les s. 2. Saisissez le texte à rechercher dans la zone Rechercher tous les s archivés de l'utilisateur.

10 REMARQUE Ces caractères génériques sont autorisés :? - remplace n'importe quel caractère isolé. Remplace n'importe quelle chaîne de caractères. Exemple : Pour rechercher les s contenant le mot Suisse, vous pouvez saisir «Sui??e» ou «Sui*e» dans la zone Rechercher. 3. Sélectionnez une plage de dates dans la liste Rechercher parmi les s datés à partir de. 4. <Facultatif> Si vous êtes connecté avec un compte utilisateur qui a accès à d'autres comptes utilisateur, la recherche simple s'effectue par défaut dans vos s seulement. 5. Cliquez sur. Les s répondant à la requête de recherche spécifiée sont affichés sous la zone Recherche. GFI MailArchiver affiche jusqu'à 25 s par page. Si plus de 25 s répondent aux critères de recherche, GFI MailArchiver les répartit sur plusieurs pages. Pour passer d'une page de résultats de recherche à l'autre, cliquez sur les liens de page fournis Recherche avancée Cliquez sur pour accéder à la fonction de recherche avancée. Copie d'écran 4: Options de recherche avancée 2. Dans la zone Options de recherche avancée, utilisez les fonctionnalités décrites dans le tableau 1 ci-dessous pour effectuer une recherche avancée. Tableau 1: Options de recherche avancée OPTION Stockage d'archive Date d'envoi Inclut et/ou DESCRIPTION Définit le stockage d'archive dans lequel la recherche sera effectuée. Sélectionnez un ou plusieurs stockages d'archive dans la liste des stockages d'archive disponibles. Définit la date à laquelle l' recherché a été envoyé. Définit s'il faut afficher des s qui répondent à tous les critères ou au moins à l'un d'entre eux. Dans la liste déroulante, sélectionnez l'une des options suivantes : Ou : affiche les s qui répondent au moins à l'un des critères spécifiés. Tous : affiche les s qui répondent à tous les critères spécifiés.

11 3 Surveillance de GFI MailArchiver Outlook Connector Cette section décrit le mode d'utilisation de la barre d'outils de statut dans Microsoft Outlook 2000/3/7 et celui de l'onglet ruban dans Microsoft Outlook Barre d'outils de statut GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2000/3/7 uniquement) Copie d'écran 5: Barre d'outils de statut Outlook Connector Le statut de GFI MailArchiver Outlook Connector apparaît dans la barre d'outils de statut GFI MailArchiver Outlook Connector. GFI MailArchiver peut être en ligne, hors ligne ou en cours de synchronisation. REMARQUE L'option de barre d'outils n'est disponible qu'après le redémarrage de Microsoft Outlook. Une icône de vue rapide indique le statut de la synchronisation : - Le serveur GFI MailArchiver est en ligne et aucune erreur n'est survenue lors de la synchronisation. - Le serveur GFI MailArchiver est en ligne, mais une erreur est survenue lors de la synchronisation. - Une erreur est survenue lors de la tentative de connexion au serveur GFI MailArchiver. - GFI MailArchiver Outlook Connector est réglé manuellement pour fonctionner hors ligne. Pour lancer manuellement la synchronisation, cliquez sur la barre d'outils de GFI MailArchiver et sélectionnez Synchroniser maintenant. 3.2 Onglet ruban GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) Dans Microsoft Outlook 2010, le statut de GFI MailArchiver Outlook Connector apparaît dans l'onglet Accueil du ruban de Microsoft Outlook. REMARQUE Les options de GFI MailArchiver ne sont disponibles qu'après le redémarrage de Microsoft Outlook. Une icône de vue rapide indique le statut de la synchronisation : - Le serveur GFI MailArchiver est en ligne et aucune erreur n'est survenue lors de la synchronisation. - Le serveur GFI MailArchiver est en ligne, mais une erreur est survenue lors de la synchronisation. - Une erreur est survenue lors de la tentative de connexion au serveur GFI MailArchiver. - GFI MailArchiver Outlook Connector est réglé manuellement pour fonctionner hors ligne.

12 Pour lancer manuellement la synchronisation, cliquez sur la barre d'outils de GFI MailArchiver et sélectionnez Synchroniser maintenant. 3.3 Synchronisation de la surveillance Pour suivre la progression de la synchronisation, procédez comme suit : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Cliquez sur la barre d'outils de GFI MailArchiver et sélectionnez Afficher le statut dans la liste déroulante. Microsoft Outlook 2010 : Cliquez sur l'option Statut. Copie d'écran 6: Progression de la synchronisation Le processus de synchronisation se compose de trois étapes, au cours desquelles GFI MailArchiver Outlook Connector effectue diverses opérations. Étape 1 : Connexion - il se connecte au serveur GFI MailArchiver via l'url indiquée dans la boîte de dialogue Paramètres. Étape 2 : Synchronisation des en-têtes d' - il télécharge les en-têtes d' dans une base de données locale. Étape 3 : Téléchargement d' s - il télécharge les s en vue d'un accès hors ligne. Vous trouverez de plus amples détails sur chaque processus de synchronisation dans l'onglet Activité.

13 Copie d'écran 7: Récapitulatif de synchronisation Une fois la synchronisation terminée, un récapitulatif s'affiche. Il contient les informations suivantes : Heure de début : heure à laquelle la synchronisation a commencé. Durée : temps nécessaire pour achever la synchronisation. En-têtes synchronisés : nombre d'en-têtes téléchargés en local. s téléchargés : nombre total d' s téléchargés en local en vue d'un accès hors ligne. Erreurs de synchronisation GFI MailArchiver Outlook Connector peut ne pas être en mesure de se synchroniser correctement avec le serveur GFI MailArchiver pour diverses raisons.

14 Copie d'écran 8: Erreur de synchronisation Quand une erreur survient, vérifiez les détails correspondants dans le résumé ou cliquez sur Afficher les erreurs pour lancer l'onglet Activité.

15 Copie d'écran 9: Liste des activités de synchronisation Par défaut, les derniers événements d'activité de synchronisation sont enregistrés. Pour modifier le nombre d'événements d'activité de synchronisation affiché, procédez comme suit : 1. Fermez Microsoft Outlook et accédez à l'emplacement suivant : Microsoft Windows XP et versions antérieures : <C:\Documents and Settings\<utilisateur>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Microsoft Windows Vista et versions ultérieures : <C:\Users\<utilisateur>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément MaxNumberOfErrors et remplacez la valeur (par défaut) par le nombre de votre choix. 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. 5. Ouvrez Microsoft Outlook pour appliquer les modifications. Historique de synchronisation Pour surveiller l'historique de tous les processus de synchronisation, cliquez sur la barre d'outils de GFI MailArchiver, choisissez Afficher le statut et sélectionnez l'onglet Historique.

16 Copie d'écran 10: Historique de synchronisation Les détails de toutes les tentatives de synchronisation sont répertoriées. Par défaut, les dernières tentatives de synchronisation sont enregistrées. Pour modifier le nombre de tentatives de synchronisation affiché, procédez comme suit : 1. Fermez Microsoft Outlook et accédez à l'emplacement suivant : Microsoft Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\<utilisateur>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Microsoft Windows Vista et versions ultérieures : <C:\Users\<utilisateur>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément MaxNumberofSyncHistory et remplacez la valeur (par défaut) par le nombre de votre choix. 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. 3.4 Travail hors ligne Lorsque vous travaillez hors ligne, toutes les fonctionnalités de GFI MailArchiver Outlook Connector sont disponibles, mais la synchronisation avec les archives d' s GFI MailArchiver est suspendue. Cette fonctionnalité permet de réduire l'utilisation de la bande passante réseau. Elle est également employée lorsque l'accès à GFI MailArchiver n'est pas disponible. Pour mettre GFI MailArchiver Outlook Connector hors ligne, procédez comme suit :

17 Microsoft Office 2000/3/7 : Cliquez sur la barre d'outils de GFI MailArchiver et sélectionnez Travailler hors ligne. Répétez la procédure pour redémarrer la synchronisation. Microsoft Outlook 2010 : Dans l'onglet Accueil de Microsoft Outlook, cliquez sur Travailler hors ligne dans l'onglet GFI MailArchiver.

18 4 Configuration de GFI MailArchiver Outlook Connector Une fois GFI MailArchiver Outlook Connector installé sur l'ordinateur de l'utilisateur, les paramètres par défaut suffisent à Outlook Connector pour fonctionner. Cependant, différents paramètres peuvent être personnalisés pour se conformer aux préférences de l'utilisateur. Cette section décrit la marche à suivre pour : configurer la synchronisation ajouter une boîte aux lettres configurer la base de données activer et désactiver GFI MailArchiver Outlook Connector définir des options de langue 4.1 Paramètres de synchronisation Pour accéder aux paramètres de GFI MailArchiver Outlook Connector, lancez Microsoft Outlook et procédez comme suit : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Dans le menu Outlook Microsoft, cliquez sur GFI MailArchiver et sélectionnez Paramètres. Microsoft Outlook 2010 : Dans la zone GFI MailArchiver de l'onglet Accueil, sélectionnez Options > Paramètres... Copie d'écran 11: Boîte de dialogue Propriétés avancées

19 4.1.1 Modification de l'url du serveur GFI MailArchiver IMPORTANT Consultez votre administrateur système avant de modifier l'url de GFI MailArchiver. 1. Dans la boîte de dialogue Propriétés avancées de la boîte aux lettres GFI MailArchiver, tapez la nouvelle URL du serveur GFI MailArchiver dans la zone de texte URL du serveur GFI MailArchiver :. 2. Cliquez sur Valider pour confirmer que l'url indiquée est bien celle du serveur GFI MailArchiver. Si la vérification échoue, consultez votre administrateur système afin de spécifier l'url correcte Personnalisation de l'intervalle de synchronisation Dans la boîte de dialogue Propriétés avancées de la boîte aux lettres GFI MailArchiver, spécifiez l'intervalle de synchronisation avec le serveur GFI MailArchiver dans la zone de texte Intervalle de synchronisation :. Par défaut, GFI MailArchiver Outlook Connector se synchronise avec le serveur toutes les 5 minutes Nombre maximal d' s dans le cache local Dans la boîte de dialogue Propriétés avancées de la boîte aux lettres GFI MailArchiver, indiquez le nombre d'en-têtes d' s à stocker dans le cache local de l'utilisateur. Par défaut, le nombre d'entêtes d' s stockés est de , mais ce paramètre peut être modifié en tapant une nouvelle valeur dans la zone Nombre maximal d' s dans le cache local. Lorsque le nombre d' s spécifié dans cette zone est dépassé, les en-têtes d' s les plus anciens sont supprimés et remplacés par les plus récents Accès hors ligne GFI MailArchiver Outlook Connector permet aux utilisateurs d'accéder aux s, même en l'absence de connexion au serveur GFI MailArchiver. Pour configurer les paramètres d'accès hors ligne, procédez comme suit : 1. Lancez la fenêtre des propriétés de GFI MailArchiver Outlook Connector et sélectionnez l'onglet Accès hors ligne.

20 Copie d'écran 12: Configuration de l'accès hors ligne 2. Pour activer/désactiver l'accès hors ligne, sélectionnez/désélectionnez la case Activer la prise en charge de l'accès hors ligne. 3. Si l'accès hors ligne est activé, indiquez le nombre de jours pendant lequel vous souhaitez stocker les s reçus en local dans la zone de texte Stocker en local les s reçus au cours des derniers :. Lorsque les s sont plus anciens que le nombre de jours spécifié, ils sont supprimés de la mémoire. Seuls les en-têtes d' s sont conservés à des fins de récupération. 4.2 Ajout d'une nouvelle boîte aux lettres Par défaut, GFI MailArchiver se connecte à une seule boîte aux lettres à l'aide des informations d'identification spécifiées lors de l'installation. Pour configurer GFI MailArchiver Outlook Connector afin qu'il se connecte à plusieurs boîtes aux lettres, procédez comme suit : 1. Chargez l'écran de gestion des fichiers de données Microsoft Outlook : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Naviguez vers Fichier > Gestion de fichiers de données. Microsoft Outlook 2010 : Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur le bouton Paramètres du compte, et sélectionnez l'option Paramètres du compte... Sélectionnez l'onglet Fichiers de données.

21 Copie d'écran 13: Ajout d'une nouvelle boîte aux lettres 2. Dans la boîte de dialogue ou l'onglet, sélectionnez Boîte aux lettres GFI MailArchiver et cliquez sur Ajouter... Copie d'écran 14: Sélection du type de stockage 3. Sélectionnez GFI MailArchiver, puis cliquez sur OK. Une boîte de dialogue apparaît : elle contient la liste des boîtes aux lettres utilisateur auxquelles la personne connectée a accès.

22 Copie d'écran 15: Sélection des utilisateurs 4. Sélectionnez la boîte aux lettres à ajouter et cliquez sur OK. Les nouvelles boîtes aux lettres sont ajoutées dans la liste de dossiers Microsoft Outlook. REMARQUE Si l'utilisateur n'a pas accès aux boîtes aux lettres, la liste des utilisateurs est vide et un message d'erreur s'affiche. Copie d'écran 16: Boîtes aux lettres ajoutées 4.3 Paramètres de base de données GFI MailArchiver Outlook Connector stocke les données suivantes dans une base de données locale : En-têtes de tous les s stockés dans les archives de GFI MailArchiver s accessibles en l'absence de connexion entre GFI MailArchiver et Microsoft Outlook (accès hors ligne). Pour accéder à ces paramètres de base de données, procédez comme suit :

23 1. À partir des dossiers d' s de Microsoft Outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la boîte aux lettres GFI MailArchiver à configurer et sélectionnez les options suivantes : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Propriétés de «Boîte aux lettres GFI MailArchiver»... Microsoft Outlook 2010 : Propriétés du fichier de données 2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur Avancé. Copie d'écran 17: Paramètres de base de données Le nom de la boîte aux lettres, ainsi que le chemin et la taille de la base de données sont affichés dans la boîte de dialogue GFI MailArchiver Outlook Connector. Cliquez sur Resynchroniser la banque d' s pour supprimer la base de données stockée en local et resynchroniser toutes les données de cette boîte aux lettres au redémarrage de Microsoft Outlook. 4.4 Activation et désactivation de GFI MailArchiver Outlook Connector Les fonctionnalités de GFI MailArchiver Outlook Connector peuvent être désactivées pour rendre toutes les fonctions indisponibles : Pour désactiver ou activer GFI MailArchiver Outlook Connector, procédez comme suit : 1. Accédez à Démarrer > Programmes > GFI MailArchiver Outlook Connector et sélectionnez Activer Outlook Connector ou Désactiver Outlook Connector. 2. Redémarrez Microsoft Outlook pour activer ou désactiver GFI MailArchiver Outlook Connector. 4.5 Paramètres de langue Par défaut, le nœud de recherche GFI MailArchiver Outlook Connector est défini pour un chargement en anglais. Pour modifier la langue utilisée pour la recherche : 1. Dans Microsoft Internet Explorer, saisissez l'url suivante : d'hôte>/<nom de dossier virtuel GFI MailArchiver> Exemple :

24 2. À l'invite, saisissez vos informations d'identification (nom d'utilisateur et mot de passe utilisés pour la connexion à Microsoft Windows). 3. Cliquez sur le nom d'utilisateur qui s'affiche dans le coin supérieur droit de l'écran. 4. Dans la liste déroulante Options de langue, sélectionnez la langue d'affichage. 5. Cliquez sur Enregistrer. GFI MailArchiver charge alors de nouveau l'interface Web dans la langue sélectionnée.

25 5 Résolution des problèmes Dépannage et assistanceintroductionce chapitre vous propose des pistes pour résoudre tout problème rencontré au cours de l'installation de GFI MailArchiver. Les principales sources d'information disponibles à cet effet sont :ce manuel - l'information proposée dans cette section vous permettra de résoudre la majorité des problèmes rencontrés.les articles de la base de connaissances GFIle forum Weble support technique GFI 5.1 GFI SkyNet GFI a mis en place une base de connaissances étendue, qui apporte des réponses à la plupart des problèmes courants. GFI SkyNet dispose de listes de questions posées au support technique et des correctifs toujours les plus récents. Si l'information proposée dans ce guide ne suffisait pas à vous aider à résoudre les problèmes rencontrés, veuillez consulter GFI SkyNet sur le site : Forum Web Un support technique entre utilisateurs est disponible sur le forum Web GFI. Vous y accédez en visitant le site : Demande de support technique Si aucune des ressources proposées ci-dessus ne vous permet de résoudre les problèmes rencontrés, veuillez prendre contact avec l'équipe du support technique GFI en remplissant un formulaire de demande de support en ligne ou par téléphone. En ligne : Complétez le formulaire de demande de support et suivez les instructions disponibles à l'adresse suivante pour soumettre votre demande : Par téléphone : Pour obtenir le numéro de téléphone du support technique de votre région, rendez-vous à l'adresse suivante : REMARQUE Munissez-vous de votre référence client avant de prendre contact avec notre équipe de support technique. Il s'agit du numéro de compte en ligne qui vous est attribué lorsque vous enregistrez vos clés de licence pour la première fois dans la zone client GFI à l'adresse suivante : Nous répondrons à vos questions dans un délai de 24 heures maximum, en fonction de votre fuseau horaire. 5.4 Documentation Si ce manuel ne répond pas à vos attentes, ou si vous êtes d'avis que cette documentation doit faire l'objet de toute forme d'amélioration, merci de nous le faire savoir par à : documentation@gfi.com.

26 5.5 Problèmes connus de GFI MailArchiver Outlook Connector Tableau 2: Problèmes courants PROBLÈME RENCONTRÉ GFI MailArchiver Outlook Connector affiche un signal d'avertissement dans Microsoft Outlook juste après l'installation. GFI MailArchiver Outlook Connector synchronise et conserve uniquement les s des 365 derniers jours. SOLUTION Cause : Ce comportement est normal. Une fois GFI MailArchiver Outlook Connector installé, il doit synchroniser les s avec GFI MailArchiver. Cause : Par défaut, GFI MailArchiver Outlook Connector ne synchronise et conserve que les s des 365 derniers jours. Solution : Pour changer le comportement, vous devez modifier une clé spécifique dans le fichier de configuration GeneralSettings.xml : 1. Fermez Microsoft Outlook et accédez à l'emplacement suivant : Microsoft Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Microsoft Windows Vista : La page de recherche GFI MailArchiver n'apparaît pas dans le dossier de recherche de Microsoft Outlook. Un des problèmes suivants a été rencontré : Impossible d'activer l'accès hors ligne dans la boîte de dialogue Paramètres. Impossible de définir le nombre de jours pour l'accès hors ligne au-delà d'une certaine limite. <c:\users\user\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément SynchronizeDaysSpan et remplacez la valeur 365 (par défaut) par le nombre de jours pour lequel vous souhaitez afficher les s dans Outlook Connector. Exemple : Pour afficher les s des 5 dernières années, définissez la ligne suivante : <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. 5. Supprimez le cache local du même répertoire. Il s'agit généralement d'un nombre assez long avec l'extension FDB. Si vous ne savez pas lequel supprimer, ouvrez le fichier StoreSettings.xml et recherchez l'id de stockage attribué à l'utilisateur dont vous voulez modifier le cache. 6. Ouvrez Microsoft Outlook et synchronisez GFI MailArchiver Outlook Connector avec GFI MailArchiver pour appliquer les modifications. Cause : Dans Microsoft Outlook, la configuration de la page d'accueil est désactivée par défaut pour les stockages non prédéfinis. La boîte aux lettres GFI MailArchiver n'est pas un stockage prédéfini. Par conséquent, cette stratégie ne la concerne pas. Solution : Reportez-vous à l'article de la base de connaissances ci-dessous pour plus d'informations sur la façon de résoudre ce problème : Cause possible Les paramètres d'accès hors ligne ont été automatiquement configurés par l'administrateur système ou la fonction a été désactivée par l'administrateur système. Solution possible Abordez ces problèmes avec votre administrateur système.

27 PROBLÈME RENCONTRÉ GFI MailArchiver Outlook Connector ne se synchronise pas avec GFI MailArchiver GFI MailArchiver Outlook Connector interrompt la synchronisation lorsque l'alimentation de l'ordinateur portable passe sur la batterie. Erreurs de synchronisation : Erreurs HTTP Erreurs de synchronisation : Erreur HTTP 500 SOLUTION Cause 1 : Aucune connexion n'est établie entre l'ordinateur client et le serveur GFI MailArchiver. Solution 1 : Demandez à votre administrateur système de confirmer l'url de GFI MailArchiver. Ce paramètre peut être modifié à partir de la boîte de dialogue Paramètres de GFI MailArchiver Outlook Connector. Cause 2 : GFI MailArchiver Outlook Connector est désactivé. Solution 2 : Activez GFI MailArchiver Outlook Connector à partir de Démarrer > Programmes > GFI MailArchiver Outlook Connector > Activer Outlook Connector et redémarrez Microsoft Outlook. Cause : Par défaut, GFI MailArchiver Outlook Connector interrompt la synchronisation lorsque l'alimentation d'un ordinateur portable passe sur la batterie afin de réduire la consommation d'énergie de celle-ci. Solution : Pour synchroniser GFI MailArchiver Outlook Connector en utilisant la batterie comme source d'alimentation, procédez comme suit : 1. Accédez à l'emplacement suivant :» Microsoft Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\>» Microsoft Windows Vista : <c:\users\user\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Dans la liste des éléments, ajoutez-en un appelé IgnorePowerStatus et attribuez-lui la valeur 1, comme suit : <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. Cause possible : Les erreurs HTTP sont dues à des problèmes de configuration réseau. Solution possible : Pour plus d'informations, consultez les ressources suivantes : Cause possible : Le serveur GFI MailArchiver est occupé ou inaccessible. Solution possible : Resynchronisez Outlook Connector dans quelques minutes.

28 PROBLÈME RENCONTRÉ Erreurs de synchronisation : Dépassement du délai de connexion à GFI MailArchiver SOLUTION Cause possible : Le serveur GFI MailArchiver est occupé et n'a pas pu envoyer les données requises dans l'intervalle de temps spécifié. Solution possible : Pour allonger le délai, procédez comme suit : 1. Accédez à l'emplacement suivant :» Microsoft Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\>» Microsoft Windows Vista : <c:\users\user\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément TryConnectionTimeout et augmentez la valeur par défaut ( ). 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml.

29 6 Glossaire A Active Directory AD Technologie qui fournit un éventail de services de réseau, incluant des services de répertoire de type LDAP. Voir Active Directory Audit de l'activité en base de données Système qui utilise les fonctions de suivi de trace de Microsoft SQL server, servant à consigner toutes les activités réalisées au sein d'une base de données d'archive. Audit d'interaction utilisateur Système qui vous permet de consigner l'ensemble de l'activité produite par les utilisateurs au cours de leur utilisation de l'interface Web GFI MailArchiver. B Base de données Firebird Système de base de données relationnel open source. Boîte aux lettres Répertoire ou un dossier utilisé pour la réception, le dépôt et le stockage de messages provenant d' s. D Dossiers publics Dossier utilisé en commun par les utilisateurs de Microsoft Exchange, qui permet de partager de l'information. E En-têtes Information précédant le texte de l' (corps). Ceci comprend l'expéditeur, le destinataire, l'objet, les dates et heures d'envoi et de réception, etc. ExOLEdb Voir Fournisseur OLE DB pour Exchange F Fichier PST Fichier utilisé pour stocker des copies d' s, d'événements de calendrier, des contacts et d'autres éléments provenant de Microsoft Office Outlook en local.

30 Fil de conversation Liste d' s formant une conversation entre deux utilisateurs ou plus. Fournisseur OLE DB pour Exchange Méthode utilisée pour accéder à la banque locale Microsoft Exchange Server par le biais d'ole DB et de Microsoft ADO. G Gestion du stockage d'archive Technologie GFI MailArchiver qui vous permet de mettre les stockages d'archive en file d'attente et de les programmer pour une utilisation soumise à un calendrier. Gestionnaire système Exchange Console MMC dédiée qui vous permet de gérer une organisation Exchange. Gestionnaires de groupe Groupe d'utilisateur dans GFI MailArchiver dont les membres peuvent parcourir et rechercher tous les utilisateurs faisant partie de leur groupe Active Directory. GFI MailArchiver Outlook Connector Outil GFI MailArchiver qui vous permet de synchroniser leurs dossiers Microsoft Outlook avec les données archivées par GFI MailArchiver. GFI MailInsights Centre de rapports au sein de GFI MailArchiver, tirant parti des s archivés pour fournir des informations liées à l'utilisation des s et aux tendances en la matière. GPO Voir Group Policy Objects Group Policy Objects (stratégies de groupe) Système de gestion et de configuration centralisé Active Directory qui filtre ce que les utilisateurs peuvent faire ou non sur un réseau informatique. I IMAP Voir Internet Message Access Protocol Index de recherche Système qui collecte des analyses et archive des données pour récupérer de l'information en toute rapidité et précision. Internet Message Access Protocol Un des deux protocoles standard utilisés dans l'internet pour la récupération d' s, le second étant POP3.

31 J Journalisation Fonction de Microsoft Exchange Server qui permet de stocker des copies d' dans une boîte aux lettres centrale à des fins variées, dont l'archivage. M MAPI Voir Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface (interface de programmation de messagerie) Architecture de messagerie électronique et API basé sur la technologie Component Object Model pour Microsoft Windows. Métadonnées Données qui fournit de l'information sur l' archivé dans GFI MailArchiver. Microsoft SQL Server Système de gestion de base de données relationnel Microsoft MIME Voir Multipurpose Internet Mail Extensions Mode d'authentification mixte Méthode d'authentification SQL server qui active à la fois l'authentification de Windows et celle de SQL Server. Modèle de base de données Structure d'une base de données qui définit les tables, les champs contenus dans ces tables ainsi que les relations existant entre les champs et les tables. MonTerme monterme Multipurpose Internet Mail Extensions Standard qui étend le format d'un pour prendre en charge des codages de caractères autres que ASCII, des pièces jointes non textuelles, des corps à contenu multiple et des informations d'en-tête dans des jeux de caractères autres que ASCII. O OneClick Restore Méthode conviviale de récupération d' s archivés vers la boîte de réception de l'utilisateur, qui récupère aussi les s en l'état au moment de leur suppression ou qui les envoie à l'utilisateur sous forme de pièce jointe.

32 Outil d'exportation PST Outil fonctionnant comme un agent, qui, une fois déployé sur les postes cibles, extrait les e- mails des fichiers PST pour les mettre à disposition du service d'importation GFI MailArchiver. Outlook Web Access Service webmail de Microsoft Exchange Server. Utilisé pour accéder à des s, contacts, tâches, etc. par le biais d'une interface Web quand Microsoft Office Outlook n'est pas disponible. OWA Voir Outlook Web Access P POP3 Voir Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Protocole utilisé par des clients de messagerie locaux pour récupérer des s dans des boîtes aux lettres au moyen d'une connexion TCP/IP. Privilèges d'accès Autorisations offertes aux utilisateurs ou à un groupe d'utilisateurs en vue d'opérer diverses opérations sur des s. R Récupération de la structure de dossiers de la boîte aux lettres Fonction de GFI MailArchiver qui permet de synchroniser la structure de dossiers de boîte aux lettres disponible dans Microsoft Exchange avec GFI MailArchiver S Service d'importation GFI MailArchiver Outil GFI MailArchiver qui permet d'importer des données d' s à partir d'un fichier vers GFI MailArchiver. SIMA Voir Service d'importation GFI MailArchiver Stockages d'archive Stock de sources d' , de métadonnées d' et d'index de recherche dans GFI MailArchiver Stratégies de catégorisation Système de catégorisation dans GFI MailArchiver qui permet de catégoriser un en fonction de son étiquette.

33 Stratégies de rétention Système qui vous permet de définir la durée de conservation d' s spécifiques dans vos stockages d'archive.

34 7 Index alphabétique A archive 10 B Base de connaissances base de données 12, 18, 22 boîtes aux lettres 7, 20 D Documentation 25 E en-têtes 8, 12, 19, 22 F Forum Web 25 Fuseau horaire 25 G Glossaire 29 I Internet Explorer 23 P Paramètres de base de données 22 S Support technique 25 GFI MailArchiver Index alphabétique 34

35 ÉTATS-UNIS, CANADA, AMÉRIQUE CENTRALE ET AMÉRIQUE DU SUD Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, États-Unis Téléphone : +1 (888) Fax : +1 (919) ussales@gfi.com ROYAUME-UNI ET IRELANDE Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, Royaume-Uni Téléphone : +44 (0) Fax : +44 (0) sales@gfi.com EUROPE, MOYEN-ORIENT ET AFRIQUE GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malte Téléphone : Fax : sales@gfi.com AUSTRALIE ET NOUVELLE ZÉLANDE 83 King William Road, Unley 5061, Australie du Sud Téléphone : Fax : sales@gfiap.com