RÉUNION DE C.A. 1 er août 2013

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1 RÉUNION DE C.A. 1 er août 2013 Présents : Clément, Grégoire, Dryss, Camille. Excusé : Gérald (représenté par Dryss), Laëtitia Invitée : Nathalie Ordre du jour :...Désignation du secrétaire de séance...rappel des décisions hors CA...Emprunts...Point sur les tâches en cours...chiffres du mois de juillet...ouverture du local...point sur les heures de Nathalie...FLIP...Partenariat...Fibre optique...travaux...nuisances sonores...divers...on ne jouera pas à ta place Colbert...Tous en Jeux!...OctoGônes...Point sur les groupes de travail...répartition des tâches à effectuer...ordre du jour de la réunion des bénévoles...sujets à aborder à la prochain réunion CA Désignation du secrétaire de séance Dryss se propose pour la séance. Réunion de CA 1/5 01/08/2013

2 Rappel des décisions hors CA Accord pour le prêt de 3000 euros à l association Le dé Masqué jusqu à fin novembre Emprunts Le remboursement du prêt accordé à l association Les Compostiers a été effectué. Le dé masqué nous a envoyé leur budget prévisionnel. Point sur les tâches en cours Un changement de bouilloire est à effectuer. Nathalie s occupe de l acheter. Chiffres du mois de juillet Le nombre d inscriptions pour l année complète a dépassé (en dix mois) celui de l an passé. Le nouveau système pour les inscriptions est effectif. On note que ce système satisfait les nouveaux adhérents. Environ 200 adhésions pour ce premier mois. Seulement, il est difficile de comparer ce mois de juillet avec le mois de septembre de l an passé. Ouverture du local Quelques fermetures forcées ce mois-ci, mais cela est surtout en raison du mois de juillet et des indisponibilités des bénévoles. Point sur les heures de Nathalie Une soixantaine d heures pour le mois (avec sa semaine de vacances). Clément propose à Nathalie de remplir le Google agenda à l avance pour avoir une plus grande visibilité sur ses permanences au local. Elle fait remarquer qu elle effectue deux permanences habituelles : mardi et vendredi matin. Réseau des cafés ludiques Nathalie s est rendue au FLIP. Plusieurs associations présentes sur l événement (ludopôle, ). Le réseau des cafés ludique était invité à ce festival, et propose donc pour les fois prochaines de monter des partenariats avec des festivals pour leur proposer de faire tourner les jeux primés sur ces festivals dans les différents cafés du réseau. Partenariat Un appel à partenariat a été fait par un centre aéré, qui devait venir le lundi 29 juillet, mais qui finalement ne s est pas déplacé suite à une défaillance de leur part. Réunion de CA 2/5 01/08/2013

3 Clément, bénévole qui s est déplacé pour ça ce jour-là, demande, lorsqu on conclut un partenariat pour une ouverture exceptionnelle, d insister sur le fait que cela fait déplacer un bénévole pour l événement et que cela engage aussi la structure. De plus, on peut instaurer un délai de réponse de trois jours ouvrés aux échanges de mails afin de mieux gérer l organisation de ces ouvertures exceptionnelles pour les structures. On pourrait de plus décider d un tarif pour une adhésion de structure. Les décisions à ce propos seront actées au prochain CA. Fibre optique Clément s est fait démarcher par un commercial SFR qui proposait un passage à la fibre optique pour la Triche. Le CA décide qu il n est pas nécessaire d effectuer ce changement. Travaux Peu de réponses des bénévoles au mail de Grégoire pour la préparation de la semaine de travaux. Une liste des travaux à faire a été établie. Nathalie propose d installer une potence pour remplacer l éclairage actuellement fixé sur la pergola. De plus, elle propose l achat d un perforateur, mais cela semble cher compte tenu de l utilité réelle. Nuisances sonores Une plainte du syndic FONCIA a été adressée à la Triche concernant les nuisances sonores. Le CA propose donc : de faire une lettre à tous les habitants de l immeuble afin de leur préciser qu en cas de soucis de nuisances, qu ils n hésitent pas à nous solliciter (fait par Grégoire) ; de faire une affiche (si possible sur le ton humoristique) à coller sur la porte pour rappeler aux adhérents qui sortent après 22h de faire attention à leur volume sonore (le CA propose de demander à Mary la rédaction de cette lettre si elle accepte) ; d adresser une lettre à la régie pour signifier que nous avons bien pris en compte la lettre qu ils nous ont envoyé (fait par Nathalie). Divers La question est posée de savoir si Nathalie doit disposer d un portable professionnel. Elle estime qu elle ne sera pas plus joignable avec un portable, en raison des contraintes usuelles que cela implique. Mais cela peut être pratique pour les messages professionnels laissés sur le répondeur du téléphone fixe de la Triche, afin qu ils ne soient pas noyés avec les messages non professionnels. Nathalie n est pas contre l idée, c est donc à réfléchir pour la suite. On ne jouera pas à ta place Colbert Le premier dimanche s est bien passé, avec beaucoup de monde, preuve d un bon succès. Le second dimanche a été en demi-teinte, en raison de la mauvaise météo. L événement n a cependant pas été annulé, et s est déroulé à l intérieur du bar de la place Colbert. Clément pose la question de savoir où se trouve le dé du jeu Marrakech géant. Réunion de CA 3/5 01/08/2013

4 Tous en Jeux! Contrairement à ce qui a été prévu (et ce qui est indiqué sur les flyers papiers), l événement se déroulera sur les quais de Saône. Une réunion d information est prévue le 26 août. Laëtitia se propose d y aller. OctoGônes Réunion du 8 juillet à la triche s est bien passée avec quelques d associations. Point sur les groupes de travail Groupe Communication Achat de la bâche qui a déjà utilisée pour la place Colbert. Grégoire évoque l idée de refaire des T-shirts, mais cela reste encore cher. Groupe Evénements Le groupe événement ne semble plus actif, cependant le CA décide d attendre quelques mois pour voir si la relève peut être prise. Groupe Jeux Achat de Yedo (don éditeur), Splash attack, Ovo. Groupe Décoration Les bénévoles demandent l achat de nouveaux verres. Il est proposé de profiter des travaux pour changer le frigo du bar. Nathalie rappelle que Griette a proposé de passer à un niveau plus professionnel pour la gestion des boissons, et propose des réductions avantageuses si la Triche passe par ce prestataire. Groupe Dix ans de l association Une réunion est prévue dans les prochains jours. Grégoire a dû avancer 5000 euros pour l achat du jeu de la Triche, en raison d une mauvaise gestion de l accès au compte lors du départ de Nathalie. Il s est fait rembourser rapidement par la Triche. Le groupe 10 ans a reçu très peu de réponses pour le WE des bénévoles. Il propose donc de faire un envoi individuel de mail pour que chaque bénévole puisse répondre. Répartition des tâches à effectuer Nathalie s occupe d acheter la bouilloire. Nathalie s occupe de la rédaction de la lettre à la régie. Grégoire s occupe des lettres adressées aux voisins pour les nuisances sonores. Laëtitia participe à la réunion Tous en Jeux! de fin août. Clément envoie un mail aux bénévoles pour le WE des 10 ans. Ordre du jour de la réunion des bénévoles Réunion de CA 4/5 01/08/2013

5 Bruit Travaux Nouveau fonctionnement des adhésions Tous en Jeux! Colbert OctoGônes Sujets à aborder à la prochain réunion CA Organisation de l Assemblée Générale Bilan des travaux Budget des différents groupes Gestion des partenariats Inventaire des jeux de la Triche 27 août 2013 Prochaine réunion du CA Réunion de CA 5/5 01/08/2013

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