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2 Immopen, un ensemble de logiciels adaptés aux exigences de votre métier. La solution IMMOPEN est aujourd hui une solution informatique novatrice proposant une plate-forme complète et intégrée de logiciels couvrant l intégralité de l'activité des administrateurs de biens et des agences immobilières. Le syndic, la gérance, la transaction, la gestion des évènements, des tâches, et des contentieux, la comptabilité de votre cabinet, la paye des concierges et des employés d'immeubles. Ses différents produits sont utilisés sur l ensemble du territoire national, par des cabinets ou des groupes immobiliers de petite, moyenne, ou de grande dimension. Résolument au service et à l écoute de nos clients La fiabilité et la qualité de nos solutions au service de votre performance : Parce que vous avez décidé de nous faire confiance, et parce que notre responsabilité est engagée dans le bon fonctionnement de nos solutions, nous nous devons de vous garantir un niveau optimal de qualité, de fiabilité et de sécurité pour l'ensemble de nos solutions. Notre expertise au service de vos besoins : Une équipe composée d experts, proches de vos préoccupations et rompus aux exigences de votre métier, est compétente pour développer des solutions adaptées à vos besoins, et vous apporter des réponses sur mesure. L écoute de vos besoins : pour une prise en compte efficace de vos attentes Nous donnons la priorité aux attentes de nos clients. C'est cette volonté qui nous a poussés à développer des moyens d'échanges et de communication entre nous et nos clients. Nous nous inspirons notamment, des réflexions de notre club d'utilisateurs actifs, ainsi que des demandes d'évolution de notre produit établies directement par nos clients. La volonté de partager notre savoir-faire acquis depuis plus de 30 années nous a conduit à mettre en place un dispositif de gestion des connaissances qui permet d'échanger et de partager ces connaissances entre l entreprise et nos différents clients. Plus de 30 ans d expérience au service de nos clients : ISIS est éditeur de solutions immobilières et de services autour des métiers de l'immobilier depuis La solution Immopen est devenue aujourd hui une solution informatique novatrice proposant une plate-forme intégrée de logiciels couvrant l intégralité de votre activité. Avantages de notre solution : - Une prise en main rapide et efficace Une plateforme multi-sites et multi-utilisateurs. Une infrastructure stable et sécurisée une sécurité des accès et des données, une stabilité de votre environnement informatique. Une ergonomie fonctionnelle Une interface complète, efficace et intuitive. Nos compétences technologiques : Microsoft, windows serveur, virtualisation, environnement TSE. Mini-systèmes : IBM iseries As/400. Network : SDSL, VPN, sécurité réseau, couplage téléphonie IP. Page 2

3 Votre activité d administrateur de biens est intégralement gérée de manière précise et efficace, De la gestion de vos budgets, à la réalisation des appels de fonds, du suivi des travaux et des évènements à la comptabilisation des encaissements par TIP, du règlement des fournisseurs par échéancier, à la répartition des charges de copropriétés. De l envoi de vos ordres de services au suivi de vos évènements, de La paie à la gestion des contrats des gardiens et des employés d immeuble. Vous bénéficiez d une plateforme de logiciels intégrés, adaptés, innovants et complets. En choisissant notre solution, bien plus qu un logiciel, c est des outils performants et évolutifs qui améliorent considérablement votre qualité de service. Immopen, c est aussi - une assistance personnelle, - une mise à jour trimestrielle de votre logiciel, - une équipe de techniciens réactive et à votre écoute, - La possibilité de collaborer dans l évolution du logiciel par l intermédiaire de sa hotline, de son club utilisateurs, ou des demandes d évolution disponibles en temps réel sur l interface du logiciel. - La consultation de comptes (copropriétaires, fournisseurs, membres du conseil syndical) - Envoyez vos courriers recommandés ou simples, vos convocations d AG, et procès-verbaux, vos appels de fonds, vos relances, directement depuis votre poste de travail? Notre logiciel intègre une gestion électronique de vos expéditions de courriers. L'innovation et la créativité : le moteur de notre développement Un service intégration et formation Forts de notre expérience dans l installation et l équipement de professionnels de l immobilier, nous nous proposons d être un atout essentiel dans le choix de votre informatique. Notre service de récupération de données migre les données de systèmes informatiques variés. Complète, notre solution immopen gère l'ensemble des activités des administrateurs de biens. Conviviale, son ergonomie vous assure une prise en main rapide et efficace. Fiable, les performances de notre solution sont accrues et reposent sur la qualité des matériels retenus dans son infrastructure. La gestion électronique de vos documents Par ailleurs, nos outils de Gestion Electronique de Documents (GED) vous permettent d archiver, de gérer, et de retrouver en un seul clic l ensemble de vos courriers, documentations comptables, factures ou éditions. Nous assurons également des formations personnalisées de qualité pour l ensemble de vos équipes, dans vos locaux ou au sein de notre centre de formation agréé. Numériser, Archiver, gérer, retrouver Page 3

4 consultation Page 4 Syndic Notre solution s adapte à votre infrastructure : Solution multi-sites, multi-utilisateurs, en mode Clients /serveur, TSE, en monoposte ou ASP, SAAS (applications hébergées). SIMPLE & ADAPTEE, L ergonomie de l'interface Immopen intégralement conçue sous Windows assure une facilité d'emploi pour ses utilisateurs, tant sur l apprentissage, que sur la compréhension des fonctions. Elle vous permet une prise en main rapide et efficace. OUVERT SUR LE MONDE DE LA BUREAUTIQUE, Tous vos documents sont paramétrables, avec des exportations de données sur Excel ou Word toujours possibles. Votre bureautique est liée aux produits Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Vos rendez-vous sont synchronisés que vous utilisiez votre Smartphone ou votre agenda Outlook, l'ensemble de vos rendez-vous et tâches sont répertoriés sur votre agenda métier. GESTION DES ECHEANCES & DES PLANIFICATIONS, L ensemble de vos échéances sont planifiées Vos appels de fonds, les visites d immeubles à réaliser, la planification de vos travaux, des sinistres, des procédures à suivre, la gestion des carnets d entretien, la convocation des AG Plus aucune échéance n est oubliée, vous êtes alertés UNE INFRASTRUCTURE FIABLE, EFFICACE & SECURISEE, Les performances de notre solution sont accrues et reposent sur la qualité des matériels retenus dans son infrastructure. Par son architecture, notre solution protège et assure la gestion de vos données (l intégrité, la sécurité d'accès, la confidentialité, la résistance aux pannes et aux intrusions) notamment par la configuration de sa solution matérielle reposant sur serveurs xserie et iseries - AS/400 d IBM. Le confort de l'utilisation avant tout Notre solution vous apporte ainsi des économies sur le traitement de vos informations et sur la gestion de votre infrastructure. LE COUPLAGE TELEPHONIE INFORMATIQUE, Le CTI permet l identification d'un numéro de téléphone et l affichage immédiat de toutes les informations concernant votre copropriétaire, locataire, propriétaire, fournisseur. Il automatise vos appels sortants et entrants. La réception d'appel est facilitée et permet un accueil téléphonique personnalisé. LA NUMERISATION DES FACTURES L ensemble de votre documentation comptable, administrative, ou simplement papier est organisée, indexée, gérée au sein même de votre système d information. Vous ne vous souciez plus des délais de conservation ou de la gestion de vos archives papiers. Notre outil vous permet de numériser, de reconnaitre et d affecter vos factures. Chaque écriture comptable est automatiquement reliée à son document papier. Vous pouvez visualiser, rééditer votre facture ou la diffuser aux membres du conseil syndical pour

5 Un agenda d évènements alimenté automatiquement en fonction du suivi de vos tâches, des procédures ou de vos échéances. Etats des dépenses avec ou sans quote-part locative et/ou TVA, décomptes individuels paramétrables à souhait, La gestion des déclarations et des paiements électroniques auprès des organismes, Gestion des mutations et des états datés, Gestion des Assemblées Générales et des votes avec calcul des résultats en temps réel par résolution. La gestion des budgets prévisionnels, des fonds travaux, et des avances, La gestion des Titres Interbancaires de Paiement (TIP) La gestion automatique des relevés des consommations (EAU EDF COMPTEURS CALORIFIQUES) Nos équipes conjuguent leurs talents en vous délivrant des solutions novatrices, fiables, et efficaces OUVERT VERS L EXTERIEUR L ensemble des comptes sont consultables sur internet, via une interface personnalisée et sécurisée. Page 4 La consultation des comptes et des documents archivés par copropriétaires et la diffusion des informations sur les copropriétés par Internet, (carnets d entretien, comptes, états des LIAISON SYNDIC & GERANCE Les répartitions des charges Syndic sont automatiquement reprises en Gérance sans écritures complémentaires, distinction faite entre les charges déductibles et récupérables. Procédez aux régularisations des charges locatives, ou éditez les déclarations de revenus fonciers de vos propriétaires et de vos SCI. COMMUNICATION D un seul clic, l ensemble de votre communication électronique est consultable sur le compte de vos clients ou fournisseurs, des courriers que vous expédiez, aux s que vous recevez. L ensemble de vos agendas sont systématiquement synchronisés au niveau de votre base d information. GESTION DE VOS EXPEDITIONS Immopen c est aussi la gestion de vos documents, de vos envois, de vos archives, afin de maximiser votre gain de temps... Envoyez votre quittancement, vos arrêtés de comptes propriétaires, vos courriers simples ou recommandés en quelques minutes seulement depuis votre application... Rien de plus simple!!! Utilisez notre application COMPTABILITE NORMALISEE & INTUITIVE Une réelle assistance dans vos enregistrements comptables ; Automatise la gestion de vos factures, Pré-comptabilise vos charges, Planifie vos règlements, Vérifie les soldes et les paiements des factures, Vos enregistrements comptables sont contrôlés. A tout moment, la touche info vous permet d accéder rapidement à la comptabilité d un client, d un mandat, d un immeuble, ou d un fournisseur. Un archivage de l ensemble de votre documentation entrante et sortante. Saisie de vos encaissements avec endos, numérisation, et archivage du chèque sur l écriture comptable. L intégration et la gestion de l ensemble de vos diagnostics immobiliers. Page 5

6 GESTION DES EVENEMENTS Un sinistre à déclarer, une intervention à réaliser, un ordre de services à expédier... Tous les évènements du cabinet sont gérés en fonction de vos tiers, de vos mandats, de vos lots ou de vos collaborateurs. GESTION DES TACHES & DES CONTENTIEUX Vous disposez d un gestionnaire d'agenda et de tâches qui met à votre disposition de nombreux outils performants pour gérer votre emploi du temps et vos actions personnelles de manière efficace. Un véritable tableau de bord organise ainsi pour vous le suivi des tâches, la gestion des rappels, des sinistres et des évènements. C est un réel rapport sur l activité de votre agence. Une prise en charge de toutes vos relances, des procédures types sont organisées, des éditions automatisées de courriers huissiers, avocats, locataires, copropriétaires, garants... Vous suivez et maitrisez l ensemble de vos tâches et contentieux. AUGMENTATION DE VOTRE PRODUCTIVITE Des outils de gestion s organisent afin de vous délivrer une maîtrise de l ensemble de l activité de votre agence. Des remises en banque informatisées, la gestion des encaissements par TIP, des prélèvements et des virements par télétransmission, des rapprochements bancaires automatisés LES FORMATIONS Nos programmes de formations sont adaptés aux besoins et demandes de votre cabinet, des sessions régulièrement organisées dans vos locaux ou au sein de notre centre de formation à Montpellier, Des instructeurs expérimentés assurent des formations approfondies sur les logiciels Immopen. L ASSISTANCE, Une évolution trimestrielle du logiciel, La saisie et la consultation de vos demandes d évolution en temps réel, Une équipe réactive pourvue des compétences métiers, Une aide complète en ligne ou en format papier, Être votre prestataire d'aujourd'hui et de demain est notre plus grande ambition Page 6

7 QUELQUES FONCTIONNALITES : Gestion des évènements et des OS Organisation, planification et historique des tâches et des actions menées sur vos immeubles. Suivi des agendas multi-utilisateurs et synchronisation électronique Consultation et suivi des ordres de services et des évènements liés Diffusion multi-supports ; fax, mails, courriers, sites internet. Bibliothèque de courriers et de circulaires paramétrables. Gestion des budgets Saisie des budgets prévisionnels par charges ou groupe de charges, par comparaison n-1 ou n-2 ou pourcentage. Régularisation des charges en fonction des budgets révisés, et votés Suivi des budgets travaux. Planification des appels de fonds, réajustements automatiques. Gestion des travaux et des sinistres Planification des appels de fonds travaux, gestion et Suivi des travaux votés Gestion des comptes travaux, des fonds de réserve Gestion des déclarations et du suivi des sinistres Carnet d entretien Gestion et Suivi des contrats liés aux immeubles Mise à jour automatique en fonction de la vie de vos copropriétés. (Décisions d AG, travaux, ) Edition et diffusion multi- support (papier, internet, mail ) des carnets d entretien Comptabilité Saisie rapide et archivage automatique des factures en liaison directe sur l écriture comptable. Saisie des encaissements, et prise en charges de tout type de mode, (chèques, virements, prélèvement, TIP..) Editions des journaux, grand livres, balances comptables et annexes SRU Suivi des comptes, gestion des relances et des impayés Statistiques, écritures et comptes avec recherche immédiate des contreparties Pointe et rapprochement bancaire automatisés Gestion des fournisseurs et des échéances de règlements Gestion des paies (module paie) Comptabilité cabinet (module compta) Gestion Electronique des documents Intégration de votre documentation, des factures, de vos courriers, et de l ensemble de vos éditions. Visualisation, réimpression et envoi multi-supports de vos documents archivés. Numérisation, classement et intégration de l ensemble de votre documentation entrante. Gestion de vos archives, visualisation de vos documents en fonction du tiers, de l immeuble ou de l écriture comptable. Diffusion des annonces et création de sites Internet Consultation des comptes copropriétaires sur un espace internet sécurisé Visualisation des documents expédiés, appels de fonds, arrêtés de comptes, carnet d entretien, ordres de services. Gestion des AG Edition des convocations et des pièces jointes par destinataire Gestion des Assemblées déportées, avec report des votes et calcul des résultats par résolution en temps réels Pointage des présents et représentés par code à barre, calcul automatique des opposants. Planification automatique des appels de fonds sur travaux votés Externalisation de vos expéditions (option) Envoyez vos courriers recommandés ou simples, vos convocations d AG, les PV, vos appels de fonds, vos relances, directement depuis votre poste de travail. Une solution intégrée au logiciel, notre centre de traitement assurant une traçabilité de vos envois. Une refacturation transparente de vos frais d expédition. Idéal Soft Informatique SAS 10 Ave de Rouargues Saint Clément de Rivière Tél. : Fax : S.A.S au capital de RCS Montpellier : APE 5829B Page 7

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