Coûts associés à la gestion des changements apportés aux plans et devis en cours d exécution

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1 Coûts associés à la gestion des changements apportés aux plans et devis en cours d exécution Corporation des entrepreneurs généraux du Québec 6800, boulevard Pie-IX Montréal (Québec) H1X 2C8 Tél : (514) Sans frais : (877) Télécopieur : (514) Site Web : Courriel : cegq@cegq.com

2 Préambule Les changements à un contrat de construction sont inévitables, la plus grande surprise que pourrait nous réserver un tel contrat c est qu il n y ait pas de changement. Dans la vaste majorité des contrats de construction, le donneur d ouvrage s attend à ce que les changements soient exécutés à l intérieur du délai contractuel initialement alloué à l entrepreneur. Par ailleurs, un des objectifs des plans et devis est de fournir à temps l information aux gestionnaires et planificateurs du chantier et d obtenir à temps le matériel et l équipement nécessaires. C est pourquoi les changements aux plans et devis risquent de compromettre cet objectif, exiger une nouvelle planification et, dans certains cas, bouleverser l échéancier et le budget du projet. La compensation d administration et de profit consenti à l entrepreneur, et habituellement préétabli par contrat (méthode du prix coûtant majoré), se veut donc une forme de remboursement des coûts encourus en surcroît causés par l occurrence des modifications. En effet, avec l augmentation des demandes de pièces justificatives, il n est plus rare de voir les entrepreneurs augmenter les heures de travail de leurs gestionnaires de chantier et/ou d augmenter les ressources de gestion afin de pallier le surcroît de travail occasionné par ces modifications. Nous croyons d ailleurs que les professionnels, ceux-là mêmes qui sont retenus par les donneurs d ouvrage pour préparer les plans et devis, vivent les mêmes doléances que celles des entrepreneurs lors de l occurrence de multiples modifications, soit la multiplication des heures supplémentaires et l augmentation inévitable de la charge de gestion. Pour gérer ces modifications, lesquelles peuvent se compter par centaines, les entrepreneurs doivent être compensés de façon juste et raisonnable. Dans le secteur du bâtiment, deux méthodes de compensation sont généralement utilisées : 1. Un prix forfaitaire convenu entre les parties, lequel inclut les coûts directs, la gestion de la modification, les frais du bureau chef et le profit de l entrepreneur. Dans cette méthode comme c est l entrepreneur qui assume le risque de dépassement de coût, il établit le montant que représente un tel risque. Ce prix peut être ventilé aux fins d analyse. 2. Le prix réel des travaux tel que constaté sur le chantier. Ce prix est contrôlé au cours de la modification et soumis au donneur d ouvrage. Par cette méthode, ce dernier assume le risque du coût de la modification et le risque de l entrepreneur est diminué d autant. En utilisant cette méthode, les parties doivent toutefois convenir du mode de rémunération de l entrepreneur. Les coûts directs (matériaux, main-d œuvre) causent rarement problème, cependant les frais de gestion de la modification, les frais fixes de l entrepreneur et son profit soulèvent souvent des polémiques. 2 Au-delà des coûts ci-haut mentionnés, il peut arriver que certains changements ou un ensemble de modifications aient pour conséquence de retarder la livraison de l ouvrage. Les délais ainsi occasionnés devraient normalement faire partie du coût de la modification. Toutefois, pour en déterminer l envergure et le bien-fondé, il est préférable et souvent nécessaire d attendre la fin des travaux pour tenir compte du nombre de changements, leur importance relative, des moments où l entrepreneur en a été informé, des délais d approbation, le lien entre les différentes modifications, l échéancier critique, etc.

3 Champ d application et identification des frais qui y sont associés Ce fascicule a été préparé en regard des modifications apportées aux plans et devis d un contrat à forfait entre le donneur d ouvrage et l entrepreneur général. Il ne remplace pas les dispositions contractuelles qui existent entre eux. Il se veut une sensibilisation de l industrie afin que chacun des intervenants puisse évaluer de façon juste et éclairée la valeur d une modification en fonction de la réalité avec laquelle les entrepreneurs doivent composer. A cet égard, il importe de rappeler à l industrie que même si un changement pris isolément ne semble pas avoir d impact sur l échéancier de réalisation d un projet, ce changement combiné à d autres changements peut influencer largement le temps de réalisation d un projet. Ce fascicule vise donc uniquement à expliquer certains concepts et informer les donneurs d ouvrage et professionnels des coûts réels supportés par les entrepreneurs pour exécuter des modifications à l ouvrage en cours d exécution d un contrat de construction. Ces frais sont regroupés comme suit : a) Frais directs assumés au chantier par l entrepreneur pour exécuter une modification b) Frais de gestion d une modification c) Frais d administration de l entreprise d) Risque et profit de l entreprise a) Frais directs assumés au chantier par l entrepreneur pour exécuter une modification : 32 Salaire et charges sociales versés aux ouvriers de l entrepreneur conformément à ses obligations, incluant les contremaîtres ainsi que les surintendants qui supervisent les salariés ainsi que les obligations découlant des clauses normatives des conventions collectives. Les cotisations, contributions, obligations ou taxes contractées pour l exécution de la modification. Frais de déplacement et d hébergement des salariés. Le coût de tous les matériaux, produits, fournitures et matériel incorporés à la modification, y compris les frais de transport, d entreposage et de manutention connexes. Coût relatif au transport et à l utilisation d outils et/ou d équipements pour effectuer les travaux et ce, pour la durée des travaux en question. Le montant de tous les sous-traitants en marge de l exécution du changement. Les coûts du contrôle de la qualité des travaux relatifs à la modification par le responsable de l assurance qualité ou le surintendant. Les montants imputés par les autorités, applicables à la modification. Les redevances, droits, brevets applicables. Les primes de tous cautionnements et assurances que l entrepreneur doit payer suite à l augmentation du prix de son contrat occasionnée par la modification. Frais d énergie et de chauffage applicables directement au changement. Véhicules pour transporter le personnel ou les matériaux si nécessaires pour le changement, incluant les petits outils. Le coût d enlèvement et d élimination des ordures et débris occasionnés par la modification. Les frais encourus par suite de situation d urgence affectant la sécurité des personnes ou des biens applicables au changement. Les coûts de financement du changement, si la période de paiement dépasse celle indiquée au contrat, plus le financement d une plus importante retenue contractuelle. Les protections, installations temporaires et les ouvrages de sécurité nécessaires pour la modification.

4 b) Frais de gestion d une modification Ce sont les frais de gestion assumés par l entrepreneur et applicables directement à la modification apportée en cours d exécution de travaux : 1. Identifier le changement, visite des lieux pour constater et documenter la situation. 2. Évaluer le bien-fondé de la modification en consultant les plans, les devis, les addenda et les sous-traitants concernés. 3. Reprogrammer des travaux dans l attente d une décision. 4. Étudier l impact du changement sur l échéancier. 5. Informer les professionnels et le propriétaire de la nature de la modification. 6. Discuter avec les professionnels pour obtenir un ordre de changement et en démontrer le bien fondé. 7. Suggérer des solutions ou des alternatives rapides, efficaces et économiques. 8. Évaluer le coût de la modification en s adressant aux sous-traitants et fournisseurs pour les parties qui les concernent. 9. Faire parvenir à chaque sous-traitant concerné la documentation. 10. Effectuer les relances nécessaires auprès de ces sous-traitants et des fournisseurs. 11. Préparer la documentation exigée au contrat pour la présentation d un changement. 12. Négocier la valeur de la modification avec les professionnels et le propriétaire, et parfois retourner négocier les prix avec les sous-traitants et fournisseurs. Dans certains cas le processus (6 à 10 inclus.) est repris pour chaque révision de la modification pour finalement l abandonner. Dans un tel cas, l entrepreneur n a droit à aucun supplément, malgré qu il a l obligation de soumettre des propositions. 13. Suite à l approbation de la modification, émettre les avenants aux sous-traitants et fournisseurs impliqués dans la modification. 14. Aviser sa comptabilité des montants impliqués dans la modification. 15. Modifier les échéanciers pour tenir compte de l impact du changement. 16. Financer dans la plupart des cas le coût de la modification en totalité ou en partie pour de longues périodes dues aux délais d approbation. 17. Fournir les garanties exigées au contrat pour ces nouveaux travaux. 18. Assumer les autres frais de chantier tels : commis de chantier, moyens de communication, messagerie, énergie, chauffage, etc. que l on n a pu attribuer directement à la modification. 19. L ajout de personnel de gestion au projet pour gérer un nombre important de modifications en plus de l avancement des travaux. 20. Produire les plans tels que construits : identifier sur les plans chacune des modifications. 21. Gestion accrue des déficiences à corriger. 4

5 c) Frais d administration de l Entrepreneur Les frais d administration sont les coûts fixes de l entreprise pour réaliser son chiffre d affaires annuel et exécuter des travaux de construction. Ces frais incluent notamment : estimateurs (préparent les soumissions et impliqués dans les propositions de coûts pour les modifications lorsqu ils sont importants ou nombreux); comptabilité générale a) Comptes à recevoir : facturer les clients selon l avancement progressif des travaux, incluant la facturation et le suivi financier des travaux additionnels ; b) Comptes à payer : payer les fournisseurs et sous-traitants selon l avancement progressif de leurs travaux incluant les travaux additionnels exécutés et approuvés ; c) Payer le personnel de l entreprise service des achats assurances générales de l entreprise frais de recherche et développement, d innovation, parc informatique et logiciels de toutes sortes espaces de bureau équipements de bureau espaces de garage et d entreposage secrétariat général frais financiers frais de communication frais d énergie etc... d) Risque et profit de l entrepreneur Risque de l entrepreneur général Les risques d une entreprise de construction sont nombreux et variés. Lors de l exécution d un changement, l entrepreneur doit assumer les risques supplémentaires suivants : 1. Augmenter sa responsabilité face aux réclamations en vertu de l article 54 de la Loi sur les relations de travail (Loi R-20) et de l article 316 de la Loi sur la santé et sécurité au travail. 2. Augmenter sa responsabilité face à ses obligations envers sa caution si cette dernière devait intervenir. 3. Assumer les frais encourus suite à l insolvabilité ou au départ d un sous-traitant suite aux modifications. 4. Assumer la responsabilité des dépassements de coûts si la valeur de la modification a été établie à prix forfaitaire. Lorsqu un projet dérape et que l entrepreneur ne peut faire autrement : 5. Devoir investir d importantes sommes d argent pour la préparation d une réclamation pour faire valoir ses prétentions pour se faire payer les modifications non reconnues suite au manque de budget du donneur d ouvrage et, le cas échéant, pour justifier les impacts et les délais occasionnés par des changements. 6. Devoir investir également d importantes sommes pour défendre sa position en négociation, médiation, arbitrage ou devant les tribunaux. 5 Profit de l entrepreneur général Ce qui reste à l entreprise après impôts, une fois payés les frais directs, de gestion et les frais fixes. Ce qui permet à l entreprise d assurer sa survie pour déposer de nouvelles offres aux donneurs d ouvrage et exécuter d autres travaux.

6 Quantification des coûts associés à chacun de ces postes a) Frais directs assumés au chantier par l entrepreneur pour exécuter une modification Selon les pièces justificatives présentées par l entrepreneur en conformité avec les modalités établies par les parties ou convenues au contrat. b) Frais de gestion d une modification Il est possible d établir pour chaque modification une évaluation assez exacte des frais de gestion qui y sont associés. Les professionnels le font d ailleurs régulièrement. La CEGQ recommande l utilisation du formulaire joint en annexe pour évaluer de façon précise les frais encourus par l entrepreneur pour la gestion d une modification. Cette approche nécessite toutefois qu on s y attarde pour chacune des modifications en cause. Dans certains cas, il peut s avérer pratique d appliquer un pourcentage pour établir les frais de gestion d une modification. Pour définir ce pourcentage, il faut prendre en considération qu une partie de ces frais varie en fonction de la valeur de la modification. À titre d exemples, une modification d une valeur de 1000 $ (l ajout d une barre panique à une porte où 1 ou 2 sous-traitants sont impliqués) occasionnera des frais de gestion de l ordre de 30 %. Par ailleurs, une modification de $ (le réaménagement d une pièce où 10 sous-traitants peuvent être impliqués) occasionnera des frais de gestion de l ordre de 6 %. Ce pourcentage peut varier selon la valeur de la modification ou demeurer fixe quelle qu en soit la valeur. Aux fins d évaluation des frais de gestion d une modification, la CEGQ recommande les pourcentages suivants applicables sur Coûts directs de la modification % frais de gestion les coûts directs de la modification : Toutefois, si le même pourcentage doit s appliquer POUR L ENSEMBLE DES MODIFICATIONS,nous recommandons qu il soit d un minimum de 10 %. Ces frais peuvent également faire l objet d un calcul détaillé. (voir annexe p.6) c) Frais d administration et risques assumés par l entrepreneur Les données publiées par Dun & Bradstreet indiquent que la moyenne des entrepreneurs généraux qui oeuvrent dans le secteur du bâtiment a des frais généraux de 11 %, lesquels incluent le risque d entreprise. d) Profit de l entrepreneur et autres risques assumés par l entrepreneur Les données publiées par Dun & Bradstreet et Statistiques Canada démontrent que le profit avant impôts réalisé par les entrepreneurs généraux est de 3,4 % : Considérant les risques inhérents à l entrepreneur, la CEGQ est d avis que les acteurs de notre industrie devraient faire en sorte que ce pourcentage soit majoré de façon à favoriser la pérennité des entreprises qui composent cette industrie laquelle est, de toute évidence, l un des poumons de l économie québécoise. 6 Moins de 2000 $ 25% de 2001 $ à 5000 $ 18% de 5001 $ à $ 10 % plus de $ 6%

7 Frais directs majorés des frais de gestion, des frais d administration et d un pourcentage de profits raisonnable. Par exemple, pour un changement dont les coûts directs seraient de $, le montant global du changement pourrait s évaluer de la façon suivante : a) frais directs : $ b) frais de gestion 6% (1) : 1 200$ c) frais d administration 11% : 2 332$ d) profits 5% : $ total (2) : $ (1) Les frais de gestion peuvent également être évalués d une façon détaillée en utilisant le formulaire en annexe. (2) Dans la mesure où il n y a aucun impact sur le déroulement de l échéancier d exécution, dans le cas contraire, les frais d impact devraient être évalués et payés à juste titre. 7 Gestion d un crédit Lorsque des travaux sont retranchés du contrat de l entrepreneur général, ce dernier doit assumer les mêmes coûts de préparation que pour des travaux ajoutés au contrat. En conséquence, en l absence d une allocation ou d un prix séparé prévus au contrat, nous recommandons que l entrepreneur général crédite au donneur d ouvrage les frais directs de ces travaux prévus en a) diminués des coûts de préparation de la modification du changement tels que décrits en b). Exemple : crédit de 1000 $ de coût direct moins 10% de frais de gestion = crédit net de 900 $

8 Annexe Frais de gestion détaillés d une modification Projet :...Titre du changement :... Modification n :... N de modification du client :... Ordre de modification n :... Description de la modification : Préparation de l ordre de changement (coût pour préparer la proposition) A B C D E F G H I J K Identification et examen des plans et devis Reprogrammer les travaux, informer les professionnels et discussions pour l émission d un ordre de changement Inspection sur le chantier Voyagement Suggérer des solutions, réunions techniques avec les professionnels et sous-traitants, demandes d éclaircissements Évaluation financière de la modification et préparation des documents Coordination des sous-traitants Négociations avec les professionnels, fournisseurs et sous-traitants Modification des paramètres du projet : avenants des sous-traitants, révision de l échéancier Frais postaux, messagerie Total frais de gestion (préparation) Quantité Unité $ unitaire $ km A B C D E F 2. Financement, garanties, mise à jour des plans Financement du changement et de la retenue contractuelle Garanties supplémentaires et gestion des déficiences Mise à jour des plans tels que construits Gestion des déficiences Quote-part des consommables : énergie, chauffage Total frais de gestion (financement) Quantité Unité $ unitaire $ 3. Exécution de la modification A B C D E Coordination au chantier Inspection au chantier et essais Voyagement Frais postaux, messagerie Total frais de gestion (exécution) Quantité Unité $ unitaire $ km 8 Sous total Taxes Grand total Préparé par : Date :