Professeurs au département de Techniques administratives au cégep de Saint-Félicien.

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2 CONCEPTION ET RÉALISATION Luc Belisle, CGA Marc-André Hubert Johanne Perron Professeurs au département de Techniques administratives au cégep de Saint-Félicien. VALIDATION ET EXPÉRIMENTATION Des élèves et des enseignants en techniques de comptabilité et gestion. NOTE Pour alléger le texte, le masculin est utilisé comme générique. LE GROUPE HOUDES 1682, rue Tessier Téléphone : (418) Saint-Félicien (QUÉBEC) Télécopieur : (418) G8K 1M3 Courriel : houdes2003@videotron.ca Site Web: Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit sans la permission expresse et écrite des auteurs. ISBN Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2008 Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Canada, 2008

3 Acomba Cahier de référence / Implantation TABLE DES MATIÈRES AVANT-PROPOS... 1 INTRODUCTION PRÉSENTATION DU CAHIER DE RÉFÉRENCE UTILISATION DU CAHIER DE RÉFÉRENCE STRUCTURE D ACOMBA Module comptabilité Module fournisseurs Module clients Module gestion des commandes Module inventaire Module paie SOURIS OU CLAVIER Les boutons de la souris Les touches du clavier INFORMATIONS DE BASE Présentation des textes Référence aux éléments des fenêtres Référence aux touches du clavier Référence au répertoire de travail Fenêtre d accès aux applications, identification des éléments Fenêtre d accès aux applications Identification des éléments Barre de titre Barre de menus Barre d outils standard Barre d outils applications Les onglets Barre d outils personnalisés Barre d état MODULE COMPTABILITÉ APPLICATIONS DU MODULE COMPTABILITÉ Fenêtre d accès aux applications IMPLANTATION DU MODULE COMPTABILITÉ Étape 1 : Chargement d Acomba Étape 2 : Modification du répertoire de données Étape 3 : Création du dossier de l entreprise Étape 4 : Inscription des informations générales sur l entreprise Étape 5 : Création partielle du plan comptable Page I

4 Cahier de référence / Implantation Acomba Étape 6 : Inscription des autres informations sur l entreprise Étape 7 : Consultation / modification des paramètres opérationnels Vérification de l information société Étape 8 : Personnalisation du logiciel Présentation de la fenêtre principale Affichage des nombres Portail PME Paramètres d impression par défaut Étape 9 : Fin de création du plan comptable Étape 10 : Sortie et vérification du plan comptable Étape 10 : Impression du plan comptable Modèle de rapport Police de caractère Paramètres d impression Mise en page Visualisation Impression INSCRIPTION DES SOLDES D OUVERTURE, SORTIE D UNE BALANCE DE VÉRIFICATION Étape 12 : Inscription des soldes d'ouverture Étape 13 : Sortie et vérification de la Balance de vérification Étape 14 : Impression de la Balance de vérification Déplacement de plusieurs colonnes à la fois Déplacement d une colonne Modification de la largeur des colonnes INSCRIPTION DES BUDGETS, LISTE DES COMPTES AVEC BUDGETS Étape 15 : Inscription des budgets Étape 16 : Sortie et vérification de la liste des comptes avec budgets FORMATS DES ÉTATS FINANCIERS, SORTIE DU BILAN D'OUVERTURE Étape 17 : Création des formats de l'état des résultats Étape 18 : Création du format du Bilan Étape 19 : Sortie du bilan d'ouverture Modification de l interligne de l ensemble du document Modification d interlignes spécifiques DÉFINITION DES PARAMÈTRES DE TAXES Étape 20 : Création des taxes et d un groupe de taxes standard Étape 21 : Définition des taxes Étape 22 : Consultation du groupe de taxes standard et création d un groupe de taxes pour les frais de repas et de représentation Consultation du groupe de taxes standard Création d un groupe de taxes pour les frais de repas et de représentation CRÉATION DU CARNET D ADRESSES Étape 23 : Création du carnet d adresses Étape 24 : Sortie de la liste des noms du carnet d adresses SYNTHÈSE SUR L'IMPLANTATION DU MODULE COMPTABILITÉ Page II

5 Acomba Cahier de référence / Implantation MODULE FOURNISSEURS APPLICATIONS DU MODULE FOURNISSEURS Fenêtre d accès aux applications IMPLANTATION DU MODULE FOURNISSEURS Étape 1 : Accès au module fournisseurs Étape 2 : Mise en marche du module fournisseurs Étape 3 : Consultation / modification des paramètres opérationnels Vérification de l information société Vérification des termes de paiement Vérification des comptes payables CRÉATION DES FICHES FOURNISSEURS, SORTIE DE LA LISTE DES FOURNISSEURS Étape 4 : Création des fiches fournisseurs Fiche défaut de fournisseur Vérification des données et enregistrement de la fiche défaut de fournisseur Étape 5 : Sortie et vérification de la liste des fournisseurs Étape 6 : Impression de la liste des fournisseurs INSCRIPTION DES SOLDES D'OUVERTURE, SORTIE DU RAPPORT D OUVERTURE Étape 7 : Inscription des soldes d'ouverture Étape 8 : Vérification des écritures d ouverture Rapports du volet courant Étape 9 : Impression du rapport des écritures d ouverture, Remise à zéro du journal auxiliaire Rapports du volet courant Rapports du volet archivés SYNTHÈSE SUR L'IMPLANTATION DU MODULE FOURNISSEURS MODULES CLIENTS, GESTION DES COMMANDES, INVENTAIRE APPLICATION DES MODULES CLIENTS, GESTION DES COMMANDES, INVENTAIRE Fenêtre d accès aux applications IMPLANTATION DES MODULES CLIENTS, GESTION DES COMMANDES, INVENTAIRE Étape 1 : Accès au module clients Étape 2 : Mise en marche des modules à partir du module clients Étape 3 : Consultation / modification des paramètres opérationnels Vérification de l information société Vérification des comptes recevables CRÉATION DES FICHES TERMES DE PAIEMENT, EXPÉDITIONS ET VENDEURS Étape 4 : Création des fiches termes de paiement, expéditions et vendeurs Termes de paiement Page III

6 Cahier de référence / Implantation Acomba Expéditions Vendeurs CRÉATION DES FICHES CLIENTS, SORTIE DE LA LISTE DES CLIENTS Étape 5 : Création des fiches clients Fiche défaut de client Vérification des données et enregistrement de la fiche défaut de client Étape 6 : Sortie et vérification de la liste des clients Étape 7 : Impression de la liste des clients INSCRIPTION DES SOLDES D'OUVERTURE, SORTIE DU RAPPORT D OUVERTURE Étape 8 : Inscription des soldes d'ouverture Étape 9 : Vérification des écritures d ouverture Rapports du volet courant Étape 10 : Impression du rapport des écritures d ouverture, Remise à zéro du journal auxiliaire Rapports du volet courant Rapports du volet archivés CRÉATION DES GROUPES DE PRODUITS, SORTIE DE LA LISTE DES GROUPES DE PRODUITS, CRÉATION DES FICHES PRODUITS, SORTIE DE LA LISTE DES PRODUITS Étape 11 : Création des groupes de produits Étape 12 : Sortie et vérification de la liste des groupes de produits Étape 13 : Création des fiches produits Étape 14 : Sortie et vérification de la liste des produits INSCRIPTION DES SOLDES D OUVERTURE, SORTIE DU RAPPORT D OUVERTURE Étape 15 : Inscription des soldes d'ouverture Étape 16 : Sortie du rapport valeur d'inventaire Étape 17 : Impression du rapport valeur d'inventaire DÉFINITION DU FORMAT DES FORMULAIRES D AFFAIRES Étape 18 : Définition du format de facture Étape 19 : Définition du format des autres formulaires SYNTHÈSE SUR L'IMPLANTATION DES MODULES CLIENTS, GESTION DES COMMANDES, INVENTAIRE MODULE PAIE APPLICATIONS DU MODULE PAIE Fenêtre d accès aux applications IMPLANTATION DU MODULE PAIE Étape 1 : Accès au module paie Étape 2 : Mise en marche du module paie Étape 3 : Consultation / modification des paramètres opérationnels Page IV

7 Acomba Cahier de référence / Implantation CRÉATION DES DÉPARTEMENTS SORTIE DE LA LISTE DES DÉPARTEMENTS Étape 4 : Création des départements Étape 5 : Sortie et vérification et de la liste des départements Étape 6 : Impression de la liste des départements CRÉATION DES FICHES EMPLOYÉS, SORTIE DE LA LISTE DES EMPLOYÉS Étape 7 : Création des fiches employés Vérification des données et enregistrement Étape 8 : Sortie et vérification de la liste des employés Étape 9 : Impression de la liste des employés INSCRIPTION DES SOLDES D OUVERTURE, SORTIE DU RAPPORT D OUVERTURE Étape 10 : Inscription des soldes d'ouverture Étape 11 : Sortie du relevé de salaire Étape 12 : Impression du relevé de salaire VÉRIFICATION DES TABLES GOUVERNEMENTALES Étape 13 : Vérification des tables gouvernementales SYNTHÈSE SUR L'IMPLANTATION DU MODULE PAIE ANNEXES PRISE D UNE COPIE DE SAUVEGARDE RÉCUPÉRATION DES DONNÉES DE LA COPIE DE SAUVEGARDE Situation où le répertoire de travail contient le dossier de l entreprise Situation où le répertoire de travail ne contient pas le dossier de l entreprise RACCOURCIS CLAVIER PERSONNALISATION DU LOGICIEL (SUITE) Présentation du volet navigation Présentation de la barre d outils personnalisés EXPORTATION ET IMPORTATION DE DONNÉES Exportation de données Exportation de données vers une autre application Importation de données SYNTHÈSE SUR LA SAISIE DES TRANSACTIONS Module comptabilité Module fournisseurs Module comptes clients / gestion des commandes (facturation) Module inventaire Module paie CONFIGURATION DU FORMAT DES CHÈQUES Page V

8 Cahier de référence / Implantation Acomba Format des chèques du module comptabilité Étape 1 : Configuration de l impression (chèques de comptabilité) Étape 2 : Configuration du format du chèque et des talons Partie chèque du formulaire de chèque Parties talon et double talon du formulaire de chèque Étape 3 : Détermination du contenu des parties du formulaire de chèque Partie chèque du formulaire de chèque Parties talon et double talon du formulaire de chèque Étape 4 : Sauvegarde du format Format des chèques du module fournisseurs Étape 1 : Configuration de l impression (chèques de fournisseurs) Étape 2 : Configuration du format du chèque et des talons Partie chèque du formulaire de chèque Parties talon et double talon du formulaire de chèque Étape 3 : Détermination du contenu des parties du formulaire de chèque Partie chèque du formulaire de chèque Parties talon et double talon du formulaire de chèque Étape 4 : Sauvegarde du format Format des chèques du module paie Étape 1 : Configuration de l impression (chèques de paie) Étape 2 : Configuration du format du chèque et des talons Partie chèque du formulaire de chèque Parties talon et double talon du formulaire de chèque Étape 3 : Détermination du contenu des parties du formulaire de chèque Partie chèque du formulaire de chèque Parties talon et double talon du formulaire de chèque Étape 4 : Sauvegarde du format Page VI