Le suivi des règlements clients. Céline MONNIER Rapport de stage UE 7 Relations professionnelles DCG Session 2009

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1 Le suivi des règlements clients Céline MONNIER Rapport de stage UE 7 Relations professionnelles DCG Session 2009

2 SOMMAIRE La mise en relation des parties La facturation Les délais de règlement Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

3 Processus du suivi des règlements clients Contrat commercial Facturation Délai de règlement ou Paiement immédiat Paiement Retard de paiement Traitement des impayés

4 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais d de règlementr Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayl impayé

5 La mise en relation des parties : Le principe Les parties mettent par écrit leur accord après avoir discuté et négocié le prix et la chose : l écrit est nommé un contrat commercial. Celui-ci donne naissance à la créance ou dette. La formalisation de l accord par l écrit permet aux parties en cas de litige de prouver l existence et le montant de la créance et de faciliter le recouvrement de celle-ci.

6 La mise en relation des parties : Les règles r de précaution La confiance s établit lors de la conclusion du contrat. L entreprise doit prendre diverses précautions pour sécuriser le paiement des créances. Celles-ci sont les suivantes : Collecter des informations sur le client, Réduire les délais de paiement, Réaliser une fiche d ouverture de compte, Obtenir des renseignements commerciaux, Demander une caution, Insérer des normes juridiques dans le contrat commercial, Rédiger des conditions générales de vente, Insertion de clauses.

7 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais de règlement Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

8 La facturation : Le mécanismem La facture est un document justifiant comptablement un paiement pour le débiteur. Une fois la vente ou la prestation de services réalisée, l entreprise facture celle-ci au client et enregistre l opération dans sa comptabilité. Elle est émise par le créancier et comporte des mentions obligatoires.

9 La facturation : L enregistrement comptable A chaque réalisation de vente ou de prestations de services, l entreprise doit enregistrer l opération dans ses comptes.

10 Application Processus du suivi des règlements clients

11 Jusqu au paiement intégral de la facture par le client, le risque d impayé existe et ne cesse de s accentuer dans le temps. Source :

12 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais d de règlementr Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

13 DEFINITION : Le client dispose d une période accordée par l entreprise pour payer sa créance. REGLE : Délai < 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d émission de la facture. La réglementation préconise 30 jours. BUT : Repérer les difficultés de paiement des clients en réduisant les délais de paiement (stratégie d entreprise), Eviter les risques financiers. Le client reste libre de payer au comptant sa facture.

14 Application Dans notre cas, nous pouvons observer que l entreprise CITROEN MINODIER AUTOMOBILES a accordé à son client, M.X, un délai de paiement à 30 jours fin de mois. La date de facturation étant le 1 er juin 2008, M. X devra régler sa créance au plus tard le 1 er juillet 2008.

15 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais de règlement Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

16 DEFINITION : Le paiement est le règlement de la dette dans sa totalité, permettant de mettre fin à la créance. PRINCIPE : Chaque jour, l entreprise reçoit des règlements des clients qu elle rapproche avec les créances dans sa comptabilité. MODES DE PAIEMENT : Au comptant, A crédit. MOYENS DE PAIEMENT : Monnaie fiduciaire, Monnaie scripturale.

17 Le paiement : L enregistrement comptable Lors d un paiement au comptant, le comptable débitera de son compte client, le compte «CAISSE 53». Lors d un paiement à crédit, le comptable débitera de son compte client, le compte «BANQUES 51». En contrepartie, le comptable créditera le compte «CLIENTS 411».

18 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais de règlement Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

19 DETECTION : Les retards de paiement sont détectés lors du rapprochement des règlements clients avec les factures correspondantes ou lors de l analyse des comptes clients par le service comptable. CAUSES DE RETARD DE PAIEMENT : 40 % concernant des dysfonctionnements internes à l entreprise, 40 % provenant de la mauvaise volonté du client, 20 % dues à des difficultés financières du client. CONSEQUENCES : Augmentation des frais financiers, Fragilisation de la trésorerie, Augmentation du risque d impayé, Augmentation du besoin en fonds de roulement.

20 Les retards de paiement sont la première cause de défaillance d des entreprises

21 Application Le service comptable constate, à partir de la balance client du 10 juillet 2008, que M. X n a pas réglé sa facture. Par conséquent, l entreprise constate un impayé de la part de son client. Elle décide de traiter cette facture impayée. Numéro de compte client Nom client Débit Crédit Solde M. X 321,72 0,00 321,72

22 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais de règlement Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

23 Après la constatation de l impayé, l entreprise doit procéder à son recouvrement. REGLES DE RECOUVREMENT : La créance doit être certaine, La créance doit être liquide, La créance doit être exigible, Le délai de prescription ne doit pas être dépassé. MODES DE RECOUVREMENT : Recouvrement amiable, Recouvrement judiciaire. L impayé doit être traité avec tact, méthode et efficacité. Le but est de conserver de bonnes relations commerciales avec le client tout en aboutissant au paiement de la créance.

24 Le provisionnement des créances impayées LES PRECAUTIONS: Ne provisionner qu une fois un risque, Ne pas sous-évaluer ou surévaluer la provision pour créance douteuse (image fidèle), L enregistrement d une provision est valable si l entreprise justifie de démarches de recouvrement amiables ou contentieuses,

25

26 Le recouvrement amiable: l établissement d un d plan de relance Recouvrement judiciaire Analyse des comptes clients: Constatation de l impayé Mise en demeure du client Réalisation de la 1 ère lettre de rappel le 10 du mois Relances téléphoniques Réalisation de la 2 ème lettre de rappel le 20 du mois

27 Le recouvrement amiable: l échec du plan de relance Comptablement, l entreprise devra commencer à provisionner le montant des créances impayées en créances douteuses, voire irrécouvrables. Légalement, l entreprise devra porter le litige devant le tribunal compétent (le plus souvent devant le tribunal de commerce). C est au créancier que revient la charge de la preuve: il devra prouver sa créance. Le recouvrement amiable reste l action la moins coûteuse et la moins longue dans le temps.

28 Application CITROEN MINODIER AUTOMOBILES 111, avenue de Marseille VALENCE CEDEX Tél : Fax : M. X Résidence les Amandiers VALENCE L entreprise traite l impayé de M. X, en respectant le plan de relance. Objet : Demande de règlement le 10 juillet 2008, Monsieur, à VALENCE, Après examen de votre compte client dans nos comptes, nous nous permettons de vous rappeler que votre compte présente, à ce jour, un solde débiteur de 399,00. En effet, le service comptable a constaté que la facture n 1818, en date du 30 mai 2008 et payable au 30 juin 2008, selon les termes de nos accords, n a pas encore été payée. Nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir le règlement de cette facture car le délai de paiement est dépassé. Persuadés qu il s agit d une erreur de notre part, nous vous rappelons cependant qu à défaut de paiement, malgré cette première relance, nous serions obligés de vous facturer des intérêts de retard prévus dans les conditions générales de vente. Si ce retard est volontaire de votre part, nous vous invitons à nous contacter pour en clarifier les raisons. Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant réception de ce courrier, nous vous demandons de ne pas prendre en considération cette lettre. Je vous prie d agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. Elle lui envoie une 1 ère lettre de rappel constatant l impayé. La lettre rappelle au client son obligation de payer et les intérêts de retard qui commencent à courir en cas de retard de règlement. Le service comptabilité, S.A.S au capital de R.C.S ROMANS B SIRET CODE APE 501 Z

29 Application CITROEN MINODIER AUTOMOBILES 111, avenue de Marseille VALENCE CEDEX Tél : Fax : M. X Résidence les Amandiers VALENCE Objet : Mise en demeure le 10 août 2008, Monsieur, à VALENCE, Malgré les relances téléphoniques et les courriers écrits en date du 10 juillet 2008 et du 25 juillet 2008, nous avons constaté que le règlement de la facture n 1818, arrivant à échéance le 30 juin 2008, n a toujours pas été effectué. Ainsi, nous vous mettons en demeure, de nous verser, à titre principal, la somme de 399,00. A cette somme, s ajoute des intérêts à taux légal, conformément à l article 1153 du Code civil. Les intérêts courent à compter de la réception de cette lettre. Si aucun règlement ne nous est parvenu, dans un délai de quinze jours à compter du 10 août 2008, nous nous verrons dans l obligation de saisir la juridiction compétente pour obtenir le paiement de la somme susvisée. Je vous prie d agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. Nous supposons que malgré l échec des lettres de relance et des appels téléphoniques non aboutis, M. X ne nous a toujours pas fait parvenir de règlement. L entreprise décide de lui envoyer une lettre de mise en demeure ayant des effets juridiques. Le service comptabilité, S.A.S au capital de R.C.S ROMANS B SIRET CODE APE 501 Z

30 Le recouvrement judiciaire Le recouvrement judiciaire intervient en cas d échec du recouvrement amiable. Il est plus coûteux et demande plus de temps que le recouvrement amiable. ACTIONS JUDICIAIRES POSSIBLES : Injonction de payer, Référé-provision, Certificat de non paiement, Assignation en paiement, Recouvrement forcé.

31 Application L entreprise décide de recouvrer à l impayé par une injonction de payer. L injonction de payer permettra de contraindre le client à honorer ses engagements. La procédure est possible car la créance résulte d un contrat et dont le montant est déterminé (321,72 ). L entreprise adresse sa requête au greffe de la juridiction de proximité, remis par un avocat, huissier ou mandataire. Le juge accepte la requête car il estime qu elle est justifiée. Il remet une ordonnance portant injonction de payer.

32 Application L entreprise informe M. X, par huissier, de la décision dans un délai de 6 mois à compter de la décision. M.X se manifeste et conteste l injonction de payer. Le juge convoque les deux parties pour une conciliation. L entreprise réclame le règlement de la facture. M.X invoque des problèmes d argent et prétend que l entreprise n a pas voulu l écouter. En l espèce, l entreprise propose à M.X un règlement de la facture en 10 fois sans frais, par prélèvement automatique. M.X accepte.

33 Application

34 Le suivi des règlements clients La mise en relation des parties La facturation Les délais de règlement Le paiement Les retards de paiement Le traitement des impayés La protection des entreprises contre l impayé

35 Certains débiteurs d cherchent à vous faire croire qu il payeront demain, vous y croyez encore? PROTEGEZ-VOUS. COUVERTURES DE PROTECTION : Escompte à forfait, Assurance-crédit, Paiement anticipé, Cautionnement, Crédit documentaire, Lettre de crédit stand-by, Affacturage, Assistance juridique (frais de justice, de recouvrement).

36 Les agences de recouvrement Il est vrai que le recouvrement amiable autant que le recouvrement judiciaire peut s avérer long et très coûteux. Toutes les entreprises n ont pas forcément du temps à consacrer aux traitements des factures impayées. Aujourd hui, il peut être intéressant de confier ce travail à des agences de recouvrement. SERVICES PROPOSES: Aident dans la rédaction des contrats et des documents commerciaux, Chargent du recouvrement amiable des créances, Recouvrent sur demande au recouvrement judiciaire des créances et peuvent avancer les frais de justice.

37 AVANTAGES: Gain de temps, Eviter la complexité des procédures, Apporter une image rigoureuse de l entreprise, Transformer les charges fixes en charges variables, Se consacrer à son métier et à sa croissance, Sécuriser sa gestion financière, Optimiser sa gestion administrative. INCONVENIENTS: Coûteux, Perte de contrôle du suivi des clients. Courez à votre banque, il vous propose tout simplement ce service.

38 Conclusion Jadis, une poignée de main suffisait pour conclure des transactions. Aujourd hui, les échanges doivent être structurés et formalisés. Les transactions sont sécurisées. La législation établit des règles à adopter en matière commerciale entre les parties dans le but de les protéger. Les créances clients, représentant environ 41 % du total de bilan des entreprises, ne sont donc pas à négliger. Les entreprises prennent conscience de l importance de mettre en place une organisation pour gérer le règlement des créances clients et pour se prévenir contre celles-ci. Elle a également la possibilité de déléguer cette fonction à d autres établissements. La confiance ne suffit plus et a disparu au fils du temps.

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