Renseignements financiers sur l'assurance automobile État annuel P&C et frais de rajustement des sinistres non imputés (FRSNI)

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1 Renseignements financiers sur l'assurance automobile État annuel P&C et frais de rajustement des sinistres non imputés (FRSNI) Exigences en matière de déclaration et de soumission des données Agence statistique d'assurance générale / General Insurance Statistical Agency 5160, rue Yonge, 17 e étage Toronto (Ontario) M2N 6L9 Agence statistique d assurance générale / General Insurance Statistical Agency 2014

2 Le présent document a pour but de fournir des directives et consignes aux assureurs qui transmettent des renseignements financiers à l Agence statistique d assurance générale. Tous droits réservés. Aucune partie du présent document ne peut être reproduite sous quelques formes matérielles que ce soient ou transmise sans l'autorisation écrite préalable de l'agence statistique d'assurance générale. General Insurance Statistical Agency / Agence statistique d assurance générale 2014

3 Table des matières VUE D ENSEMBLE INTRODUCTION SOCIÉTÉS DÉCLARANTES DONNÉES DE RÉFÉRENCE DÉCLARATION DES DONNÉES ET PROCESSUS D INTERVENTION FRAIS DE DÉFICIENCE (Fd)... 2 EXIGENCES EN MATIÈRE DE DÉCLARATION... 3 État annuel P&C... 3 RF-FRSNI... 3 ONGLET 1 - Page couverture... 4 Société déclarante en vertu du PSA... 5 Personne-ressource - RF... 6 Personne-ressource mandataire... 6 Canal de distribution... 7 Droit de propriété... 8 Autorité législative... 8 Affaires souscrites en assurance automobile... 8 Affaires souscrites en assurance automobile... 8 Choisissez les affaires souscrites en assurance automobile dans le menu déroulant... 8 Période de déclaration... 9 Notes additionnelles / Commentaires... 9 DÉFINITIONS DES ÉLÉMENTS DE DONNÉES OBLIGATOIRES IMPÔT PROVINCIAL DESTINÉ AUX SERVICES DE SANTÉ... 10

4 FRAIS DE RAJUSTEMENT DES SINISTRES NON IMPUTÉS (FRSNI) SINISTRES DIRECTS SUBIS ONGLET 2 - Frais de rajustement des sinistres non imputés (FRSNI) EXIGENCES EN MATIÈRE DE SOUMISSION DES DONNÉES FORMAT DE FICHIER État annuel P&C RF-FRSNI COPIE DE SAUVEGARDE SOUMISSIONS REFUSÉES RE-SOUMISSION COORDONNATEUR - RF PROCESSUS D INTERVENTION PERSONNES-RESSOURCES MISES EN GARDE... 15

5 VUE D ENSEMBLE 1. INTRODUCTION En septembre 2011, les surintendants des assurances ont approuvé la collecte de renseignements financiers auprès de sociétés d'assurance automobile. En mars 2012, le conseil d'administration de l'agence statistique d'assurance générale (ASAG) a approuvé le processus et le calendrier de la collecte de renseignements financiers auprès des sociétés. Ces données permettront aux organismes de réglementation de mieux comprendre le rendement financier de l'industrie de l'assurance automobile et d'en faire le suivi. L'ASAG recueille et publie des données statistiques sur les primes et les sinistres d'assurance automobile en vertu du Plan statistique automobile (PSA). Les renseignements financiers sur l'assurance automobile seront ajoutés à cette matrice de données, ce qui fournira une vue d'ensemble plus complète et transparente de l'industrie de l'assurance automobile. Le fournisseur de services de l'asag a été chargé de recueillir ces données. Le présent document définit en détail les exigences en matière de déclaration et de soumission des données en vue de la collecte des renseignements financiers sur l'assurance automobile - État annuel P&C et frais de rajustement des sinistres non imputés (FRSNI) 2. SOCIÉTÉS DÉCLARANTES Il est pour toutes les sociétés d'assurance qui déclarent actuellement des données statistiques au PSA de l'asag de déclarer leurs renseignements financiers sur l assurance automobile - État annuel P&C et FRSNI au fournisseur de services de l'asag. Les sociétés de réassurance qui ne déclarent pas actuellement de données au PSA de l'asag et les membres du marché secondaire de la Facility Association (MSFA) sont exemptés de cette exigence en matière de déclaration. Les sociétés qui agissent comme fournisseurs de services pour le MSFA ne sont tenues de déclarer que leurs propres activités et non pas les affaires souscrites au nom du MSFA. Les sociétés déclarantes sont tenues de déclarer leurs données sur les FRSNI, telles qu elles ont été déclarées dans leur État annuel P&C. 3. DONNÉES DE RÉFÉRENCE Certains des éléments de données en assurance automobile nécessaires peuvent être transférés directement à partir des pages pertinentes de l'état annuel P&C, tandis que d'autres doivent être recueillis séparément ou attribués à partir des bases de données des sociétés. Pour cette raison, les États annuels P&C déposés par les sociétés déclarantes auprès de leur principal 1

6 organisme de réglementation sont utilisés comme références principales pour tirer et équilibrer les données financières requises sur l'assurance automobile. Les sociétés déclarant des états financiers consolidés et non consolidés P&C doivent utiliser les chiffres non consolidés comme référence aux fins de cette déclaration. Par exemple, Sinistres subis Numéro de page de l état financier consolidé = Description de la page de l'état annuel P&C Numéro de page Sinistres directs subis FRSNI et DÉCLARATION DES DONNÉES ET PROCESSUS D INTERVENTION Les données recueillies en 2013 au titre de l État annuel P&C et des RF-FRSNI doivent être soumises au plus tard d ici les dates d'échéance suivantes : État annuel P&C - le 3 mars 2014 RF-FRSNI - le 10 mars 2014 Si les sociétés ne parviennent pas à effectuer leur soumission de données au plus tard aux dates d'échéance indiquées, le processus d'intervention suivant s'appliquera : Soit qu un courriel de rappel sera envoyé ou il y aura un appel téléphonique de suivi au coordonnateur des renseignements financiers, le lendemain de la date d'échéance de chaque soumission. Si les données financières n ont toujours pas été soumises dans les cinq jours ouvrables après le suivi, le dossier de la société sera transmis à l'asag et une lettre sera envoyée au président de la société. 5. FRAIS DE DÉFICIENCE (FD) Les frais de retard et les frais de re-soumission ne s'appliqueront pas cette année parce que le cadre de référence des FD est actuellement à l'étude. Le nouveau cadre de référence des FR RF entrera en vigueur en mars 2015 et un bulletin sera distribué à l'industrie au préalable. Entre-temps, l'asag continuera de surveiller les sociétés délinquantes. 2

7 EXIGENCES EN MATIÈRE DE DÉCLARATION État annuel P&C L ASAG exige de toutes les sociétés déclarantes que chacune d elles lui fournissent un exemplaire de son État annuel P&C qui a été déposé auprès de son principal organisme de réglementation. Veuillez consulter la section Exigences en matière de soumission pour savoir comment soumettre vos déclarations. RF-FRSNI Il faut d abord enregistrer le modèle dans un répertoire de travail puisque la macro va générer le classeur approprié pour la soumission dans le même répertoire. Pour les sociétés déclarant plusieurs RF-FRSNI aux fins du dépôt, il est fortement recommandé de sauvegarder une copie de chaque modèle dûment rempli sous un nom de classeur différent (par exemple, Modèle FRSNI 2013_C123.xlsm). Le modèle contient deux feuilles de calcul qui doivent être remplies afin de générer un classeur en vue de la soumission. Pour utiliser les fonctions intégrées dans les feuilles de calcul, tous les utilisateurs doivent activer les macros dans le modèle. 3

8 ONGLET 1 - Page couverture Sous cet onglet, il faut inscrire des renseignements généraux sur la société. Des menus déroulants paraîtront pour la majorité des champs, à l'exception des cellules en «blanc» qui devront être remplies manuellement. Il est possible d accéder à la version anglais du modèle, en cliquant sur le bouton «English». Il y a également un bouton «Remettre à l état initial» qui permet d effacer tous les renseignements entrés précédemment. 4

9 Société déclarante en vertu du PSA NOM DU CHAMP ID de déclaration - PSA principal LIGNE ET [LIGNE 8, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Choisir l ID de déclaration - PSA L ID de déclaration - principal à partir du menu PSA sera déroulant automatiquement entré dans la cellule Nom de la société [LIGNE 9, Le nom de la société sera automatiquement entré lorsque l ID de déclaration - PSA principal est choisi Numéros des sociétés affiliées déclarantes - PSA [LIGNE 10, Sélectionnez toutes les sociétés affiliées en mettant en surbrillance les sociétés déclarantes - PSA dans la liste fournie, NE VOUS SERVEZ PAS DES TOUCHES [MAJ / CTRL]; une fois que la liste est définitive, cliquez sur le bouton «Ajouter la société sélectionnée» pour remplir automatiquement la cellule. La liste déroulante des sociétés -PSA ne s'affichera que si la société appartient à un groupe La liste des sociétés affiliées ne remontera pas, une fois sélectionnée Un bouton «Effacer tout» a été prévu pour éliminer les sociétés préalablement sélectionnées (pour les déclarations de groupe) Numéro P&C [LIGNE 11, Entrez manuellement le numéro d'identification que vous a attribué votre principal organisme de réglementation (le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) ou un organisme de réglementation d une province ou d un territoire) Format (LCCCC) ou (CCCCC) L = lettre C = chiffre 5

10 NOM DU LIGNE ET CHAMP État P&C [LIGNE 12, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Sélectionnez l État P&C qui a Options disponibles : été déposé auprès du BSIF ou P&C-1 (du Canada) d un organisme de P&C-2 (de réglementation d une province l'étranger) ou d un territoire Personne-ressource - RF La personne-ressource - RF est la personne responsable de la coordination de la collecte des FRSNI. Cette personne doit être en mesure de répondre aux questions concernant les renseignements contenus dans le modèle et de correspondre avec le fournisseur de services de l'asag, le BAC, en ce qui concerne les anomalies. NOM DU LIGNE ET CHAMP Nom [LIGNE 15, Titre [LIGNE 16, Téléphone [LIGNE 17, Courriel [LIGNE 18, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Entrez manuellement votre Les majuscules et prénom et votre nom de famille minuscules sont acceptées (p.ex. Jean Tremblay, JEAN TREMBLAY Entrez manuellement votre titre Entrez manuellement votre numéro de téléphone d'affaires et le poste Entrez manuellement votre adresse de courriel Format (CCC CCC-CCCC POS) C = Chiffre; POS=Poste Personne-ressource mandataire La personne-ressource mandataire est la personne qui est responsable des questions financières pour la société. À ce titre, elle aura la responsabilité de vérifier si les données soumises au titre des RF-FRSNI sont complètes et exactes. Une case a été ajoutée et si elle est cochée, les renseignements entrés précédemment visant la personne-ressource RF paraîtront automatiquement dans la section visant la personneressource mandataire. Cliquez cette case si la même personne est à la fois, la personneressource mandataire et la personne-ressource RF. 6

11 NOM DU LIGNE ET CHAMP Nom [LIGNE 22, Titre [LIGNE 23, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Entrez manuellement Les majuscules et votre prénom et votre minuscules sont nom de famille acceptées (p.ex. Jean Tremblay, JEAN TREMBLAY Entrez manuellement votre titre Téléphone [LIGNE 24, Courriel [LIGNE 25, Entrez manuellement votre numéro de téléphone d'affaires et le poste Entrez manuellement votre adresse de courriel Format (CCC CCC-CCCC POS) C = Chiffre; POS=Poste Canal de distribution Chaque société doit indiquer son canal de distribution primaire. Si la société a recours à un deuxième canal de distribution qui représente au moins 25 % des activités, il lui faudra sélectionner un canal de distribution secondaire. NOM DU CHAMP Canal de distribution primaire Canal de distribution secondaire LIGNE ET [LIGNE 28, [LIGNE 29, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Sélectionnez le canal Voici les options de distribution disponibles : primaire dans le Courtier externe menu déroulant Agent interne Assureur direct Autre Sélectionnez le canal de distribution secondaire dans le menu déroulant Voici les options disponibles : Sans objet Courtier externe Agent interne Assureur direct Autre (pour toute société qui a recours à un canal de distribution secondaire qui représente au moins 25 % de ses activités 7

12 Droit de propriété Chaque société doit indiquer le pays de son propriétaire. NOM DU CHAMP Droit de propriété Spécifiez le pays du propriétaire si à l'extérieur du Canada/des États-Unis LIGNE ET [LIGNE 31, [LIGNE 32, DIRECTIVES Choisissez où est situé le droit de propriété dans le menu déroulant. Entrez manuellement le pays du propriétaire s il ne s agit pas du Canada ou des É.-U. NOTES EXPLICATIVES Voici les options disponibles : au Canada aux États- Unis Autre OBLIGATOIRE (si à l'extérieur du Canada/des États- Unis) Autorité législative Chaque société doit indiquer l autorité législative qui régit sa constitution en société. NOM DU CHAMP Autorité législative LIGNE ET [LIGNE 34, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Choisissez l autorité Voici les options législative dans le disponibles : menu déroulant. fédérale provinciale autre Affaires souscrites en assurance automobile Chaque société doit indiquer ses affaires souscrites en assurance automobile. NOM DU CHAMP Affaires souscrites en assurance automobile LIGNE ET [LIGNE 36, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Choisissez les Voici les options affaires souscrites disponibles : en assurance voitures de tourisme automobile dans seulement le menu déroulant autres véhicules que les voitures de tourisme seulement les deux 8

13 Période de déclaration Chaque société doit indiquer la date de début et la date de fin de son exercice financier. Si l exercice financier d une société déclarante ne se termine pas un 31 décembre, il faut alors indiquer les renseignements les plus récents concernant son exercice financier. Par exemple, si l exercice financier d une société a pris fin le 31 octobre 2013, il faut indiquer cette date. NOM DU CHAMP Date de prise d effet Date finale LIGNE ET [LIGNE 39, [LIGNE 40, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Choisissez la date de début de l exercice financier de la société dans le menu déroulant Choisissez la date de fin de l exercice financier de la société dans le menu déroulant La date de début paraîtra automatiquement dans la cellule La date de fin paraîtra automatiquement dans la cellule Notes additionnelles / Commentaires Veuillez déclarer tout changement significatif qui se serait produit durant la période de déclaration qui pourrait modifier l analyse ou une comparaison des données déclarées. De ces changements, on retrouve, sans s y limiter, les changements dans la structure d actionnariat, les changements de canaux de distribution, les fusions ou acquisitions, etc. NOM DU CHAMP Notes additionnelles / Commentaires LIGNE ET [LIGNE 44, DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES OBLIGATOIRE Entrez S il n y a pas de manuellement changements vos importants qui ont été commentaires apportés au rapport, entrez «Sans objet» ou «S.O.» 9

14 DÉFINITIONS DES ÉLÉMENTS DE DONNÉES OBLIGATOIRES IMPÔT PROVINCIAL DESTINÉ AUX SERVICES DE SANTÉ L impôt provincial destiné aux services de santé est levé par les gouvernements provinciaux en utilisant une formule de calcul prenant en compte les primes ou les expositions aux sinistres. Les sociétés d assurance règlent cet impôt en tant que groupe afin de rembourses les gouvernements provinciaux des frais engagés par des demandeurs pour obtenir des services de santé à la suite d accidents de la route. En ce sens, on peut considérer l impôt provincial destiné aux services de santé comme faisant partie des sinistres subis. Veuillez déclarer ce montant selon la comptabilité d exercice réelle. Veuillez déclarer les montants réellement engagés au titre de l impôt provincial inclus dans les montants des sinistres directs subis figurant dans l État P&C à la page 67.31, tel qu il est décrit ci-dessous. FRAIS DE RAJUSTEMENT DES SINISTRES NON IMPUTÉS (FRSNI) Les FRSNI Auto total sont définis de la même façon que les frais internes de rajustement des sinistres subis dans l État P&C à la page 60.50, ligne 69. Les sociétés déclarantes sont priées de calculer les FRSNI pour l assurance automobile selon la comptabilité d exercice réelle, étant donné que plusieurs sociétés font évaluer les sinistres en assurance automobile par des experts travaillant dans des centres spécialisés qui sont distincts des autres secteurs d activité. Veuillez déclarer les montants réellement engagés au titre des FRSNI inclus dans les montants des sinistres directs subis figurant dans l État P&C à la page 67.31, tel qu il est décrit ci-dessous. SINISTRES DIRECTS SUBIS Veuillez déclarer les chiffres figurant dans l État P&C, comme il est indiqué ci-dessous : Description de la page de l État annuel P&C Numéro de page Ligne Sinistres directs subis Voiture de tourisme Sinistres directs subis Autres que voiture de tourisme Sinistres directs subis Automobile total (y compris le marché résiduel de la Facility Association)

15 ONGLET 2 - Frais de rajustement des sinistres non imputés (FRSNI) On retrouve, sous cet onglet, les trois éléments importants des renseignements financiers liés aux FRSNI : l impôt provincial destiné aux services de santé, les frais de rajustement des sinistres non imputés et les sinistres directs subis. Les trois éléments importants sont ventilés par Voiture de tourisme, Autres que voiture de tourisme et Automobile Total et doivent être déclarés à l échelle provinciale. Pour simplifier les déclarations, toutes les provinces ont été incluses et suivent la même disposition que celle des déclarations dans l État annuel P&C. NOM DU CHAMP LIGNE ET DIRECTIVES NOTES EXPLICATIVES Voiture de tourisme Impôt provincial destiné aux services de santé - VT [LIGNE 5, S C à P] FRSNI-VT Sinistres directs subis - VT [LIGNE 6, S C à P] [LIGNE 7, S C à P] Autres que voiture de tourisme Impôt provincial [LIGNE 9, S destiné aux services de C à P] santé Autre que VT FRSNI-Autre que VT [LIGNE 10, S C à P] Sinistres directs subis Autre que VT Automobile - total Impôt provincial destiné aux services de santé Automobile - total FRSNI-Automobile - total Sinistres directs subis Automobile - total [LIGNE 11, S C à P] [LIGNE 13, S C à P] [LIGNE 14, S C à P] [ROW 15, COLUMN C to P] Les valeurs par défaut sont à zéro. Entrez manuelleme nt les valeurs en milliers de dollars (k$) par province Les valeurs par défaut sont à zéro. Entrez manuelleme nt les valeurs en milliers de dollars (k$) par province Les valeurs par défaut sont à zéro. Entrez manuelleme nt les valeurs en milliers de dollars (k$) par province Les valeurs VT doivent être en nombres entiers, sans séparateur pour les milliers, point décimal ou autres caractères spéciaux Les cellules vides vont générer une erreur Les valeurs Autre que VT doivent être en nombres entiers, sans séparateur pour les milliers, point décimal ou autres caractères spéciaux Les cellules vides vont générer une erreur Les valeurs Automobile - total doivent être en nombres entiers, sans séparateur pour les milliers, point décimal ou autres caractères spéciaux Les cellules vides vont générer une erreur 11

16 EXIGENCES EN MATIÈRE DE SOUMISSION DES DONNÉES Un exemplaire de l État annuel P&C (CCCCC.num ou LCCCC.num) et du fichier RF-FRSNI généré (ULAECCC2013.xls) doivent être transmis par courriel à respectivement, d ici au 3 mars 2014 et au 10 mars FORMAT DE FICHIER État annuel P&C Veuillez soumettre la déclaration en suivant la convention ci-dessous de nomenclature des fichiers : XXXXXAAT.NUM Convention de nomenclature des fichiers XXXXX 5 caractères Numéro d identification de la société attribué par le BSIF ou d autres organismes de réglementation AA 2 chiffres Représentant l année de déclaration T 1 chiffre Représentant le trimestre de déclaration RF-FRSNI Voici la convention de nomenclature des fichiers RF-FRSNI : ULAECCC2013.xls Convention de nomenclature des fichiers générée par le système ULAE 4 caractères ULAE CCC 3 chiffres Numéro de la société déclarante AAAA 4 chiffres Année de déclaration Le modèle va créer automatiquement un classeur de soumission lorsque l'utilisateur clique sur le bouton «Générer un classeur». 12

17 Le classeur généré sera nommé ULAECCC2013.xls et sera enregistré dans le même répertoire que le modèle. Veuillez ne pas modifier le nom du fichier avant de le soumettre à l'asag. Il est fortement recommandé d enregistrer une copie du modèle en lui donnant un nom de fichier différent, étant donné que toute révision du modèle, aux fins d une nouvelle soumission, va écraser les données initialement déclarées. Les fichiers contenant des champs incomplets et / ou des valeurs inexactes ne seront pas générés tant que toutes les erreurs n ont pas été effacées. Le système ne peut afficher qu'un maximum de 10 erreurs à la fois. Néanmoins, tous les champs et valeurs contenant des erreurs seront surlignés en rouge. COPIE DE SAUVEGARDE Vous avez la responsabilité de conserver une copie de sauvegarde de vos fichiers. Si le BAC rencontre des problèmes lors de la lecture de votre soumission, on vous demandera de soumettre à nouveau le fichier. Advenant des problèmes de qualité des données, le BAC au nom de l'asag pourrait vous demander de soumettre à nouveau les données. SOUMISSIONS REFUSÉES Toutes les soumissions qui ne respectent pas les exigences énoncées dans le présent document seront refusées. Vous recevrez un avis de réception par courriel si des soumissions sont rejetées en raison de problèmes liés à la nomenclature des fichiers ou leur format. 13

18 RE-SOUMISSION Renseignements financiers sur l'assurance automobile - État annuel P&C et FRSNI Les re-soumissions ne seront permises que sur demande. Une demande par courriel, en indiquant la raison pour une nouvelle soumission, doit être envoyée à COORDONNATEUR - RF Chaque société déclarante doit nommer un coordonnateur - RF qui est responsable de toutes les communications, soumissions des données et vérifications de la qualité des données. Une (1) société déclarante ne peut nommer qu un (1) seul coordonnateur. Toutefois, un (1) coordonnateur peut être nommé par plusieurs sociétés au sein du même groupe. Les sociétés déclarantes doivent fournir au BAC le nom, le titre, l'adresse postale, l adresse de courriel, le numéro de téléphone et le ou les numéros d identification de la société de leurs coordonnateurs en remplissant le formulaire de demande d'accès de l'utilisateur et envoyant le tout par courriel à ou par télécopieur au Le numéro d identification de la société est défini dans le cadre du Plan statistique automobile de l ASAG (PSA). Les sociétés déclarantes peuvent changer leurs nominations de coordonnateurs de temps en temps et devraient informer le BAC de ces modifications. Les sociétés déclarantes ont la responsabilité de voir à ce que leurs désignations de coordonnateurs soient à jour auprès du BAC. PROCESSUS D INTERVENTION Si les sociétés ne parviennent pas à effectuer leur soumission au plus tard aux dates d'échéance indiquées, le processus d'intervention suivante s'appliquera : Un courriel de rappel sera envoyé au coordinateur des renseignements financiers (ou il y aura un appel téléphonique de suivi) le jour suivant la date d'échéance de chaque soumission. Si les données financières ne sont toujours pas soumises dans les cinq jours ouvrables après le suivi, le dossier de la société sera transmis à l'asag et une lettre sera envoyée au président de la société. 14

19 PERSONNES-RESSOURCES L ASAG s'est engagée à fournir un service à la clientèle de qualité supérieure. Grâce à son fournisseur de services, le BAC, l'asag fournira de l aide aux sociétés déclarant des renseignements financiers. Il leur suffira d envoyer un courriel à ou de communiquer avec l'équipe de renseignements financiers du BAC au (à Toronto) ou au (sans frais). MISES EN GARDE Il est possible que les sociétés déclarantes constatent que certaines définitions décrites dans le présent document diffèrent des définitions qu elles utilisent à d'autres fins. Pour assurer la cohérence des données communiquées, l'asag demande que toutes les sociétés déclarantes adhèrent aux définitions décrites dans le présent document lorsqu il leur faut communiquer les données financières requises visant l'assurance automobile. Cependant, l'asag n'a pas l'intention d influencer la façon dont les sociétés définissent ces éléments de données pour les autres fins pour lesquels elles les utilisent. 15

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