Table des matières. Le transfert de fichiers sécurisé

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1 GUIDE D UTILISATION LOGICIEL 2008/2009

2 Table des matières Connexion :... 1 Choix d application : Présentation du formulaire d envoi : Personnalisation du répertoire d envoi et sécurisation Accès au(x) fichier(s) directement Dossiers personnalisés Options d expiration et d accès Sélection des fichiers Glisser déposer Parcourir Choix des liens à transmettre Options de compression Transfert : Affichage en cours de transfert Présentation du récapitulatif Texte récapitulatif Réception par mail du récapitulatif Sauvegarde en fichier texte Impression Présentation des options de gestion des fichiers : Liste des dossiers Liste des fichiers Modification de l accès au fichier ou dossier DAttachment SARL 110 rue Saint Dominique Paris SIRET Tel : Fax :

3 Connexion : Lorsque vous lancez le logiciel, il se connecte aux serveurs DAttachment et est reconnu via sa clef unique. Pour que cette connexion soit complète vous devez alors renseigner le passphrase (phrase de sécurité nécessaire à la clef d identification). Puis validez. Choix d application : Vous arrivez alors à une fenêtre de choix. Le logiciel vous propose soit : -de gérer votre espace de stockage via l option «Gestion» -d envoyer/ transférer, un ou plusieurs fichier(s) sur cet espace pour les partager ou les stocker via l option «Envoi» Cliquez sur l option choisie

4 1. Présentation du formulaire d envoi : Lorsque vous choisissez de faire un envoi, un formulaire apparaît vous proposant les options concernant cet envoi. Vous pouvez décider de laisser tout tel quel pour un envoi spontané ou personnaliser cet envoi. Nous verrons que des options peuvent être sauvegardées pour des destinataires précis ) Le répertoire de destination : dans la première case est renseigné le dossier où sera stocké le fichier. L option «Auto» (automatique) est coché par défaut. Dans la liste déroulante se trouveront les répertoires déjà personnalisés. 2) Accès sécurisé : cochée sur oui par défaut cette option vous permet de rendre l accès à vos fichiers de manière restreinte ; cochez sur non pour la désactiver. 3) Les limitations d accès : des critères de temps et de nombre d accès peuvent être spécifiés pour chaque envoi. Par défaut ils sont cochés sur 1jour, 1personne. 4) Sélection des fichiers : En cliquant sur ce bouton vous arriverez sur la fenêtre de sélection pour y déposer les fichiers que vous souhaitez envoyer 5) Les liens : pour chaque fichier envoyé le logiciel crée un lien spécifique et aléatoire. Un lien aléatoire vers une page de téléchargement est aussi créé contenant les fichiers situés dans un de vos dossiers (Si et seulement si ils sont considérés comme accessibles selon les critères d envoi que vous avez déterminé) 6) Option de compression : dans le cas où vous envoyez plusieurs fichiers, le logiciel vous propose automatiquement de créer un fichier compressé contenant l ensemble de ces fichiers. NB : Suite à des contraintes techniques d internet, un fichier ne peut dépasser les 2Go. Vous pouvez toutefois envoyer plusieurs fichiers de 2 Go et moins, la contrainte se fait sur un seul fichier lors d un échange

5 1.1. Personnalisation du répertoire d envoi et sécurisation Le répertoire de destination n est visible que par vous dans votre espace «Gestion». En aucun cas il ne sera directement accessible par un tiers. Cette option vous permet d organiser vos répertoires et de les retrouver par la suite. Les dossiers créés automatiquement seront différenciés dans votre espace de gestion. Vous pouvez activer l «accès restreint» aux fichiers par identifiant et mot de passe. Ceux-ci sont par défaut cochés sur «Auto», créés automatiquement. Vous pouvez les personnaliser à votre convenance en décochant «Auto» ou en supprimant le texte et en le remplaçant par vos propres informations. NB : l accès sécurisé peut se faire uniquement avec un login si vous le désirez, il n est pas obligatoire de mettre un mot de passe Accès au(x) fichier(s) directement Pour que vos correspondants accèdent aux fichiers sans identifiant ni mot de passe, désactiver cette option en cochant la case «Non». Il faudra toutefois qu ils donnent leur nom nécessaire à l accusé de réception que vous recevez à chaque téléchargement Dossiers personnalisés La création de dossiers personnalisés se fait en décochant «Auto» et/ou en remplissant le premier champ avec le nom que l on souhaite affecter. Lorsque vous créez un dossier personnalisé, le logiciel sauvegardera les options de sécurité que vous avez choisi pour un prochain envoi dans la liste déroulante située à coté. Ainsi lors du prochain envoi il vous suffira de sélectionner ce dossier et d aller chercher les fichiers que vous souhaitez pour, par exemple, assurer un suivi avec un destinataire sans lui renvoyer plusieurs liens. NB : deux dossiers personnalisés ne peuvent porter le même nom, le logiciel vous demandera alors de sélectionner le dossier dans la liste déroulante. Si vous transférez un fichier portant le même nom qu un fichier déjà présent, le logiciel le renommera automatiquement avec l incrément «_1» Options d expiration et d accès Ces options vous permettent de rendre l accès à vos fichiers restreints à la fois dans le temps mais aussi en nombre de téléchargements. Il vous suffit pour cela de choisir un des cinq critères proposés. En aucun cas le fichier ne sera supprimé de votre espace après que ces critères soient révolus. Vous pourrez ainsi modifier ces critères sur vos fichiers dans votre espace de gestion. NB : concernant l option illimitée (elle correspond en fait à 99jours) vous pouvez personnaliser la date exacte (ainsi qu un nombre vous correspondant mieux) dans l espace de gestion du logiciel

6 1.5. Sélection des fichiers Pour sélectionner vos fichier il vous suffit de cliquer sur : Après quoi s affichera la fenêtre suivante : Celle-ci recense les fichiers que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez ainsi faire un envoi de plusieurs fichiers en une seule action. Si vous souhaitez supprimer un fichier d un envoi cliquez sur la croix en rouge. Vos fichiers peuvent être dans plusieurs dossiers situés sur votre ordinateur, pour cela deux possibilités vous sont proposées, le glisser déposer, ou en parcourant votre disque dur Glisser déposer C est une méthode que vous utilisez fréquemment sur un ordinateur. Celle-ci consiste à ouvrir le(s) dossier(s) où se trouvent les fichiers que vous souhaitez envoyer et tout en maintenant le clic gauche de votre souris enfoncé, de les déplacer (glisser) vers un autre dossier ou fenêtre, ici la fenêtre de sélection, et de les déposer. NB : n oubliez pas qu il est possible de ne sélectionner que certains fichiers dans un dossier en maintenant la touche CTRL de votre clavier Parcourir Pour parcourir votre disque dur, cliquer sur le bouton correspondant et naviguez dans votre arbre de dossiers pour sélectionner les fichiers. Dans un même dossier, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers. -Soit un par un en maintenant la touche CTRL de votre clavier et en cliquant dessus. -Soit tous les fichiers contenus dans le dossier en appuyant sur la touche CTRL de votre clavier et la touche A successivement. Puis validez. Répétez l action pour ajouter des fichiers contenus dans d autres dossiers

7 1.6. Choix des liens à transmettre Ce critère de choix n est pas unique. En effet pour chaque envoi vous pouvez décider de créer soit un lien vers un page, soit un lien vers chaque fichier soit les deux. -Dans le premier cas, le lien renverra vers votre page de téléchargement, habillée de votre logo, et listant tous les fichiers contenus dans le dossier créé (ou déjà existant). Il est certains que les fichiers ayant atteint les quotas de téléchargement et/ou le temps que vous leurs avez attribué n apparaitront pas sur cette page. -Dans le second, pour chaque fichier vous posséderez un lien unique menant directement vers le fichier. Ceci vous permettra par exemple d effectuer un envoi de plusieurs fichiers simultanément mais dont les destinataires sont différents. Il ne vous restera par la suite qu à transmettre le(s) lien(s) désiré(s) à chacun des destinataires. NB : afin de vous aider, le logiciel place avant chaque lien direct de fichier, le nom du fichier correspondant Options de compression Lorsque vous avez sélectionné plusieurs fichiers, le logiciel fait apparaitre ce critère de choix automatiquement. Par défaut il est coché sur «non». Ce procédé permet de prendre moins de place sur votre espace de stockage et d améliorer la vitesse de partage (envoi et réception). NB : Attention à ne pas dépasser 2Go sur cet ensemble de fichier, le logiciel refusera alors de procéder au transfert en affichant une fenêtre d alerte après la compression des fichiers

8 2. Transfert : 2.1. Affichage en cours de transfert Lorsque le transfert vers votre espace de stockage est en cours, cette fenêtre apparaît vous donnant le pourcentage de transfert accompli ainsi que le temps estimé pour ce transfert. Pour la réduire, double cliquez sur l onglet DAttachment situé dans la barre des taches de votre ordinateur. Pour annuler ce transfert vous cliquez sur le bouton «Annuler». NB : lorsque vous effectué un transfert, en cas de coupure internet le logiciel affichera une barre de reconnexion au serveur, puis terminera le transfert des fichiers ou partie de fichier restant. IMPORTANT, avant tout envoi, vérifiez qu il vous reste assez d espace pour transférer le(s) fichier(s) sur votre espace. Pour cela rendez-vous dans votre compte sur Dans le cas où vous dépasseriez votre capacité de stockage, le logiciel affichera un message d alerte et annulera le transfert effectué

9 2.2. Présentation du récapitulatif Texte récapitulatif Le texte contenu dans le cadre blanc récapitule l ensemble des informations nécessaire au partage de vos fichiers. En premier sont affichés les informations de restriction si appliquées. Puis les liens demandés. Pour copier ce texte il vous suffit simplement de cliquer dans le cadre, il sera alors automatiquement copié dans votre presse papier. Pour le coller, faites un clic droit sur votre souris dans l , le texte etc. où vous souhaitez qu il apparaisse, et sélectionnez «coller». Ou alors appuyez successivement sur la touche CTRL puis la touche V de votre clavier Réception par mail du récapitulatif En cliquant sur le bouton «Recevoir mail», le logiciel enverra sur votre boite ce texte récapitulatif, mis en forme (est si vous avez pris les offres correspondantes) apposé de votre logo (le cas contraire, du logo DAttachment). Il vous suffira par la suite de transférer ce mail à vos correspondants. NB : Vérifiez que ce mail n arrive pas dans votre liste de spam. Si tel est le cas pour ne plus avoir ce souci, ajoutez les mails provenant de dattachment.com à votre «liste blanche». L option de recevoir le mail et non de le transmettre directement via le logiciel a été choisie pour éviter que ces informations ne se retrouvent déroutées par les boites mails de vos correspondants dans la liste de spam Sauvegarde en fichier texte En cliquant sur ce bouton, le logiciel vous proposera de sauvegarder sur votre ordinateur ces informations dans le format texte. Il vous suffira de choisir l emplacement sur votre disque dur Impression Ce bouton vous permet d imprimer ce récapitulatif si vous souhaitez par exemple le faxer à votre correspondant. IMPORTANT : pour les utilisateurs linux, cette option ne fonctionnera pas à moins d appliquer les correctifs expliqués sur le lien suivant :

10 3. Présentation des options de gestion des fichiers : Lorsque vous choisissez l option Gestion apparaît la fenêtre ci-contre. Celle-ci diffère entre un utilisateur «Admin» (administrateur), qui a souscrit l offre auprès de DAttachment et le «Sub-User» (utilisateur sup). En effet l Admin peut voir les dossiers de ses Sub-User, ainsi en cas de problème d un Sub-User, il n a pas besoin d aller sur le logiciel de son Sub-User, il lui suffit d aller vérifier les dossiers de celui-ci dans son espace de gestion. L autre point de différentiation se fait sur la possibilité d «Ajouter un nouvel utilisateur», ce bouton renvoi vers l espace de gestion de l Admin sur le site de DAttachment pour ajouter des Sub-Users (dans la limite de son offre). Sur l espace de gestion d un Sub-User, apparaît simplement le message «Espace de Gestion Sub-User» (ici test). Mis à part ces deux points, les options sont similaires en tout point. Il est possible de modifier, éditer les informations sur soit un dossier complet, soit un ou plusieurs fichier(s) en même temps. A tout moment il est possible de mettre à jour les informations concernant ses dossiers et fichiers en appuyant sur la touche F5 de votre ordinateur

11 3.1. Liste des dossiers La fenêtre est séparée en deux volets verticaux, sur la gauche la liste des dossiers, sur la droite la liste des fichiers. En bas de la fenêtre sont affichés 3 boutons d action, et un récapitulatif d information. Lorsque vous naviguez dans l arbre de vos dossiers, sont affiché dans l ordre : -Tous les fichiers : liste l ensemble des fichiers situés dans votre espace de gestion. Ainsi vous avez un aperçu général de tous les fichiers que vous avez déposés. Classés par ordre alphabétique vous pourrez ainsi retrouver rapidement un fichier particulier. Double cliquez sur ce fichier et vous vous retrouverez dans le dossier où il est placé. - Les dossiers personnalisés : Sont toujours placés en premier, dans la liste et sont reconnaissables par une image de dossier plus fin et gris. Ce sont les dossiers que vous avez créé vous-même lors de l envoi (en décochant l option Auto du formulaire). Ce sont notamment les dossiers disponibles dans la liste déroulante du formulaire. -Les dossiers Auto : Ils sont reconnaissables par le logo rouge apposé dessus. Ce sont les dossiers créé automatiquement par le logiciel lors de l envoi. Ces dossiers sont placés en fin de liste. Lorsque vous sélectionnez un dossier les boutons d action deviennent actifs, et vous verrez apparaître un récapitulatif de informations sur le dossier. Le lien renvoyant vers la page de téléchargement, les informations d accès et le nombre de fichiers disponibles. NB : toute action sur un dossier affectera l ensemble des fichiers qu il contient. Ainsi si vous modifiez le nombre d accès au dossier, tous les fichiers seront mis à jour avec ce même nombre. En cliquant sur «Renvoyer un », vous recevrez un récapitulatif avec les liens vers la page de téléchargement mais aussi tous les liens vers chaque fichier contenu dans le dossier. Si vous supprimez un dossier, tous les fichiers contenus seront aussi supprimés

12 3.2. Liste des fichiers Les fichiers apparaissent dans le volet droit de la fenêtre de Gestion. Ils sont différenciés en deux couleurs : -Noir : fichier encore accessible via internet. -Rouge : fichier ayant atteint/dépassé le quota de téléchargement ou la date d accessibilité. Pour retrouver un fichier, placez-vous sur «Tous les fichiers» et l ensemble des fichiers stockés dans votre espace seront lités de manière alphabétique. Un double clic sur un fichier vous placera dans le dossier correspondant. Lorsque vous sélectionnez un fichier les boutons de modification deviennent actifs vous pouvez alors modifier les quotas, renvoyer un mail ou supprimer ce fichier de votre espace de stockage. Le fichier récapitulatif vous donne le lien direct vers le fichier, les informations de restriction ainsi que le nombre de téléchargement effectué par rapport au quota déterminé et sa date de fin d accès. NB : lorsque vous souhaitez affecter une modification d accès à plusieurs fichiers d un dossier, il vous suffit de sélectionner un fichier tout en maintenant F5 enfoncé puis de sélectionner les autres fichiers. Pour sélectionner tous les fichiers sélectionnez le premier fichier puis faite CTRL puis A. Les mêmes actions sont possibles pour l envoi de mail et la suppression de fichier

13 3.3. Modification de l accès au fichier ou dossier Lorsque vous avez un fichier arrivé en fin d accès sur l espace d échange celui-ci devient rouge. Lors d un envoi les options proposées sont limitées a certains choix. Dans les deux cas, si vous souhaitez appliquer des restrictions plus spécifiques, il vous suffit de soit : -de sélectionner le dossier de stockage pour affecter l ensemble des fichiers contenus -de sélectionner le(s) fichier(s) concerné(s) puis de cliquer sur le bouton modifier l accès. Une liste déroulant apparaît avec deux choix : -Modifier la date d expiration En effet lors de l envoi, si illimité est coché met par défaut 99jours soit 3mois environ. Dès lors si vous avez souscrit une offre de longue durée, vous pouvez adapter la date à votre convenance. Pour cela il vous suffit d entrer la date au format Jour/Mois/Année. Attention, une date antérieure à la date actuelle ne peut être entrée, dans le cas contraire le logiciel affichera un message d alerte. -Modifier le nombre d accès aux fichiers Pour cela entrez un nombre entre 1 et 999. En cochant la case «illimité», vous constaterez que «0» s affiche, c est tout à fait normal, 0 représente pour le logiciel pas de contraintes d accès. Attention : il est rappelé que ces options sont valides dans le cadre de votre souscription. A la date de fin de souscription de votre offre, ces fichiers ne seront plus disponibles et votre espace de stockage entièrement vidé de son contenu sous 7(sept) jours

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