LA RÉGIE INTERMUNICIPALE DE GESTION DES DÉCHETS DE LA RÉGION MASKOUTAINE

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1 PROVINCE DE QUÉBEC LA RÉGIE INTERMUNICIPALE DE GESTION DES DÉCHETS DE LA RÉGION MASKOUTAINE PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE TENUE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION AU SIÈGE SOCIAL DE LA MRC DES MASKOUTAINS, SITUÉ AU 795, AVENUE DU PALAIS, À SAINT-HYACINTHE, LE MERCREDI 23 MAI 2007, À 20:00 HEURES. SONT PRÉSENTS MESDAMES ET MESSIEURS : Mario Daudelin, Ville d Acton Vale Louise Cordeau, Béthanie Roger Collard, Saint-Nazaire-d Acton Yves-Marie Sénamaud, Saint-Théodore-d Acton Gilbert Grenier, Sainte-Christine Alain Joubert, Upton Yves Gariépy, La Présentation Nathalie Leblanc, Saint-Barnabé-Sud Léonard Gaudette, Saint-Bernard-de-Michaudville Claude Gaucher, Saint-Damase Robert Houle, Saint-Dominique Claude Dumaine, Saint-Hugues Réjean Pion, Ville de Saint-Hyacinthe Johanne Delage, Ville de Saint-Hyacinthe Jacques Dubuc, Saint-Jude Claude Vadnais, Saint-Liboire Marguerite Desrosiers, Saint-Marcel-de-Richelieu Daniel Vollering, Ville de Saint-Pie Marie-Claude Roberge, Saint-Simon Noëlle Jodoin, Saint-Valérien-de-Milton Mario Malenfant, Sainte-Hélène-de-Bagot Lise Côté, Village de Sainte-Madeleine SONT ÉGALEMENT PRÉSENTES MESDAMES : Lynda Charest, directrice générale Carole Gaulin, secrétaire-trésorière En l absence du délégué de la municipalité de Saint-Louis. Formant quorum sous la présidence de Monsieur Réjean Pion, délégué de la Ville de Saint-Hyacinthe et président de la Régie. OUVERTURE DE LA SÉANCE Monsieur le Président, Réjean Pion, constate que les délégués de toutes les municipalités membres ont été dûment convoqués et que le quorum est atteint. Il invite les membres à se recueillir quelques instants ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Il est proposé par Madame Lise Côté, Appuyé par Monsieur Claude Gaucher, Et résolu à l'unanimité

2 De traiter du point 12 Dépôts de matières recyclables et résiduelles Temps travaillé en surplus de l horaire régulier Autorisation immédiatement avant le point 17 D ajouter au point 19 de l ordre du jour Documents déposés : H) Mutuelle des municipalités du Québec Rapport annuel 2006 D accepter l ordre du jour ainsi modifié APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 25 AVRIL 2007 Il est proposé par Monsieur Mario Malenfant, Appuyé par Madame Nathalie Leblanc, Et résolu à l'unanimité Que le procès-verbal de la séance ordinaire du 25 avril 2007 soit approuvé et signé tel que rédigé. PREMIÈRE PÉRIODE DE QUESTIONS RÉSERVÉE AU PUBLIC Une première période de questions est tenue à l intention de l assistance. Aucune question. Arrivée de Madame Johanne Delage à 20:03 heures. PÉRIODE D INFORMATION À L INTENTION DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION Une période d'information générale est tenue à l'intention des membres du conseil d'administration ACCEPTATION DES COMPTES COMPTES PAYÉS Sogetel Internet NTIC 56,92 $ Internet haute vitesse (Rés. #CE06-03) mai Hydro-Québec 25,82 $ Facture du 3 mai 2007 Consommation mensuelle Saint-Hyacinthe

3 Postes Canada 487,42 $ Timbres Petite caisse 70,87 $ Dépenses du 12/04/2007 au 8/05/2007 Sous total : 641,03 $ COMPTES À PAYER Camille Fontaine & Fils inc ,18 $ Enlèvement, transport et élimination des résidus domestiques Contrat APO RD avril Camille Fontaine & Fils inc ,81 $ Enlèvement, transport et élimination des résidus domestiques Contrat APO RD Redevance à l élimination avril Camille Fontaine & Fils inc ,34 $ Enlèvement et transport des matières recyclables Contrat APO MR avril Camille Fontaine & Fils inc ,62 $ Location de conteneurs et enlèvement des matières (Rés. # et #07-059) avril Peintures récupérées du Québec inc ,07 $ Traitement des résidus autres que les peintures et les huiles (Rés. # et #07-053) avril Cabinets Express 355,29 $ Toilettes chimiques Location avril (Rés. #07-060) À votre service enrg. 63,81 $ Entretien des locaux (Rés. #07-065) avril MRC Les Maskoutains 75,00 $ Location Salle du conseil (Rés. #05-110) mai Régie des rentes du Québec 273,40 $ Droits annuels Régime de retraite Service d Extincteurs Moreau Inc. 31,91 $ Remplissage de l extincteur portatif Saint-Hyacinthe Enseignes Guy Allard 91,16 $ Panneaux D & G Réanimation inc. 102,56 $ Formation de secouriste en milieu de travail de Madame Suzanne Messier 12 et 19 avril 2007 Pierre Rhéaume Communications Inc. 797,65 $ Collecte à trois voies Séances d information Honoraires professionnels avril (Rés. #07-033) Éditions Yvon Blais 273,11 $ Guide pratique sur l accès et la protection de l information (Rés. # )

4 Placements Maska Ltée 902,48 $ Loyer (Rés. #06-084) juin Sous total : ,39 $ SALAIRES ET CHARGES SOCIALES PAYÉS Salaires avril 7 074,47 $ L. Charest, C. Gaulin, M. Boucher, M. Guérette, J. Landry, Y. Landry, S. Messier, P.-L. Richard, V. Godbout, M. Therrien, R. Lafrance Receveur général du Canada 1 212,85 $ Déductions à la source fédérales avril Ministre du Revenu du Québec 2 388,28 $ Déductions à la source provinciales avril Desjardins Sécurité financière 489,32 $ Régime de retraite avril Desjardins Sécurité financière 704,12 $ Assurance collective mai Sous total : ,04 $ TOTAL : ,46 $ Il est proposé par Monsieur Léonard Gaudette, Appuyé par Monsieur Mario Daudelin, Que les comptes ci-dessus mentionnés soient payés et que ceux déjà payés soient ratifiés. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la ÉTAT COMPARATIF DES REVENUS ET DÉPENSES 2007 PREMIER RAPPORT SEMESTRIEL DÉPÔT Un état comparatif des revenus et dépenses, pour la période du 1 er janvier au 30 avril 2007, est déposé à la table du conseil d administration. La secrétaire-trésorière résume ce document pour le bénéfice des membres du conseil d administration BACS ROULANTS ACHAT CONJOINT ADJUDICATION DU CONTRAT AOI BAC que le 25 avril 2007, le conseil d'administration, par sa résolution numéro , décidait pour des fins d'économie d'échelle de conclure avec les municipalités membres intéressées une entente pour l'achat conjoint de bacs pour les matières organiques, les matières recyclables et les résidus domestiques;

5 qu'une entente, visant l'achat conjoint de plus de 900 bacs, a été conclue par les 22 municipalités membres de la Régie; la résolution numéro , adoptée le 25 avril 2007, visant à retirer de l appel d offres AOI BAC l achat des bacs aérés bruns de 240 litres; qu après avoir reçu l accord des municipalités membres concernées, la Régie a émis, le 16 mai 2007, un addenda visant à retirer de l appel d offres AOI BAC l achat des bacs aérés bruns de 360 litres; que les soumissions ont été ouvertes publiquement le 18 mai 2007; le rapport d'analyse des soumissions rédigé par la directrice générale, en date du 23 mai 2007; Il est proposé par Monsieur Roger Collard, Appuyé par Monsieur Yves Gariépy, De retenir le plus bas soumissionnaire conforme à la soumission AOI BAC, soit l'entreprise Distribution RPF inc. Que cet achat soit effectué en conformité avec les exigences des documents de soumissions AOI BAC. Que l'entreprise Distribution RPF inc. facture les bacs gris directement à chacune des municipalités parties à l'entente. Que les municipalités parties à l'entente versent, sur la base des prix unitaires soumis par Distribution RPF inc., la somme approximative globale de ,50 $, taxes en sus, le tout payable dans un délai de 60 jours après livraison de ces bacs. Que l'entreprise Distribution RPF inc. facture les bacs verts directement à la Régie. Que la Régie verse, sur la base des prix unitaires soumis par Distribution RPF inc., la somme approximative globale de ,25 $, taxes en sus, le tout payable dans un délai de 90 jours après livraison de ces bacs. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la

6 MATIÈRES ORGANIQUES CONTRAT OCTROYÉ À FERTI-VAL INC. FACTURES POUR LES TRAVAUX EFFECTUÉS EN MARS ET AVRIL 2007 AUTORISATION DE PAIEMENT que, dans le cadre du contrat APO MP octroyé à Ferti-Val inc., la Régie a reçu des demandes concurrentes pour le paiement des factures reliées aux travaux effectués en mars et avril 2007; les recommandations reçues de Bélanger Sauvé, avocats en date du 22 mai 2007; les factures reçues, en date de ce jour, pour les travaux effectués avant la prise en charge du contrat par la Caution; Il est proposé par Monsieur Robert Houle, Appuyé par Monsieur Claude Vadnais, De demander à notre conseiller juridique d aviser, par écrit, les personnes concernées que la Régie paiera, dans un délai de dix jours suivant cet avis, au séquestre intérimaire à titre d agent de la Caisse populaire Desjardins des Plateaux, les sommes relatives aux travaux effectués avant la prise en charge du contrat APO MP par la Caution L Unique Assurances Générales Inc.. D autoriser, à l expiration de ce délai et à moins d un jugement au contraire, le paiement d une somme de ,34 $ relative aux travaux effectués principalement en mars et avril 2007 dans le cadre du contrat APO MP pour la collecte, le transport et le traitement des matières organiques. Dans le cas où un nouveau jugement serait rendu dans les dix jours de l avis, la Régie paiera conformément aux conclusions de ce jugement. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la MATIÈRES ORGANIQUES APPEL D'OFFRES AUTORISATION la résolution numéro , adoptée le 22 juin 2005, par laquelle la Régie a octroyé à l entreprise Ferti-Val inc., pour les années 2006 à 2010 inclusivement, le contrat APO MP pour la collecte, le transport et le compostage des matières organiques; que, compte tenu des difficultés financières de l entreprise Ferti-Val inc., le contrat APO MP prendra fin le 31 décembre 2007;

7 que la Régie devra procéder, au cours des prochains mois, à un appel d offres visant la poursuite des travaux de gestion des matières organiques pour les années 2008, 2009 et 2010; le calendrier des activités à réaliser, en 2007, en regard de cet appel d offres; la recommandation des membres du comité exécutif, en date du 3 mai 2007, à l effet de conserver les mêmes conditions que l appel d offres précédent; que les documents d'appel d'offres APO MO ont été préparés par la directrice générale; Il est proposé par Madame Marguerite Desrosiers, Appuyé par Monsieur Daniel Vollering, D'autoriser la directrice générale à procéder, sans autre délai, aux formalités d'appel d'offres pour la gestion des matières organiques pour les années 2008, 2009 et 2010 inclusivement. D'autoriser la somme d'environ 450,00 $, taxes en sus, pour la publication de l'avis d'appel d'offres dans les journaux Le Clairon régional, La Pensée de Bagot ainsi que dans le système électronique d appel d offres du gouvernement. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la COMPOSTAGE DOMESTIQUE CONFÉRENCE PRINTEMPS 2007 RÉSULTATS La directrice générale dépose à la table du conseil d administration un tableau faisant état du nombre de personnes qui ont assisté aux conférences sur le compostage domestique offertes par la Régie, depuis le printemps COMPOSTAGE DOMESTIQUE CONFÉRENCE ITINÉRANTE CHOIX DE LA MUNICIPALITÉ POUR 2008 la résolution numéro , adoptée le 24 mai 2006, par laquelle la Régie a décidé d offrir, à compter de 2007, une conférence itinérante sur le compostage domestique, en plus de celles offertes annuellement dans les villes de Saint-Hyacinthe et d Acton Vale; qu en 2007, cette conférence a eu lieu dans la municipalité de Saint-Jude;

8 la suggestion des membres du comité exécutif, en date du 3 mai 2007, à l effet de retenir pour 2008 une municipalité située dans le secteur sud de la MRC des Maskoutains; Il est proposé par Monsieur Claude Gaucher, Appuyé par Monsieur Daniel Vollering, Que la Ville de Saint-Pie soit retenue pour recevoir, en 2008, la conférence itinérante sur le compostage domestique COLLECTE À TROIS VOIES CALENDRIER DES COLLECTES 2008 IMPRESSION l offre de services de l entreprise Imprimerie CIC de Saint-Pie en date du 21 avril 2007; la recommandation des membres du comité exécutif en date du 3 mai 2007; Il est proposé par Monsieur Jacques Dubuc, Appuyé par Monsieur Yves-Marie Sénamaud, De mandater l'entreprise Imprimerie CIC pour effectuer les travaux d'impression des calendriers des collectes 2008, en conformité avec leur offre de services du 21 avril D'autoriser, à cette fin, la somme de 8 543,30 $, taxes en sus, pour l impression de ces calendriers. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la BANQUE NATIONALE DU CANADA ENTENTE DE SERVICES RENOUVELLEMENT que, par sa résolution numéro adoptée le 24 mai 2006, la Régie a entériné le renouvellement des conditions administratives proposées par la Banque Nationale du Canada, soit la gratuité des services administratifs et le versement, au compte courant, d intérêts calculés au taux de base moins 2,5 %; que la Banque Nationale du Canada accepte, par sa lettre du 24 avril 2007, de renouveler l entente de services, pour la période du 1 er juin 2007 au 31 mai 2008, aux mêmes conditions, à l exception des intérêts versés au compte courant qui seront calculés au taux de base moins 2,25 %, soit un gain de 0,25 %;

9 la recommandation des membres du comité exécutif en date du 3 mai 2007; Il est proposé par Madame Nathalie Leblanc, Appuyé par Madame Johanne Delage, De renouveler, pour la période du 1 er juin 2007 au 31 mai 2008, l entente de services selon les conditions administratives établies par la Banque Nationale du Canada, dans sa lettre du 24 avril MUTUELLE DES MUNICIPALITÉS DU QUÉBEC AVENANT C-21 SOUSCRIPTION EN MAI 2007 les communiqués émis, par la Mutuelle des municipalités du Québec, en date du 27 mars et 26 avril 2007 au sujet de l avenant C-21; que cet avenant permet la prise en charge des frais juridiques associés à une poursuite de nature criminelle qui pourrait être intentée contre l assuré (une personne morale, et dans le cadre de leurs fonctions, ses superviseurs et ses administrateurs) en vertu de la Loi C- 21; que la prime annuelle correspondant à cette protection est de 1 500,00 $, avant taxe; que la prime à payer pour la période du 24 mai au 25 août 2007, date du prochain renouvellement du contrat, est d environ 385,00 $, avant taxe; Il est proposé par Monsieur Alain Joubert, Appuyé par Monsieur Yves-Marie Sénamaud, D autoriser un montant d environ 385,00 $, avant taxe, pour ajouter l avenant C-21 à la police d assurance numéro MMQP- 03-R12220, à partir du 24 mai D expédier copie de la présente résolution, accompagnée du formulaire Proposition Avenant C-21 dûment complété, à notre courtier, Chapdelaine assurances et services financiers inc., dans les meilleurs délais. Que pour donner effet à cette résolution ainsi que pour couvrir les frais afférents à cette prime jusqu à la fin de l année 2007, le conseil d administration autorise un transfert budgétaire de 600,00 $ du poste # : ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX SECS Achats de services techniques assurances responsabilité publique et de 200,00 $ du poste # : GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE Achats de services techniques assurances responsabilité publique au poste # : GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE Achats de services techniques assurances cautionnement.

10 La secrétaire-trésorière confirme la disponibilité des crédits nécessaires pour effectuer ce transfert ASSOCIATION DES ORGANISMES MUNICIPAUX DE GESTION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES (AOMGMR) JOURNÉE DE FORMATION INSCRIPTION DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE que l AOMGMR organise une journée de formation, à Québec, le 25 mai prochain; qu'il est dans l'intérêt de la Régie que la directrice générale prenne part à cette journée de formation; la recommandation des membres du comité exécutif en date du 3 mai 2007; Il est proposé par Madame Johanne Delage, Appuyé par Madame Noëlle Jodoin, D autoriser la somme de 160,00 $ pour l inscription de la directrice générale à cette journée de formation qui aura lieu à Québec, le 25 mai De rembourser, à Madame Charest, les frais associés à son déplacement. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la COMMISSION DES NORMES DU TRAVAIL SÉMINAIRE SUR LES VACANCES ET LE BULLETIN DE PAYE INSCRIPTION DE LA SECRÉTAIRE- TRÉSORIÈRE que la Commission des normes du travail offre un séminaire de formation sur la gestion des vacances et la production des bulletins de paye, le 5 juin prochain, à Saint-Hyacinthe; que, dans l intérêt de la Régie, il est souhaitable que la secrétaire-trésorière participe à cette formation; Il est proposé par Madame Lise Côté, Appuyé par Monsieur Mario Malenfant, D autoriser une somme de 50,00 $, taxes comprises, pour l inscription de la secrétaire-trésorière à la demi-journée de formation sur les vacances et le bulletin de paye, offerte par la Commission des normes du travail, qui aura lieu à Saint-Hyacinthe, le 5 juin prochain.

11 Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la AJOURNEMENT Il est proposé par Madame Louise Cordeau, Appuyé par Madame Noëlle Jodoin, D ajourner la session à 21:17 heures afin de permettre aux membres du conseil d administration de discuter des points se rapportant aux conditions salariales des employés RETOUR EN ASSEMBLÉE Il est proposé par Monsieur Roger Collard, Appuyé par Monsieur Claude Vadnais, De revenir en assemblée délibérante à 21:50 heures DÉPÔTS DE MATIÈRES RECYCLABLES ET RÉSIDUELLES TEMPS TRAVAILLÉ EN SURPLUS DE L HORAIRE RÉGULIER AUTORISATION que, dû au fort achalandage des dépôts de matières recyclables et résiduelles, il arrive que certains préposés effectuent du temps de travail, en surplus de l horaire régulier; que, pour demeurer à l intérieur des limites budgétaires fixées, il est nécessaire que la Régie établisse des normes claires quant au nombre d heures, effectuées en surplus de l horaire régulier, pouvant être payées aux préposés; la recommandation des membres du comité exécutif en date du 3 mai 2007; Il est proposé par Monsieur Mario Daudelin, Appuyé par Monsieur Yves-Marie Sénamaud, D autoriser le paiement, à taux régulier, du temps travaillé, par les préposés, en surplus de l horaire régulier, jusqu à un maximum de soixante (60) minutes après l heure de fermeture et ce, à condition que le budget de la Régie soit respecté. Qu un minimum de deux préposés soient en poste, si nécessaire, après 16:30 heures.

12 Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la HORAIRE D ÉTÉ la recommandation des membres du comité exécutif, en date du 3 mai 2007; Il est proposé par Monsieur Claude Dumaine, Appuyé par Monsieur Jacques Dubuc, Que, durant les mois de juin, juillet et août, les heures d ouverture des bureaux de la Régie soient de 8:30 heures à 12:00 heures et de 13:00 heures à 16:30 heures, du lundi au jeudi inclusivement, et de 8:30 heures à 12:00 heures, le vendredi. Que le retour à l horaire régulier (de 8:30 heures à 12:00 heures et 13:00 heures à 16:30 heures, du lundi au vendredi) s effectue à compter du premier lundi de septembre. QUESTIONS DIVERSES Aucune. DOCUMENTS DÉPOSÉS Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif du 3 mai 2007 Comité des Fêtes du 175 e anniversaire de Saint-Simon Lettre du 24 avril 2007 : Remerciements à Monsieur Pierre Rhéaume Collecte à trois voies Séances d information 2007 Mutuelle des municipalités du Québec Bulletin annuel 2006 Revenu Québec Lettre du 9 mai 2007 adressée à Raymond Chabot Grant Thornton : Demande d annulation de la pénalité et des intérêts Raymond Chabot Grant Thornton Lettre du 10 mai 2007 : Demande d annulation des intérêts et pénalités Rapport mensuel d opération des dépôts de matières recyclables et résiduelles Mutuelle des municipalités du Québec Rapport annuel 2006

13 DEUXIÈME PÉRIODE DE QUESTIONS RÉSERVÉE AU PUBLIC Une deuxième période de questions est tenue à l intention de l assistance. Nom Pierre Loranger Sujet Demande si l entreprise Ferti-Val inc. pourrait, dans l éventualité où elle parvient à s entendre avec ses créanciers, continuer le contrat d enlèvement des matières organiques sur le territoire de la Régie LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Il est proposé par Madame Nathalie Leblanc, Appuyé par Madame Johanne Delage, Et unanimement résolu De lever la séance à 22:00 heures. Réjean Pion, président Carole Gaulin, secrétaire-trésorière

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