Externalisation de l archivage des documents papier à Pôle emploi et mise à disposition d un marché délégué

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1 INSTRUCTION n du 6 janvier 2012 Externalisation de l archivage des documents papier à Pôle emploi et mise à disposition d un marché délégué Emetteurs : DGA AF - Directions des affaires juridiques et Direction des achats et des marchés Correspondants : Direction des affaires juridiques : Catherine Aubel, Catherine Peltier Direction des achats et des marchés : Anne Guichard Destinataires Les directeurs régionaux et le directeur de Pôle emploi services Les directeurs administratifs et financiers Les correspondants archives en région Les juristes affaires juridiques en région Les responsables achats en région Publication au Bulletin officiel de Pôle emploi Non Diffusion sur l espace réservé aux DR Non Annexes 1. Le tableau des sites agréés par région 2. Les modèles de déclaration de dépôt d archives auprès d un prestataire agréé 3. Les coûts indicatifs pour déterminer le prix de revient d une externalisation sur les principaux postes de dépense 4. La cartographie de l externalisation et de l agrément 5. Le dossier de la consultation type 6. Le modèle d avis d appel à la concurrence et la notice relative à la rédaction et à la publication de l avis de marché Complète, remplace,... Processus concerné(s) Processus support SUP 1 : Piloter les achats Code classement 5113 Source(s) - Code du patrimoine (articles L , R et suivants) - Circulaire DGP/Siaf/2010/020 du 25 novembre 2010 portant sur le contrôle et la collecte des archives des opérateurs de l Etat

2 L essentiel à retenir Un marché délégué de services de conservation des archives courantes et intermédiaires sur support papier et prestations associées est mis à la disposition des directions régionales et de Pôle emploi services. Travaillé avec les représentants de cinq directions régionales (Alsace, Bretagne, Ile-de- France, Nord-Pas-de-Calais et Rhône-Alpes), ce marché délégué a été validé par le service interministériel des archives de France et a reçu un avis favorable du contrôleur général économique et financier (CGEFI). Les archives de Pôle emploi revêtant le caractère d archives publiques, Pôle emploi ne peut en confier la conservation qu à des prestataires disposant de sites agréés par l administration des archives. Dans chaque région, la mise en œuvre d une stratégie d externalisation performante dépend du nombre de prestataires agréés au moment de la mise en concurrence. Sur cette base, et étant donné le nombre relativement faible de prestataires agréés à ce jour, il apparaît que 16 directions régionales et Pôle emploi services sont en mesure de lancer une consultation dans le courant de l année Les autres directions régionales doivent attendre une évolution du tissu des prestataires agréés dans leur région ou à proximité, sachant qu un certain nombre de demandes d agrément est en cours. La préconisation générale est l externalisation de la conservation des archives papier. Néanmoins, les directions régionales qui ne sous-traitent pas à l heure actuelle doivent s assurer de l opportunité économique d une telle démarche ou, à l inverse, de la faisabilité opérationnelle de la conservation en interne des documents. A l issue de la procédure de mise en concurrence, une déclaration de dépôt et le contrat signé, accompagné de la proposition technique du titulaire, doivent être adressés au service d archives compétent.

3 Paris, le 6 janvier 2012 Instruction n Externalisation de l archivage des documents papier à Pôle emploi et mise à disposition d un marché délégué Pôle emploi, institution nationale publique, produit et reçoit des archives qui revêtent le caractère d archives publiques et sont, à ce titre, soumises aux dispositions du Livre II du code du patrimoine. Dans le cadre de leurs activités, les établissements de Pôle emploi gèrent et conservent des volumes conséquents de documents sur support papier, notamment les dossiers d inscription et d allocation des demandeurs d emploi. Du fait du manque d espace, des solutions d externalisation sont recherchées. Pour répondre à ces préoccupations, la direction des affaires juridiques met à disposition un marché délégué de services de conservation des archives courantes et intermédiaires sur support papier et prestations associées. Ce marché délégué a été travaillé avec la direction des achats et des marchés, ainsi qu un groupe de réflexion constitué de représentants de cinq directions régionales (Alsace, Bretagne, Ile-de-France, Nord-Pas-de-Calais et Rhône-Alpes). Il a été validé par le service interministériel des archives de France et a reçu un avis favorable du contrôleur général économique et financier (CGEFI). Les directions régionales et Pôle emploi services sont tenus de lancer une consultation sur la base de ce dossier de consultation. La présente instruction a pour objet de présenter le cadre réglementaire de l externalisation de la conservation d archives publiques (I), la stratégie d achat à mettre en œuvre (II), ainsi que les principales caractéristiques du dossier de la consultation (III). Partie 1. Cadre réglementaire de l externalisation de l archivage 1.1 L agrément des prestataires En application de l article L II et des articles R et suivants du code du patrimoine, Pôle emploi est dans l obligation de confier la conservation de ses archives à un prestataire disposant de sites agréés par l administration des archives. Concrètement, les agréments pour la conservation d archives publiques sur support papier sont délivrés par arrêté du ministre de la culture et de la communication, pour un site donné et pour une durée de cinq ans. Dans le cadre de cet agrément, l administration des archives s assure de la conformité de l activité et des locaux aux normes et prescriptions existantes, ainsi que des conditions de sécurité et de conservation des documents. Un tableau actualisé des sites agréés par région est annexé à la présente instruction (cf. annexe 1). 1.2 La déclaration de dépôt simplifiée Conformément aux articles R et R du même code, toute personne externalisant la conservation d archives publiques doit procéder à une déclaration de dépôt (déclaration d intention d externalisation) auprès de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives, et lui transmettre, une fois la rédaction de celui-ci finalisée, le projet de contrat de dépôt ; la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives dispose alors d un délai d un mois pour formuler des observations. Dans le cas de Pôle emploi et compte tenu du caractère national du marché délégué, le service interministériel des Archives de France a, par courrier en date du 19 septembre 2011, validé le dossier de consultation type et proposé la mise en place d une procédure simplifiée. Ainsi, les directions régionales et Pôle emploi services doivent simplement adresser, à l issue de la procédure de mise en concurrence (sous format papier et électronique) : 1/6

4 une déclaration de dépôt comportant les informations mentionnées à l article R du code du patrimoine. Pour ce faire, deux modèles de déclaration sont joints en annexe à la présente instruction (cf. annexe 2) : - un modèle destiné aux établissements qui externalisent pour la première fois, appelé «déclaration de dépôt d archives publiques» - un modèle pour les établissements qui disposent déjà de contrats d externalisation, appelé «déclaration de renouvellement de dépôt d archives publiques». le contrat signé (correspondant au «contrat de dépôt»), accompagné de la proposition technique du titulaire. S agissant des directions régionales, ces éléments sont à adresser au directeur des archives départementales du chef-lieu de région. S agissant de Pôle emploi services, ils sont à transmettre au bureau des missions du service interministériel des Archives de France, à Paris. Pour permettre le bon déroulement de cette procédure, il est prévu que, après la publication au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal officiel de l union européenne (JOUE) de la première procédure régionale de mise en concurrence, le service interministériel des Archives de France diffuse à l ensemble des directeurs des services départementaux d archives des chefs-lieux de région une note indiquant que les contrats qu ils vont recevoir de Pôle emploi sont la stricte déclinaison d un modèle validé par ses soins ; cette note sera accompagnée du dossier de consultation type. Les directeurs des archives départementales des chefs-lieux de région en informeront ensuite les autres directeurs des services départementaux d archives de leur région afin que ceux-ci puissent exercer le contrôle scientifique et technique sur la conservation des archives confiées au titulaire du marché et provenant des services de Pôle emploi situés dans leur département. On rappelle en effet que, que la conservation des archives soit gérée en interne ou externalisée, et quel que soit le lieu de conservation des archives, les documents désignés dans le tableau de tri des archives de Pôle emploi comme intéressant la recherche historique, ainsi que les bordereaux de destruction, doivent être transmis au service départemental d archives correspondant à l implantation du service producteur. Partie 2. Stratégie d achat et actions préalables nécessaires 2-1 Stratégie d achat Opportunité de l externalisation La préconisation générale est l externalisation de la conservation des archives papier. D ailleurs, la majorité des régions disposent déjà de contrats d externalisation. Les établissements ne sous-traitant pas à l heure actuelle leur archivage doivent toutefois s assurer de l opportunité économique d une telle démarche ou, à l inverse, de la faisabilité opérationnelle de la conservation en interne des documents. S agissant de l opportunité économique de l externalisation, il s agit de comparer le coût actuel (essentiellement lié à l immobilier) de conservation des archives susceptibles d être externalisées à ceux liés à leur transfert et leur conservation chez un prestataire, ce à l aide des coûts indicatifs communiqués en annexe à la présente instruction (cf. annexe 3). S agissant de la faisabilité opérationnelle d une conservation en interne, il convient de s assurer que les archives peuvent être conservées dans des conditions de sécurité suffisantes. Notamment, les locaux correspondants doivent être aménagés en respectant les normes suivantes : les locaux ne doivent pas être situés dans des emplacements insalubres (cave humide, grenier surchauffé l été et froid l hiver), dangereux (voisinage de chaudières) ou d accès difficile. 2/6

5 il est nécessaire d y maintenir une température entre 16 et 22/23 C, voire exceptionnellement 25 C, et une humidité relative entre 45 et 55%, à corréler avec la température. Les locaux doivent être aérés régulièrement et équipés si possible d un déshumidificateur. les locaux doivent avoir des portes ou planchers coupe-feu et ne pas être inondables. Le plancher doit résister au poids des documents, soit 900kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes et 1300kg/m² pour un équipement en rayonnages mobiles. les locaux doivent être aménagés avec des étagères en métal solides et fixes, hautes de 1,80 m au maximum, disposées en épis parallèles, séparées par des allées de desserte de 0,80 m et une allée de circulation de 1,20 m. Ils peuvent également comprendre des rayonnages mobiles Stratégie d achat en fonction du tissu des prestataires agréés La mise en œuvre d une stratégie d externalisation économiquement et opérationnellement performante dépend du nombre de prestataires agréés au moment de la mise en concurrence. A ce jour, 28 sites sont agréés, exclusivement sur le territoire métropolitain, majoritairement en Ile-de-France et en région Centre (cf. cartographie de l externalisation et de l agrément en annexe 4 à la présente instruction). Plusieurs demandes d agrément sont par ailleurs en cours d instruction. Dans ce contexte, deux groupes d établissements ont été identifiés : les établissements qui bénéficient de sites agréés dans leur région ou d une proximité avec des régions pourvues de sites agréés. Ces établissements doivent être en mesure de lancer une consultation dans le courant de l année 2012 afin que le nouveau marché prenne le relai du ou des contrats actuels (ou de notifier leur nouveau marché avant le 31 décembre 2012 s il s agit d une première externalisation). Ces établissements sont Pôle emploi services et les directions régionales suivantes : Auvergne Bourgogne Centre Champagne-Ardenne Franche-Comté Ile-de-France Limousin Lorraine Picardie Poitou-Charentes Pays-de-la-Loire Nord-Pas-de-Calais Basse-Normandie Haute-Normandie Midi-Pyrénées Rhône-Alpes les établissements qui ne disposent d aucun site agréé sur leur territoire et qui sont éloignés du marché des prestataires agréés situé majoritairement dans le nord et le centre de la métropole. Ces établissements doivent attendre une augmentation du nombre d agréments dans leur région ou à proximité pour lancer une procédure de mise en concurrence ; le cas échéant, il convient de prolonger les marchés actuels. Il s agit des directions régionales suivantes : Bretagne Corse Guadeloupe Guyane Languedoc-Roussillon Martinique Provence-Alpes Côte d azur La Réunion Mayotte Il est à noter que des demandes d agrément ont été déposées en Corse, Martinique, Provence-Alpes Côte d azur et à La Réunion. La situation pourrait donc évoluer dans les prochains mois. A l occasion du renouvellement ou de la prolongation de marchés existants dans les régions où le lancement d une consultation ne peut être envisagé dans l immédiat, les tarifs peuvent bien entendu être renégociés, de façon à les adapter au volume conservé s il a évolué et aux prix actuels pratiqués sur le marché, avec l appui des responsables achat des régions. 3/6

6 Comme pour toute prestation, la mise en place d un marché coordonné (c est-à-dire d un marché unique passé par plusieurs établissements groupés à cet effet) peut aussi être envisagée par des régions voisines, notamment lorsque le tissu des prestataires est inexistant ou très restreint au sein de la région et que le recours à un prestataire situé en dehors de leur territoire est inévitable. 2-2 Actions à mener préalablement au lancement du marché Il s agit, pour les établissements qui externalisent déjà la conservation de leurs archives comme pour ceux qui doivent l envisager à court ou moyen terme, de créer les conditions favorables à une optimisation des coûts. Dans cette perspective, il est nécessaire de : identifier les archives à externaliser. De fait, les établissements peuvent avoir un intérêt économique à n externaliser qu une partie de leurs archives. L externalisation doit concerner prioritairement les documents en nombre, pour lesquels le sort final à l issue de la durée d utilisation administrative est soit la destruction en totalité (par exemple, les factures), soit le versement aux archives départementales pour une partie d entre eux (par exemple, le versement de dossiers spécimens parmi les dossiers allocataires). procéder aux tris nécessaires et soit aux versements requis aux archives départementales, soit à la destruction des documents dont les délais de conservation sont expirés, conformément à la note technique PE_FS_2010_138 du 3 août 2010, ce après avoir obtenu le visa d élimination des archives départementales compétentes. En effet, des destructions et versements réguliers réduisent les coûts de conservation chez le prestataire de la même manière qu ils optimisent la capacité de stockage des locaux internes. préparer le déstockage et la prise en charge initiale du stock dans le cas où le titulaire viendrait à changer. Il s agit d évaluer l opportunité de transférer ou non la totalité des archives actuellement externalisées chez le nouveau titulaire. Il peut en effet se révéler plus économique de conserver chez le ou les prestataires actuels une partie des archives, particulièrement les archives les plus anciennes sur lesquelles aucun mouvement ne sera opéré (archives dormantes). Dans un tel cas de figure, seules les archives les plus récentes (par exemple, les documents des années 2009 et suivantes) feraient l objet d un déstockage et de la prise en charge initiale chez le nouveau titulaire. L inconvénient de cette solution est le maintien de plusieurs contrats avec les difficultés de gestion afférentes, cette coexistence de plusieurs contrats perdurant jusqu à l extinction des archives non transférées. Il est à noter que, dans ce cas, le prix de la conservation des archives non transférées peut également être renégocié avec le ou les prestataires actuels. La situation est à apprécier au cas par cas, par chaque direction régionale et Pôle emploi services. Par ailleurs, dans le cas où le ou les contrats actuels ne prévoient pas de prestation de déstockage, les conditions financières de sortie des contrats doivent être négociées en amont. Partie 3. Principales caractéristiques du marché délégué III-1 Pièces constitutives du dossier de la consultation Le dossier de consultation type, annexé à la présente instruction (cf. annexe 5), se compose des pièces suivantes : un Règlement de la consultation un Contrat comprenant à la fois les dispositions administratives et les dispositions techniques un Bordereau des prix un Bordereau de décomposition des prix un Détail quantitatif estimatif le Cadre de réponse, sur la base duquel les candidats établissent leur proposition technique les autres formulaires de candidature. 4/6

7 Ces pièces sont les pièces à adresser aux candidats. Sont également annexés à la présente instruction : le modèle d avis d appel à la concurrence, à publier au BOAMP et au JOUE (cf. annexe 6) les grilles d analyse des offres (cf. annexe 7). Le dossier ayant été validé par les Archives de France et le CGEFI, les établissements ne peuvent en modifier le contenu, ni ajouter des spécifications. Des compléments ou précisions doivent en revanche être apportés par chaque établissement s agissant notamment des types d archives dont la conservation est externalisée, de la volumétrie, de l organisation retenue pour l enlèvement des nouvelles archives dans les sites ou du délai de livraison des demandes de communication. Les établissements sont guidés dans cette démarche par les commentaires figurant dans les pièces de marché. III-2 Procédure de passation et modalités de prise en compte de l agrément Les services d archivage relèvent de la procédure de passation prévue à l article 9 du décret n du 30 décembre Pour cette procédure, des niveaux minimum de capacité financière et de capacité de stockage dans les sites agréés ont été fixés. La procédure inclut par ailleurs une phase de négociation, qui porte à la fois sur le prix et les aspects techniques. Comme précisé au point 1.1 de la présente instruction, Pôle emploi a l obligation de confier la conservation de ses archives à un prestataire disposant de sites agréés. Pour favoriser la concurrence et permettre que des entreprises en cours d agrément candidatent également, il est prévu que les candidats remettent dans leur dossier de candidature soit une copie de l agrément pour la conservation des archives publiques sur support papier s ils en disposent déjà, soit une copie de l accusé de réception par le ministre chargé de la culture de sa ou ses demandes d agrément si celles-ci sont en cours. Dans ce dernier cas, et comme indiqué à l article III.3 du Règlement de la consultation, les candidats doivent produire la copie de l agrément obtenu au plus tard à la date de la commission des marchés réunie pour émettre un avis sur le choix de l attributaire. Ceci signifie qu un candidat proposant des locaux qui ne seraient pas agréés à la date de réunion de la commission des marchés ne peut être retenu et que sa candidature doit être rejetée. III-3 Forme et durée du marché Le marché est un marché à bons de commande conclu avec un seul titulaire. Un minimum et un maximum sont fixés dans le Contrat pour la période ferme du marché et pour la seule prestation de conservation, en mètres linéaires à conserver. Les autres prestations incluses dans le marché ne sont pas assorties de minimum et maximum. La nature de la principale prestation réalisée (prestation de conservation) et le coût du transfert du stock en cas de remise en concurrence conduisant à un changement de titulaire permettent de considérer qu il est possible, pour ce marché, de déroger à la règle selon laquelle un marché à bons de commande ne peut excéder une durée de quatre ans (article 43-II du décret n du 30 décembre 2005). Aussi, le marché est à conclure pour une durée ferme de quatre ans, reconductible expressément une première fois pour une période de deux ans calendaires et une seconde fois pour une période d un an calendaire, soit une durée maximum de sept ans. 5/6

8 III-4 Détail des prestations L ensemble des prestations listées ci-dessous est prévu dans le marché : la conservation des archives la fourniture de conteneurs le dépôt des nouvelles archives les communications, retours-réintégrations ou insertions des archives externalisées l envoi de documents par fax ou par voie électronique la consultation d archives sur le lieu de conservation les versements aux archives départementales les destructions d archives le déstockage en fin de marché. Des prestations optionnelles sont à la main des établissements, en fonction de leurs besoins et choix organisationnels. Ces prestations optionnelles figurent dans le dossier de consultation type et doivent être supprimées si elles ne répondent pas au besoin. Il s agit des prestations suivantes : la prise en charge initiale du stock la numérotation, le rangement des boîtes d archives dans des conteneurs et l inventaire le tri, le classement et le rangement de documents dans des boîtes avec inscription du contenu. Partie 4. Suivi Un suivi des marchés délégués est assuré par le département ressources juridiques et archives au sein de la direction des affaires juridiques. Vous voudrez bien l informer du lancement de la procédure et lui faire parvenir en version électronique le marché régional, puis la déclaration de dépôt. Carine Chevrier, directrice générale adjointe administration finances 6/6