Express Messenger - Guide de l'utilisateur

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1 Express Messenger - Guide de l'utilisateur

2 Demandez à votre administrateur de système de vous aider à remplir ce formulaire. Notez le numéro de téléphone de l'entreprise et le numéro d'express Messenger s'ils sont différents. Numéro de téléphone de l'entreprise : Numéro d'express Messenger : Notez les numéros importants suivants et conservez-les à portée de la main au cas où vous auriez besoin d'aide pour utiliser Express Messenger. Numéro du centre de messages : Votre numéro de boîte vocale : Mot de passe par défaut : Notez les nom et numéro de votre administrateur de système au cas où vous auriez besoin d'aide pour utiliser Express Messenger. Nom : Numéro : Révision Networks Mitel Corporation. Tous droits réservés. Mitel est une marque de commerce déposée de Mitel Networks Corporation. SUPERSET est une marque de commerce de Mitel Networks Corporation. Toutes les autres marques mentionnées appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Mitel Networks Corporation, ses sociétés affiliées et ses filiales se réservent le droit de changer l'information contenue dans le présent document sans préavis. *

3 Contenu Qu est-ce que Express Messenger de Mitel? 4 Votre poste téléphonique 5 Comment obtenir de l'aide? 5 Préparatifs 6 Premier appel à Express Messenger 7 Contacter Express Messenger pour prendre ses messages 9 À propos du Système de menus d'express Messenger 10 Écouter vos messages 12 Dicter et envoyer des messages 13 Messagerie rapide 14 Prise de messages à plus d'une boîte vocale 15 Avis de message 16 Listes de distribution 17 Utilisation efficace des messages d'accueil de la boîte vocale 18 Conseils pratiques 20 3

4 Qu est-ce que Express Messenger de Mitel? Express Messenger de Mitel est un système de messagerie vocale automatisé qui traite les appels et prend les messages; il est conçu pour fonctionner avec votre système téléphonique. Express Messenger vous procure une boîte vocale qui permet d'envoyer et de recevoir des messages et qui peut être personnalisée au moyen de votre nom, d'un message d'accueil et d'un mot de passe personnel. Convivialité Express Messenger offre des menus d options accessibles par le clavier téléphonique. Simples et concis, les menus vous permettent de vous concentrer sur ce que vous voulez accomplir et non pas sur la façon d'y arriver. Des instructions vous dirigent à tout moment, en vous avisant des options disponibles. Ne vous inquiétez pas si vous vous trompez. Vous ne pouvez endommager Express Messenger; expérimentez et essayez donc toutes les fonctions offertes. Avantages Invitez vos collègues et les gens de l extérieur à vous laisser un message dans votre boîte vocale pour ne pas manquer des appels ou recevoir des messages inexacts. Enregistrez un message d'accueil temporaire pour aviser ceux qui vous appellent que vous êtes absent pour la journée, en vacances ou en réunion. Vous pouvez écouter vos messages ou en laisser aux autres utilisateurs, 24 heures par jour, à partir de n'importe quel téléphone à clavier. Si vous êtes à l'extérieur du bureau, à un autre numéro ou hors site et que vous avez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire, Express Messenger peut vous aviser lorsque vous recevez des messages. 4

5 Votre poste téléphonique Avant de commencer à utiliser Express Messenger, familiarisez-vous avec votre poste téléphonique. Touche de message Sert à contacter Express Messenger et à accéder à votre boîte vocale. Clavier numérique Sert à sélectionner des options de menu d'express Messenger. Voyant de message Indique que votre boîte vocale contient des messages. Lorsque le voyant de message est allumé, appuyez sur la touche de message pour contacter Express Messenger. Lorsque les postes d'un système téléphonique ne sont pas dotés du voyant de messages, l'administrateur du système peut configurer Express Messenger pour qu'il appelle le destinataire qui a reçu un message. Les postes SUPERSET 4025, SUPERSET 4125 et SUPERSET 4150 peuvent être dotés de touches que vous pouvez programmer pour accéder aux options de menu d'express Messenger. Pour sélectionner une option de menu qui apparaît à l'afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche programmable correspondante ou composer le code de l'option au clavier numérique. Comment obtenir de l aide? Pour tout problème ou toute question sur le système, adressez-vous à l'administrateur de votre système, soit la personne qui gère Express Messenger. 5

6 Préparatifs Avant d'accéder à votre boîte vocale, il vous faut: Le numéro du centre de messages Express Messenger. Vous obtenez ce numéro auprès de votre administrateur de système. Notez-le à l'endroit prévu à cet effet au début du présent Guide. Votre numéro de boîte vocale. Vous obtenez ce numéro auprès de votre administrateur de système. Notez-le à l'endroit prévu à cet effet au début du présent Guide. Il est généralement identique à votre numéro de poste. Un mot de passe. Votre administrateur de système vous dira combien de chiffres doit avoir le mot de passe (entre 3 et 6). Le mot de passe par défaut ne contient que des 9. Changez le mot de passe par défaut pour une série de chiffres que vous seul connaissez (même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut). Un message d'accueil. Ceux qui appellent entendent ce message lorsque vous ne pouvez répondre. Les directives de démarrage aux pages suivantes contiennent un exemple de message d'accueil, mais vous pouvez utiliser un message de votre cru. 6

7 Premier appel à Express Messenger Depuis un poste téléphonique interne 1. Soulevez le combiné (ou utilisez la fonction mains libres) et assurez-vous d'obtenir une tonalité de manoeuvre. 2. Composez le numéro du centre de message. Express Messenger vous demande d'entrer votre mot de passe. 3. Entrez le mot de passe par défaut :... La première fois que vous contactez Express Messenger, le mot de passe par défaut ne contient que des Appuyez sur pour continuer. 5. Express Messenger vous demande d'entrer un nouveau mot de passe (vous devez changer le mot de passe par défaut). Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut. N'utilisez pas que des 9 et n'utilisez ni l'astérisque [*] ni le carré [#]. Entrez votre nouveau mot de passe. 6. Express Messenger vous demande d'entrer votre nouveau mot de passe une seconde fois pour le confirmer. Entrez votre nouveau mot de passe une seconde fois. 7. Express Messenger vous demande d'enregistrer votre nom. Ne dites que votre nom, par exemple : Christiane Lebrun Parlez dès que la tonalité se fait entendre, puis appuyez sur n'importe quelle touche lorsque vous avez terminé. 8. Appuyez sur pour accepter l'enregistrement, sur pour l'entendre ou sur pour le supprimer et recommencer. 9. Express Messenger vous demande d'enregistrer un message d'accueil. Préparez un message court et profesionnel. Voici un exemple de message d'accueil : Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu'un court message. Je vous rappelerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l'aide immédiatement, appuyez sur zéro et demandez qu'on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay. 10. Appuyez sur pour accepter l enregistrement, sur pour l entendre ou sur pour le supprimer et recommencer. 11. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale et pouvez laisser des messages et écouter ceux qu'on vous laisse. 7

8 Depuis un téléphone extérieur 1. Composez le numéro de téléphone de votre entreprise. 2. Quand Express Messenger répond, appuyez sur : 3. Entrez le numéro de votre boîte vocale. 4. Entrez le mot de passe par défaut :... La première fois que vous contactez Express Messenger, le mot de passe par défaut ne contient que des Appuyez sur pour continuer. 6. Express Messenger vous demande d'entrer un nouveau mot de passe (vous devez changer le mot de passe par défaut). Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut. N'utilisez pas que des 9 et n'utilisez ni l'astérisque [*] ni le carré [#]. Entrez votre nouveau mot de passe. 7. Express Messenger vous demande d'entrer votre nouveau mot de passe une seconde fois pour le confirmer. Entrez votre nouveau mot de passe une seconde fois. 8. Express Messenger vous demande d'enregistrer votre nom. Ne dites que votre nom, par exemple : Christiane Lebrun Parlez dès que la tonalité se fait entendre, puis appuyez sur n'importe quelle touche lorsque vous avez terminé. 9. Appuyez sur pour accepter l'enregistrement, sur pour l'entendre ou sur pour le supprimer et recommencer. 10. Express Messenger vous demande d'enregistrer un message d'accueil. Préparez un message court et profesionnel. Voici un exemple de message d'accueil : Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu'un court message. Je vous rappelerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l'aide immédiatement, appuyez sur zéro et demandez qu'on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay. 11. Appuyez sur pour accepter l enregistrement, sur pour l entendre ou sur pour le supprimer et recommencer. 12. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale et pouvez laisser des messages et écouter ceux qu'on vous laisse. 8

9 Contacter Express Messenger pour prendre ses messages Lorsque le voyant de messages est allumé 1. Appuyez sur la touche de messages ou composez le numéro du centre de messages Express Messenger. 2. Entrez votre mot de passe. 3. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Si le voyant de messages n est pas allumé ou s'il n'y a pas de voyant de messages 1. Soulevez le combiné. 2. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger. 3. Express Messenger vous demande d'entrer votre mot de passe. Entrez votre mot de passe. 4. Appuyez sur pour écouter vos messages; ou appuyez sur une autre touche pour sélectionner une option différente du menu principal illustré à la page suivante. 9

10 À propos du Système de menus d'express Messenger La présente section décrit les options offertes par Express Messenger. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale dans Express Messenger, vous pouvez choisir les menus illustrés ci-après. Nota : Après que vous avez écouté ou laissé des messages, Express Messenger vous permet d'accéder à un menu précédent contenant d'autres options que celui que vous venez d'utiliser. 10

11 Menu principal Lorsque vous accédez à votre boîte vocale, choisissez parmi les options de menu suivantes : Écouter Fait entendre les messages. Dicter Enregistre et envoie un message. Envoyer et quitter Envoie un message et quitte le système. Transférer à l'opérateur Transfère à l'opérateur. Réception automatique Transfère à la réception automatique. Annuler Quitte le système. Options personnelles Fait entendre les instructions pour les options suivantes: Accueil Enregistre le message d'accueil permanent. Nom Enregistre votre nom. Mot de passe Change le mot de passe. Liste de distribution Enregistre et envoie simultanément des messages à plusieurs boîtes vocales. Pour en savoir davantage, voir la rubrique Listes de distribution. Accueil temporaire Enregistre un message d'accueil valable pour un nombre de jours limités seulement, de 1 à 99. Le message d'accueil temporaire expire à minuit le dernier jour précisé. Lorsque le message d'accueil temporaire est expiré, les demandeurs entendent votre message d'accueil permanent. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique Conseils pratiques. Mémo Enregistre un message à votre intention. Changer l avis Demande à Express Messenger de vous aviser de l'arrivée de messages à un autre poste (numéro extérieur, numéro de téléphone cellulaire, téléavertisseur, etc.). Vous pouvez choisir le moment où vous voulez être avisé et, si vous y êtes autorisé, vous pouvez entrer votre propre type et numéro d'avis. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique Avis de messages. Quitter les options personnelles Quitte le menu des options personnelles. 11

12 Écouter vos messages Appuyez sur pour écouter vos messages. Après avoir écouté vos messages, choisissez une option du menu Écouter : Menu Écouter Écouter de nouveau Répète le message que vous venez d'écouter. Répondre Envoie une réponse à la personne qui vous a laissé le message. Transférer Envoie le message à une autre boîte vocale. Conserver Sauvegarde le message et fait entendre le message suivant (le cas échéant). Supprimer Supprime le message que vous venez d'écouter et fait entendre le message suivant (le cas échéant). Il est impossible de récupérer les messages supprimés. Pause Arrête le message en cours d'écoute il suffit d'appuyer sur n'importe quelle touche pour reprendre l'écoute. Écouter l'enveloppe de remise Indique l'expéditeur du message et l'heure de l'envoi. Message suivant Passe au message suivant. Avance rapide Saute 5 secondes du message et reprend l'écoute normale. Marche arrière Recule le message de 5 secondes, puis reprend l'écoute normale. 12

13 Dicter et envoyer des messages Appuyez sur pour envoyer un message. Procédez comme suit : 1. Entrez tous les numéros de boîte vocale de destination. Pour une liste de distribution, appuyez sur. Suivez les instructions pour indiquer à Express Messenger où envoyer le message. Continuez à créer la liste de destinataires en entrant des numéros de boîte vocale ou en accédant au répertoire. Si vous entrez un numéro de boîte vocale incorrect, appuyez sur pour le supprimer de la liste. 2. Appuyez sur pour terminer la liste de distribution; puis, enregistrez votre message. Une fois votre message enregistré, choisissez une option du menu Envoyer : Menu Envoyer Réentendre Fait entendre le message que vous venez d enregistrer. Supprimer et recommencer Remplace le message enregistré par un nouveau message. Ajouter Ajoute à votre message enregistré. Options de livraison des messages Écoute des instructions pour les options de livraison des messages ci-dessous : Urgent Place le message en premier dans la boîte vocale des destinataires. Message privé Empêche la retransmission de votre message par le destinataire. Accusé de réception Demande qu on vous avise quand votre message a été écouté. Quitter les options de livraison de message Quitte le menu d'options. Attribuer le paramètre Urgent Envoyer le message et contacter l'opérateur Envoyer le message et entrer un autre numéro de poste Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique Conseils pratiques. 13

14 Messagerie rapide La messagerie rapide vous permet de vous laisser à vous-même un message, ou d'en laisser à vos collègues sans faire sonner le poste téléphonique ni accéder à votre boîte vocale. Depuis un téléphone extérieur 1. Composez le numéro de votre entreprise. 2. Quand Express Messenger répond, appuyez sur : 3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. 4. Enregistrer le message (d'au moins deux secondes). 5. Appuyez sur n'importe quelle touche ou raccrochez. Depuis un poste téléphonique interne 1. Composez le numéro du centre de messages. 2. Quand Express Messenger répond, appuyez sur : 3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. 4. Enregistrer le message (d'au moins deux secondes). 5. Appuyez sur n'importe quelle touche ou raccrochez. 14

15 Transférer un demandeur extérieur à une boîte vocale Procédez comme suit pour transférer un demandeur extérieur à une boîte vocale. 1. Appuyez sur la touche Conf/Trans d'un poste numérique ou sur le crochet commutateur d'un poste téléphonique standard. 2. Composez le numéro du centre de messages. 3. Lorsque Express Messenger répond, si vous avez une boîte vocale, appuyez sur : ou si vous n'avez pas de boîte vocale, 4. entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle le demandeur veut laisser un message. 5. Raccrochez immédiatement. Si vous ne raccrochez pas immédiatement, le demandeur n'entendra pas tout le message d'accueil de la boîte vocale sélectionnée. Prise de messages à plus d'une boîte vocale Procédez comme suit pour prendre les messages à plus d'une boîte vocale au cours d'un même appel à Express Messenger. 1. Prenez les messages à la première boîte vocale de la façon normale. 2. Lorsque vous avez terminé avec la première boîte vocale, appuyez sur. Cette étape vous ramène à la réception automatique. 3. Appuyez sur lorsque vous entendez le message d'accueil de l'entreprise. Express Messenger vous demande le nouveau numéro de boîte vocale. 4. Entrez le numéro de la boîte vocale. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque boîte vocale dont vous voulez prendre les messages. 15

16 Avis de message L avis de message vous permet de quitter le bureau et de recevoir un avis d Express Messenger lorsque vous recevez des messages. Express Messenger appelera votre numéro de téléphone ou de téléavertisseur. Vous pouvez aussi utiliser l'avis de message pour vous aviser que vous avez des messages si votre téléphone n'a pas de voyant de messages. Lorsque vous choisissez Changer avis dans le menu principal, vous pouvez : préciser le moment auquel vous voulez être avisé : lorsque l'entreprise est ouverte, fermée, toujours ou jamais; indiquer que vous voulez être avisé des messages urgents seulement. Si votre administrateur de système vous a autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale, vous pouvez : entrer un type d'avis : numéro de poste interne, numéro externe, téléaverstisseur par message, téléavertisseur par tonalité seulement, ou téléavertisseur numérique; entrer un numéro de poste ou de téléphone auquel vous voulez être avisé. Si vous n'êtes pas autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale, l'administrateur du système entrera le type et le numéro d'avis pour vous. Si votre numéro d'avis est un numéro de téléphone : Express Messenger appelle ce numéro jusqu'à trois fois à 15 minutes d intervalle. Si vous n'accédez pas à votre boîte vocale après le troisième appel d'express Messenger, ce dernier ne vous rappelle plus, même si vous recevez de nouveaux messages. Toutefois, le voyant de message de votre téléphone reste allumé jusqu'à ce que vous ayez pris vos messages. Si votre numéro d'avis est un numéro de téléavertisseur : Express Messenger procède comme avec un numéro de téléphone ou de poste, mais appelle le téléavertisseur chaque fois que vous recevez un nouveau message. 16

17 Listes de distribution Vous pouvez avoir jusqu'à cinq listes de distribution personnelles, numérotées de 05 à 09, contenant chacune un groupe de numéros de boîte vocale. Les listes de distribution numérotées de 01 à 04 sont réservées à l'administrateur du système qui configure les listes universelles pouvant servir à tous les utilisateurs qui ne peuvent toutefois pas les modifier. La liste de distribution 00 permet de transmettre un message à toutes les boîtes vocales du système. Sélectionnez Listes de distribution dans le menu principal, puis suivez les instructions pour : ajouter des numéros de boîte vocale à une liste de distribution; passer en revue une liste de distribution; supprimer des numéros de boîte vocale d'une liste de distribution; donner un nom à une liste de distribution. Voici les règles générales à suivre : entrez toujours deux chiffres pour sélectionner une liste de distribution (par exemple, 05 ou 06); Express Messenger confirme chaque numéro de boîte vocale que vous ajoutez à une liste de distribution avant de vous permettre d'en ajouter un autre; vous ne pouvez supprimer qu'un numéro de boîte vocale à la fois. 17

18 Utilisation efficace des messages d accueil de la boîte vocale Il y a deux types de messages d'accueil de boîte vocale : permanent et temporaire. Vous devez enregistrer votre message d'accueil permanent dès qu on vous attribue votre boîte vocale. Quand aucun message d'accueil temporaire n'est enregistré, ceux qui accèdent à votre boîte vocale entendent le message d'accueil permanent. Un message d'accueil permanent ne peut être très précis, car il doit convenir à toutes les situations. Dans des situations particulières, vous voudrez créer un message d'accueil temporaire qui sera diffusé un nombre de jours donné. Voici deux exemples de messages d'accueil temporaires : Bonjour! Vous avez joint la boîte vocale de Julie Tremblay. Je suis en vacances du 18 au 25 juin. Je serai de retour le lundi 28 juin. Laissez-moi un message et je communiquerai avec vous à mon retour. Pour une assistance immédiate, faites le zéro et demandez Christiane Lebrun. Vous avez joint la boîte vocale de Sylvain Champagne. Aujourd'hui, le jeudi 13 mai, je suis en réunion toute la journée et ne peux prendre mes appels. Veuillez laisser un message et je vous rappellerai demain. Vous pouvez modifier votre message d accueil temporaire en tout temps pour informer les gens qui vous appellent de tout changement à votre horaire. Il peut être intéressant de créer chaque jour un message d'accueil temporaire cela montre aux gens qui vous appellent que vous utilisez réellement Express Messenger. Si vous ne pouvez prendre vos appels, vous pouvez aussi inclure dans votre message le nom d'une autre personne qui pourra aider les demandeurs. Création ou modification d'un message d'accueil permanent Nota : Vous devez créer votre premier message d'accueil permanent lorsque vous accédez pour la première fois à votre boîte vocale pour définir votre mot de passe et enregistrer votre nom. 1. Accédez à Express Messenger, puis à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour sélectionner les options personnelles. 3. Appuyez sur pour l'option Message d'accueil. 4. Suivez les instructions. 18

19 Création d'un message d'accueil temporaire 1. Accédez à Express Messenger, puis à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour sélectionner les options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l'option Message d'accueil temporaire. 4. Suivez les instructions. Annulation d un message d accueil temporaire 1. Accédez à Express Messenger, puis à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour sélectionner les options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l'option Message d'accueil temporaire. 4. Suivez les instructions et réglez le nombre de jours à 0; cela désactive le message d'accueil temporaire. 19

20 Conseils pratiques Accessibilité permanente par un téléphone à clavier Express Messenger fonctionne 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Vous n avez besoin que d'un téléphone à clavier pour prendre vos messages en tout temps, où que vous soyez. Écoute des messages Les options Pause, Marche arrière et Avance rapide du menu Écouter ne sont disponibles que lorsque vous écoutez un message. Servez-vous de ces touches pour réécouter une information que vous n'avez pas entendue, pour arrêter momentanément l'écoute afin de prendre quelque chose en note ou pour passer rapidement à un autre message. Express Messenger fait entendre les nouveaux messages avant les messages sauvegardés. Une fois que vous avez écouté tous les messages, Express Messenger vous ramène au menu principal. Envoi de messages Vous pouvez créer une liste de distribution contenant jusqu'à 49 numéros de boîte vocale. Pour envoyer un message à plus de 49 boîtes vocales, vous devez créer une autre liste de distribution. Limite de messages stockés Express Messenger supprime un message sauvegardé après le nombre de jours défini par l'administrateur du système (généralement 15 jours). Il est impossible de récupérer les messages supprimés. Retransmision et transfert Les options Répondre et Retransmettre du menu Écouter ne fonctionnent qu'avec les autres boîtes vocales Express Messenger de votre entreprise. Vous ne pouvez répondre à un message provenant de l'extérieur ni retransmettre un message à une boîte vocale de l'extérieur. 20

21 Messages certifiés Lorsque vous envoyez un message certifié, Express Messenger crée un reçu contenant le nom des destinataires du message. Ce reçu devient un message sauvegardé dans votre boîte vocale. En écoutant le message du reçu, vous pouvez savoir qui a écouté et qui n'a pas écouté votre message. Lorsque tous les destinataires ont écouté le message, vous pouvez supprimer le reçu de votre boîte vocale. Navigation rapide Vous n'êtes pas obligé d'écouter toutes les instructions avant de faire une sélection; elles ne servent que d aide-mémoire. Si vous savez quelles touches utiliser, vous pouvez les entrer et naviguer dans le système aussi rapidement que vous le désirez. Longueur des messages et conditions Il n'y a pas de longueur maximale pour les messages, mais au bout de cinq minutes, Express Messenger interrompt le demandeur et lui demande s'il désire continuer. Si le demandeur ne répond pas, Express Messenger arrête l'enregistrement et raccroche. La même chose se produit si le demandeur cesse de parler pendant plus de quelques secondes ou si la connexion est mauvaise. Si le demandeur se trouve dans un endroit très bruyant, comme une usine ou dans une voiture les vitres baissées, Express Messenger peut couper la communication. Le demandeur doit réessayer d'un endroit moins bruyant. La longueur minimale d'un message est de deux secondes. 21

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